服装公司订单评审及管理工作程序
1.目的
为使顾客在质量、价格、交货期等方面的要求得到识别和满足,公司对顾客要求予以评审,确保有能力履行合同要求。
2.适用范围
适用于顾客订单的受理、评审、变更及管理。
3.职责
3.1业务部负责
3.1.1受理订单,与顾客接洽。
3.1.2组织订单评审及变更评审,对品名、规格、价格、付款方式进行评审。
3.1.3签订服装订货合同。
3.1.4合同(订单)资料整理、归档、移交。
3.2工厂部负责
3.2.1数量、交货期、工艺、质量要求的评审。
3.2.2合同及订单变更通知单中的相关要求的执行。
3.3 总经办文控员负责合同(订单)资料按期接收。
4.工作程序
4.1订单受理
4.1.1业务部针对顾客发出的服装招标、订购信息,依据公司的接单条件来衡量能否满足对方的要求,如满足即可同顾客接洽。
4.1.2服装加工类订单,由业务部相关业务员将顾客要求,如品名、规格、数量、价格、交货期,记录于'订单受理记录表',并要求顾客提供明确的工艺要求。
4.1.3自主设计的项目,由设计部门依据目标顾客预期要求进行设计,绘制款式图样,确定布、辅料及工艺技术要求,参照《样衣制作控制程序》制作样衣,交顾客确认。
4.2订单评审
4.2.1价格、付款方式评审。业务部相关人员依据服装的款式及工艺要求,按《服装报价标准》制作'报价单',由业务主管或业务经理审核确定后,报价给客户。
4.2.2品名、规格评审。业务部依据《生产能力一览表》审核。
4.2.3工艺、质量要求评审。工厂部、工艺科、质检科依据《服装产品
标准》审核。
4.2.4数量、交货期评审。工厂部总调度依据设备生产能力及生产计划情况审核。
4.2.5各部门应将评审结果记录于'订货受理记录表'相应栏目。
4.2.6如有不能满足顾客要求的项目,由业务部与顾客协商,达成协议。
4.2.7评审通过或协议达成后,业务部按《合同管理制度》与顾客签订订货合同。
4.3订单变更
若顾客对已签订的合同内容提出变更,业务部应组织相关部门对其进行评审,并将'变更要求'和'评审意见'记录于'订货受理记录表';评审通过后,业务部确定'变更内容',填写'订单变更通知单'通知相关部门执行变更。
4.4变更评审
4.4.1款式或规格尺寸变更,由工厂部技术科作出评审意见。
4.4.2数量、交货期变更,由工厂部总调度作出评审意见。
4.4.3价格、付款方式变更,由业务部与顾客协商,并呈报业务经理审定。
4.4.4工艺、质量要求变更,由工厂部、质检科作出评审意见。
4.4.5业务部依据各部门的评审意见与顾客协商,拟定'变更内容'交
业务经理或总经理批准。
4.4.6业务部依据'变更内容'估算公司的损失,与顾客协商合理的赔偿。
4.5合同确定后,各部门应按合同要求执行,如遇难以克服的困难,应通告业务部,由业务部与顾客协商解决。
4.6合同(订单)资料管理
4.6.1签订或确认后的有效合同(订单),业务部需按客户类别、合同(订单)号排序归档。
4.6.2合同(订单)的正本统一保存在资料室,订单变更的资料视为订单保管。
4.6.3合同(订单)为机密资料,未经过业务主管同意,不得带出业务部。
4.6.4合同期满且结案后的次年年底,业务部应将合同资料整理成册,移交总经办资料室保存。
1.相关文件
5.1《合同管理制度》
5.2《样衣制作控制程序》
5.3《服装报价标准》
5.4《生产能力一览表》
5.5《服装产品标准》
5.6《质量记录控制程序》
2.记录
6.1 订单受理记录表
6.2 合同(订单)
6.3 订单变更通知单
6.4 联络记录单
