第1篇 公司办公管理规定5
公司办公管理规定(五)
1、目的:
本公司员工,应忠于职守,遵守本公司办公纪律,服从各级主管人员的合理指挥,不得阳奉阴违或敷衍塞现,各级主管对员工应亲切诱导,谆谆教诲,并监督管理。
2、内容
2.1部门所属办公人员上班时间应在指定的办公区域或办公台工作,不打与本人业务无关的事。
2.2员工工作时间内,未经批准不得接见亲友,或擅离工作岗位,如确因要事必须会客时经主管以上人员批准同意,原则上得超过20分钟。
2.3员工对于职务及公事,均应循级而上,不得越级呈报,但紧急或特殊情况不在此限。
2.4本公司员工对外接洽事项,应态度谦和,不得有骄傲满足及有本公司名誉的行为。
2.5工作时间严禁窜岗,高声喧哗、吃零食、拉家常、看报刊杂志等。
2.6严禁在工作时间内,利用电脑玩电子游戏、上网聊天或发送私人电子邮件等。
2.7按时上下班,严格执行考勤制度,中途不擅自脱岗,外出办事必须办理外出手续。
2.8上班时间保持仪表整洁,穿工作服,佩带员工证。
2.9在生产办公区域内,注重形象仪表,不得穿背心,短裤和拖鞋。
2.10推行5s管理,营造舒适、文明、整洁的办公环境,严禁丢烟蒂、烟灰和纸屑等。
2.11接听电话应遵守礼仪,响铃三次后必须提起话筒,并用“你好,××公司”作为接听电话的专门用语;
2.12节约能源,养成良好的行为习惯,下班做到随手关灯,锁好门窗。
2.13对来往宾客应彬彬有礼,维护公司的形象及声誉。
2.14团结协作,共图公司与个人的事业发展。
第2篇 物业管理公司办公用品管理规定6
物业管理公司办公用品管理规定(六)
1、办公用品的采购、验收、保管、发放统一由综合管理部管理,其中采购与保管工作由两人分别负责。
2、需要领用办公用品的部门在每月25日前将计划用《办公用品申领单》报至综合管理部,由综合管理部审核,执行总经理审批后统一进行采购。
3、综合管理部购买办公用品后,必须登记造册,财务部定期进行账实核对。
4、领用办公用品时,综合管理部做好领用登记手续。
5、员工领用办公用品后,要妥善使用保管,如非正常原因造成损坏的,要按原价予以赔偿。
6、耐用办公用品(如:订书机、笔筒、尺子、剪刀、文件架、计算器、水笔、名片本等)每人按需要领取,最多只能领用一套,丢失、损坏自己负责,员工辞职须交还给公司或缴交等值钱款。
7、易耗办公用品要节约使用,纸张要双面用完后方可废弃。用毕到综合管理部登记领取(如:大头针、回形针、胶水、透明胶、双面胶、信签、笔芯等)。
8、所有员工领用办公用品应每月统计一次,并由综合管理部公布领用明细。
9、大宗(特殊)办公用品的购买,须做好计划并报公司总经理批准。
10、员工福利用品采购,由综合管理部负责制定计划,经公司执行总经理审批后执行。
11、公司员工如因各种原因离开公司的,要到综合管理部办理好办公用品归还手续后,方可办理人事手续。
第3篇 某公司办公事务管理规定
办公事务管理规定
第一章 办公秩序管理
第一节 办公秩序
一、出勤准则
(一)严格遵守考勤制度,按时上下班。
(二)严格执行考勤打卡制度,不论任何原因,不得代人打卡。
(三)因事请假时,事先要得到主管领导的同意并办理有关手续。
二、员工证
(一)员工证是百江员工身份标志,应为佩戴它感到自豪和肩负重任。
(二)上班时间,应严格按要求佩戴员工证。
(三)员工应妥善保管员工证,遗失应立即办理补领员工证,费用自理。
三、办公物品摆放
(一)应保持办公桌面整洁,桌面不摆放与办公无关的物品。
(二)文件夹应正确整齐插立于文件架之中,并在夹侧用电脑标签整齐标注所夹内容。
(三)离开办公室 30 分钟以上时,须将桌面文件整理,齐放于文件架中,重要文件入柜上锁,不得散乱于桌面。
(四)简易文具可收于笔筒之中,取用后立即放回;其余文具则应收入抽屉中。
(五)座椅靠背一律不能放任何物品,不得翘椅,人离开时椅子调正,并推入桌下。
(六)外衣提包手袋置挂于橱柜内,不得随意放在办公桌椅上及地柜上。
(七)饮水机及其它设备、物品在指定地点摆放,不得随意移动。
四、办公区守则
(一)工作时间内不在办公区域内化妆或整理衣饰。
(二)工作时间内不应无故离岗、串岗,不得闲聊、吃早餐、零食及大声喧哗,确保办公环境的安静有序。
(三)因公外出时,应事先得到主管的同意并在综合行政部登记;外出后,因情况变化而不能按时赶回公司,要提前通知主管或综合行政部。
(四)下班离开办公室时,应将座椅摆放整齐,桌面清理整洁,关闭所有电器及电源。
(五)不在办公室及公司规定禁烟区吸烟。
(六)不要在公司存放与工作无关的私人物品,未经许可,禁止将公司物品带回家中。
(七)员工间的工作交流或会客,应在规定的区域内进行(会议室、接待室),注意不要占用过多时间,以免影响工作。
(八)不允许在上班时间利用公司办公网络收发私人邮件,严禁上网聊天。
第二节 办公礼仪规范
一、办公仪表
(一)服饰合身得体,整洁大方,简洁淡雅。
(二)保持须发整洁,不留怪异发型。
(三)上班时间在办公场所不应有打哈欠,伸懒腰等萎靡不振的现象。
二、办公礼仪
(一)同事之间应保持恰当的礼仪,忌用外号或爱称。
(二)在走廊上遇到上司、同事或访客时,应主动打招呼。
(三)主管呼唤你的名字时,应立即清晰地回答。
(四)下班时应主动向留在办公室的同事道别。
(五)不对同事品头论足。对别人的缺点,应委婉提出建设性的意见。
(六)积极参加公司组织的集体活动。
三、语言规范
(一)上班时间提倡使用普通话进行交流,禁止使用方言。表达力求简单明了,易于理解。
(二)讲话时,要稳重、明快、自然、落落大方。
(三)不讲污言秽语,不高声喧哗,影响他人工作。
(四)规范用语
1、交往语言:您好,早晨好,早,再见,请问,请您,劳驾您,谢谢,周未愉快。
2、电话语言:您好,请问,谢谢,再见。
3、接待语言:您好,请稍等,我通报一下,请坐,对不起,请登记,我
马上去联系,打扰一下,好的,行(切勿说“不”)。
四、电话礼仪
(一)电话铃响三次前拿起话筒,并立即应答:“您好,百江燃气”。
(二)若电话中断,应立即挂上听筒,等待对方重新打进。
(三)结束通话时,要听到对方挂机后,再挂断电话。
(四)通话中若要与他人讲话,应向对方致歉,用手捂住听筒再讲话。
(五)电话里请对方等候,继续通话时一定先说“对不起,让您久等了”。
(六)若对方要找别人,应手捂听筒,招呼他人接听电话。
(七)自己如果不能决策时,应请示上级后再作答复。
(八)电话中听到重要事情,一定要重复一遍,以确认无疑,然后做好笔录。
(九)拨错电话时,应有礼貌地致歉。
(十)接到拨错的电话时,应客气地应对。
(十一)使用他人电话时应先征询他人同意。
(十二)休息日向别人打电话时,需先表示歉意。
五、公关接待礼仪
(一)与客人相遇,要主动相让;与客人同行,应礼让客人先行;同乘电梯,让客人先上、先下。
(二)接待客人时,要面带微笑,姿势端正,讲究礼貌,用心聆听,不抢话插话、争辩,讲话声音适度有分寸,语气温和文雅,不大声喧哗,听到意见、批评时不辩解,冷静对待,及时上报。
(三)遇到客人询问,做到有问必答,不能说“不”、“不知道”、“不会”、“不管”、“不明白”、“不行”、“不懂”等,不得以生硬、冷淡的态度待客。
(四)接待来客时,如客人职位比自己高时,不应主动要求行握手之礼。客人要求握手时,应及时应对,并面带笑容,姿势端正,用力适度,不能用左手;握手时,左手不得插入口袋里。
(五)拜访客人时,通常应优先考虑对方,在对方方便时刻,再决定拜访时间。
(六)约定时间应严格遵守,估计会迟到应在约定时间前通知对方。
第三节 工作方法基准
一、公司员工在工作中应始终坚持高标准、严要求,全面优质完成本职工作和领导交办的一切任务。
二、切忌越级报告,架空直接上司。
三、请示、汇报工作,应选择适当的时间,并带全材料和笔记本,将请示内容事先列出,并记录有关指示,临行前应复述一遍,发现指示或承接的工作在执行上有困难时,应及时直接提出。
四、报告或提建议时,必须掌握准确资料,事先备妥文件说明。如呈紧急提案,须附上时间期限。
五、承办其他部门主管交办的事情,须先报告本部门主管。
六、工作中应勇于承担责任,不推诿。
七、主管交办的事情,应立刻去做,切勿拖延;工作过程中应主动向主管汇报进展情况。
八、未经许可,不得随意翻阅不属于自己的文件。
九、调离本职工作时,应与主管、财务及有关部门办理交接手续。
十、下级与上级交谈,只谈公事,不应涉及上级之间的人际关系与公司机密。
十一、严禁泄露公司机密,未经同意,不得以公司名义对外发布任何消息。
第四节 罚则
本制度的检查、监督部门为综合行政部,违反此规定的员工,除按公司正常考核外将另给予 30 元~100 元的扣薪处理并进行通报批评。
第4篇 物业公司办公环境管理规定-4
物业公司办公环境管理规定(4)
为了创造严肃、活泼、高效、和谐的现代化办公环境,提高工作效率,特制定本管理规定:
1、工作人员必须按时上班;
2、工作时间应按公司规定统一着装,并正确配带名牌;服装、仪容必须整洁、得体;
3、在办公室内坐姿要端正,不允许翘腿或身体歪斜,交头接耳及大声喧哗,聊天;
4、上班时间不允许看报刊杂志及与工作无关的书籍,不准吃零食;不准在办公室、会议室等公共场所内吸烟、用餐;
5、在办公室内行走要轻,以免影响他人工作;
6、办公时间、办公桌上除茶杯、名牌、日历外不允许摆放其它物品;
7、离开座位后应及时将椅子归位,下班后或外出办事,要清理好自己的桌面,并将椅子归位后离开,关好电脑方可下班。
8、所有来电,务必在三声之内接听,接起电话时须做自我介绍,必要时要做好记录,通话要点要问清。
9、办公时间原则上不准打私人电话,家人有急事来电,应从速简洁结束通话,禁止当着来客打私人电话、谈家事或与工作无关的话题。
10、接待任何顾客来访,应热情大方,以良好的万科物业人精神风貌接待顾客的来访,对无法回答顾客的问题,应及时向有关人员反映。
11、由行政后勤责任人负责定期检查办公区域卫生、5s,将检查结果通报,并与月考核挂钩,各班组负责人作为办公区域卫生、5s监督人。
本规定即日起生效,请各位自觉遵守执行。
第5篇 物业公司办公用品设备使用管理规定
物业公司办公用品设备使用管理规定
一、办公物品分办公设备和办公用品两大类。办公设备包括复印机、传真机、照相机、碎纸机、电话、办公桌椅、保险柜、文件柜、电脑、扫描仪及打印机等。办公用品包括纸、笔、笔记本、各种表格、计算器、直尺、文件夹、文件筐等。
二、办公设备由财务登记固定资产,各部门建立明细帐并报行政人事部备查。所有办公设备的责任人为该设备所在部门的部门主管。如该部门主管工作调动时,应及时填写设备清单移交给接任者签收,财务监督。
三、各部门要爱护公共财产,如有遗失或损坏,则根据实际情况,由该部门主管或使用人负责折价赔偿。
四、各部门应在每月末将下月办公用品的采购计划报行政人事部,并指定一人负责办公用品的领取发放和文件资料的复印。凡领用价值达100元以上的文具,必须登记个人卡片,辞工或被辞退时要交还文具,如有损坏照价赔偿。
五、办公用品领用本着节约的原则。行政人事部按季度将各部门领用办公用品和文件资料复印情况报送财务,以便财务核算。
六、本公司电话、传真及复印机,主要是作为与外界沟通方便开展工作,为业主服务,不提倡员工在公司打私人电话、擅自使用传真机、复印机。
七、使用办公电话要做到文明礼貌、简洁、明确,需处理的事务必须做好记录,并及时转告有关人员处理。
八、传真机、复印机由专人保管使用,不得擅自使用;因工作需要时,必须由办公(部门负责人)批准后,方可使用。
九、不经许申请、擅自使用长途电话、传真、复印机,公司可根据实际情况在工资中扣除相应电话、传真、复印机的损耗、纸张费。
第6篇 v公司办公用品管理规定
为加强办公用品使用的管理,节约开支、避免浪费,特制定本管理规定。一、办公用品分类:
1、常用品:圆珠笔(芯)、水笔(芯)、铅笔、橡皮、墨水、胶水、回形针、大头针、装钉针、稿纸。
2、控制品:名片、文件夹、压杆夹、文件架、计算器、钉书机、笔记本、会议纪录本、信封、笔筒、钢笔、白板笔、水彩笔、固体胶、胶带、标签纸、涂改液、更正带、档案盒、档案袋、皮筋、刀片、图钉、票夹、印台(油)、量具、刀具、软盘、刻录盘。
3、特批品(不列入办公用品费用考核):印刷品(各类宣传单、各类表格、文件头等),财务帐本、凭证,苹果机彩色墨盒及打印纸,u盘等。
二、办公用品使用对象:各公司主管以上管理人员、职能和业务部门员工,具体由各公司核定。
三、申购和采购:办公用品常用品由人事行政部门根据消耗情况进行申购备领,控制品和特批品由使用部门(人)提出申购,控制品经各公司总经理批准,特批品经董事长批准;批准后的《申购单》交采购中心执行购买。未填写《申购单》及未经领导批准擅自购买的不予报销。
四、管理和发放:
1、办公用品由人事行政部门统一保管,并指定保管人,按公司核定的费用标准向使用人发放。
2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续,保管人根据采购价格核定物品单价,计入领用部门(人)费用,并在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。
3、各部门应指定专人领取办公用品。
五、各部门费用核定及有关规定:
1、各公司各部门应按总部核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品,确因工作需要超标领用的,应经分管领导同意。
2、核定的费用实行增人增费、减人减费,各部门增人或减人,其费用由人事行政部门根据人员变动情况进行调整。
3、各部门因特殊情况需增加费用的,应以书面形式报批,经分管领导审核后,由总经理特批,并报请总部增加该项费用。
4、办公用品使用实行月统计年结算,截止时间为每月终和年终12月31日。由人事行政部门出具报表,财务部审核。费用超支在超支人年终奖金中扣除,节约费用计入下年度使用。
5、各公司可根据总部下达的办公用品定额自主确定各部门及各使用人的办公用品使用标准。
六、其它规定:
1、各部门要控制和合理使用办公用品,杜绝浪费现象。水笔芯、圆珠笔芯、胶水、墨水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。
2、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时,应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿,否则不予办理有关手续。
3、办公设备的耗材及维修费用。
(1)电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的耗材及维修费用,总部另定定额标准。属多个公司共用的,按集团总部规定的标准进行分摊;属各部门或个人保管使用的,计入所在公司定额费用。
(2)耗材包括:打印、复印纸,激光打印机碳粉、硒鼓,针式打印机色带,喷墨打印机墨盒(水),复印机碳粉,传真纸,鼠标,键盘等;其申购由设备使用部门(人)负责,并经总经理批准,属多个公司共用的,由指定管理公司的人事行政部门负责申购。
(3)办公设备的报修参照耗材申购程序办理。
七、本规定自下发之日起执行。
第7篇 物业管理公司办公室管理规定3
物业管理公司办公室管理规定(三)
1、员工应严格执行公司考勤制度,上午须提前十五分钟到岗,及时清洁办公环境应保持办公室整洁,不在室内放置杂物,办公桌上的物品应摆放有序;
2、办公室内严禁吸烟(接待客户除外)、食用食物;
3、办公室墙壁上不准乱贴、乱挂;
4、中午休息时,不得横卧在椅子或桌子上;
5、办公室内禁止闲聊和大声喧哗;
6、严禁用电脑玩游戏、聊天或做与工作无关的事;
7、不得随地吐痰、扔垃圾,保持办公场所清洁;
8、员工不得使用公司一次性纸杯;
9、下班或因事离开办公室时,应人走灯熄,关好门窗、电脑、空调、饮水机,并将座椅贴靠办公桌面放好;
10、白天办公室正常情况下不要开灯;室内温度在15-30度时,严禁使用空调,空调在使用过程中,制冷应控制在26度以上,制热应控制在22度以下。
第8篇 置业公司办公用品管理规定
置业公司办公用品管理规定
一、管理范围
(一)本规范所指'用品'是指消耗性和非消耗性两类办公用品:
1、消耗性办公用品:指公司购置、订做的办公用家具、电器、器具等设备,主要包括:车辆、办公桌、椅、沙发、茶几、文件柜、书柜(架)、电脑及配置、调制解调器、功放机、音响设备、电视机、打印机、扫描仪、投影仪、摄象机、照相机、采访机、复印机、传真机、装订机、订书机、计算器、碎纸机、验钞机、交换机、电话机、手机、传呼机、饮水机、打卡机、微波炉、电饭煲、话筒、电钻、时钟等。
2、非消耗性办公用品:指公司购置、订做的各类办公用低值易耗品,主要包括:书写用品、装订用品、文档用品、文印用品、财务用品、工程用品、设计用品、学习用品、宣传用品、电器用品、通讯用品、维修用品、接待用品、活动用品、餐饮用品、清洁用品等。
(二)本规范所指'管理'是指:对上述办公用品的预算、审批、购置、检验、入库、登记、编号、报帐、配置、
领用、台帐、统计、报表、借调、保修、维护、修理、盘点、报废、档案管理等工作。
二、管理原则
(一)归口负责,统一管理:公司所有办公用品由总经办统一负责预算、购买、配置、发放和管理。
(二)预算统计,规范表单:各领导、部门应在每月20日前将次月所需办公用品报总经办,由总经办统计品种、数量,编制预算并报批。月底需进行购、发、存盘点统计。管理中的台帐和统计均使用公司统一制作的表单。
(三)一人一表,配额领用:办公用品的配发、领用登记实行一人一表。由总经办负责配发及领用手续的办理,按实数填写有关登记表,离职时清退。根据员工所在部门、岗位的不同,公司确定所领用办公用品的种类、数量和金额定额。
(四)节约使用,谁用谁责:公司员工应节约使用办公用品,凡超过配领定额的领用,原则上应经总经办主任同意。办公用品一经配发领用,领用人即对所领办公用品负有保管维护的责任,不得遗失和损坏。
三、管理程序
公司办公用品按下述程序进行管理: 预算申报-审核审批-领款采购-验收入库-编号登记-配发领用-使用管理-统计报表。
(一)预算申报:每月底由行政人事部行政助理根据上月盘点和本月申请预计,填制'办公用品购置预算明细表'和上月预算执行情况统计表。
(二)审核审批:对上表由总经办主任初审后报财务经理审核、再报总经理审批。
(三)领款采购:购置预算审批后,凭此填写借款单并再由行政人事部统一负责采购。
(四)验收入库:购置的办公用品,应有行政人事部验收人员核查验收后,方能入库。购买经办人不
能验收。
(五)编号登记:对公司购置的消耗性办公用品均须进行统一分类、编号,并同时对其随配钥匙进行统一编号。编号后用口曲纸和透明胶纸张贴在用品及其钥匙上。
(六)配发领用:凡配发、领用的办公用品 ,均需由总经办填写'办公用品配发领用登记表',
并由使用、领用人在登记表上签字。低值易耗办公用品的领用,按《费用管理规定》中'配领定额'执行。
(七)使用管理:
1、属个人使用的办公用品(包括个人办公桌/椅/柜/机等的相关钥匙),由使用人负责管理。
2、非消耗性办公用品如有损坏遗失,总经办可要求领用人予以适当赔偿;已经损坏严重、不能再使用的,必须交回总经办,由集团综合管理部汇同总经办共同核实后作出报损处理意见,不允许使用人私自遗弃。
3、员工离职、离岗时,应将所配领办公用品(包括钥匙)交回总经办并办理交接手续。
4、公用办公用品由部门员工共同使用、部门负责人管理,如有遗失或损坏,应及时通知总经办,以便清查、修理、备案。
(八)统计报表:每月末总经办应对库存办公用品进行盘点,对当月办公用品购置、配领、库存情况进行统
计分析,并填制相关表单和统计表。
第9篇 某某公司办公用品管理规定
某公司办公用品管理规定
第一条 为使办公文具用品管理合理化,满足工作需求又节省费用,特制定本规定。
第二条 本规定将办公文具分为消耗品、管制消耗品及管制品三类,分列如下:
消耗品:铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、回形针、橡皮筋、橡皮擦、笔记本、复写纸、复印纸、便条 纸、信纸、夹子、印油、圆珠笔、钉书针、水笔芯、报销单、出差申请单等表格。
管制消耗品:签字笔、白板笔、荧光笔、涂改液、墨盒、色带、刻录盘、文件夹、档案袋等。
管制品:剪刀、美工刀、钉书机、削笔刀、钢笔、水笔壳、计算器、米尺、印泥、印台、文件框、笔筒、移动存储硬盘、软盘、u盘、电脑硬件等。
第三条 文具用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系应由个人使用保管的用品,如铅笔、胶水、橡皮、米尺等。“部门领用”系本单位共同使用的用品,如钉书器、计算器、u盘、移动硬盘等。
第四条 消耗品可依据年领用量,经验估算等设定领用限制基数,并可随部门或人员工作性质的改变适时调整。
第五条 管制消耗品应限定人员使用,自第二次发放起,必须以旧换新。
第六条 管制品应由各使用单位造册登记,建立保管人和移交手续,如有损坏,可以旧品换新品,如遗失应由责任人或部门自购赔偿。
第七条 每月20――25日由各部门提出“办公用品申购单”标明用途、使用时间,交办公室统一采购,每月1日由人资行政部发放。如遇紧急情况或临时性采购物品数额、金额大,可由各部门直接呈报总经理审批。
第八条 由办公室人资行政部为每部门设立“办公用品领用表”,统一装订成册,于领用时分别登记,以控制办公用品消耗。
第九条 办公用品系为公务活动提供,严禁带回家私用。
第十条 办公用品由办公室人资行政部采购。有采购不易或耗用量大者,可酌予库存。特殊用具经办公室人资行政部同意,可由使用部门自行采购。
第十一条 新进人员到职时由各部门向办公室人资行政部提出办公用品申请表申领,并签名。人员离职时,应将办公用具上缴办公室人资行政部,如有丢失照价赔偿。
第十二条 印刷品由应用部门领用后,其保管均由应用部门承担。
办公物品的购买
办公物品的申请、分发信用及报废处理
办公物品的保管
第一条 为了统一限量,控制用品规格以及节约经费开支,所有办公用品的购买,都应由人资行政部统一负责。
第二条 根据办公用品库存量情况以及消耗水平,向人资行政部部长报告,确定订购数量。如果办公印刷制品需要调整格式,或者未来某种办公用品的需要量将发生变化,也一并向人资行政部部长提出。
调整印刷制品格式,必须由作业部门以文书形式提出正式申请,经企划部门(品牌事业部部长)审核确定大致的规格、纸张质地与数量,然后到专门商店采购,选购价格合适、格式相近的印刷制品。
第三条 在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下,按照成本最小原则,选择直接去商店购买或者订购的方式。
第四条 在名部门申请的办公用品中,如果包含有需要订购的办公用品则申请部门还必须另填一份订购单,经人资行政部确认后,直接向有关商店订购。
人资行政部,必须依据订购单,填写“订购进度控制卡”,卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购等。
第五条 所订购办公用品送到后,按送货单位进行验收,核对品种、规格、数量与质量,确保没有问题后,在送货单上加盖印章,表示收到。然后,在订购进度控制卡上做好登记,写明到货日期、数量等。
第七条 收到办公用品后,对照订货单与订购进度控制卡,做支付传票,经主管签字盖章,作好登记,转交财务部负责支付或结算。
第八条 办公用品原则上由人资行政部统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况允许各部门在提出“办公用品购买申请书”的前提下就近采购。在这种情况下,人资行政部有权进行审核,并且把审核结果连同申请书一起交付监督检查部门(暂未有)保存,以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。
办公物品的申请、分发信用及报废处理
第九条 各部门的申请书必须一式两份,一份用于分发办公用品,另一份用于分发信用用品台账登记。在申请书上要定明所要物品、数量与单价金额。
第十条
1、接到各部门的申请书(两份)之后,有关人员要进行核对,并在申请受理册上做好登记,写上申请日期、申请部门、用品规格与名称以及数量,然后再填写一份用品分发传票给人资行政部。
2、发送到进行核对后,把申请的全部用品备齐,分发给各部门。
3、用品分发后做好登记,写明分发日期、品名与数量等。一份申请书连同用品发出通知书,转交人资行政部记账存档;另一份作为用品分发通知,连同分发物品一起返回各部门。
第十一条 对决定报废的办公用品,要做好登记,在报废处理册上写清用品名称、价格数量及报废处理的其他有关事项。
办公物品的保管
第十二条 所有入库办公用品,都必须一一填写台账(卡片)。
第十三条 必须清楚地掌握办公用品库存情况,经常整理与清扫,必要时要采取防虫等保全措施。
第十四条 办公用品仓库一年盘点两次(6月与12月)。盘点工作由人资行政部部长负责。盘点要求做到账物一致,如果不一致,必须查找原因,然后调整台账,使两者一致。
第十五条 印刷制品与各种用纸的管理依照盘存的台账为基准,对领用的数量随时进行记录并进行加减,计算出余量。一旦一批消耗品用完,立即写报告递交人资行政部部长。
第十六条 必须对耗材用量大各部门所拥有的办公日用低值易耗品,主要指各种用纸与印刷制品作出调查。调查方式是,每月5日对前一月领用量、使用量以及余量(未用量)做出统计,向上报告。人资行政部部长对报告进行核对,检查各部门统计的数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录保持一致,最后把报告分部门进行编辑保存。
对办公物品使用的监督与调查
第十七条 对各部门进行监督调查的内容包括:
1、核对用品领用传票与用品台账。
2、核对用品申请书与实际使用情况。
3、核对用品领用台账与实际用品台账。
第十八条
1、核对收支传票与用品实物台账。
2、核对支付传票与送货单据。
本管理规定解释权归办公室人资行政部。
本管理规定自颁布之日(20**-*-*)起实施。
第10篇 物业管理公司办公室值班管理规定-12
物业管理公司办公室值班管理规定12
为了配合公司“高尚物业,精致管理”的主题,给业主提供更为优质便捷的服务,真正方便业主生活,特制定办公室值班管理规定,希望大家共同遵守。
1、每月月底由客户服务主办编制下月客服中心值班安排表,交经理确认。
2、值班时间:周一至周五18:10-20:00 ,周六、日9:00-18:00。
3、值班人员必须严格按照值班时间上班,中途不得擅自离岗。
2、值班人员一律着工作服上班、戴好工牌。
3、个人原因调班的处理:周一至周五因个人原因不能值班的,值班人需另找其他人代(换)班并知会客户服务主办。
4、生病或公休调班的处理:周一至周五期间,第二天的值班人员自动前调,下面的依次前调,直到生病或公休人员上班后再恢复正常。周六周日期间则由当天值班人一人值班,不需要前调,特殊情况由部门经理指定人员代值。
5、值班人员按值班规定时间到岗后,到消防中心领用客户服务中心前台抽屉钥匙。
6、值班人员主要工作:接受相关咨询、记录返修问题及清洁技术家政服务(接单后需立即安排处理)、接待来访人员、处理紧急事件及突发事件,对未能及时处理事件要做好客户解释工作及事项记录工作。
7、值班人员对所接单处理的事项,需填写在值班记录本上,并标明处理的状态,未处理完成事项在第二天需知会相关人员及时处理。
8、不得用办公室的电话打与工作无关的电话,打电话时需长话短说,不能煲电话粥。
9、不能用办公室的电脑上与工作无关的网站,更不能上色情网站,不能在电脑上删除任何非自己的文件。
10、值班人员下班时,需要关闭空调、关灯,节约用电,并把电话接转到消防控制中心。
第11篇 房地产集团公司办公区域环境管理规定
房地产集团有限公司办公区域环境管理规定
第一章 总则
第一条为规范*城房地产集团有限公司(以下简称公司)办公区域的环境管理,保持环境的整洁、清新、怡人,维护良好的企业形象,根据公司的现状和发展要求,特制定本规定。
第二条本规定中的环境管理,是指公司办公区域的清洁和*化管理。
第三条综合管理部为公司办公区域环境管理的归口管理部门。
第四条本规定适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股项目公司、专业公司参照执行。
第二章环境管理的范围和要求
第五条环境管理的范围:
(一)清洁管理的范围:包括办公室、会议室、洗手间、走廊、楼道等部位及各类办公设施设备。
(二)*化管理的范围:包括董事长、常务副董事长、总经理办公室、会议室、会客室、各部门办公室、入口处,走廊及其他需要进行*化布置的地方。
第六条 环境管理的要求:
1.清洁人员应在员工上班前和下班后做好日常保洁工作;
2.地面(地毯)保持整洁,无污迹;
3.天花板、墙面、墙角保持无灰尘,无蛛网;
4.会议室保持整齐、洁净,茶具充足,并及时清洗、消毒,做到无污渍;
5.洗手间保持空气清新,无异味,场地整洁,卫生用品齐全,不断档;
6.门窗、走廊、楼梯、踢脚线、空调送风口等部位保持无灰尘、无污迹;
7.窗帘、垃圾筒、灯具、电源开头及插座等设施保持无破损、无尘垢;
8.办公设施设备摆放整齐,无灰尘、无污迹;
9.各办公室的茶具按时清倒,无遗漏;
10.*化植物无灰尘,花盆内无茶叶、烟蒂等杂物。
11.办公垃圾和洗手间垃圾及时收集,做到无积压。
(二)*化管理的要求:
1.观花、观果、观叶植物相结合;
2.高、中、低档植物相结合;
3.大、中、小型植物相结合;
4.常青类与季节类植物相结合;
5.根据工作需要和区域要求进行布置;
6.*化植物无灰尘、无异味、无虫害、无枯败叶,修剪美观;
7.费用适当。
第七条*化管理可根据实际需要采用自管型或租摆型的方式:
(一)自管型*化管理需自行采购*化植物及相关用品,并对*化植物进行日常养护和定期更换。
(二)租摆型*化管理则聘请*化公司进行*化布置、养护和更换。综合管理部应对*化租摆合同的履行进行监督,确保租摆植物的品种、数量、质量、养护、更换周期符合合同的要求。
第三章环境管理用品的管理
第八条环境管理用品的范围:
(一)清洁用品:包括吸尘器、洗洁精、除虫剂、抹布、扫帚、畚箕、拖把、水桶、梯子及其他用品。
(二)*化用品(自管型):包括*化植物、化肥、农药、剪刀及其他用品。
第九条环境管理用品的采购
综合管理部后勤管理人员根据需要和库存,编制环境管理用品的采购计划,由 综合管理部经理签署意见,经分管副总经理审核,报总经理审批后实施。采购时应对市场上清洁*化用品的品牌、质量、价格进行调查,力求价廉物美。
第十条 环境管理用品的保管:
综合管理部对所采购的用品进行验收、登记和入库(*化植物即摆放于办公区域)。
第十一条环境管理用品的领用:
清洁人员应本着合理、节约的原则,根据工作需要填写领用单,经后勤管理人员审核,综合管理部经理审批后领取。
第四章管理职责
第十二条后勤管理人员的环境管理职责:
(一)管理清洁人员;
(二)经常检查环境卫生和*化植物;
(三)制订环境管理用品的采购计划;
(四)洽谈*化租摆合同及监督合同的实施。
第十三条清洁人员职责:
(一)对办公场地、会议室、洗手间和楼道等办公区域进行保洁;
(二)更换洗手间卫生用品;
(三)清洁办公设施设备,清洗、消毒茶具;
(四)养护、清洁和更换*化植物(对租摆植物则进行检查记录);
(五)收集、倾倒垃圾。
第十四条各部门员工应协助做好环境管理工作,自觉保持办公场地清洁,爱护*化植物,主动进行节日卫生大扫除。
第十五条综合管理部每周对清洁工作进行1次检查,每季度对*化布置进行1次调整,发现问题及时整改。
第五章附则
第十六条本规定由综合管理部负责解释和修订。
第十七条本规定自印发之日起施行。
第12篇 物业公司办公室空调使用管理规定
物业公司关于办公室空调使用管理规定
1、目的
为给员工提供一个良好的工作环境,在提倡开源节源的意识下,加强对空调地有效管理,确保空调的安全运行。
2、管理要求
2.1空调使用实行专人负责制。由各部门主要负责人指定空调使用责任人,对空调的使用进行监督。责任人负责对空调的使用时间、管理处空调的正确使用、避免人为损坏、以保证空调能发挥其应有作用, 空调遥控器应由指定责任人保管
2.2为了做到节能降耗,特作此下规定:
2.2.1空调开启的时间为上午:9:00-12:00下午:14:30-18:00,其余时间(夜晚、阴雨天等)不得开启空调。
2.2.2夏季当室温达到34摄氏度以上方可开启空调,但空调设置温度不能低于26摄氏度。
2.2.3冬季室温低于10摄氏度时方能使用热电器或分体空调;室内温度低于5摄氏度以下方可使用柜式空调,但空调的设置温度不得高于16摄氏度,如发现有违反规定的,一律按公司规定处理。
2.3全体员工必须增强节约用电、安全用电意识。禁止在办公室同时使用电热器、空调取暖。
2.4 为确保监控室设备能良好的散热,冬季监控室禁止使用空调取暖,只能采用电热器取暖
2.5 为确保空调受非正常损坏,除空调过滤网定期清洗外,其他时候任何人未经许可不得随意在空调线路上乱接线、不得让员工朋友和外来人员随意开启空调。
2.6、当负责人调离本岗位时,遥控器应进行交接。如有遗失由负责人赔偿。
zz物业管理有限公司
第13篇 集团总公司办公区管理规定-范本
集团总公司办公区管理规定范本
第一条为加强办公区的管理,创造文明的办公环境,维护正常的办公秩序,树立良好的企业形象,提高办公效率,有利于公司各项工作的开展,特制定本规定。
第二条公司职工应严格遵守作息制度(管理部门职工上下班须打卡)。上班时间:8.30;下班时间:17:00午午休时间:11:30一13:00。班车发车时间:17:15。
第三条上班打卡后不得外出吃早点或办私事。
第四条午休后应准时于13.00上班。
第五条不得将与工作无关的物品带入公司。
第六条班车按规定路线、停车地点和时间运行,乘车职工不得随意提出变更要求。乘车时应注意维护车内卫生,不得在车上吸烟、饮食、嚼口香糖。
第七条各类车辆要服从保安人员指挥,按指定车位停放。自行车要停放到指定位置,不得乱放。
第八条公司职工上班时须衣着整洁、得体。除午休时间外,男士一律着西装、系领带。女士不得穿着牛仔服装、过于艳丽花哨或过于暴露的服装;不得穿着运动服装、t恤衫;不得只穿毛衣不着外套;不得穿军靴、露出脚趾及后跟的凉鞋及其他不适宜的装束。男女职工不准穿着与工作环境不相符、不协调的服装和配戴不协调的饰物上班。
第九条办公时间不得因私会客;午休时间不得在办公区内搞文体娱乐活动;因私打电话必须简短。
第十条办公区手机、寻呼机均应关闭,或设定在静音状态。
第十一条办公区严禁大声喧哗、嘻笑打闹、聚堆聊天;不得使用不文明语言。
第十二条办公区及公共区域应保持环境整洁,办公用品摆放整齐,不得用餐、吃零食或嚼口香糖;不得摆放鞋、雨伞及其他私人杂物;严禁随地吐痰。
第十三条公司办公区域、公用区域、楼前广场及机动车内严禁吸烟。
第十四条按规定时间到食堂用餐,不得饮酒。午餐时间:11:30一13:00。
第十五条下班或办公室无人时,须关闭所有电器,公文、印章、票据及贵重物品、现金等须锁人保险柜或抽屉内,关窗、锁门后方可离开。
第十六条遵守保密纪律,保存好各种文件及技术资料,不得泄露公司机密。
第十七条各楼层谈判间、会议室及大会议厅由办公室统一管理安排。
第十八条墙壁不得乱刻乱画、加钉。自己打开水时严禁乱泼乱倒,剩茶水只准倒入开水间内水他的茶漏中。使用矿泉水机应管理得当。
第十九条文明用厕,注意保洁。
第二十条办公区内除小隔断间外,不得摆放沙发。
第二十一条本制度由总公司办公室和有关物业管理公司负责监督检查执行情况。
对违反规定者,办公室将会同人事本部视情节轻重给予口头警告、罚款100元至500元、通报批评等处罚。
第二十二条爱护公司固定资产,发现损坏应及时报修,无法修复的应注明原因申请报废。因故意或使用不当损坏公物者,应予以相应赔偿。
第二十三条本规定由总公司办公室负责解释。
第14篇 公司办公用品管理规定-6
公司办公用品管理规定(6)
第一章主题内容与适用范围
为加强我公司办公用品管理,控制费用开支,规范我公司办公用品的采购与使用,本着勤俭节约和有利于工作的原则,根据我公司实际情况,特制定本规定。
第二章办公用品的购买
办公用品购买细则
第一条原则
为了统一限量,控制用品规格以及节约经费开支,所有办公用品的购买,都应由行政部统一负责。
第二条办公物品的申购
根据办公用品库存量情况以及消耗水平,向行政经理通报,确定申购数量。如果办公印刷制品需要调整格式,或者未来某种办公用品的需要量将发生变化,也一并向行政经理提出。
第三条采购规定
在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下,按照成本最小原则,选择直接去商店采购或者订购的方式。
办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购复印纸、大中型设备器具、批量办公用品等,必须有两至三人参加洽谈,货比三家,务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠;不得受贿,不得索取钱物。
订购单:在各部门申请的办公用品中如果包含有需要订购的办公用品,则申请部门还必须另填一份订购单,经行政部门确认后,直接向有关商店订购。
行政部门必须依据订购单,填写“订购进度控制卡”,卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购等等。
第四条验货
所购买办公用品送到后,按购货清单进行验收,核对品种、规格、数量与质量,确保没有问题。
第五条各部门申请办公用品
办公用品原则上由公司行政部统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况,允许各部门在提出“购买办公用品申请表”的前提下进行采购。在这种情况下,行政部门有权进行审核,并且把审核结果连同申请书一起保存,以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。
第三章办公用品的分类、领用及报废处理
第六条办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。
1.消耗品:铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、复写纸、标签、便签、橡皮、夹子等。
2.管理消耗品:签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、信封、白板笔、固体胶等。
3.管理品:剪刀、钉书器、直尺、笔筒、计算机、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、印台等。
第七条管理和发放:
1、办公用品由人事行政部门统一保管,并指定保管人,按公司核定的费用标准向使用人发放。
2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续,保管人根据采购价格核定物品单价,计入领用部门(人)费用,并在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。
3、各部门办公用品费用核定及有关规定:
①、办公用品领用必须认真履行手续,应填写《办公用品领用单》后领用和发放,严禁先借后领的行为。
②、公司各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品,确因工作需要超标领用的,应经行政经理同意。
③、核定的费用实行增人增费、减人减费,各部门增人或减人,其费用由人事行政部门根据人员变动情况进行调整。
④、各部门因特殊情况需增加费用的,应以书面形式报批,经分管领导审核后,由总经理特批增加该项费用。
⑤、办公用品使用实行月统计年结算,截止时间为每月终和年终12月31日。由人事行政部门出具报表,财务部审核。费用超支在超支人年终奖金中扣除,节约费用计入下年度使用。
⑥、各部门及各使用人的办公用品使用标准:每人每月最多领用1支签字笔,如果保管不好丢失自行负责购买。每周三统一领用办公用品,其他时间严禁领用办公用品。
⑦、各部门要控制和合理使用办公用品,杜绝浪费现象。笔记本、签字笔芯、圆珠笔芯、胶水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。
⑧、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时,应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿,否则不予办理有关手续。
第八条报废处理
对决定报废的办公用品,要作好登记,在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。
第四章办公物品的保管
第九条填写清单
所有入库办公用品,都必须一一填写入库清单。
第十条保管
必须清楚地掌握办公用品库存情况,经常整理与清扫,必要时要实行防虫等保全措施。
第十一条盘存
办公用品仓库应定期清点。清点工作由行政人员负责。清点要求做到账物一致,如果不一致必须查找原因,然后调整清单,使两者一致。
第十二条印刷品与纸张管理
印刷品与各种用纸的管理按照盘存的清单为准,对领用的数量随时进行记录并进行加减,计算出余量。如果消耗品用完,立即写报告递交行政主管。
第十三条持有量调查
必须对公司各部门所拥有的办公用低值易耗品,主要指各种用纸与印刷制品作出调查。调查方式是,定期对每月领用量、使用量以及余量(未用量)作出统计,向上报告。行政部对报告进行核对,检查各部门所报统计数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致。最后把报告分部门进行编辑保存。
第五章对办公物品使用的监督与调查
第十四条调查内容
对公司各部门进行调查,调查内容包括:
1.核对用品领用单据与用品清单。
2.核对用品申请书与实际使用情况。
3.核对用品领用清单与实际用品清单。
第十五条行政经理职责
1.核对收支传票与用品实物清单。
2.核对支付传票与送货单据。
第十六条本规定自下发之日起执行。
复印纸管理规定
1、目的:为保证公司员工正常办公,合理使用办公资源,防止浪费,节约开支,特制定本管理规定。
2、范围:公司全体在职员工。
3、权责:各部门经理安排专人负责登记、监督。
4、内容:
4.1各部门于每月1日从行政部
领用复印纸一包。
4.2复印时应先到各部门登记复印内容,按规格登记复印份数,紧急情况灵活处理,但应后补登记及领用复印纸数量手续。
4.3所有需复印资料之人员必须熟练复印技术,倘若自己不懂复印技术必须向总台文员咨询清楚方可。
4.4复印时原件、纸张必须放置妥当,保证复印质量,印件清晰。
4.5若复印资料数量较多时,应先选择复印1件,确认质量合格,再输入余数,以免浪费纸张。
4.6节约纸张,若内部使用则尽量使用再生纸张。(行政部可以领取再生纸)
4.7严禁复印与公务无关的私人资料,违者罚款20元。
第15篇 a公司办公自动化管理规定
1 目的
为强化公司办公自动化系统的管理,确保系统各功能有效运行,信息及时处理和反馈。对电子公文准确、规范、安全、及时地进行处理,提高工作效率。
2 适用范围
本规定适用公司内部各单位、解放经销商、服务站办公自动化系统的管理。
3 术语和定义
电子公文:电子公文是指在企业管理过程中所形成的具有行政效力和规范体式,能被计算机处理、拷贝、存储和现代数据通信技术传递的公务文书如:(决定、决议、指示、请示、批复、通知、通告、通报、报告、会议纪要、专题会议纪要、公函等)。文秘资源网
4 职责
4.1公司办公室是公司办公自动化系统的管理部门,对公司办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核公司办公自动化系统的使用、运转、保密情况。
4.2公司电算室是保证公司办公自动化系统正常运行的系统维护部门,对公司办公自动化系统能否正常运行负责,并负责对永久保留的信息备份工作。
4.3人力资源开发室负责人员流动、用户变更信息的及时提供。
4.4网络室是解放经销商办公自动化系统的管理部门,对解放经销商办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核解放经销商办公自动化系统的使用、运转、保密情况。
4.5服务管理部是解放服务站办公自动化系统的管理部门,对解放服务站办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核解放服务站办公自动化系统的使用、运转、保密情况。
5 管理要求
5.1 电子公文管理规定。
5.1.1 电子公文与纸质公文关系。
5.1.1.1各部门须指定专人负责办公系统管理,按纸质公文办理程序处理电子公文。
5.1.1.2电子公文行文关系,与纸质公文的行文关系相同。
5.1.1.3除特殊注明外,电子公文与纸质公文具有同等的行政效力。电子公文不加印鉴。
5.1.1.4电子公文的公文要素与纸质公文基本一致,包括:公文版头、秘密等级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、主题词、抄报抄送机关、附件等。
5.1.1.4电子公文的办理分为收文和发文办理,其工作流程与纸质公文工作流程基本相同。
5.1.2上机操作人员必须熟记本人的用户代码和口令,并保守秘密,在系统中不得从事与工作无关的活动,系统用毕应及时退出该系统。上机人员调离工作岗位应及时通知办公室和电算调整业务流程、更改用户设置。非办公系统中注册的人员不得上机操作或浏览。
5.1.3 对机密级以上(含机密级)的文件和篇幅较长的转发附件,仍以纸质方式发送,但要形成简要说明,进入业务流程,批复工作仍在办公系统中进行。
5.1.4 使用人员要在每个工作日8:00-8:30和16:00-16:30期间察看'待办事宜',并签署意见。
5.1.5国家秘密级以上(含秘密级)和集团公司机密级秘密公文不得以电子公文形式在网上传递。
5.1.6各部门在收到电子公文后,有必要复制成一份(经发文机关批准可复制成多份)纸质公文,应需在所复制成的纸质公文右上角加盖复制专用章(电子公文复制专用章图样附后)注明复制单位、日期、份数,然后继续办理的其他程序。所收到的相同纸质公文应作为备份存档。
5.1.7 电子公文处理和存储,必须采用专用的计算机和存储设备,由收到电子公文的人员负责管理,确保有关设备的安全。
5.1.8 电子公文介质[硬(软)磁盘、磁带、光盘等]应按下列要求管理:
5.1.8.1 电子公文介质的使用和保存,等同纸质公文的使用和保存。
5.1.8.2 电子公文介质的维护和维修,由公司电算室负责。
5.1.8.3 电子公文介质的销毁,等同纸质公文的销毁,须进行登记并由两人监销,确保不漏销、不丢失。
5.1.9用户认证管理。
5.1.9.1用户密码方式:用户首次登陆时系统强制更改密码,日常要求每隔1个月修改用户密码。
5.1.9.2建议系统采用电子身份认证卡确保系统的安全。
5.1.10用户管理。
5.1.10.1用户重新审核:将现有的oa用户按部门列表由用户所在部门领导签字确认。
5.1.10.2新用户申请程序:新增用户由本人填写新增(变更)用户表(附后),本部门领导签字后,到人力资源开发室盖章确认,由电算室创建用户。
5.1.10.3用户权限变更:当对用户权限有特殊需要时,请填写用户权限变更表(附后)。
5.1.10.4用户变更:人员流动时,由人力资源开发室填写用户新增(变更)表(附后)提供给电算室,由电算室对这些用户变更所属部门。
5.1.10.5用户注销:人员调离,退休、退养、离职时,由人力资源开发室填写用户注销表(附后)提供给电算室,由电算室注销用户。
5.1.11用户组管理。
5.1.11.1用户群组重新审核:将群组名称及群组成员列出后,由各主管部门重新审核。
5.1.11.2新用户组申请程序:由使用部门填写用户新增(变更)表(附后),与电算室协商创建。
5.1.11.3用户组的日常管理:用户组由电算室进行日常维护。
5.1.11.4用户组信息的发布:为方便查询各用户组包含的成员,电算室将每隔一个月在通知公告中发布用户组信息。
5.1.12功能模块的管理。各模块的主管单位指定专人对模块中的文档进行维护。
5.1.13系统操作要求。
5.1.13.1要求每天早8:00打开oa办公系统,下班时触发按钮,形成的信息由各部门专人管理并与考勤挂勾。
5.1.13.2上班期间每隔一个小时查看一次最新信息。
5.1.13.3各模块的主管理单位负责及时更新信息。
5.1.14信息管理要求。
5.1.14.1电子邮件系统:要求经常清理,保证邮件占用空间小于100m。
5.1.14.2通知公告、留言板:文档保留一个月时间,超期后由电算室对文档进行删除。
5.1.14.3公文管理、党委工作、食堂管理:由办公室对文档进行维护。
5.1.14.4政策法规、经济责任制:由企管办对文档进行定期维护。
5.1.14.5信息发布、信息收集:由指定部门的专人负责维护。
5.1.14.6对于永久保留的信息由电算室负责备份。
5.1.14.7重要信息主管理部门要自已备份
5.2经销商电子公文管理规定。
5.2.1每家经销商一个用户名,由专人管理与使用,用户名和密码要有两人知晓,避免人员调动,其他人不能登录。
5.2.2上机人员调离工作岗位,新的操作人员应及时更改用户设置。
5.2.3上机操作人员必须熟记用户名和密码,并保守秘密。
5.2.4上机操作人员在系统中不得从事与工作无关的活动,系统用毕应及时退出该系统。
5.2.5不许将ie浏览器设置成“表单自动提示密码”。
5.2.6上机人员不得在邮件系统中向所有用户群发邮件,一经发现,作为劣迹记入经销商综合考评。
5.2.7使用人员要每日登录系统,至少保证早、晚各一次,并及时将一汽贸易总公司的有关信息通知到相关人员。
5.3服务商电子公文管理规定。
5.3.1外来公文进行登记、处理,在收文流程中处理,例如:一汽网上公文、服务通报、月报审核通知及其它形式的文件等。由服务站资料员负责管理流程。
5.3.2服务站内部制定的公文,需按流程办理且归档,在发文流程中办理。由服务站资料员负责管理流程。
5.3.3信息采编用来从各种媒体采集各种相关信息,经筛选整理编辑后形成各种主题刊物,进行发布。例如:质量信息反馈、重大质量问题汇报、用户信息、索赔申请、市场信息等。主要由持有一汽贸易公司颁发的培训上岗证的服务经理、鉴定员、资料员负责。
5.3.4公共服务为各服务站提供资料和服务,资料内容由服务管理部整理更新后供查询、使用。
5.3.4.1服务系统通讯录,供服务站使用,主要由贸易公司电算室负责。
5.3.4.2服务信息通报、月报审核信息每月由服务管理部进行编写,以供服务站查看。
5.3.4.3资料管理是涉及日常工作需共享的各方面资料,例如:新车型信息、产品改进信息、零部件信息、故障编码、保用标准等。主要由服务管理部负责。
5.3.4.4电子公告板用于发布各类公共信息和通知等,各服务站均可发布。
5.3.5直接发送电子邮件主要是用于小范围内的信息沟通。
5.3.6关于磁盘上机使用的规定。
5.3.6.1凡从外单位带回、拷回或购回的磁盘,必须由有关服务站站长同意并经服务站计算机管理人员作病毒检查后,方可上机使用。
5.3.6.2外单位人员来服务站上机时,所带磁盘必须由服务站站长同意,经作病毒检查确认无病毒后,方可上机使用。
5.3.6.3发现病毒时,操作者不得擅自处理,须经服务站计算机管理负责人查明原因后,责成专人处理。
6相关文件
(无)
7相关记录及保存期
7.1新增(变更)用户表 保存期限五年
7.2用户权限变更表 保存期限 五年
7.3用户注销表保存期限五年
