后勤集团记录管理规定

后勤集团记录管理规定

后勤集团记录管理规定

为能真实地反映本单位工作满足顾客需求的程度,为采取纠正、预防和改进措施提供信息,并为集团和本单位工作运行的有效性和有追溯性要求的场合提供客观证据,集团在工作运行中所发生的各种记录,均应有效地进行管理,特制订本规定。

一、定义

记录是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

二、适用范围

本规定适用于集团所有发生记录的单位、部门和员工。

三、职责

1.集团质量检验部负责设计《控制程序文件》中需要的记录表格,并由集团管理者代表审批。

2.各单位负责设计本单位《工作指导书》中需要的记录表格,并由本单位负责人审批,并报集团质量检验部备案。

3.各单位负责设计本单位运行中所需要的各种记录,并由单位负责人审批。

4.修改记录时,应向审批人提出申请,经审批人审核批准后方可修改。

5.修改后的记录,必须经单位负责人审批后方可使用。

6.各单位应每半年统计一次记录的发生情况,并认真填写《记录清单》。

四、记录的分类

1.质量管理体系运行的记录:

集团《控制程序文件》中记录样册里的全部记录;

各单位《工作指导书》中记录样册里的全部记录。

2.各单位工作运行中确认的各种记录。

五、记录的标识

1.与质量管理体系运行有关的记录,其标识方式按照集团《记录控制程序》文件中4.2、4.4条款执行。

2.工作运行中的记录,各单位应规定统一的编号方法。

3.非表格化且不便于编号标识的记录,可用记录名称形式标识。

六、记录的使用要求

1.经审批确认的各种记录,要发至相应岗位。各单位要保证在工作场所使用的记录表格为有效格式。

2.工作场所使用的各种记录,应由岗位工作人员填写,别人不得代填。

3.填写记录时应认真、及时,不得发生补填、提前填写等现象。记录填写要完整,填写内容要真实,不得缺项,不得作假,字迹应清晰,签署要齐全(姓名、日期)。

七、记录的保存

1.各单位应由专人负责本单位质量管理体系运行和有关工作运行的记录的检查、收集。

2.对收集的记录应进行整理、分类归档。

3.记录要存放在适宜的地点,防止记录的损坏或丢失。

4.借阅记录时要有登记,并及时归还。

5.按照规定的记录保存期限,定期清理到期的记录。

6.需要销毁的记录,经本单位负责人批准后,方可办理回收、销毁手续。

八、附则

1.本规定的拟订、修改和解释由集团质量检验部负责。

2.本规定自公布之日起执行。集团办字〔2004〕6号《关于下发z后勤集团生产运行记录管理暂行规定的通知》及《z后勤集团生产运行记录管理暂行规定》同时废止。