管理处工作记录控制工作程序
管理处工作记录控制程序
为加强对工作记录的标识、收集、整理、编目、借阅、归档、存储、防护、处理、检查等工作的管理,保证管理处工作记录资料的完整性、有效性。
1.工作记录的定义
1.1各部门工作记录的形式包括各类文稿、打印稿、录音带、录像带、照片、胶片等。
1.2各部门工作记录包括一切与服务质量有关的记录,如人员资格证书和培训记录、分承包方的有关合同、协议书和资格证明、各类现场工作记录、闭路监控系统录像带、顾客来信等。
2.管理职责
2.1综合管理部负责监督、检查各部门工作记录控制情况。
2.2各部门文件主管指定专人负责本部门工作记录的管理。
3.现场工作记录的管理
3.1现场的工作记录应装在文件夹中,并在文件夹上标明该记录名称。
3.2现场工作记录应字迹清晰,无污损或破损等现象。各业务班长应负责对现场的工作记录进行检查,并于每月初将上月的工作记录收集整理后,送至综合管理部文件管理员处存档。
4.已收集的工作记录的管理
4.1文件管理员应在每月5日前将上月本部门填写完毕的工作记录收集齐全。
4.2文件管理员应检查本部门各岗位使用的工作表格的有效性,防止过期表格的误用,并对已失效的表格即时进行作废处理。
4.3对已收集的工作记录,文件管理员应按照不同岗位、专业的类别进行排序,确保序号的连续性(有断号的需注明),并对已收集的工作记录,进行合理地编目、标识,以便于工作记录的查找和检索。
4.4结合管理处的实际情况,对已收集的工作记录进行归档。一般可按月/季/年度定期将工作记录归档,但须于首日后进行。对于数量较少或延续性不强的工作记录,每年归档一次,于每年一月份进行;对于数量较多或延续性不强的工作记录,每月或每季归档一次,于每月或每季15日前进行。
4.5如工作记录是传真件,应复印后保存复印件。如工作记录破损,应即时修补。
5.已归档工作记录的管理
综合管理部应安排适当的地点对已归档的工作记录进行存放,并标识工作记录的名称、产生的时间段、保存期限和存档人。并在《工作记录存储清单》上进行登记。《工作记录存储清单》须定期校正,一般每月进行一次,以确保准确性。
工作记录的保管应注意防潮、防火、防虫蛀、鼠害。
6.工作记录的借阅
工作记录的借阅由文件管理员负责。借阅工作记录须在《借阅登记表》上登记。如借阅时间超过1天(隔夜外借)时,须经部门主管批准后方可借出。借出的工作记录由文件管理员负责跟进,并及时收回归档。
7.工作记录的报废
文件管理员应参照制定的《工作记录一览表》确定工作记录的保存期限。超过保存期限的工作记录可填写《工作记录报废申请表》并经综合管理部主管批准后作报废处理。
闭路监控系统录像带的保存期限至少为一个月。
8.工作记录的检查
综合管理部主管每月至少一次对工作记录进行一次抽查,每季度至少一次对工作记录进行一次全面检查。并将检查情况记录在《工作记录检查记录表》上。
三、工作记录一览表
序号文件名称保存时间
1合同登记表合同失效后1年
2借阅登记表至少2年
3文件资料存储清单至少2年
4文件处理表同该文件保存期
5公章证照登记表永久
6公章证照使用申请表至少1年
7物资申请报告至少3年
8物资申请单至少1年
9ci制作申请表至少1年
10消杀工作记录表至少3年
11洗手间定时清洁记录表至少1年
12泳池、泳乐设施运行记录表表至少1年
13安全管理员交接班记录表至少1年
14安全管理员巡查记录表至少1年
15安全管理员巡逻签到表至少1年
16装修现场监控记录表至少1年
17出入卡不存
18来访人员登记表至少1年
19物资搬运放行条至少3年
20管理处进出人员登记表至少1年
21装修申请表永久保存
22装修管理责任书永久保存
23装修施工人员登记表永久保存
24装修许可证永久保存
25装修违章通知书至少1年
26停车场车位租用协议书失效后保存1年
27停车场管理协议书失效后保存1年
28停车场车辆情况登记表至少2年
29驶出车辆异常情况记录表至少3年
30停车卡不存
31车辆进出凭证至少1月
32未收费车辆登记表至少1年
33拾遗物品登记表处理后保存1年
34监控中心交接班记录表至少1年
35值班记录表至少5年
36消防演习情况记录表至少2年
37消防设施清单永久保存
38公用设施保养维修记录表至少3年
39停水/电/气/试消防设施通知至少1年
40分承包方设备保养维修记录表失效后保存1年
41设备(工具)汇总表失效后保存1年
42设备(设施)检查记录表至少5年
43机电设备年度检修计划至少5年
44设备抢修(大修)记录表永久保存
45分承包方保养效果评估表至少3年
46电力运行记录表至少3年
47智能门禁系统检查表至少1年
48电缆绝缘测试记录表永久保存
49闭路监控系统维护保养记录表至少1年
50业主(住户)资料卡永久保存
51委托银行代收款协议书永久保存
52____房屋交付验收表永久保存
53物品领用登记表永久保存
54租户管理协议书永久保存
55工程遗留问题处理记录表至少5年
56求职表员工离职后1年
57转正审批表员工离职后1年
58面谈表员工离职后1年
59家庭服务
情况记录表至少5年
60代客购物登记表至少5年
61邮件签收登记表至少1年
62家庭服务协议书至少5年
63客户服务情况统计分析报告至少5年
64家庭服务回访记录表至少5年
65前期介入情况周记录表n01-no9至少2年
66入住须知永久保存
67夜间查岗计划安排表至少2年
68夜间查岗情况登记表至少2年
69钥匙配制申请表至少3年
70钥匙使用登记表至少3年
71钥匙清单至少3年
72商户管理协议书至少5年
73商铺消防管理责任书至少5年
74商铺从业人员情况登记表至少5年
75商铺设施检查记录表至少5年
76员工申诉表至少1年
77调动通知书员工离职后1年
78人员编制申请表至少2年
79交接清单至少2年
80房屋移交验收情况通报表至少5年
81房屋验收记录表永久保存
82职员(工)即时奖惩通知书至少2年
83普通员工考核评分汇总表(月)至少2年
84__年__季度职员(工)考核评分表员工离职后1年
85内务管理情况检查记录表至少1年
86技术维修类人员等级考核个人申报表员工离职后1年
87技术维修人员部门考核评分表员工离职后1年
88员工过失通知书员工离职后1年
89员工警告通知书员工离职后1年
90员工奖励通知书员工离职后1年
91解除劳动合同审批表员工离职后1年
92解除劳动合同通知书员工离职后1年
93离职人员完善手续表员工离职后1年
94业务管理部绿化(地)养护巡查周记表至少2年
95保洁工作检查记录表至少1年
96紧急集合情况记录表至少2年
97顾客投诉(建议)记录表永久保存
98紧急事件登记表永久保存
99紧急事件处理表永久保存
100物资领(借)用单至少2年
101仓库物资盘点表至少2年
102工作记录存储清单至少2年
103工作记录检查情况记录表至少2年
104工作记录报废申请表至少2年
105新员工试用情况反馈表员工离开后1年
106培训(会议)记录表至少1年
107岗位证书登记表失效后1年
108培训计划至少2年
109社区文化活动记录表至少2年
110管理报告至少5年
附工作记录表格:
1、《工作记录存储清单》
2、《工作记录检查记录表》
