第1篇 体系管理工作职责与职位要求
职位描述：
工作职责：
1.质量管理体系维护，监督并推进各单位的体系要求执行，对不符合的组织纠正，并分析总结主要问题点，推进系统改善；
2.策划内部审核工作，并推进落实；
3.应对各类外部审核，组织并实施供应商体系审核；
4.负责体系文件编制、修订等文控工作。
职位要求：
1.精通iatf16949/iso9001/iso14001/ohsas18001管理体系标准；
2.了解8d、pdca、qc七大手法、五大工具等；
3.熟练使用office办公软件；
4.有审核经验，有内审员、外审员资格者优先。
第2篇 石油天然气钻井hse管理体系建立准备工作
1)领导和承诺
公司的方针和战略目标必须由最高管理者制定,并由高管理者主持定期对健康、安全与环境管理体系进行评审。同时还要为hse管理体系提供必要的资源,负责建立hse组织机构,任命管理代表。
因此,在钻井hse管理体系建立前,公司高层管理者对hse的承诺是该体系建立的前提和保证。只有高层管理者认识到钻井过程中建立hse管理的重要性,给予正确而又切合实际的承诺,才能保证体系的顺利建立和运行改进。
钻井hse管理的领导承诺重点应考虑以下几点:
①领导首先应正确认识钻井hse的重要性,体现出在钻井中保护人员健康安全、致力环境保护的核心思想。
②承诺遵守公司施工所在国家或地区有关健康、安全与环境法律、法规。
③承诺对钻井hse管理体系建立提供必要的资源,保证其有效运行。
④考虑钻进作业区的具体情况和钻井作业本身的工艺特点,承诺应符合实际情况要求。
钻井是石油开发过程中事故发生率较高、环境污染最为严重的一个工艺过程,所以,钻井hse管理体系建立前领导的承诺内容,是hse管理体系建立的质量的重要保证。
例3某公司钻井hse管理体系建立前提出的承诺
●确保每位员工或钻井施工作业可能影响到的任何人员的健康与安全;
●减轻钻井施工作业活动对环境的影响,更有效地保护和利用自然资源;
●促进员工健康、安全与环境意识,使人人都积极介入健康、安全与环境事务。
●创造健康、安全的工作环境。
●形成健康、安全与环境保护的工作习惯。
公司相信,通过适当的规章制度、措施和行动能够安全地完成钻井施工作业中的每项工作。并将竭力为达到上述目的提供必要的资源和帮助,为我们的员工和用户承担起在该领域中应负的责任。
2)方针和目标
公司的钻井hse方针和目标应有明确的成文文件,它应与其母公司的方针和目标保持一致,按照sy/t6276—1997的具体要求,建立系统全面的体系文件。
钻井hse管理体系目标和指标的建立在内容上应考虑以下要求:
(1)钻井施工队伍健康、安全与环境管理应遵守的方针;
●执行所在国和当地政府有关健康安全与环境保护法律法规;
●遵守作业者关于健康、安全与环境保护的规定;
●建立hse管理机构是实施健康、安全与环境管理工作的组织保证;
●hse管理坚持以人为本,预防为主,防治结合的原则;
●维护健康、创造安全舒适的生产和生活环境是员工的责任和义务;
●建立监督、检查、评审制度,使hse管理工作得以实施。
(2)钻井施工队伍应制定以下健康、安全与环境管理目标:
●经常进行宣传,教育与培训,不断提高员工的健康、安全与环境意识和水平;
●将hse管理工作贯穿于钻井施工过程,使各种风险减至最低程度;
●不断提高员工自救互救水平和专业技能,保护人员健康和安全;
●杜绝或尽可能减少环境污染,保护生态环境,把环境影响降低到最小程度。
3)组织机构及资源的配备
(1)钻井hse管理组织机构
组织机构应实行逐级负责制,上设公司最高层领导下的hse管理委员会,下设钻井施工作业公司及分包施工作业公司hse管理部,其下又设钻井施工作业队或分包施工作业队组成的现场hse管理小组。钻井施工作业队或分包施工作业队通常为钻井队、修井队、测井队、录井队、固井队及管具服务队等。图2为某石油公司钻井hse管理机构框图。
组织机构确定后,应具体明确组织机构内各级管理者及所有员工的管理权限和责任,并保证各级管理者必须有能力和时间进行hse管理工作,所有员工具备从事hse工作意识。
图2 钻井hse管理机构框图
(2)资源的配置
钻井hse管理体系资源配备主要包括人和物的配备,即公司应根据具体情况提供足够的人力、物力和财力,保证hse管理体系的有效运行,还应听取来自各级管理代表和专家的意见,通过评审、检查确定资源的落实情况。
4)宣传和培训
宣传和教育培训内容为hse意识和技能方面,钻井的宣教内容大致分以下方面:
①所在国和当地政府的健康、安全与环境方面的法律、法规;
②作业者的健康安全与环境方针、规定和要求;
③健康、安全与环境管理委员会的规定和实施方案;
④健康、安全与环境管理小组实施计划;
⑤油料、化学药品及其他有害物质安全处理方法;井控及防硫化氢知识;
⑥人员急救、自救和人身保护;
⑦水、电、信设备设施安全使用规定;
⑧设备、工具和仪器操作使用及维护;
⑨施工作业过程控制和削减污染的主要方法和实施计划;
⑩应急程序及演练及健康、安全与环境预防措施及记录和汇报程序。
另外,根据现场具体需要,还有棒他方面的培训内容。
以井控培训为例,一些钻井队在员工上岗工作前,通常结合外事井作业活动所在区域的具体情况及工艺特点,把钻井过程中井控的重要性通过多种手段灌输给作业员工,如井控失效后井喷的发生会造成财产损失和人员伤亡;井喷后产生的落地原油、泥浆、钻井污水等在一定范围内会严重污染环境,给周围自然环境社会环境带来较长时间影响,同时还会给公司造成相关经济赔偿;井喷发生时会产生h2s等多种有害气体,会使一定范围内人群产生中毒等影响,直接威胁人体健康。认识到这些,有助于帮助提高员工的健康、安全与环境保护意识,有利于hse管理体系的贯彻执行,而对员工进行井喷应急演习、事后处理措施等培训,是对员工进行hse技能培训的一种,可保证hse管理体系应急措施更有效地实施。
第3篇 iso管理体系主管工作职责与职位要求
职位描述：
1、负责公司体系文件的管理、记录、修改工作；
2、负责收集各部门管理体系运行情况，就运行情况提出改进建议；
3、负责有关质量方面资料的收集和归档管理；
4、负责部室质量文件起草工作；
5、负责协助开展管理体系的内部审核及管理评审工作；
6、完成领导交办的其他工作任务。
职位要求：
1、大专及以上，物业、房地产、行政管理等管理相关专业；
2、具备较强的沟通协调能力、团队意识，具有较强的执行力；
3、具备一定公文写作水平，熟练使用相关办公软件；
4、两年以上物业、市政管理或品质管理等工作经验；
5、熟悉iso管理体系运行和维护。
薪酬与福利：
1、实行5天8小时工作制，9：00--17:30；
2、享受国家法定节假日，年休假、婚假、产假、看护假等带薪假期；
3、完善的薪酬体制：根据公司经营发展情况和个人工作绩效进行年度的绩效评估与薪酬调整；
4、福利：完善的社会保险、公积金福利；
5、学习与培训：提供专业培训机制，职业生涯规划等；
6、工作环境：我们一直倡导人性化的办公场所，在这里您能感受到舒适的自然环境与优质的办公设施给您工作效率来的提升。
上班地点：广州
第4篇 质量体系管理工程师工作职责与职位要求
职位描述：
工作职责：
1、协助做好公司内外部如iso9000等质量管理体系的搭建工作；
2、根据质量体系和公司质量目标对公司现场及办公环境相关区域进行监督检查；
3、协助开展质量管理及操作规范相关培训教育；
4、协助梳理各部门工作文档，含工作规范及流程等；
职位要求：
1、 大专及以上学历；
2、熟练操作办公软件和办公自动化设备，有较强的文笔功底、自我学习能力；
3、较强的协调能力、人际沟通能力、逻辑思维能力，耐心细致、有责任心；
4、有相关质控工作经验优先考虑。
可接受优秀。
第5篇 某某物业质量管理体系内部审核控制工作程序
某物业质量管理体系内部审核控制程序
1.目的
为进行公司质量管理体系内部审核,特编制本程序。
2.范围
2.1本程序规定了内部审核的流程和方法,以验证质量管理体系各项管理活动的符合性和有效性。
2.2本程序适用于对质量管理体系范围内,各部门管理活动的审核。
3.职责
3.1管理者代表负责审批《内部审核计划》,任命审核组长和审核员,组织内部审核,审批内审报告。
3.2审核组长负责做好审核员的工作分工和审核准备,组织、开展现场审核,编写《内部审核报告》,并负责审核后的跟踪管理工作。
3.3审核员负责编制《内部审核检查表》(以下简称'内审检查表'),实施现场审核,确定不合格项并编制《内部审核不合格项报告表》,负责纠正预防措施的跟踪验证。
3.4被审核部门负责配合审核员开展本部门的审核工作。
3.5不合格项责任部门负责对本部门的不合格项制定纠正措施,按期实施整改,并对实施效果负责。
4.工作内容
4.1审核时间
4.1.1审核一年不少于一次,必要时,管理者代表可根据需要做出提前内审或增加内审次数的决定,如:
4.1.1.1当体系发生变更、相关职能有较大变化时;
4.1.1.2当相关方对涉及的特殊过程或项目提出要求时;
4.1.1.3当服务过程中发生人身安全事故、设备事故时;
4.1.1.4认证机构监督评审时。
4.1.2当提前内审或增加内审次数时,全面质量管理办公室应提前通知有关部门。
4.2审核前的准备
4.2.1组成审核组
4.2.1.1内审工作开展前,管理者代表应任命审核组长和组员,为审核工作提供组织保证,审核组长和组员应分别具备如下资格:
a)组长:持有内审员或外审员资格证书,并具有较强独立工作能力和协调能力;
b)组员:接受过gb/t19001标准的内审员或外审员培训,并获得相应资格证书。
4.2.1.2审核组组长应按组员的专业特长进行分工,审核人员不能审核自己的工作。
4.2.1.3特殊情况下,经管理者代表批准,审核组可吸收专业技术人员或观察员参加。
4.2.2编制《内部审核计划》
4.2.2.1审核组组长负责编制《内部审核计划》,《内部审核计划》的内容主要有:
a)审核的目的、范围和依据;
b)审核组成员;
c)受审核部门、审核过程或要素;
d)审核组内部交流的时间安排等;
e)审核日期、日程的安排:
在审核前10天,由审核组长召开一次审核小组会议,对《内部审核计划》进行讨论并明确分工。
4.2.2.2《内部审核计划》经管理者代表批准后,全面质量管理办公室应提前五个工作日,向有关部门发出内部审核通知。
4.2.2.3受审核部门接到计划后应安排有关人员做好配合和准备工作,如果对审核项目和日期有异议,应提前3个工作日通知审核组,经协商后修订《内部审核计划》。
4.2.3编制《内审检查表》
4.2.3.1《内部审核计划》发布后,审核组组长应组织审核员对《内部审核计划》进行讨论,明确审核准则和审核深度,并编制《内审检查表》。
4.2.3.2《内审检查表》的编制应依据:
a)gb/t19001标准;
b)适用的法律、法规和其他要求;
c)体系文件,包括质量方针、目标(指标)、管理手册、程序文件、服务工作规范;
d)必要时,从现场收集的相关信息。
4.2.3.3《内审检查表》应在审核实施前送审核组长确认。
4.3实施审核
4.3.1首次会议
4.3.1.1首次会议标志着现场审核的开始,首次会议由审核组长主持召开,与会者应在《内部审核会议签到表》中签到,参加的人员和部门主要有:
a)最高领导层、管理者代表;
b)受审核部门负责人;
c)内审组全体成员。
4.3.1.2审核组组长在会议上应说明本次审核的目的、范围、准则、方法和时间安排,明确配合人员,对《内部审核计划》中的安排做进一步确认,(遇特殊情况时,应及时调整并再次确认)。
4.3.2获取审核证据
4.3.2.1审核员参照《内部审核检查表》中的具体内容,对受审核部门进行现场检查,对所涉及的过程和活动,收集、寻找符合或不符合审核准则的客观证据,获取审核证据的方法主要有:
a)与被审核对象交谈;
b)调阅文件;
c)现场查验记录;
d)观察操作;
e)随即抽样等。
4.3.2.2现场审核时,审核员应:
a)及时作好审核记录,记录必须清楚、完整,有可追溯性;
b)发现问题时,审核员应进一步调查清楚,力求客观公正,并及时给予审核方口头反馈;
c)当证据不足或不清楚时,审核员应一查到底,直到弄清楚为止;
d)做好相应的检查审核记录,填写《内部审核检查表》,记录必须清楚完整。
4.3.3审核情况的总结、评价
4.3.3.1审核组组长应按《内部审核计划》的安排,召集内部会议,
对审核情况进行沟通和小结。
4.3.3.2召开末次会议之前,审核组长应:
a)组织内审组成员,根据记录的审核证据,对照审核准则进行评价,确定不合格项及其严重性,开出《内部审核不合格项报告表》;
b)召开审核组全体会议,进一步评价审核结果;
c)将《内部审核不合格项报告表》交受审核部门确认。
4.3.3.3审核组组长于内审后一周内负责编写本次《内部审核报告》。《内部审核报告》的内容主要有:
a)审核的目的、范围和依据;
b)审核组成员和受审核部门代表名单;
c)审核日期及审核计划具体实施情况;
d)审核中发现的不合格情况、不合格项目分布情况(《内部审核不合格项统计表》)和严重程度;
e)存在的主要问题;
f)体系符合性、有效性结论;
g)整改及纠正措施验证的要求等。
4.3.3.4《内部审核报告》由管理者代表审核后发放。
4.3.4末次会议
4.3.4.1末次会议标志着现场审核的结束,末次会议由审核组长主持召开,参加人员原则上可以扩大参加首次会议的人员,与会者应签到。
4.3.4.2末次会议的主要内容包括:
a)重申审核的目的、范围、依据及方法;
b)宣读主要的《内部审核不合格项报告表》;
c)宣读《内部审核报告》,明确责任部门采取措施的要求及审核员进行检查验证的要求;
d)发出《内部审核不合格项报告表》给受审部门。
4.4跟踪、验证
4.4.1末次会议后,责任部门应对不合格项进行整改;
4.4.2根据《内部审核报告》的要求,审核员应及时对不合格项的整改过程实施跟踪、验证;
4.4.3对不合格项整改过程中涉及多个部门或出现的新问题,审核员应及时向审核组长或管理者代表反映,及时协调解决。
5.相关文件
无
6.记录表格
6.1《内部审核计划》(8.2.2-j-01)
6.2《内部审核检查表》(8.2.2-j-02)
6.3《内部审核不合格项报告表》(8.2.2-j-03)
第6篇 体系认证管理员工作职责与职位要求
职位描述：
1.负责统筹组织公司各类管理体系项目的认证与监督审核工作；
2.负责编制制定体系管理年度工作计划、内审计划、管理评审计划并实施；
3.负责统筹并组织各管理体系文件的编制、修改工作；
4.负责统筹公司各体系内审员的资质认定及资格证书备案工作
5.负责与外部审核机构审核工作的沟通、协调；
职位要求：
1.有较强的沟通能力，文件编写能力和办公软件计算机使用能力
2.有军标/核电/质量/环保/安全等专业知识
3.有机械生产企业的生产制造与管理经验
4.从事过机械制造、测量管理体系、精益制造的体系或项目建设与审核工作者优先
第7篇 体系管理员工作职责与职位要求
职位描述：
工作职责：
1、协助完成公司运营筹备期间体系建设相关工作；
2、参与制定公司运营管理相关制度、办法；
3、负责公司质量体系文件的管理和维护；
4、负责对各部门文件规范性和有效性的检查工作；协助各部门及时对体系文件修订、调整；
5、负责组织内、外审的计划实施、统筹，对不符合项制订相应的纠正预防措施；
6、完成上级领导交办的其他工作。
职位要求：
1、旅游、管理等相关专业，本科及以上学历优先。
2、2年以上体系专员经验，熟悉卓越绩效管理、iso9000等质量管理体系。
2、具备良好的文字功底，熟练使用office、visio等软件；
4、具有良好的沟通协调能力，责任心强。
5、有相关大型文旅项目、公园管理工作经验者优先。
第8篇 成本管理体系成本计划控制工作程序
成本管理体系成本计划控制程序
1、目的
成本计划是预先规定的计划期内的成本水平。编制和执行成本计划,是为了加强成本管理,严格控制成本水平,厉行节约,消除浪费,进一步挖掘降低成本的潜力,实现组织的利润最大化。
2、范围
本程序适用于本公司对成本计划的编制和实施的管理与控制。
3、职责
3.1体系负责人负责组织成本部及有关部门和单位编制成本计划。
3.2成本部是成本计划的归口管理部门,具体负责成本计划的编制和组织实施,并检查、监督成本计划的执行情况。
3.3各有关部门和单位按成本计划的要求负责具体组织与实施,以满足成本要求,并对成本计划的实施效果负责。
4、工作程序
4.1成本计划的主要内容
本公司的成本计划分为年度计划和季度计划。其主要内容应包括以下方面:
a)产品单位成本计划;
b)总成本计划;
c)制造费用计划;
d)期间费用计划;
e)降低成本计划(包括为这些成本达到预期水平所采取的措施)。
4.2成本计划的编制依据
成本部应根据组织的方针和目标、销售计划、生产计划、劳动工资计划、原材料供应计划、各种消耗定额、预算以及降低成本的技术组织措施,并参考以前年度的实际成本水平和历史最好水平编制成本计划。
4.3成本计划的编制原则
成本部在组织编制成本计划时应遵循以下原则:
a)以先进合理的定额为基础;
b)计划与核算口径保持一致;
c)与其他计划相互协调一致;
d)尽量吸收计划执行者参加。
4.4成本计划的编制
4.4.1成本部应根据公司对成本计划的编制精神和成本控制的要求,于每年11月开始着手准备编制下年度成本计划(与预算同步),并组织有关部门收集和整理如下资料:
a)本年度预计计划完成情况;
b)各种定额和预算资料;
c)预测下年度销售量及下年度预计生产量;
d)以往年度的实际成本水平;
e)成本历史最好水平;
f)有关标杆的成本情报资料;
g)其他计划资料。
(不限于此)
4.4.2成本部应在利用上述资料分析和研究本年度成本计划的完成情况的基础上,结合公司的成本目标对下年度成本指标进行测算和综合平�,并形成计划草案,报送体系负责人。
4.4.3体系负责人应组织有关部门和单位对成本计划草案进行讨论,广泛征求意见,并提出修改意见。
4.4.4成本部根据体系负责人对成本计划草案提出的修改意见和要求,组织实施修改。计划修改完成后,成本部应组织评审,并做好评审记录。评审通过后成本部编制形成正式成本计划,经体系负责人审核和总经理批准后,于当年1月1日起正式发布实施。正式计划由成本部下达,各部门和单位执行。成本计划的评审和批准的控制,应按《文件控制程序》中的有关规定执行。
4.4.5成本计划的发放应按《文件控制程序》执行,并确定其发放范围,确保所有接收计划的人员签字确认和所有执行计划的所有场合都能得到有效版本的成本计划。
4.4.6成本部应确保所编制形成的正式成本计划能够指导和约束成本控制的行为,并起到如下作用:
a)使全体员工都能明确在成本方面的奋斗目标;
b)作为加强成本控制的手段,起到控制成本的作用;
c)成为公司对成本业绩进行测量的标准尺度。
4.5成本计划的实施
4.5.1各有关部门和单位应严格按成本计划规定的要求实施控制,并做好相应记录,成本部应在成本计划的实施过程中,组织协调、检查、跟踪和验证,发现问题及时解决。对违反计划的行为成本部应按《成本否决和激励方案》给予考核。
4.5.2各有关部门和单位对成本计划实施过程中的重大问题应及时向成本部或体系负责人报告,由体系负责人进行协调或裁决。
4.5.3随成本计划的进展而对计划进行修改时,应按《文件控制程序》执行,并再次得到评审和批准。成本部应识别计划的修改,并确保相关文件得到修改和相关人员知道计划已变更的信息。
4.5.4成本计划修改记录成本部应予保持。
5、相关/支持性文件
5.1《文件控制程序》
5.2《记录控制程序》
6、记录
6.1《成本计划修改记录》
6.2《成本计划评审记录》
第9篇 配送安全管理高经/副总监总部物流体系工作职责与职位要求
职位描述：
工作职责:
1、全面负责监控全国车队的安全管理工作，包括人员、货物、车辆；
2、负责开发城市配送车队先进的安全管理方法和工具，梳理安全管理流程，搭建安全管理体系；
3、协助组织安全培训、会议、宣传等工作；
4、负责安全性事件/事故的上报、调查、处理（需要出差）；
5、分析安全案例，完善安全宣传体系与知识库；
6、监督各区域安全培训与安全措施落地情况，不断提升安全管理质量；
7、及时了解各区域交通法规及行业政策的变化，规避安全风险；
8、及时了解行业内先进的安全管理工具，对进行应用的可行性分析，推动。
职位要求:
1、熟悉车队管理流程，有3年以上车队管理经验；
2、有过大型物流公司安全管理相关经历，熟悉事故处理的流程；
3、对构建安全管理体系有丰富经验，熟悉office操作；
4、擅长搭建车辆安全管理的整套体系及操作标准；熟悉驾驶员技能培训模式。
第10篇 矿山生产运营经理体系管理+成本分析工作职责与职位要求
职位描述：
工作职责：
1.在矿业运营总监的直接领导下，全面负责集团矿业板块及石场生产运营管理工作。
2.负责检查、监督集团下属企业完成生产计划及经营目标完成。
3.负责汇总集团下属企业成本、产量、质量、消耗等数据。
4.配合建立健全各项运营管理制度、考核、台账、报表。
5 .负责制定kpi 考核指标，提交差异分析报告。
6.负责制定业务知识培训计划，定期对生产作业人员进行业务知识培训，提高管理人员业务素质。
职位要求：
学历及资格证书：大专以上学历、驾驶证
1、有大型露天开采矿山从业经历，担任集团同等职位3年以上，熟悉矿山生产成本管理工作，对筛分破碎生产线有一定了解；
2、对数据敏感，有成本分析能力，为生产管理提供有效建议；
3、有年采剥能力1000万吨以上的大型露天矿山或花岗岩骨料行业从业经验优先；
4、良好的沟通协调能力，勤奋爱岗；
5、熟练使用办公软件。
职业发展：集团总部矿业运营管理中心生产运营经理——运营总监——生产运营总经理
第11篇 质量管理部内部管理体系审核员工作职责与职位要求
职位描述：
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第12篇 成本管理体系文件控制工作程序
成本管理体系文件控制程序
1、目的
文件是实施并保持成本管理体系的基础和依据,对文件进行控制是为了让管理者使用唯一有效版本文件,防止误用文件,以促进成本管理体系的有效运行。
2、范围
本程序适用于本公司成本管理体系要求有关的所有文件。
3、职责
3.1成本部是文件控制的归口管理部门,负责公司体系文件的控制与管理。
3.2各部门和单位的管理文件由各部门和单位管理与控制。
3.3各类文件的使用人员负责正确使用和维护文件。
4、工作程序
4.1文件的分类:
成本管理体系文件包括:
a)纲领性文件:成本管理手册;
b)程序性文件:各种控制程序;
c)控制成本水平和发生过程的文件:各种规章制度、各种定额或标准成本、成本预算、成本计划、成本控制方案等。
上述三个层次文件的关系见《成本管理手册》第3.4.1.4条。
4.2文件的编制
4.2.1文件的编制应按规定的职责进行,成本管理体系纲领性文件和程序性文件由成本部组织编制,控制成本水平和发生过程的文件由相应的职能部门和单位负责编制。
4.2.2文件的编制应注意:
a)与成本管理体系要求的其他文件相适应,注意与其他文件的相容性,不得与其他文件相抵触或矛盾;
b)所编制的文件内容应尽可能全面、系统,该说的一定要说到;
c)所编制的文件一定要结合本公司的实际情况,注意文件的可操作性;
d)所编制的文件,不得与成本管理标准和有关法律法规相抵触;
e)成本管理体系文件必须覆盖和符合所依据的成本管理标准;
f)文件作为成本管理活动的依据,其内容必须科学合理并确保文件的适用性。
4.3文件的评审
4.3.1文件的编写完成后和在实施过程中必须进行评审,确保其充分性和适宜性。文件的评审应由文件的批准人或文件主管部门组织进行,并做好《文件评审记录》。
4.3.2对文件评审的结果,可确定是否需要修改和补充或更新文件,如果需要修改文件,修改后必须再次得到批准。
4.3.3文件评审的方式可采用会议评审,也可采用会签评审。
4.4文件的批准
4.4.1文件的批准应按授权范围进行,总经理负责批准《成本管理手册》,体系负责人负责批准程序文件,第三层控制成本水平和发生过程的文件及其他文件应由相应层次的授权人批准。
4.4.2未得到有关授权人批准的文件属无效文件,一律不得使用,使用文件的部门/单位和各类人员在使用文件之前应首先确认文件批准的有效性。
4.4.3文件批准的方式应以授权人员的签字为准。
4.4.4对外来文件,相关授权人员也应进行批准,批准时应主要考虑文件的适用性。
4.5文件的发放
4.5.1文件的发放由各文件管理部门进行,其发放的范围应得到批准,并严格按已批准的发放范围进行发放,确保使用成本管理体系文件的各场所都能及时得到文件的有效版本。
4.5.2受控文件的发放,由各部门的文件管理人员填写《文件发放登记表》,并注明分发的受控号,文件的领用人应在《文件发放登记表》中签字领取,便于追溯。
4.5.3文件代收人员领取文件后应及时将文件送达到有关人员,以防止因文件影响成本管理活动。
4.6文件的使用
4.6.1文件使用部门及文件持有人,在使用文件时应全面理解,正确使用,使文件真正发挥指导和规范成本管理活动和成本管理行为的作用。
4.6.2文件在使用时各部门和单位及各类人员必须按《现行受控文件清单》中所规定的文件范围使用文件,并识别是否是现行修订状态的有效版本,清单以外的文件不得使用。
4.6.3文件在使用过程中各部门和单位及各类人员应保护和贮存好文件,以防止文件的损坏、丢失,当所使用的文件损坏严重,影响使用时,文件持有人或文件管理员应到文件管理部门办理更换手续,交回破损的文件,补发新文件,其分发号可继续沿用原分发号,文件管理部门在补发新文件时仍执行4.5.2条规定。
4.6.4文件管理部门对已收回的破损文件的处理,按4.9条规定执行。
4.6.5当文件使用部门/单位和使用人员不慎丢失文件后,应按4.6.3条有关规定办理补发手续,但责任人必须做出书面检讨或说明原因。若文件管理部门在补发文件时,给出新的分发控制号,应注明丢失文件的分发号作废,必要时将丢失的文件通知有关部门和单位。
4.6.6文件在使用过程中,如果发现文件不适用或不可操作时,有关部门/单位和人员应予以记录,并与文件管理部门联系更改,可按4.7条有关规定执行。
4.7文件的更改
4.7.1文件的更改,应由文件的使用部门或文件管理部门提出,并说明更改原因,报有关领导批准。具体实施由文件的主管部门组织进行,并做好《文件更改记录》。
4.7.2文件更改的批准,原则上应由原批准人批准,如原批准人不在时,可由接替其职务的人员进行批准,但必须掌握原批准依据的有关背景资料。
4.7.3文件更改后,由文件管理员进行换页处理,并注明更改状态标识和生效日期。对重要更改,由文件主管部门领导召开相关部门负责人会议,阐明更改内容和性质,并将更改后的精神层层传达到各使用人。
4.7.4文件更改后,文件主管部门应及时修订《现行受控文件清单》中的更改状态,确保各使用场合能识别文件的现行修订状态,防止误用文件。
4.8文件的换版
4.8.1文件可多次更改(修订状态从0-9),当文件需进行大幅度更改时,应进行换版,原版次文件作废,换发新版本文件。
4.8.2换版后的文件仍按4.7.2条规定进行审批,其发放仍按4.5.2条规定执行。
4.8.3换版后的文件发放时,应收回原版次的作废文件,并按4.9条有关规定执行。
4.9文件的作废与处理
4.9.1作废的文件应由文件管理部门按《文件发放登记表》中的发放状态收回,并填写《作废文件登记表》,确保从所有使用场所收回所有失效和/或作废的文件,以防止失效和/或
作废文件的非预期使用。
4.9.2对收回的失效和/或作废的文件,文件管理部门应统一销毁,并作好《文件销毁记录》。
4.9.3对需要作为历史资料保留的作废文件,应由文件管理部门加盖“作废保留文件”印章进行标识。对作废保留的文件只能用于资料参考或追溯历史情况,不能用于指导成本管理活动和向高层领导提供决策的依据。
4.10文件的管理
4.10.1文件应有唯一性的准确标识,以确保有效使用。各部门和单位应按以下编号规则正确实施文件编号。
注:文件类号:sc――成本管理手册
c*――程序文件
gz――规章制度
ys――预算
de――定额
jh――计划
fa――方案
例:《文件控制程序》的编号为:××/c*-01-2006其中:××――××机械制造有限公司;c*――程序文件;01――第1号程序文件;2006――2006年版。
4.10.2文件的底稿及打印件均应归档保存,文件管理员应填写《文件档案登记表》。为防止电子版文件丢失,所有电子版文件均应有备份,并进行适当的标识。
4.10.3使用文件的人员在借阅有关文件时,应办理借阅手续,经有关人员批准后方可借阅,并保证在规定的期限内归还所借阅的文件,到期未归还的,应由文件管理员负责收回,原版文件一律不得外借,以防止其丢失或损坏。
4.10.4为提供信任向外部(包括:政府机构、行业协会、上级主管部门、顾客等)提供文件,以证实本公司成本管理和成本保证能力时,文件主管部门只提供《成本管理手册》,不得提供程序性和控制成本水平及发生过程的文件,若必须提供第二层和第三层文件时,应由体系负责人批准。当所提供的受控文件修改时,也应按4.9.1条规定收回作废文件,更换新文件。
4.10.5各部门和单位应建立本部门/单位的《现行受控文件清单》,报成本部。成本部负责建立并定期公布全公司的《现行受控文件清单》,并在清单中标明所有文件的现行修订状态,以确保各部门和各类人员能识别文件的现行修订状态,并按规定的文件范围使用现行文件的有效版本。
4.10.6受控文件应加盖“受控文件”印章作为受控的标识,非受控文件可不作非受控标识,但仍然按规定进行编号。
4.10.7文件复制(包括:复印、拷贝等),必须经本部门/单位或文件主管部门负责人批准,并按批准的份数复制。受控文件的复制必须重新加盖“受控文件”印章,复制件的发放,也应按4.5.2条规定执行。
4.10.8各部门和单位使用的有效文件,应保持清晰可辩,标识正确,易于识别,存贮应便于检索,可利用文件的目录和文件的编号进行分类,确保使用时能快速查找。
4.10.9文件主管部门和各部门/单位的文件管理员应按规定检查各类现行文件的有效性,并填写《文件有效性检查记录》,发现问题,及时处理。
4.10.10各部门和单位对现行文件的使用、归档、保存、借阅、复制、销毁和向外部提供等环节,应注意文件的保密性,对文件的保密内容不得向外透漏,必要时应在文件上进行密级标识。
4.11外来文件的控制
文件的归口主管部门和各类文件的管理部门及单位应确保识别外来文件,必要时对外来文件进行标识。直接引用的外来文件,如标准和法规等,应由文件归口管理部门的负责人批准后,方可使用。对外来文件的发放、作废、处理和管理可参照4.5条、4.9条和4.10条规定执行。
4.12对提供信任的客观证据文件――记录的控制,应按《记录控制程序》执行。
4.13文件是信息及其承载媒体,这种媒体可以是纸张、计算机磁盘、光盘、照片、样件、电子媒体或他们的组合。
5、相关/支持性文件
5.1《记录控制程序》
6、记录
6.1《文件发放登记表》
6.2《文件评审记录》
6.3《现行受控文件清单》
6.4《文件更改记录》
6.5《文件销毁记录》
6.6《作废文件登记表》
6.7《文件归档登记表》
6.8《文件有效性检查记录》
