某某小区物业档案管理工作
某小区物业档案管理工作
'资料的收集
设立档案室,采取系统化、科学化、电脑化的先进手段,聘专职档案员,直接隶属办公室。建立相应的规章制度,对所有档案进行严格管理。
资料的收集坚持内容丰富的原则,根据实体资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要出发,扩大信息资料的来源渠道,从时间上讲是从规划设计到工程竣工的全部工作技术维修资料;从空间上讲是物业构成的方方面面,大到房屋本体、公共设施,小到一树一木都有详细的资料收集。
'资料分类整理
收集后的所有信息,统一由档案室集中整理。整理的重点是去伪存真,根据档案的来源、信息的内容、住处的表现形式等特点进行细分,做到条理清晰、分类合理。
'资料归档管理
归档就是按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。根据实际需要,'zz'的管理拟采用原始档案和电脑档案双轨制。采用多种形式的文档储存方式,便于原始档案的保存,如胶卷、照片等。档案组卷按不同业务性质、编号、造册、编辑并分柜保存,运用计算机等先进的管理手段,尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用。
档案的出室、入室都有严格的规定。出室必须由具备资格的人员经登记后方可借出;入室时,须由专人进行检查,如有破损,立即修复,并追究相关人员的责任,档案管理资料员需及时收回在外文件,严防文件的流失。
档案的管理环境必须做到'三防',即防火、防潮、防霉变。
'档案的运用
采用先进的检索软件,建立电脑网络系统,充分发挥档案的贮存和使用价值。
外部网:与广大业主、住宅局主管处室进行联网,所有管理资料如住户资料、装修资料、财务状况等,随时可以查阅调用,便于工作监督和检查。
内部网:管理服务中心内部室联网,运用现代化办公手段和设施,对文件进行分级管理、分层使用。
表7-1档案资料的分类
名称资料内容
工程建筑
产权资料a:规划图纸、项目批文、用地批文
b:建筑许可证、投资许可证、开工许可证
c:拆迁安置资料
工程技术资料a:红线图、总平面图
b:地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告
c:工程合同、工程预决算
d:工程设计变更、通知及技术核算章
e:竣工图:①单体建筑、结构、设备竣工图
②消防、燃气、智能化等工程及地下管网竣工图
f:房屋消防、燃气竣工验收证明书
g:钢材、水泥等主材的质量保证书
h:新材料、构配件的鉴定合格书
i:供水、供电、电梯、消防、智能化等设备的检验合格证书,供水、供电、电梯、消防、智能化等设备技术资料
j:砂浆、混凝土试块、试压报告
k:绿化工程竣工图
l:其他技术资料
事务管理资料住户资料a:住户入住资料(购房合同、入住通知单、业主公约、装修早班、验房表、费用托收协议等)
b:住户家庭人员档案
c:住户家庭维修档案
事务资料a:事务值班表
b:事务交接记录表
c:物品搬出(入)物品登记表
d:日常事务巡视记录
e:事务回访登记表
装修资料a:装修申请表(附图纸)b:装修工程队安全责任书
c:临时施工人员登记表d:施工单位营业执照
维修资料a:维修申请单b:维修服务派工单
c:维修回访记录本d:公共设施维修记录
治安交通管理资料a:日常巡查记录、交接班记录、值班记录
b:查岗记录、闭路电视监控系统录像带
c:物资搬运放行记录、紧急事件处理记录
d:车辆管理记录、车辆详细资料、车位使用协议
事务管理资料设备管理资料a:公用设施保养维修记录
b:各项机电设备保养维修运行记录
c:设备分承包方维修保养记录
d:设备检查记录
社区文化资料a:活动计划实施方案、总结记录
b:社区文化活动图片及录像记录
c:传媒报导
d:老人活动室等设施使用情况
续表7-1档案资料的分类
员工管理资料a:员工个人资料、聘用表
b:员工业绩考核及奖罚记录
c:员工培训计划及实施记录
d:员工培训考核记录
e:员工外出考评及参加演练记录
f:员工住户及内务管理记录表
业主反馈资料a:服务质量回访记录表
b:业主意见调查、统计记录
c:业主投诉及处理记录表
行政文件资料a:管理服务中心部长值班及督察记录
b:政府部门文件
c:物业公司及主管领导部门文件
d:管理服务中心规章制度、通知、通报等文件
e:管理服务中心荣誉一览表
f:管理服务中心接待来访参观记录表
业主管委会资料a:筹备成立文件
b:成立后运行文件
