商业广场前期物业管理介入工作方案
商业广场前期物业管理介入工作方案
物业管理工作是一项人为因素较大的社会性服务工作,它除了应具有满腔热情的工作态度以外,还必须具有科学的工作方法,尤其是对一个新建项目的接管显得更为重要。根据我们的观察和分析,实施对'**商业广场'全面管理分为5个阶段,并根据不同阶段明确其阶段性中心工作,以此不断构筑更高阶段的基础,为全面管理提供必要条件。''
一、不同时段的工作任务
(1)前期熟悉阶段
中心工作
公司领导层对项目的基本情况作全面了解,研究物业本体(包括各类设备、实施)、研究开发商的管理思想、研究前期业主的构成情况。
基础工作
1.通过对项目的全面了解,作出新接物业的可行性报告、品牌战略报告,并在公司办公会议上评审通过;
2.初步形成对项目管理的实施方案,并通过专题会议的论证;
3.根据开发商的需要,参与和了解楼盘销售部门的销售工作,从而从购房者中获取较为直观的管理要求,为下一步工作奠定基础。
4.需开发商配合的主要工作
5.提供物业相关图纸,为物业管理的早期介入工作提供方便;
6.督促承建商,要求其保存所购房屋设备、设施的技术资料,以便日后顺利移交;
7.协调承建、物业双方,确定参与工程例会的日期。明确交流的方式以及问题纠正的措施和验证方法。
(2)培训模拟阶段
中心工作
抽调各工种人员进行培训,通过考核进行筛选,组建管理服务中心管理班子,适时进行模拟操作。
基础工作
1.培训工作
2.人员组成
公司范围内抽调或招聘适合本项目工作的水、电、泥、木、清洁、绿化、秩序维护员等各工种人员若干名(选拔条件:身体健康、有吃苦耐劳精神,有甘当保姆意识、技术工种应具有相应资质),抽调或招聘管理处经理(选拔条件:身体健康,大专以上文化水平,有专业管理知识,有超前意识和前瞻眼光,有协调和沟通能力,有领导一班人的艺术水平,有任劳任怨的精神,有敢于自我加压的勇气)。
3.培训实施
集中学习iso国际质量标准以及公司贯标文件。
制定适合物业管理的各工种的服务质量控制程序以及各工种操作规程。
制定各岗位阶段性工作目标,同时制定目标实现保证措施。
了解熟悉项目管理要求,针对性地进行专业技能考试,以保证满足项目管理要求所需的技术支撑。
根据培训以及考核情况,对参与培训的人员进行筛选,选择涉外物业作为模拟训练基地,对各工种人员进行适应性模拟训练,确定组成人员(差额)。
4.施工监理介入
根据开发商、承建商、物业管理三方于第一阶段确定的介入方法及日期、目的等方案,实施质量监理。
建议采用的方法:
二周一次现场查勘(无陪同)。
每月一次工程例会(三方参加,如有分包则应请分包方一并参加)。
物业管理于每月第一周用书面形式根据工程进度及工程所涉及的内容报告监理介入情况。
需开发商配合的工作
协调进入施工现场的方式或办理工地出入证件。
根据物业员工岗位培训工作进度,提供相关资料,如设备、设施使用说明书、售楼合同等。
(3)现场模拟阶段
中心工作
通过现场模拟,达到临战状态。
基础工作
1.根据拟定的管理方案,对各工种人员进行入岗模拟,考察、测评其适应性。
2.通过现场模拟,验证管理方案及各工种要求是否适宜,如否,则作适当修正。
3.进行接管训练,调整适应状态。
4.现场考察关于居住物业禁止行为,并拟成文件交开发商审核,以备派发《入户通知书》时一并发放。
5.对前期质量监理中的合理化建议情况进行验证,如确属合理化建议且具有解决能力而未解决的事项,专题报告开发商并落实纠正预防措施。
6.与开发商研究二年保修责任以及保修费用支付方式问题。
7.确定物业接管验收的方法、时间以及三方参与验收人员名单,明确各自岗位要求及职责。
需开发商配合工作
8.进行入岗模拟提供进入现场方便。
9.请相关领导对参与入岗模拟培训人员授课一次,课题:'如何使项目保值、增值'。
10.派发并要求业主签收《居住物业禁止行为》,并将验收清单作为相关资料一并移交物业公司。
11.监督承建商重视物业公司前期质量监理中报告的相关质量问题以及合理化建议。
(4)验收和进户阶段
中心工作
组织对新接物业的全面验收。
1.预验
验收小组依据验收要求、计划、清单和技术资料等按专项分别进行预验收。在预验收过程中未达到设计和使用要求的建筑、设备和设施等项目做好记录并汇总成书面整改报告。
2.整改
整改报告经公司经理批准后送达开发商,由开发商督促承建商或其它方式进行整改,然后由验收小组进行检查验收,直至符合验收标准。
3.正式验收
经整改符合要求后,由验收小组进行正式验收,最终确认物业建筑及设备、设施符合接受要求。
接纳前期业主入住。
基础工作
验收工作基本内容见前期物业管理工作设想。
编制违章处理程序,制止各类违章行为。
派发、签收各类资料。
物业公司派发或需上墙公布的资料:
入住须知(明确业主及同住人、使用人的权利义务关系,明确居住物业各类禁止行为)。
物业管理规定(各岗位职责)。
物业管理收费批准文件。
房屋装修协议书(明确业主在装修中需承担的义务)。
外来人员出入登记办证制度(施工人员进出物业项目遵守的各类规定)。
停车占路协议书(明确车位及相应的权利义务)。
业主办理入住手续时随带资料:
房屋买卖合同。
开发商签发的入住通知书
业主身份证或企业营业执照。
委托书及被委托人身份证。
房屋维修基金、管理费、装修垃圾清运费。
> 其它资料。
业主办理入住手续时,同时提供相关服务(代请信誉较好的装修公司;代请施工质量监理人员;代为订购花卉及家庭绿化布置、管理;其它委托服务等)。
加大各类违章纠正力度,力保前期无违章。
推行iso国际质量体系。
需开发商配合的工作。
严格履行建筑施工质量验收手续,把好第一关。
派员定期参加建筑质量回访会议并监督承建商一同参与(每月一次)。
(5)正式实施
中心工作
1.迎接大批业主入住。
2.检验各工种操作要求及各项制度的适宜性,必要时作适当修改。
3.制定纠正和预防措施。
4.全面实施品牌战略。
基础工作
5.总结前阶段的经验教训,为业主提供更直接更有效的服务。
6.检查各工种的工作效果,征询各方面的意见或建议,针对性的对相关工作要求及规章制度作修改补充,保证所提供的服务符合要求。
7.对可能发生的各类不利于管理工作的因素作分析(包括:违章占路、乱停车、违章搭建、乱倒垃圾等),制定相应的纠正和预防措施。
8.按即定方针,全面实施品牌战略。
需开发商配合的工作
9.组织相关人员对物业管理工作进行检查,及时反馈相关意见。
10.参与制定纠正和预防措施。
二、前期物业管理工作计划
时间工作计划工作要求
中标后成立筹备工作小组。明确工作要求及职责。
签订物业管理合同一周内协调进入施工现场。物业管理前期介入(按规定办理施工现场进入手续)。
签订物业管理合同后按前期介入要求实施物业管理前期介入工作。每月一次参加工作例会(时间另定)。
每周二次巡视施工现场,对施工现场存在的问题以书面或口头形式提出建议。
时间工作计划工作要求
项目施工阶段开发商向物业公司提供如下图纸:
1、每幢楼层标准平面图、底层、顶层平面图。
2、水、电、煤、排污等管线走向图。
3、智能化设施图纸及操作要求。熟悉楼宇建造情况。
承接查验前一周召开协调会,说明有关技术资料的保存、移交事宜。请开发商、承建商、监理派员参加。
交楼前二个月管理服务中心筹建工作会议。1、邀请开发商派员参加会议。
2、会议确定管理服务中心组成人员的类型、要求。
交楼前二个月1、确定培训计划。
2、管理服务中心人员招聘工作计划。
3、实施培训工作。物业公司制定,开发商提供售楼合同样本壹份及对业主承诺文书样本。
签订物业管理合同召开专题会议,检查针对前期介入过程中合理化建议工作落实情况。开发商、承建商、物业公司参加。
交楼前二个月确定二年保修责任及保修费用事宜。讨论、拟稿、确认。
交楼前二个月确定入岗模拟训练方案。物业公司负责。
时间工作计划工作要求
承接查验前二周确定物业预验收的方法及三方参与验收人员名单,确定预验日期。开发商、承建商、物业公司参加。
承接查验前一周对培训人员进行授课。开发商有关领导主讲。
承接查验前一周月底前实施培训,制定招聘员工计划。按本项目要求实施。
承接查验前一周做好交接管验收的准备工作。物业公司负责。
承接查验前一周对物业进行预检物业公司负责
承接查验前一周对接受培训人员进行入岗模拟训练(走场)
承接查验前一周对管理文件和各工种人员的适宜性进行考察论证物业公司负责,开发商指导
承接查验前一周根据预验情况编写整改报告物业公司负责
承接查验前一周召开三方会议,落实整改工作
交楼前一个月拟定管理用房移交方案物业公司负责
销售期间派发各类资料并要求购房者签收开发商负责
承接查验期移交整套图纸及批准文件开发商、承建商、物业公司
承接查验期正式验收三方参加
交收楼期迎接先期业主入住举行入户仪式
正常管理期首期业主入住满二个月,召开业主回访工作会议开发商、物业公司、部分业主参加
正常管理期检查物业公司管理情况开发商
三、前期介入物业管理的内容
(一)、对整个物业从结构构造到材料选购、装饰、装修、设备的安装等以大楼使用者和管理者的角度提出建议。
(二)、从实际出发,对原设计中可能存在的缺项、漏项和非最优化处理及有碍整体协调的部分,提出补充建议和改进建议。
(三)、对项目的配套部分,包括客户的进出通道和道闸等设置提出建议。
(四)、结合物业管理的实际经验,对本项目所用的设施设备的型号、质量、性能等提出参考意见,并配合开发商进行验收,包括检验其质量是否符合国家有关标准要求,有无质检合格证书,配件是否齐全,安装是否平整,是否便于维修,各种仪器、仪表是否灵活、灵敏、安全、精确,运转是否正常,辅机和工具是否齐全等。
(五)、对工程后期设备的安装调试及隐蔽工程从物业管理角度提出意见和建议。
(六)、从实用性的角度对智能化设计提出补充和修改性建议。
(七)、协助业主做好验收和接管工作,制定验收表格,清点物品数量,检查施工质量。
(八)、配合开发商做好楼宇销售工作
