第1篇 物业：顾客财产管理规定
物业程序文件:顾客财产管理规定
1.目的
妥善保管业主委托管理的财物,对其发生情况进行记录。
2.范围
适用于公司各服务项目。
3.定义
无
4.职责
部门/岗位工作职责
管理处负责人负责识别顾客财产问题,与业主明确责任
管业部负责对委托管理的钥匙、业主(顾客)档案等进行管理
安全部、工程部负责对房屋主体、公共区域、各类设备、设施等进行管理
5.方法及过程控制
5.1业主或业主共同拥有产权的财产,如房屋主体、各类设备、设施、委托管理物品,如钥匙、车辆等、房屋租售信息、业主、顾客档案(业主、顾客的身份、身份证号码、车牌号码、家庭住址、家庭成员、职业等)
5.2法律、法规规定须经公司检验的顾客财产
5.2.1房屋主体、公共区域、各类设备、设施的接管验收,执行《物业接管验收程序》
5.2.2房屋主体、公共区域、各类设备、设施的日常防护管理,执行《房屋本体维修管理程序》
5.2.3空置房屋管理执行《空置房屋管理程序》
5.3业主委托管理的物品
5.3.1业主如有委托管理的物品,管理处需由专口负责人对物品进行确认,业主所委托的物品应在物业管理服务范围之内,如有必要须事前签订相关协议。
5.3.2托管物品应首先检验物品的外观、规格、数量、质量、性能、使用等,登记在《顾客物品委托管理记录单》。
5.3.3《顾客物品委托管理记录单》由业主与管理处负责人共同签字认可后方可办理物品托管。
5.3.4非业主本人领取物品,必须持有业主授权书及本人身份证。
5.3.5业主委托钥匙管理,执行《钥匙管理程序》
5.4业主档案
5.4.1业主入住时,管理处应对该业主建立档案,执行《房屋交付手续办理工作程序》
5.4.2管业部主管指派专人对业主档案进行定期整理、归档。
5.4.3业主档案需经管业部主管同意后才可以翻阅,登记《业主档案查(借)阅记录表》,如需复印须经管理处负责人同意。
5.4.4如工商、税务、卫生、公安等政府部门工作人员对业主进行调查,管理处应验明证件并登记后予以配合。
5.5业主委托管理的物品发生丢失、损坏或发生不适用的情况,应管理处负责人确认后以书面形式报告给业主,并保持相关记录。
6.支持性文件
tj**wy7.5.4-g02 《物业接管验收程序》
tj**wy7.5.1-g11 《房屋本体维修管理程序》
tj**wy7.5.1-k02 《钥匙管理程序》
tj**wy7.5.1-k03 《空置房屋管理程序》
tj**wy6.1-k01 《房屋交付手续办理工作程序》
7.质量记录
tj**wy7.5.4-k02-f1 《顾客物品委托管理记录单》
tj**wy7.5.4-k02-f2 《业主档案查(借)阅记录表》
tj**wy7.5.4-k02-f3 《顾客财产丢失、损坏记录》
tj**wy7.5.1-k02-f5 《顾客委托(收回)钥匙登记表》
tj**wy7.5.1-k03-f2 《空置房屋设施检查记录》
第2篇 某物业辖区顾客财产控制管理规定
物业辖区顾客财产控制管理规定
1.0目的
使顾客财产的价值得到充分发挥和有效控制,更好地为顾客服务,实现顾客满意。
2.0适用范围
辖区内顾客共有的所有财产和属顾客个人所有(包括单位集体所有,以下同)而由管理处代管的财产。
3.0职责
由管理处负责顾客财产的控制和管理。
4.0定义:
顾客财产:辖区内属顾客共有的财产和属顾客个人所有而由物业公司代管的财产。
5.0顾客财产的识别
5.1顾客财产包括但不限于以下内容:
5.1.1辖区内房屋本体及公共设施、设备(包括房屋本体、公共广场、绿地、道路、小品、公共娱乐设施、车棚、化粪池、污水井、上下水管道、宣传设施、机电设备等);
5.1.2辖区内的出租用房、未售房屋和车库;
5.1.3辖区内停放的车辆(包括机动车辆和非机动车辆);
5.1.4顾客所有的钥匙(包括顾客个人和顾客共有);
5.1.5顾客的档案资料(包括顾客个人档案资料和顾客共用档案资料);
6.0程序
6.1辖区内房屋本体及公共设施的控制和管理见《房屋本体及公共设施管理工作手册》:
6.2辖区内的出租用房和未售房屋控制和管理见《房屋管理规定》;
6.3辖区内车辆的管理见《安全管理规定》;
6.4顾客的钥匙管理见《房屋管理规定》;
6.5顾客档案资料的控制和管理;
6.5.1顾客人个档案及资料的管理;
6.5.1.1顾客个人档案及资料包括但不限于以下内容:
a)《住户基本情况登记表》
b)《分户验收单》
c)《装修协议书》
d)《业主公约》
e)《访问顾客记录表》
f)《处理违章记录》
g) 空房看管记录
6.5.1.2日常管理
a)个人档案资料以每户为单位,每户一册单放在档案袋内,并在档案袋的封皮上注明业主姓名、编号(包括栋号、单元号及房号)、籍贯、档案资料目录,按顺序排放在档案柜中,以便随时查阅,发现丢失及时补充;
b)每半年对所有档案资料检查一遍,填写《档案资料检查表》,管理部每半年抽查一次,监督执行情况。
6.5.1.3资料更改管理
若发现资料与事实不符,应立即更改,更改应把原有内容用线划掉,但应保留原记录的清晰度,不得涂改,若需业主亲自更改的应请业主签名(例如协议书),若无法更改或更改幅度较大,业主应重新签定并在《档案资料检查表》上做记录且保存原资料;
6.5.2顾客共有资料的管理;
6.5.2.1顾客共有资料包括但不限于
a)辖区规划设计图
b)平面竣工图
c)供水管网图
d)供电线路图
e)天燃气管网图
f)暖气管网图
g)污雨水管网图
6.5.2.2管理处应把资料分类并妥善保存,以便随时查阅;
7.0相关文件及记录
a)《房屋本体及公共设施工作手册》
b)《房屋管理规定》
c)《安全管理规定》
d)《住户基本情况登记表》 qr-c
e)《分户验收单》qr-c
f)《装修协议书》
g)《业主公约》
h)《处理违章记录》qr-c
i)《访问顾客记录表》qr-c
j)《档案资料检查表》qr-c
