第1篇 物业管理处每日每周每月每季每年工作要求规范
物业管理处每日、每周、每月、每季、每年的工作要求(规范)
管理处负责物业管理的具体工作,其工作规范如下:
一、每日工作
1.巡视所管理的物业一遍,巡视内容为:
(1)查小区内是否有违章行为(有无乱搭、乱建、违章装修,墙壁有无乱涂、乱画、张贴广告,有无乱摆摊贩);
(2)小区内是否有不安全隐患(房屋是否出现严重破损,消防通道是否被堵,室外输电线路是否完好,有无乱拉乱搭,内有无可疑人员活动);
(3)小区内环境与卫生是否符合标准(树木花草有无损坏,房前屋后,公共场所有无乱丢扔垃圾,垃圾桶是否倒请,有无乱停放车辆,乱晾晒衣物,有无影响正常休息的噪声源);
(4)基础设施是否完整(道路有无损坏,室外上下水道是否渗漏,路口拦护栓,路障是否完好,娱乐设施有无损坏)。
以上内容巡视完毕要做好巡视记录,发现问题,能处理的应立即处理之,重大问题和不能处理的问题应向物业经理汇报。
2.收缴业主(住户)管理费、各项规定费用;
3.接待业主(住户)来访和处理有关物业管理的投诉;
4.解答业主(住户)提出的有关物业管理业务咨询;
5.安排保养、维修任务,验收修缮质量;
6.做好工作日记(内容为:记录每天完成的工作,发现和处理问题,上级领导的指示,急待解决的事务,住户投诉等)。
7.整理内务(包括打扫办公室;整理文件、资料图书报刊;清洁整理办公桌、椅及其他办公用具等)。
二、每周工作
1.走访住户(内容:与住户交换物业管理意见,了解住户有什么困难和需要;掌握住户家庭基本情况,包括:户主、年龄、职业、工作单位、单位和住家电话,家庭人口以及人口结构,掌握住户产权归属和变更或租户的变更,住房的户型变化、结构、质量现状、保养和维修状况);
2.初审住户装修申请,并报上级审批;
3.检查公共设施是否完好(内容包括:电梯运行是否正常;楼道、过道、梯间是否堆放杂物或有碍通行的物品和危险品、有毒物品;公共照明是否完好,配电箱,水表设备是否有破损,小区内信报箱是否有破损),发现问题应及时处理或报有关部门,并协助处理。
4.检查垃圾桶是否喷洒药物,各楼层公共部位是否清洁。
5.检查房屋使用情况,有无长期空房户、擅自转租户、了解房地产信息。
三、每月工作
1.编制本月保养维修报表,制定下月保养维修计划报物业部;
2.编制管理费和各项规费收缴报表并报公司财务部;
3.组织修剪物业内的树木、花草一次;
4.对本月维修项目进行一次回访,听取住户意见。
5.整理物业管理资料、档案、对发生异动的(包括:房屋产权变动、承租户变动、管理费变动)作出修改;
6.与有关单位联系,交换情况一次(包括:居委会、派出所,房屋产权单位等),如有重要情况须用书面报告和反映;
7.办公室大扫除一次(包括:窗户玻璃、屋面、墙面和各种办公用具的清洁整理)。
四、每季度工作
1.组织检查小区内消防设施(包括:消防栓、水源、灭火器、消防桶、高层楼宇的消防报警设备、消防通道等)是否完整无缺,能否正常使用,发现问题及时报告有关部门处理;
2.打开各粪池、井盖、检查化粪池、下水道有无淤塞,发现问题及时组织有关人员处理;
3.组织对树木花草进行一次施肥;
4.清理管理费和各项规费,并编制季度报表;清查是否有漏收、错收;采取措施对拖欠管理费的住户进行追收;
5.编制季度维修保养计划和报表;
6.办一期物业管理专刊,宣传表扬小区内的好人好事和新风尚,指出小区内存在的问题,增强住户参与管理的意识。
五、每年工作
1.参加一次上级主管部门举办的短期专业培训;
2.对小区内的住户全部走访一遍;
3.组织清理一次化粪池;
4.编制年度管理费和各项规费收缴报告;
5.编制下年度维修保养计划;
6.整理物业管理档案资料,写出资料异动报告,对发生异动的资料进行修改,保持档案资料与实际一致;
7.与有关单位交流开展物业管理的体会和经验;
8.组织召开一次住户代表大会,听取住户对物业管理的意见和建议,提高住户参与管理的积极性;
9.总结年度工作,写出书面总结;
10.制定下年度工作计划。
第2篇 物业管理工作程序范本
物业管理服务初步展示
万事开头难
良好的第一印象
物业管理的基本环节
策划阶段、前期准备阶段 (前期准备)
启动阶段(物业交付使用初期)
日常运作阶段(正常运作期)
策划阶段 1、早期介入
1.1检讨设计方案
(对日后管理不利因素作出改善建议)
1.2参与有关承建商会议,检讨进度;
1.3协助列出遗漏工程供发展商跟进;
2、制定物业管理服务方案:
1.1确定管理档次
1.2确定服务标准
1.3财务收支预算
3、选聘/组建物业管理机构: 前期准备阶段 1、机构的设置/人员编制
2、人员选聘/培训
3、编制公共公约/守则;
4、草拟工作细则;
5、设立财务制度;
6、物业租售的代理
启动阶段 1、物业的接管验收
2、用户入住
2.1宣传物业管理
2.2协助用户入住(卫生、协助搬迁、协调交通)
2.3搬迁期间的安全
2.4装修管理
3、产权备案/档案资料的建立
4、首次业主大会的召开和业主委员会的正式成立
日常运作阶段
日常管理/维护(房屋管理、设施管理等)
综合服务(安全、环境、便民服务等)
配套设施的完善
系统的协调(内/外)
房地产开发的一般过程 前期阶段之重点管理
――从使用者可持续发展参与规划
外部
配套设施:道路、商业、活动场所、垃圾处理等、
能源:水、电、气、备用、发展
保安、消防: 车场、住宅、设备
人文环境:绿化布置/选种/高度/搭配、园林境观策划等
建筑材料:外墙、公共场所材料易维护和更换
科技运用:智能化、网络等
室内
物业规格:电梯数目/速度、底高度、洗手间数目、公共照明、空调采暖等
用户单元:单元面积、管道、家电设备、阳台综合比例
内部空间:使用功能分区明显(社交与起居、休闲与家务)、细节空间(阳台、吊柜)
环保材料:涂料、门窗、管线 物业管理介入的步骤
循序渐进
架构设立――人员准备
工程技术――环境维护――安全管理
――物业服务――超量布置――正常运作
入住的前提条件
物业管理接管验收完成
已同发展商签订《物业管理 服务合同》
物业达到入住条件:
1、正式水电供应已通
2、设施设备验收合格
3、管理处有固定办公场所
什么是物业的接管验收
是房地产开发企业向接受委托的物业管理公司移交的过程,移交应办理书面移交手续
是物业管理企业接管开发企业、建设单位或个人委托管理的新建房屋或原有房屋时,以物业主体结构安全和满足使用功能为主要内容的再检验
在完成接管验收后,整体物业连同设备就应移交给物业管理企业
物业的接管验收的内容包括:
主体建筑
附属设备
配套设施
道路
场地
环境绿化
接管验收的作用 明确交接双方的责、权、利关系
确保物业具备正常的使用功能,充分维护业主的利益
为日后管理创造条件
物业接管验收的法规条款
全国条例
第二十八条 物业管理企业承接物业时,应当对物业共用部位、共用设施设备进行查验。
第二十九条 在办理物业承接验收手续时,建设单位应当向物业管理企业移交下列资料: (一)竣工总平面图,单体建筑、结构、设备竣工图,配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料; (二)设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料; (三)物业质量保修文件和物业使用说明文件; (四)物业管理所必需的其他资料。
接管验收的依据
1、建设部1991年颁布的《房屋接管验收标准》;
2、《工程竣工验收报告》;
3、现行的施工、安装技术规范,验收规范;
4、设备使用说明书、设计资料和技术参数;
5、消费者对质量的一般要求。 接管验收工作程序
一、查验应提交的相关资料
新建房屋接管验收应验交的资料
产权资料(4项)+技术资料(14项)
原有房屋接管验收应验交的资料
产权资料(5项)+技术资料(3项)
掌握接管验收的标准
新建房屋的接管验收标准
质量与使用功能的检验
原有房屋的接管验收标准
质量与使用功能的检验
危险与损坏问题的处理
接管验收注意事项
准备、约定――验收(复检)――
交付――保修――争议的解决 接管验收中常见
非结构性工程质量问题
1、屋面渗漏水。
2、有防水要求的地面渗水。
3、外墙面渗水。
4、室内地坪空鼓、开裂、起砂、面层松动。
5、抹灰层、面砖、油漆、墙纸等饰面脱落残缺。
6、门窗开关不灵、缝隙过大、缺件。
7、厕所、厨房、盥洗室、阳台积水、倒泛水。
8、供水、供热系统漏水、漏气、暖气不热。
9、电器、电线漏电,灯具安装不牢。
10、排水管道堵塞,小区道路沉陷。
11、木地板、饰面砖不平整,发霉变色变形。
12、缺少信报箱、挂物钩、晾衣架、门牌。 交接双方的责任
为尽快发挥投资效益,建设单位应按接管验收应具备的条件和应检索提交的资料提前好房屋交验收准备,及时书面提请物业接管单位
进行接管验收,接管单位一般应在15天内签发验收通知并约定时间验收。经检验符合要求的,接管单位在7日内签署验收合格凭证,并应及时签发接管文件。未经接管的新建房屋一律不得投入使用
接管验收时,交接双方均应严格按照标准执行。验收不合格时,双方协议处理办法,并商定时间复验,建设单位应按约返修合格,组织复验。
房屋接管交付使用后,如发生隐蔽的重大质量事故,应由接管单位会同建设单位组织设计、施工等单位,共同分析研究,查明原因,如属设计、施工、材料的原因由建设单位负责处理,如属使用不当、管理不善的原因,是应由接管单位负责处理。
新建房屋从验收接管之日起,应执行建筑工程保修的有关规定,由建设单位负责保修,并向接管单位预付保修保证金。接管单位在需要时用于代修。保修期满,按实结算,也可在验收接管时,双方达成协议。建设单位一次性拨付保修费用,由接管单位负责保修。
在接管验收中如有争议而又不能解决时,可申请当地县级人民政府房地产管理机关进行协调或裁决。
坚持(继续)接管验收
原则性与灵活性结合
细致入微与整体把握相结合
入 住 程 序
入住的概念
入住是指业主收到书面入住通知书并办理完结相应手续的过程。
在我国香港和南方沿海城市,人们把“入住”又称之为“入伙”。
业主入住前应准备的资料
(1)房屋买卖合同或建设单位开具的入住通知书
(2)用水(电)申请书
(3)业主(用户)或法人代表身份证及复印件
(4)业主及家属或法人代表一寸照片各二张
(5)代理人入住委托证明及代理人身份证
(6)法人购买者需提供法人资质证明及其复印件
(7)法人购买者需提供营业执照、税务登记证明及其复印件
(8)建设单位注明应提供的其它文件资料
业主守则主要内容
入住准备
1、入住工作计划
2、入住仪式策划
根据物业管理的特点及小区实际情况,为了提高小区整体形象,有效加强与业主、用户的沟通,通常由管理处组织举行入住仪式。
3、环境准备
入住工作程序注意事项
合理办理入住手续,避免集中办理产生混乱;
“一站式”和“专案小组”服务相结合,方便业主;
工作现场公开工作流程,提高效率和透明度;
设立专人引导车辆,维系有序现场;
明确修补队伍的安排,重点属单元室内遗留问题的修补;
充分运用机会宣传物业管理知识。
因故未能按时办理入住手续的,按照《入伙通知书》中规定的办法另行办理
入住时限的法律意义
入住时限是指《入住通知书》规定业主、用户办理入住手续的时间期限。
按规定,当新建商品房符合了交付使用的条件,建设单位或物业管理企业应适时发出入住通知,约定时间办理收楼手续,通常业主应在约定时间期限内办妥房屋验收手续,如因特殊原因无法及时收楼,必须征得建设单位或物业管理企业同意。
装修管理工作流程
物业管理装修管理实务
建筑物按承重结构分类 砖木结构--一般用于单层建筑及村镇住宅 砖-钢筋混凝土结构(即砖混结构)--一般用于6层左右民用建筑和中小型工业建筑 钢-钢筋混凝土结构--一般用于大型公共建筑及大跨度建筑 钢结构--一般用于超高层民用建筑和有特殊要求的工业建筑
哪些墙体属于承重墙
大部分六层住宅均为砖混结构,房屋由砖墙承重。预制楼板搁置处的那堵墙即为承重墙。一般在房间中,长边的墙多为承重墙。
高层住宅一般均为钢筋混凝土结构,由混凝土剪力墙、混凝土框架梁柱承重。一般砖墙均为非承重填充墙。厨房间、厕所间的分隔墙一般多为非承重墙;而混凝土墙面一般均为承重墙。 二次装修程序
装修的5个统一要求
(1)根据规定严禁的条款
(2)室内统一要求
(3)公共及室外统一要求
(4)特别情况的要求
(5)装修材料上的统一要求。
施工期间的管理
每日不少于3次的现场巡查
无证人员不得入小区
施工人员按区域工作
控制作业时间、拆打时间。
检查装修项目是否为核查过的项目。
检查施工人员的现场操作是否符合相关要求,如埋入墙体的电线是否穿管,是否用合格的套管
现场的防火设备是否配备,操作是否符合安全要求。
发现新增项目需指导用户及时申报。
现场的材料堆放是否安全。
垃圾是否及时清运,有无乱堆放。
装修户门外是否保持清洁卫生。
装修责任
(1)装修户责任
①凡因装修施工造成损坏公共设施、设备及公共部位或给他人财物造成损失的,由装修户承担全部责任及后果。
②因装修施工造成管道堵塞、漏水、停电、坠落等事故,装修户须负责修复(或承担修复费用),并视情况予以必要的赔偿。
③因装修施工引起报修的,装修户应承担全部维修费用。
(2)施工队责任
①施工队违反规定施工,不听从劝阻和安排的,管理处有权责令其停止施工。
②施工队需自行规范其行为。
③施工队需具备安全意识。
常见违规行为
擅自开工
超负荷有电
改动煤气管线
空调位置
改变门、窗、阳台等样式、颜色等
开凿楼面
在室外添加设施
擅自动火作业
改变门的开启方向
动用消防设施
随意放置装修材料和垃圾
违规使用电梯
不按时施工
施工证使用不当
。。。。。
住宅室内装饰装修管理办法
中华人民共和国建设部令第110号
二○○二年三月五日颁布
2002年2月26日经第53次部常务会议讨论通过,自2002年5月1日起施行。
第五条 住宅室内装饰装修活动,禁止下列行为:
(一)未经原设计单位或者具有相应资质等级的设计单位提出设计方案,变动建筑主体和承重结构;
(二)将没有防水要求的房间或者阳台改为卫生间、厨房间;
(三)扩大承重墙上原有的门窗尺寸,拆除连接阳台的砖、混凝土墙体;
(四)损坏房屋原有节能设施,降低节能效果;
(五)其他影响建筑结构和使用安全的行为。
第六条
装修人从事住宅室内装饰装修活动,未经批准,不得有下列行为:
(一)
搭建建筑物、构筑物;
(二)改变住宅外立面,在非承重外墙上开门、窗;
(三)拆改供暖管道和设施;
(四)拆改燃气管道和设施。
第七条 住宅室内装饰装修超过设计标准或者规范增加楼面荷载的,应当经原设计单位或者具有相应资质等级的设计单位提出设计方案。
第八条 改动卫生间、厨房间防水层的,应当按照防水标准制订施工方案,并做闭水试验。
第九条 装修人经原设计单位或者具有相应资质等级的设计单位提出设计方案变动建筑主体和承重结构的,或者装修活动涉及本办法第六条、第七条、第八条内容的,必须委托具有相应资质的装饰装修企业承担。
第三章 开工申报与监督
第十三条 装修人在住宅室内装饰装修工程开工前,应当向物业管理企业或者房屋管理机构(以下简称物业管理单位)申报登记。
非业主的住宅使用人对住宅室内进行装饰装修,应当取得业主的书面同意。
深圳市家庭居室装修管理规定
深圳市人民政府令 第90号
第二条 承租人或其他使用人对房屋进行装修,应经房屋所有权人书面授权。
第四条 家居装修应当保证建筑工程质量和结构安全,符合物业管理、消防、供水、供电、燃气、环境保护等有关规定和标准。 家居装修不得涉及公共设施、公共空间。 第二章 从业资格第八条 从事家居装修者,应具备下列条件,并办理工商注册登记:一)有固定的办公地点; (二)专业技术人员不少于3人,主要技术工人持有市主管部门颁发的上岗证;三)技术负责人具有3年以上装修施工管理经验,并具有助理级以上技术职称;四)注册资本或资金数额不低于50万元人民币。
第九条 从事家居装修者,应依市政府有关规章向市主管部门申领《承建资格证书》。
《承建资格证书》实行年度审验制度。审验内容包括施工业绩、施工质量、安全生产和守法经营情况等。
第三章 开工申报登记 第十四条 家居装修工程实行开工申报登记制度。 居民在对家居进行装修前,必须会同其委托的装修者向物业管理单位申报登记,填写由市主管部门统一印制的《家居装修申报表》一式三份,如实申报装修项目、标准、施工人数、拟开工时间和竣工时间等内容,并提交装修合同复印件、交验装修者《承建资格证书》原件,物业管理单位收件后应当出具回执。 对符合条件者,物业管理单位收到开工申报登记申请后三个工作日内予以登记。 居民和装修者在办理开工申报登记时,应分别向物业管理单位交纳1000元装修保证金。 第四章 施工现场管理 第十九条 家居装修活动必须保证建筑物结构和使用安全,禁止下列行为:一)改变房屋承重结构;二)在承重墙上穿洞,拆除连接阳台的墙体、门窗;三)不适当增加楼面静荷载,包括在室内砌墙、超负荷吊顶、安装大型灯具、铺设大理石地板等;(四)任意刨凿、重击顶板、外墙内侧及排烟管道,不经穿管直接埋设电线或改线;五)破坏或者拆改厨房、厕所的地面防水层;六)使用不符合消防要求的装修材料;七)其他违章装修活动。 确需改变建筑物主体或承重结构、明显加大负荷的,居民应委托建筑物原设计单位或有相应资质的设计单位提出设计方案,报政府设计审批部门审批。 第七章 罚则 第三十八条 违反本规定第十二条,未取得《承建资格证书》承接家居装修工程业务的,责令其停止违法行为,并处以违法所得两倍的罚款,无违法所得或违法所得难以查清的,处以一万元以上五万元以下罚款。 第三十九条 违反本规定第十四条,未向物业管理单位申报登记擅自开工,或者在申报登记时提供虚假资料的,责令改正,补办手续,拒不改正的,可对居民、装修者处以五百元以上一千元以下罚款。
案例一:
某日,某高层楼宇32楼b室(二层户型)的业主向管理处报上一份装修申报表,申请在阳台装一台太阳能热水器,管理处前台工作人员审核后同意报装修主管。装修主管询问情况时,发现地点不够确认。于是,装修主管去现场核实,但他核实情况后未同意装修方案,并将申报表直接返还了管理处前台工作人员,要求其检查管理处装修管理工作的各个工序。
案例分析:
第一,装修主管对申报资料有疑问,说明资料填写不明确,询问中又发现业主申报地点与管理处对施工地点回答不一致,说明中间有疑问。于是装修主管到现场核对,发现该户申请的设置部位为共用天面,而非业主自用部分。这说明管理处前台工作人员没有准确把握有关规定盲目接受申请。所以将申报表直接返还了管理处,要求检查各工序存在的问题并予以改进。
第二,管理处前台工作人员在核查申报表
填写情况时未认真落实所申报的情况及具体位置,填写资料亦过于简单,以至于上报后仍不明业主安装设备的具体位置,应对相关人员加强培训和约束。
案例二:
某日,某高层楼宇巡楼员在巡检过程中,发现某户业主未经申报擅自违章更换了4扇铝合金窗。于是,巡楼员开出违章整改单,要求其进行整改。
案例分析:
此案例表面上看是巡查中发现了问题,但仔细分析就不难看出,更换4扇窗是需要一定时间的。此案例中有如下问题需引起注意,第一,在发现问题之前巡楼员的巡查工作做的是否到位为什么事前没有发现违章这就需要检查巡楼员的巡检工作落实情况;
第二,大堂负责值班的岗位是如何控制材料进出的这需要检查大堂值班的环节;
第三,开出违章整改单,必须说明违章的依据、要求整改的时限、以及拒不整改时将采取的措施,而不能简单要求其整改就行了。这是巡楼员如何出具整改通知单须掌握的基本要点。
案例三:
大堂巡楼员发现某栋高层顶楼有钢材料堆放,即上前询问,经了解发现业主准备利用坡顶加设钢结构阁楼,为此,巡楼员告诉业主此项装修工程应委托设计单位出设计图,业主于是请装修队出了一张布置图,但管理处认为不行。于是业主大为不满,说管理处管得太多。 案例分析:
这个案例是目前大多数装修管理中容易出现的。但处理结果却是五花八门,尤其是管理处主任如果没有正确的指导意识,往往会出现指导错误,从而导致不安全因素的产生。
第3篇 物业工作环境管理程序
职业安全卫生管理程序文件
--物业工作环境管理程序
1.0 目的
对工作环境的要求和管理方法作出明确规定,以使各项管理服务活动在整洁、干净、安全、规范、环保的环境中进行
2.0 适用范围
适用于公司所有工作场所的环境管理。
3.0 职责
3.1 经理部负责配备工作环境的所需的资源。
3.2 各部门负责对本部门工作环境进行日常的管理和维护。
3.3 管理部负责对工作环境的清浩卫生和安全性进行点检和确认。
4.0 工作程序
4.1经理部要保证提供公司内各工作区域场所的工作环境所需资源。对于为达到环境要求所需的设备、工具,责任部门应及时向总经理提出,经审批后安装配备。
4.2清扫、卫生要求
4.2.1每天,各工作区域负责人负责安排本部门的日常的清洁、清扫、整理、整顿、自律5s工作。以保证工作环境的整洁、干净、明亮。
4.2.2各部门办公或管理服务活动产生的废弃物要分类存放到指定的收回桶,并作好必要防护措施。
4.2.3经理部清洁工要负责自己负责的区域(包括对卫生死角)的清扫工作。并按要求清运固体废度物,运送时应防止扬散,遗落。
4.2.4经理部清洁工每日清洁办工区域时,要喷放空气清新剂,以保持办公区的空气清新。
4.2.5经理部清洁工每日清扫卫生间时,要使用洗洁精清洗。
4.3 工作环境区域划分
根据公司的工作环境及服务质量要求,将公司工作环境划分为:写字间办公区设备设施运行控制区/及仓库区三类区域。 并由管理部编制《工作环境控制一览表》,作为工作环境管理的依据。
4.4三类区域的环境要求管理
4.4.1为保持三类场所的地面干净整洁,便于清扫,由相关部门派人不定期给地板涂刷油漆。
4.4.2办公区要安装空调或排风扇,以保持正常的室温或通风顺畅。
4.4.3设备设施运行控制区和仓库区要安装排气扇,使空气流通。并正常地投入使用,出现故障时要及时报修。
4.4.3.1使用有机溶剂时,要及时密封好,并作好标识分类定点存放。
4.4.4 对仓库区域要进行温度、湿度测试,以便控制在规定范围内。
4.5在使用油漆、盐酸、除草杀虫剂等化学品的工作中,作业员必须配戴规定的劳保用品(手套、口罩、眼镜、耳塞、劳保鞋等)
4.6公司内各区域消毒、灭菌
4.6.1灭菌、消毒单位
由符合资格的分承包商每月一次对各管理处所管辖范围内进行消毒、灭菌及灭鼠、灭蚊虫工作。公司本部由经理部负责安排每月一次灭菌、消毒工作。
4.6.2 各相关部门派人配合其工作。并填写《消杀工作记录表》。
4.6.3 公司有新、扩、改建项目的场合,应对其工作环境按要求进行识别、分类和控制。
4.7工作环境卫生的检查
4.7.1各部门责任人负责本区域的工作环境的日常检查和监督,发现不符合要求的情况,应及时进行纠正。并确认其纠正效果。
4.7.2管理部负责在每月的月检时,依据《工作环境控制一览表》等相关规定对各部门工作环境是否符合要求进行检查。
4.7.3如检查发现不合格项目,要及时要求该区域管辖部门按要求进行改善。必要时,书面开出《不合格/纠正预防措施报告》。并跟踪验证纠正结果。
4.7.4如检查时发现重大不符合项,要及时汇报管理者代表,并按其指示进行纠正。
5.0 相关文件
6.0 质量记录
6.1《工作环境控制一览表》(***-ohs-05-1/a)
6.2《消杀工作记录》(***-qp-17-1/a)
6.3《不合格/纠正预防措施报告》(***-tp-09-4/a)
第4篇 物业项目管理处行政工作职责
物业项目管理处行政的工作职责
1、贯彻落实物管公司制定的行政管理制度,在做好管理处行政后勤支持的同时,控制及节约行政成本;
2、组织和监督办公行为规范的执行,维护办公环境的整洁、卫生及安全;
3、负责管理处的各类物品采购和固定资产管理;
4、严格执行保密制度,负责管理处文件、资料、档案、图书等管理。
1)管理体系文件的发放管理。
2)行政文件的收集、发放、传阅、呈批、催办、保存、注销及档案资料的立卷归档。
3)管理处合同、协议、评审记录、业务信息等其它文件的整理。
4)指导管理处各部门的文件资料管理。
5)管理处各类书籍的购置、分类、保管、借阅、管理。
5、负责管理处会议的组织、安排、记录及跟踪落实;
6、根据公司规定,协助管理处主任进行管理处印章管理;
7、按照公司指引编制管理处行政办公预算,并严格按照经审批预算执行及复核管理处日常办公费用的支出。
8、完成其他日常行政事务性工作;
第5篇 物业入伙管理工作程序
物业入伙管理程序
1.目的
本程序明确了对物业的入伙管理实施控制的职责、方法和安排,以确保业主(客户)准确而有秩序的入伙。
2.适用范围
适用于公司所承接管理的新物业项目入伙手续。
3.相关文件
3.1质量手册之4.7、4.8、4.9、4.10。
3.2iso9002标准之4.7、4.8、4.9、4.10。
3.3物业的验收程序
3.4业主(客户)维修安装服务
3.5物业提供给业主(客户)的文件的控制
4.职责
4.1物管部负责入伙管理中的主要事务。
4.2财务室负责向业主收取各种规定的费用。
4.3工程部负责入伙管理中必要的维修服务。
4.4保安部负责入伙管理中监督检查安全事务。
5.实施程序
5.1入伙准备工作
5.1.1物管部在入伙前一个月应制定入伙工作计划,该计划中应明确:
a.入伙时间
b.入伙手续
c.入伙过程中使用的文件和表格
5.1.2入伙工作计划程序应由物业总经理批准。
5.1.3物管部应提前一个月向业主(客户)发出《入伙通知书》。
详细说明:
a.需业主(客户)准备的证明材料;
b.需业主(客户)填写的表格;
c.办理入伙手续的程序。
5.1.4办理入伙手续的工作现场应张贴入伙公告和明确的指示示标识,并指定专人负责业主(客户)办理入伙手续时的各类咨询和引导,便于业主(客户)办理各项手续。
5.2 入伙审查登记
5.2.1物管部应建立入伙登记表。物管部对业主(客户)提交的《入伙通知书》进行查验,确认无误后收取《入伙通知书》。在入伙登记册中注明,并向入伙申请人发放资料。应包括:
a.《用户手册》
b.《装修须知》
c.《装修审批表》
d.《验收交接表》
e.《住户公约》
5.2.2上述发放的资料应在《入伙登记册》中的业主签收,或由物管部人员注明。
5.2.3在提供给业主(客户)的《入住登记册》中应明确由业主(客户)填写并提交的资料。一般包括:
a.身份证或工作证复印件;
b.购/租房合同的正本及复印件;
d.已签署的《住户公约》。
5.2.4物管部对业主(客户)提交的资料进行审核验证。验证内容包括:
a.表格填写是否完整、正确和清晰;
b.住户公约是否已签署;
c.身份证明文件与购/租房合同及《业主(客户)登记表》是否一致。
5.2.5审查通过后,物管部人员收取购/租房合同复印件、《业主(客户)登记表》、《住户公约》一份,在《入伙通知中》注明签收。
5.3预交费用
5.3.1物管部应按《深圳经济物区住宅区物业管理条例》或市工商行政部审核价,通知业主(客户)去财务室交纳相关的预交费用。
5.3.2财务室根据《预交费标准》向业主(客户)收取各项费 用,并开立相应票据给业主(客户)。费用项目包括:装修管理费、装修保证金等。
5.3.3财务室应通知物管部已交纳预交费用业主(客户)的姓名或单位,并由物管部在入伙登记册中注明。
5.4 发放钥匙及房屋验收
5.4.1上述手续完成后,物管部人员查验入伙登记表及各项收费票据后向业主(客户)发放钥匙,并在《钥匙发放登记表》上登记,同时应和业主(客户)验收房屋内设施。
5.4.2物管部人员与业主(客户)一起验收其名下的物业,登记水、电、气表底数,双方在《物业入伙交接记录》上签字确认。
5.4.3验收过程中双方确认需维修的事项由物管部人员通知相关部门整改。整改合格后,由业主(客户)验收认可后,再发放钥匙。
5.5 入伙后的装修管理
5.5.1物管部在提供给业主(客户)的文件中应明确装修管理的要求。具体内容参考程序文件qp-4.5《装修管理》。
6.相关记录
6.1物业入伙交接记录
6.2入伙登记册
6.3业主入伙费用收费标准
第6篇 某物业区域装修管理服务工作标准
物业区域装修管理服务工作标准
1、存档装修公司的资质证书、装修许可证及设计图纸,并对装修单位提供的设计图纸进行审核,对于不合理的设计方案要求修改并要求提供修改方案。
2、要求业主及工长在做卫生间及厨房防水时,要按照施工相关标准施工。
3、水电改造要求保留线路改造竣工图,以便以后维修使用。
4、与业主及装修公司签定装修噪音协议书,要求施工单位不得在周六、日及节假日噪音施工或超时施工。
5、提示业主及装修公司严禁破坏结构及公共设施设备等行为。
6、提示业主燃器管道及弱电管线移位必须找厂家或有资质的专业人员,不得私自改动。
7、填写温馨提示,写明装修时间及联系电话。
8、对进出小区的装修车辆、装修人员实行出入证管理。
9、装修入场验收提示装修公司及业主:水、电、气、土建、门窗、弱电等设备设施基本使用方法。
10、装修现场有无灭火器,可燃材料堆放是否整齐,电器使用等安全隐患检查,严禁在装修现场使用明火,吸烟等违规行为。
11、装修现场有无违规施工,对私拆乱改行为严厉制止并及时上报。
12、制止在户外门窗安装防盗窗。
13、督促装修垃圾放到制定位置及装修噪音控制。
14、装修许可证及施工人员出入证检查。
15、空调安装位置指定,保证建筑外观的协调统一。
16、协调因装修活动造成相邻住宅的受损。
17、制止装修垃圾、油漆等杂物倒入下水管道。
18、制止在公共场所加工作业。
19、检查特种作业(电焊工、电工)有无向物业申请及相关有效证件。
20、装修过程中对业主的题问作解答。
21、装修完工验收。
第7篇 投入使用后物业管理服务工作计划
投入使用后的物业管理服务工作计划
根据对项目的了解,并参照管理同类项目经验,我司特拟定出本项目第一年度的部门工作计划,待日后实际管理过程中,我司将对其进行相应调整与细化。
1)客户服务中心年度工作计划
项目1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月备注
1 客户服务
1.1 投诉受理◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
1.2 报修受理◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
1.3 客户走访◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
1.4 监控投诉处理结果◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
1.5 客户档案整理工作◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
2 前台服务
2.1前台接待工作◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
2.2 发放公共通知◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
2.3 邮件分拣◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
2.4 报刊杂志收发、分拣◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
3 服务质量管理
3.1 与甲方召开月度例会◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
3.2 客户满意度调查◆◆◆◆
3.3 满意度分析整改◆◆◆◆
3.4 部门例会◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆每周一次
3.5 员工培训◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
2)保安部年度工作计划
项目1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月备注
1 日常工作
1.1 门岗值勤◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
1.2 白天外围巡视◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
1.3 夜间楼内巡视◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
1.4 停车场管理◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
1.5 突发情况处理◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
1.6 消防巡检◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
1.7 消防器材检测◆◆◆◆◆◆
2 其他
2.1 消防演习◆◆每年2次
2.2 保安部日常培训◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
2.3 消防知识培训◆◆
3)保洁部年度工作计划
项目1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月备注
1 日常工作
1.1 保洁日常工作实施◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
1.2 消杀灭虫◆◆◆◆平均每年4次
1.3 石材养护◆◆◆◆每年4次
1.4 外墙清洗◆◆每年2次
1.5 积雪清除◆◆◆冬季
2 其他工作
2.1 监督绿化协作商工作◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
2.2 完成保洁采购与落实◆◆◆◆◆◆
2.3 保洁工作培训◆◆◆◆
4)工程部年度工作计划
项目1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月备注
1 采暖制冷系统
1.1 维保合同控制◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
1.2 设备检修◆◆
1.3 设备巡视检查◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
1.4 管道滤网清洁◆◆
1.5 热交换站维修养护◆◆
1.6 安全检查◆◆
2 给排水系统
2.1 水泵、管线巡视维护◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
2.2 雨、污水泵巡查养护◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
2.3 雨污水管线疏通清淤◆◆每年2次
2.4 清掏化粪池◆◆◆◆平均每年4次
2.5 检修管道井、阀门◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
2.6 水箱清理、检修◆◆每年2次
2.7 水质的化验◆◆每年2次
3 强弱电系统
3.1 避雷接地测试◆
3.2 消防系统检修◆◆◆◆
3.3 电视、电话系统维保◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
3.4 照明系统维保◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
3.5 节日装饰◆◆◆◆
3.6 配电室设备巡视维保◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
3.7 机电设备的巡视维护◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
3.8 安防系统维护◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
3.9 电梯巡视检查◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
3.10 对电梯外包方监督◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
3.11 中控室巡视检查◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
3.12 中控室维护◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
3.13 弱电设备维护合同◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
4 土建结构
4.1 基础结构养护及巡检◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
4.2 公共区域门窗的养护及巡检◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
4.3 外饰面及公共区域内装饰◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
4.4 公共区域内装饰及粉刷视情况而定
4.5 外围道路巡视及养护◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
4.6 建筑物屋面检查修理◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
4.7 装修管理及空房巡视◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
5 其它
5.1 实施质量体系文件要求◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
5.2 完成经营目标责任书◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
5.3 室内维修◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
5.4 计量表类,安全用品年检执行国家规定
5.5 员工培训◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
5.5 工程资料管理◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
5)会务部年度工作计划
项目1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月备注
1 会议服务日常工作
1.1 会议准备◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
1.2 会议接待◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
1.3 会议服务◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
1.4 会后整理◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
1.5 会议设施检查◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
1.6 会议物品统计◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
2 内部管理与培训
2.1部门例会◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆每周一次
2.2 员工培训◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
6)综合部年度工作计划
项目1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月
1 人力资源管理
1.1 员工薪酬核算与发放◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
1.2 员工人事工作日常办理◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
1.3 人事数据库的统计整理◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
1.4 员工合同到期的续签审批工作◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
1.5 员工内部调查问卷的发放与分析◆◆◆◆
1.6 年终内部优秀员工的评选工作◆
1.7 月度稽查管理◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
1.8 员工医药费等费用报销工作◆
1.9 年终奖金的核算与发放◆
1.10 人工成本预算◆
2 培训管理
2.1 管理人员的培训◆◆◆◆
2.2 专业人员的技能培训◆◆◆◆
3 财务管理
3.1 财务日常报销及帐目整理工作◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
3.2 财务月度分析◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
4 行政后勤工作
4.1 办公室外联◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
4.2 库房物资◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
4.3 采购物资供应◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆◆
第8篇 小区物业管理服务工作控制方式
小区物业管理服务工作的控制方式
1、服务质量监督检查
物业管理中心通过持续的巡视和检查来督促各岗位人员完成管理目标,提高物业管理服务的质量;并通过积极与业主沟通,定期征询业主的意见,以达到持续改进服务质量。
检查项目周期实施人检查内容
岗位巡视每日部门主管各岗位完成本日的工作计划和
服务标准状况
专项检查每月管理中心项目经理检查各项工作落实情况,总结每月工作情况
年终总结每年管理中心项目经理检查管理中心的整体运作和管理目标的完成状况
业主意见征询每季抽样调查不少于1/3的业主全面调查各业主对管理中心各个服务项目的意见,根据业主提出的合理化意见改进物业管理的服务工作
2、管理工作的日常控制
(1)监督机制
a、公开监督制:公布管理中心服务前台电话,设立管理中心项目经理意见箱,接受投诉和建议。所有员工佩带工卡上岗,以便于公开监督。
b、业主评议制:管理中心对各项管理活动实行监督、跟踪、反馈,对业主或其他来源获得的信息做到有分析、有处理、有跟踪、有反馈。实行闭环管理,使业主满意。
c、定期报告制:管理中心定期向开发商相关主管部门、物业公司报告工作,检讨物业管理不足之处,持续改进工作。
(2)自我约束机制
a、管理中心在物业管理过程中,严格执行国家、政府发布的有关法规、条例和实施细则。
b、巡视检查制:由管理中心对各部门员工进行定期或不定期检查,发现问题及时纠正。对重大质量问题或多次重复出现的问题,由管理层检讨并制定纠正和预防措施。
c、实行考核淘汰制:管理中心每年对员工进行全方位考核,实行末位淘汰制,对管理中心项目经理实行述职考核,不适应岗位者,根据其能力及特点更换岗位。
第9篇 物业管理员外勤岗位工作职责
岗位名称:物业管理员(外勤)
主要职责及权限:
1、为业主及时、准确的办理入伙手续。
2、对项目范围每天至少两次巡视,对装修户的卫生、安全、文明施工、用电范围等进行督促检查,检查项目道路、绿化、楼宇内外环境,发现违章和不文明行为及时制止。
3、热情接待业主,及时处理业主要求和报修的项目,如无法及时解决,需向上级汇报,并向业主及时做出解释。
4、统计水、电、煤气表读数,计算收费,发出收费通知,并按时收缴。
5、负责分发业主信件和各类通知等。
6、完成领导交办的其他任务。
第10篇 物业辖区建筑物公共设施管理工作程序
质量管理程序文件
--物业辖区建筑物及公共设施管理程序
1.0 目的
保证建筑物主体及公共设施完好率达到规定的要求。
2.0 适用范围
适用于公司所辖物业的建筑物的维护以及除机电设备以外的公共设施的管理。
3.0 职责
3.1 公司总经理负责非日常性维护项目的审批。
3.2公司机电工程部负责重大或专项建筑物维护的策划、控制,并审定预、决算以及各类公共设施的维修等技术指导工作。
3.3 公司财务负责各项维护款项的资金结算。
3.4 管理处主任负责对日常建筑物维护工作的具体施工进行监督、控制以及工程验收。
3.5 管理处维修班长负责编制公共设施清单、制定检查规定,在市政公共设施有故障时,及时向相关市政管理部门报告,并检查维修结果。
3.6 管理处维修班负责物业建筑物及公共设施的维护、检修,并由建立相应资料档案。
4.0 工作程序
4.1 日常检查
4.1.1 管理处主任组织管理人员,依据建设部《房屋完损等级评定标准》,每半年对建筑物进行一次全面检查,并作详细检查记录,填写《建筑物及公共设施检查表》。
4.1.2 管理处主任指定专人负责每天至少详细巡查管辖区域内建筑物及公共设施一次,并在《建筑物及公共设施巡查记录表》中填写检查结果,发现问题随时在《维修通知单》中记录,并通知相关人员进行维修,维修结果由维修班长验证。
4.1.3 各管理处建立公共设施管理档案。
4.2 维护与验收
4.2.1 一般小型日常性维护项目,由维修班负责完成,并在《维修通知单》中记录,由维修班长负责验证维修结果。
4.2.2 管理处主任根据检查情况,确定有关建筑物大型维护工作项目,形成专项报告上报公司机电工程部,由机电工程部审核报总经理审批后进行维护工作;管理处主任负责整改项目的验收工作。
4.2.3 管理处可根据实际状况向公司工程机电工程部提出维护的合理化建议。
4.2.4 维修班长每月初统计上月建筑物及公共设施维修情况,并填写《维修情况统计表》,复印件报机电工程部。
4.2.5 管理处维修班长每月25日前作出下月材料配件的《物品采购申请表》,经公司机电工程部审核报总经理审批后,采购员按采购控制程序进行采购。
4.3 对不合格维护的控制
4.3.1 管理处主任或维修班长发现维护质量不符合要求时,要求进行返工、返修等处理,直至符合要求通过验收。
4.3.2 整个维护工作没有按预定时间完成,在保证质量的同时,公司机电工程部经理及管理处主任抓紧对工作进行督促,尽快完成任务。
4.3.3 维修班长每月根据建筑物及公共设施巡查情况,做完好率统计,填写《建筑物及公共设施完好率统计表》,复印件报公司机电工程部。
4.4 管理处维修班长建立相应的检修工作档案资料。
4.5 应急维修养护
4.5.1突发事故指如地基下沉,墙面出现裂缝,建筑结构发生变化等。
4.5.2管理处在及时采取安全措施的同时报公司机电工程部进行应急处理,机电工程部应立即委托建筑专业机构实施现场勘察,由受委托建筑专业机构提交《勘察报告及处理方案》及报价,经机电工程部审核后,形成书面报告报公司总经理审批后实施。
5.0 支持性文件
5.1《房屋完损等级评定标准》(建设部)
6.0 质量记录
6.1《建筑物及公共设施检查表》(***-qp-04-1/a)
6.2《建筑物及公共设施巡查记录表》(***-qp-04-2/a)
6.3《维修通知单》(***-qp-06-4/a)
6.4《维修情况统计表》(***-qp-04-3/a)
6.5《物品采购申请表》(***-qp-11-1/a)
6.6《整改通知书》(***-qp-04-4/a)
6.7《建筑物及公共设施完好率统计表》(***-qp-04-5/a)
6.8《勘察报告及处理方案》(不定格)
第11篇 新物业项目入伙管理工作程序
新项目入伙管理工作程序
1总则
1.1有序组织业户入伙,提供便捷、高效的顾客服务,是地产销售和后续物业服务的重要内容,项目所在公司和物业分公司应相互配合,严密策划和组织新项目的业户集中入伙工作。
1.2新项目集中入伙工作由项目所在公司主导,物业分公司配合。
1.3各物业分公司应配合项目所在公司履行房屋保修义务,在保修期内工程质量问题必须得到及时、有效的处理,切实维护业户合法权益和ee地产的品牌形象。
2相关职责界定
2.1项目所在公司总经理负责组织成立交楼入伙工作小组,制定交楼入伙工作方案,组织交楼准备工作,确定入伙时间。
2.2项目所在公司营销部、工程(配套)部、开发设计部、财务部参与入伙工作。
2.3物业分公司负责具体编制物业入伙方案,按计划准备及组织实施入伙管理工作。
2.4管理公司物业管理部负责各项目入伙管理工作的指导和监督。
2.5项目所在公司工程部负责协调监理公司和施工单位参与交楼验收工作。
3工作程序
3.1成立入伙工作小组
3.1.1组成人员:由项目所在公司总经理、营销总监、设计总监、工程总监、财务总监和物业分公司总经理组成,项目所在公司总经理担任组长,物业分公司总经理担任副组长。
3.1.2人员分工:接待组(负责客户引导、业户身份核验、资料接收及发放)、收费组、验收组、发钥匙组、咨询及后勤保障组,入伙当天现场总指挥为物业分公司总经理。
3.2入伙策划
3.2.1在入伙前,物业分公司将《入伙须知》及其它需提示的内容与项目所在公司的《入伙通知书》一起向业户送发,向业户明示入伙须知信息。
3.2.2物业分公司负责配合项目所在公司做好业户集中入伙工作,拟订项目集中入
伙方案。项目集中入伙方案经物业分公司总经理和项目所在公司营销(策划)部审核、总经理批准后,报管理公司物业管理部、市场部备案。管理公司收到入伙方案的日期应与预定的入伙日期至少提前30天。
3.2.3入伙过程中涉及的所有收费项目,且在房产销售合同中未明确约定的,收费标准必须在入伙方案审批前报管理公司批准后方可执行。
3.2.4新项目集中入伙方案中应包含对可能的紧急的识别、评价,以及相应的处置预案。
3.2.5入伙方案的内容应包括但不限于:
a)入伙的时间及实施地点;
b)入伙工作目标及接待能力要求;
c)入伙手续办理的流程;
d)接待现场布置要求;
e)可能紧急情况及处置预案要求;
f)负责入伙工作的人员安排及职责;
g)入伙过程中使用的文件和表格;
h)入伙准备工作的安排及要求;i)所需费用预算。
3.3交楼入伙准备工作
3.3.1人员培训
a)按人员分工,明确各组的任务及与其它组的衔接要求;
b)对工作流程、注意事项及入伙中业户普遍关注的收费、验收、房屋质量保修、装修等问题进行培训,必要时拟写《入伙工作统一说辞》。
3.3.2入伙发放资料及记录的准备
交楼入伙工作小组在业户入伙前15个工作日准备好用于入伙的必要的资料,并由物业分公司整理汇总备用。
1)入伙发放资料包括(不限于):
a)入伙通知书;
b)出库单;
c)入伙须知(可制成印刷品张贴);
d)入伙流程图(可制成印刷品张贴);
e)业主临时公约;
f)住户手册;
g)房屋质量保证书;h)房屋使用说明书;i)装修手册;
j)物业管理费批文;
k)物业管理相关法律法规文本。
2)记录包括(不限于):
a)业户情况登记表;b)入伙流程签认单;c)区域防火责任书;d)入伙收楼确认单。e)整改项目报告。
3.3.3入伙前与业主的沟通为了使入伙工作顺利开展,在项目所在公司寄发《入伙通知书》时,物业分公司可将业主须知的相关资料一同寄发。
3.3.4入伙现场环境布置要求
a)总体环境应布置成喜庆、热烈的场面,衬托出ee品牌;
b)入伙办理的区域必须保持干净卫生、井然有序,必要时采用灯笼、彩旗、彩带、摆放花篮、盆栽花木等进行装饰;
c)入伙现场办理地址、办理时间、入伙注意事项、入伙流程等标识,相关场地、道路应有明显、温馨的指路牌;
d)工作人员按分工不同应有明确的工作区域,避免出现慌乱现象、服务人员着装整齐,精神饱满;
e)在许可条件下,现场设置尽量考虑满足人们轻松地等候或进行办理入伙的环境;
f)办公现场资料摆放整齐有序。
3.4入伙手续的办理
3.4.1入伙手续办理流程图
入伙手续办理流程图
业主
………携带资料,按规定时间到达入伙现场
营销部
………核对确认业户身份,向业户发放《出库单》
接待组
………业户情况登记,补签相关合同
收费组
………收取相关费用,开具发票
验收组
………与业户共同验收房屋,出现问题记录并跟踪返修,水电开通,水电表初始读数抄录
钥匙发放
………发放钥匙,发放资料
资料归档
3.4.2项目所在公司营销(策划)部负责核对业户《入伙通知书》,查验以下业户证
件:
a)购房合同原件;
b)业户身份证或护照原件;
c)单位购房的查验须出示单位营业执照副本;
d)委托他人办理的须出示业户委托书,并留存。
3.4.3确认业户身份无误后,营销部向业户签发《出库单》。
3.4.4接待组
a)核对、回收《出库单》存根联;
b)留存业户证件复印件,填写《业户情况登记表》,签署《区域防火责任书》;
c)与未签约业户补签《前期物业管理协议》和《业户临
时公约》;
d)经办人在《入伙资料交收登记表》上的'业户资料提交栏'签字确认;
e)请业户在《入伙流程签认单》文件栏上签字确认。
3.4.5收费组依照法规、政府批文和公司要求,收取物业管理费等有关费用,并与业户共同在《入伙流程签认单》收费栏签字确认。
3.4.6验收组
a)在业户交纳完入伙费用后,验收组通知水电工开通该业户物业的水电,携同施工单位、监理公司,与业户对房屋进行验收;
b)将水电表初始读数及验收情况登记在《入伙收楼确认单》中;
c)房屋验收合格的,验收组与业户在《入伙收楼确认单》及《入伙流程签认单》中签字确认;
d)验收中发现问题,按3.6进行。验收完成后验收组与业户在《入伙收楼确认单》及《入伙流程签认单》中注明并签字确认。
3.4.7钥匙发放组
a)房屋验收无问题或业户要求在搬入后再行维修的,钥匙发放组将业户房屋钥匙全部交给业户;
b)房屋验收有问题的,钥匙发放按3.6进行。组在将业户房屋钥匙交给业户时,经业户同意留下一套钥匙(在《收楼问题整改报告》中记录),供维修使用;
c)业户领取钥匙后,在《钥匙领取登记表》及《入伙流程签认单》上签字确认;钥匙托管的,在表单备注栏注明;
d)钥匙发放组将《住户手册》、《装修手册》、《房屋质量保证书》、《房屋使用说明书》发给业户保存,并请业户在《入伙资料交收登记表》上的'入伙资料收取栏'签字确认,入伙手续办理完毕。
3.5所有资料和业户档案由物业分公司负责收集、整理和保存。
3.6房屋交收问题的整改
3.6.1验收发现问题时,业户在《整改项目报告》中记录交给验收人员,将钥匙交给验收人员便于维修,并在《入伙收楼确认单》的'回执栏'中填写相关记录并保留回执栏;
3.6.2物业分公司根据《整改项目报告》内容向综合维修队下达《工程维修作业单》,项目所在公司须督促尽快维修,以免影响业户装修;
3.6.3维修完成并通过物业分公司检验后,物业分公司联系业户前来复验,向业户交回所保留的钥匙并请其在《整改项目报告》的乙条款中签字确认。
3.7集中入伙办理过程中,项目所在公司、物业分公司必须确保:任何存在疑虑或不满意见的业户均能及时地与公司高层管理人员沟通,避免现场服务人员的拖延造成矛盾激化或不满情绪的扩散。
3.8集中入伙期间,物业分公司必须每对入伙办理情况进行汇总统计,在当天报告项目所在公司。
3.9物业集中入伙结束后一周内,物业分公司总经理应组织本公司对入伙工作进行总结,对入伙过程中反映出来的房屋质量、销售服务、物业服务等方面问题进行汇总统计,报送项目所在公司及管理公司物业管理部备案。
4零星入伙(入住)
在物业集中入伙之后,针对物业正常运营期间个别业户(租户)入伙手续办理,除不必制订准备工作计划和交付方案外,相关入伙手续仍必须按上述规定办理。
5相关文件与记录
5.1wdwy-wi-mm7501入伙通知书(范本)
5.2wdwy-wi-mm7502入伙须知(范本)
5.3wdwy-fr-mm7501出库单
5.4wdwy-fr-mm7502入伙流程签认单
5.5wdwy-fr-mm7503业户情况登记表
5.6wdwy-fr-mm7504区预防火责任书
5.7wdwy-fr-mm7505入伙收楼确认单
5.8wdwy-fr-mm7506整改项目报告
第12篇 物业管理公司管理评审控制工作程序
物业管理公司管理评审控制程序
1.0目的:
通过对公司管理体系运行情况及适宜性、充分性、有效性的评审,据此作出决定是否采取相应的改进措施,确保管理体系满足规定的质量、环境方针和质量、环境目标的要求,并使其适应所处内外部环境的变化。
2.0适用范围:
适用于公司管理层对公司管理体系的评审。
3.0职责:
3.1总经理负责进行管理评审。
3.2管理者代表负责编制《管理评审计划》,并负责组织实施管理体系改进措施。
3.3综合事务部负责编制《内、外审审核结果总结》、《纠正与预防措施实施情况》,负责召集管理评审会议,进行评审结果跟踪,并负责组织实施服务绩效改进。
3.4综合事务部负责编制《人力资源状况总结》,并组织实施人力资源改进及组织实施工作环境改进。
3.5工程技术部负责组织实施设备设施改进。
3.6客户服务中心负责《顾客反馈情况总结》。
3.7管理者代表编制《管理评审改进建议》。
4.0程序:
管理评审至少一年进行一次,一般在内部管理体系审核结束后进行。总经理认为有必要时;公司内部组织机构发生重大变化时;当公司内发生重大服务质量事故或在客户有关服务质量的投诉连续发生时;当市场状况发生重大变化时。
由公司最高管理层、各部门负责人等人员组成。根据评审需要可安排相关部门人员列席,列席人员由总经理确定。
管理者代表编制,由总经理批准后发布,应包括以下
内容:评审时间、地点、参加人员、会议议题
综合事务部编制《内、外审审核结果总结》和《纠正与预防措施实施情况总结》;综合事务部编制《人力资源状况总结》;客户服务中心负责《顾客反馈情况总结》;管理者代表汇总整理各项资料,并编制《管理评审改进建议》。
综合事务部将各项资料报总经理核准后发至各参加管理评审人员。
综合事务部召集人员;总经理组织进行管理评审;评审内容:管理体系是否适合性、充分性及有效性;公司的质量、环境方针,质量、环境目标规定的要求是否达到;公司的组织机构、资源配置是否有效,人员素质是否符合规定的要求;品质改进及服务业绩分析;内部管理体系审核结果是否适宜、有效,采取的纠正、预防措施是否有效;客户的投诉是否迅速有效地处理,处理措施是否妥当。
管理者代表编制评审报告,包括以下内容:对质量、环境目标贯彻实施情况及适应性的评价结论,对质量、环境目标调整的决议;对管理体系适应性、充分性、有效性的评价结论;管理体系运行现状与问题;重大改进措施;其它决议或需要说明的事项。
管理体系改进措施由管理者代表负责组织实施;服务过程改进措施由各部门负责组织实施;服务绩效改进措施由综合事务部负责组织实施;设备设施改进措施由工程技术部负责组织实施;工作环境改进措施由综合事务部负责组织实施;综合事务部负责各项改进措施的跟进。
《管理评审计划》原件由综合事务部保存,保存期限为三年。
《管理评审会议记录》原件由综合事务部保存,保存期限为一年。
5.0支持性工具
《管理评审计划》
《管理评审报告》
编制:审核:批准:日期:
