第1篇 n项目管理处资料室管理规定
项目管理处资料室管理规定
一、目的
妥善保管管理处所有资料,以确保相关资料、质量记录保管的完整、有效,便于查找和借阅。
二、适用范围
适用于**物业管理处。
三、职责
3.1部门经理负责监督资料的保管工作。
3.2资料管理员负责管理处所有资料的存放及分类归档工作。
3.3各主管/主办负责现场各类质量记录表格的完整与收集工作。
四、方法与过程控制
4.1管理处收发文件和资料实行各办公现场集中收集、资料管理员统一管理的原则。
4.2资料保管须根据公司的《质量记录及文档管理程序》、《迎检目录》和体系文件要求进行资料的分类归档和整理。
4.3资料柜须标识清晰、明显,以便于查找,并确保文件、资料、档案的完整和安全。
4.4资料柜钥匙由资料管理员和控制中心各持一套,其他人员不得持有资料柜钥匙。
4.5资料管理员下班后要将所有资料柜上锁,避免文件、资料及物品遗失。
4.6任何人员借阅文件,须由资料管理员负责查找和提供,其他人员不得自行取阅,文件资料须经部门经理或部门经理授权人批准后,方可借阅。
4.7借阅者须在及时归还所借资料,资料员负责督促借阅人归还文件或资料,检查归还文件、资料是否与借出文件内容相符,并登记归还人及归还时间等,归还的文件、资料要及时归档。
4.8属公司和管理处保密级文件须妥善保管,不得放于桌面或抽屉内,不得散播其内容,未经领导批准,其他人员不得翻看、借阅,不得复印和带离资料室。
4.9文件、资料须根据体系文件定期归档,对过期文件和资料经部门经理批准后,按填写《质量记录存储清单》相应栏目进行报废和销毁处理。
4.10资料管理员须定期对文件、资料、物品进行整理,保持环境干净、整洁;对破损、装订不牢固的文件、资料,须及时修补,并做防火、防潮、防虫、防光、防尘等措施,以防档案损坏,确保档案的完整。
5.质量记录表格
《借阅登记表》
《文件资料存储清单》
第2篇 项目管理处资料室管理规定
项目管理处资料室管理规定
一、目的妥善保管管理处所有资料,以确保相关资料、质量记录保管的完整、有效,便于查找和借阅。
二、 适用范围适用于__ __ 物业管理处。
三、 职责
3.1 部门经理负责监督资料的保管工作。
3.2 资料管理员负责管理处所有资料的存放及分类归档工作。
3.3 各主管/主办负责现场各类质量记录表格的完整与收集工作。
四、 方法与过程控制
4.1 管理处收发文件和资料实行各办公现场集中收集、资料管理员统一管理的原则。
4.2 资料保管须根据公司的《质量记录及文档管理程序》、《迎检目录》和体系文件要求进行资料的分类归档和整理。
4.3 资料柜须标识清晰、明显,以便于查找,并确保文件、资料、档案的完整和安全。
4.4 资料柜钥匙由资料管理员和控制中心各持一套,其他人员不得持有资料柜钥匙。
4.5 资料管理员下班后要将所有资料柜上锁,避免文件、资料及物品遗失。
4.6 任何人员借阅文件,须由资料管理员负责查找和提供,其他人员不得自行取阅,文件资料须经部门经理或部门经理授权人批准后,方可借阅。
4.7 借阅者须在及时归还所借资料,资料员负责督促借阅人归还文件或资料,检查归还文件、资料是否与借出文件内容相符,并登记归还人及归还时间等,归还的文件、资料要及时归档。
4.8 属公司和管理处保密级文件须妥善保管,不得放于桌面或抽屉内,不得散播其内容,未经领导批准,其他人员不得翻看、借阅,不得复印和带离资料室。
4.9 文件、资料须根据体系文件定期归档,对过期文件和资料经部门经理批准后,按填写《质量记录存储清单》相应栏目进行报废和销毁处理。
4.1 0资料管理员须定期对文件、资料、物品进行整理,保持环境干净、整洁;对破损、装订不牢固的文件、资料,须及时修补,并做防火、防潮、防虫、防光、防尘等措施,以防档案损坏,确保档案的完整。
5. 质量记录表格《借阅登记表》《文件资料存储清单》
