新物业项目入伙管理工作程序
新项目入伙管理工作程序
1总则
1.1有序组织业户入伙,提供便捷、高效的顾客服务,是地产销售和后续物业服务的重要内容,项目所在公司和物业分公司应相互配合,严密策划和组织新项目的业户集中入伙工作。
1.2新项目集中入伙工作由项目所在公司主导,物业分公司配合。
1.3各物业分公司应配合项目所在公司履行房屋保修义务,在保修期内工程质量问题必须得到及时、有效的处理,切实维护业户合法权益和ee地产的品牌形象。
2相关职责界定
2.1项目所在公司总经理负责组织成立交楼入伙工作小组,制定交楼入伙工作方案,组织交楼准备工作,确定入伙时间。
2.2项目所在公司营销部、工程(配套)部、开发设计部、财务部参与入伙工作。
2.3物业分公司负责具体编制物业入伙方案,按计划准备及组织实施入伙管理工作。
2.4管理公司物业管理部负责各项目入伙管理工作的指导和监督。
2.5项目所在公司工程部负责协调监理公司和施工单位参与交楼验收工作。
3工作程序
3.1成立入伙工作小组
3.1.1组成人员:由项目所在公司总经理、营销总监、设计总监、工程总监、财务总监和物业分公司总经理组成,项目所在公司总经理担任组长,物业分公司总经理担任副组长。
3.1.2人员分工:接待组(负责客户引导、业户身份核验、资料接收及发放)、收费组、验收组、发钥匙组、咨询及后勤保障组,入伙当天现场总指挥为物业分公司总经理。
3.2入伙策划
3.2.1在入伙前,物业分公司将《入伙须知》及其它需提示的内容与项目所在公司的《入伙通知书》一起向业户送发,向业户明示入伙须知信息。
3.2.2物业分公司负责配合项目所在公司做好业户集中入伙工作,拟订项目集中入
伙方案。项目集中入伙方案经物业分公司总经理和项目所在公司营销(策划)部审核、总经理批准后,报管理公司物业管理部、市场部备案。管理公司收到入伙方案的日期应与预定的入伙日期至少提前30天。
3.2.3入伙过程中涉及的所有收费项目,且在房产销售合同中未明确约定的,收费标准必须在入伙方案审批前报管理公司批准后方可执行。
3.2.4新项目集中入伙方案中应包含对可能的紧急的识别、评价,以及相应的处置预案。
3.2.5入伙方案的内容应包括但不限于:
a)入伙的时间及实施地点;
b)入伙工作目标及接待能力要求;
c)入伙手续办理的流程;
d)接待现场布置要求;
e)可能紧急情况及处置预案要求;
f)负责入伙工作的人员安排及职责;
g)入伙过程中使用的文件和表格;
h)入伙准备工作的安排及要求;i)所需费用预算。
3.3交楼入伙准备工作
3.3.1人员培训
a)按人员分工,明确各组的任务及与其它组的衔接要求;
b)对工作流程、注意事项及入伙中业户普遍关注的收费、验收、房屋质量保修、装修等问题进行培训,必要时拟写《入伙工作统一说辞》。
3.3.2入伙发放资料及记录的准备
交楼入伙工作小组在业户入伙前15个工作日准备好用于入伙的必要的资料,并由物业分公司整理汇总备用。
1)入伙发放资料包括(不限于):
a)入伙通知书;
b)出库单;
c)入伙须知(可制成印刷品张贴);
d)入伙流程图(可制成印刷品张贴);
e)业主临时公约;
f)住户手册;
g)房屋质量保证书;h)房屋使用说明书;i)装修手册;
j)物业管理费批文;
k)物业管理相关法律法规文本。
2)记录包括(不限于):
a)业户情况登记表;b)入伙流程签认单;c)区域防火责任书;d)入伙收楼确认单。e)整改项目报告。
3.3.3入伙前与业主的沟通为了使入伙工作顺利开展,在项目所在公司寄发《入伙通知书》时,物业分公司可将业主须知的相关资料一同寄发。
3.3.4入伙现场环境布置要求
a)总体环境应布置成喜庆、热烈的场面,衬托出ee品牌;
b)入伙办理的区域必须保持干净卫生、井然有序,必要时采用灯笼、彩旗、彩带、摆放花篮、盆栽花木等进行装饰;
c)入伙现场办理地址、办理时间、入伙注意事项、入伙流程等标识,相关场地、道路应有明显、温馨的指路牌;
d)工作人员按分工不同应有明确的工作区域,避免出现慌乱现象、服务人员着装整齐,精神饱满;
e)在许可条件下,现场设置尽量考虑满足人们轻松地等候或进行办理入伙的环境;
f)办公现场资料摆放整齐有序。
3.4入伙手续的办理
3.4.1入伙手续办理流程图
入伙手续办理流程图
业主
………携带资料,按规定时间到达入伙现场
营销部
………核对确认业户身份,向业户发放《出库单》
接待组
………业户情况登记,补签相关合同
收费组
………收取相关费用,开具发票
验收组
………与业户共同验收房屋,出现问题记录并跟踪返修,水电开通,水电表初始读数抄录
钥匙发放
………发放钥匙,发放资料
资料归档
3.4.2项目所在公司营销(策划)部负责核对业户《入伙通知书》,查验以下业户证
件:
a)购房合同原件;
b)业户身份证或护照原件;
c)单位购房的查验须出示单位营业执照副本;
d)委托他人办理的须出示业户委托书,并留存。
3.4.3确认业户身份无误后,营销部向业户签发《出库单》。
3.4.4接待组
a)核对、回收《出库单》存根联;
b)留存业户证件复印件,填写《业户情况登记表》,签署《区域防火责任书》;
c)与未签约业户补签《前期物业管理协议》和《业户临
时公约》;
d)经办人在《入伙资料交收登记表》上的'业户资料提交栏'签字确认;
e)请业户在《入伙流程签认单》文件栏上签字确认。
3.4.5收费组依照法规、政府批文和公司要求,收取物业管理费等有关费用,并与业户共同在《入伙流程签认单》收费栏签字确认。
3.4.6验收组
a)在业户交纳完入伙费用后,验收组通知水电工开通该业户物业的水电,携同施工单位、监理公司,与业户对房屋进行验收;
b)将水电表初始读数及验收情况登记在《入伙收楼确认单》中;
c)房屋验收合格的,验收组与业户在《入伙收楼确认单》及《入伙流程签认单》中签字确认;
d)验收中发现问题,按3.6进行。验收完成后验收组与业户在《入伙收楼确认单》及《入伙流程签认单》中注明并签字确认。
3.4.7钥匙发放组
a)房屋验收无问题或业户要求在搬入后再行维修的,钥匙发放组将业户房屋钥匙全部交给业户;
b)房屋验收有问题的,钥匙发放按3.6进行。组在将业户房屋钥匙交给业户时,经业户同意留下一套钥匙(在《收楼问题整改报告》中记录),供维修使用;
c)业户领取钥匙后,在《钥匙领取登记表》及《入伙流程签认单》上签字确认;钥匙托管的,在表单备注栏注明;
d)钥匙发放组将《住户手册》、《装修手册》、《房屋质量保证书》、《房屋使用说明书》发给业户保存,并请业户在《入伙资料交收登记表》上的'入伙资料收取栏'签字确认,入伙手续办理完毕。
3.5所有资料和业户档案由物业分公司负责收集、整理和保存。
3.6房屋交收问题的整改
3.6.1验收发现问题时,业户在《整改项目报告》中记录交给验收人员,将钥匙交给验收人员便于维修,并在《入伙收楼确认单》的'回执栏'中填写相关记录并保留回执栏;
3.6.2物业分公司根据《整改项目报告》内容向综合维修队下达《工程维修作业单》,项目所在公司须督促尽快维修,以免影响业户装修;
3.6.3维修完成并通过物业分公司检验后,物业分公司联系业户前来复验,向业户交回所保留的钥匙并请其在《整改项目报告》的乙条款中签字确认。
3.7集中入伙办理过程中,项目所在公司、物业分公司必须确保:任何存在疑虑或不满意见的业户均能及时地与公司高层管理人员沟通,避免现场服务人员的拖延造成矛盾激化或不满情绪的扩散。
3.8集中入伙期间,物业分公司必须每对入伙办理情况进行汇总统计,在当天报告项目所在公司。
3.9物业集中入伙结束后一周内,物业分公司总经理应组织本公司对入伙工作进行总结,对入伙过程中反映出来的房屋质量、销售服务、物业服务等方面问题进行汇总统计,报送项目所在公司及管理公司物业管理部备案。
4零星入伙(入住)
在物业集中入伙之后,针对物业正常运营期间个别业户(租户)入伙手续办理,除不必制订准备工作计划和交付方案外,相关入伙手续仍必须按上述规定办理。
5相关文件与记录
5.1wdwy-wi-mm7501入伙通知书(范本)
5.2wdwy-wi-mm7502入伙须知(范本)
5.3wdwy-fr-mm7501出库单
5.4wdwy-fr-mm7502入伙流程签认单
5.5wdwy-fr-mm7503业户情况登记表
5.6wdwy-fr-mm7504区预防火责任书
5.7wdwy-fr-mm7505入伙收楼确认单
5.8wdwy-fr-mm7506整改项目报告
