某酒店员工档案管理工作程序
酒店员工档案管理工作程序
员工档案一般可以由员工的人事档案、工作档案和培训档案等3个主要内容组织合一个独立的档案宗卷。这种分类归档的方法,能够将员工的历史材料、员工在酒店服务期间的工作经历与表现记录、员工接受酒店人资质检部或所在业务部门训练记录等3方面资料分类保存,使于档案材料的查考利用。
(一)员工的人事档案管理
员工的人事档案,是由反映员工个人及有关方面历史情况的人事材料所构成。人资质检部转递而来的个人档案宗卷为基础发展建立的档案材料。
员工的人事档案主要包括:
(1)记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化过程的履历、自传材料;
(2)员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行鉴别和评价,对其学历、专长业务及有关能力的评定与考核材料;
(3)对员工的政治历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料;
(4)记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织材料;
(5)记载员工违*派组织纪律或独犯国家法律而受到的处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。
人资质检部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容,一概不得加以删除或销毁,并且必须严格保密,不得擅自向外扩散。
员工入店后,由员工本人填写的《录用通知书》是员工人事档案的新页,它包括员工姓名(曾用名)、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面貌、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。人资质检部尖要求员工在上述个人资料内容有所变更时,例如,婚姻、子女、住址、联系电话、个人学历等变化时,及时填写《员工个人资料变更通知》向人资质检部报告,以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正,确保人资质检部及时掌握正确无误的资料。
(二)员工的工作档案管理
员工的工作档案是记载员工进入酒店工作的全过程中各方面的工作表现的综合材料,是酒店人事或业务主管部门考察员工,对员工提职加薪、选派进修、人事调动等使用中,必不可缺的重要凭据。
员工的工作档案内容,主要有以下几个部分:
(1)文件材料:包括员工人事调动表、劳动合同书、员工身份证、专业文凭及证书的复印件等,其中劳动合同书是员工档案中重要内容,万一发生劳动争议或合同纠纷时,员工劳动合同书就成为人资质检部进行解释的原始依据。
(2)考评记录:以《员工工作表现评估表》为主要材料的员工考评记录是员工工作档案的主体部分,员工考评表是员工在酒店服务期间的工作形象缩影,比较全面地反映出员工的工作概况,具有重要的查考作用。
(3)出勤记录。
(三)员工的培训档案管理
对员工的培训档案进行分类管理是酒店人资质检部重视员工培训工作的具体表现,有昨于发掘与调配人才。
员工档案管理工作的程序:
(1)员工档案材料的收集;
(2)员工档案材料的鉴别:要按照一定的原则和规定,对收集的员工档案资料进行审查、判断和取舍,注意维护员工档案内容的真实性与完整性。
(3)员工档案材料的整理:在员工档案资料的归档过程,要做到内容条理清楚,目录明细、装订有序,便于检索。
(4)员工档案材料的保管:要求人资质检部对员工档案卷宗要妥善地存放,防止受到各种损毁。同时,有关人员有责任对员工档案的保密、完整和安全作绝对的保证。
(5)员工档案材料的利用:是员工档案工作的最终目的。在利用员工档案中必须坚持既要满足查考员工表现的人事管理工作需要,又要确保员工档案的安全的原则。利用员工档案必须遵守有关范围、方式和手续的规定,严格保守机密,防止出现员工档案受损的各种事故。
