国电电力新能源公司档案管理规定
一 总 则
1、为加强公司文书档案的科学、规范管理,提高文书档案工作质量,保证和维护档案的安全、完整,进一步充分发挥档案的功能,提高利用价值为公司经营管理直接服务的作用,根据《中华人民共和国档案法》及档案法实施办法,结合本公司实际情况特制订本暂行规定。
2、本规定所称档案,是指公司在经营、管理活动中形成的各种有保存价值的资料,包括文本资料、电子记录资料、声像资料和实物资料等。
3、公司各部门、分子公司所有员工均有保护公司档案的义务。
4、公司的档案工作实行统一领导,分级管理,定期归档的方式,共同做好档案资料的收集、保管、整理、立卷和归档工作。
二 档案管理的机构和职责
1、公司行政部为公司档案管理的主管部门,对公司的档案资料实行统一归档和日常管理。
2、公司档案工作实行部门收集整理,档案室统一归档的原则。
3、各部门为档案管理的分管部门,由指定专人负责本部门的档案资料收集、保管和移交归档工作。
4、行政部档案管理员和各部门档案管理员(兼职)均为公司的档案管理工作人员,应保持相对的稳定,各部门专(兼)职档案管理员名单须报行政部备案,如有变动须及时通知行政部。
5、档案管理员出现工作变动或离职,应将其经办或保管的档案资料向接办人移交,严禁擅自带走或销毁。
6、档案管理员应当忠于职守,遵守公司《档案管理规定》和《保密规定》,保守公司秘密,不得向其他人员泄露档案内容。
三 档案的收集
1、坚持部门收集、管理资料的原则。各部门、分子公司专(兼)职档案管理员按本部门资料的归档范围负责及时收集、管理本部门的资料,即把好文件“质量关”,要检查文件及附件是否完整,文书处理程序是否完备,处理的来龙去脉是否注明,文件质量符合要求。采取每月、每季度或次年三月前移交公司档案室归档立卷,并办好交接签收手续。
2、凡公司发出的公文(含原稿、正件和附件)一律由行政部统一收集管理。
3、一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集、立卷、归档。
4、公司与外单位签订的合同或协议,在用印时即按合同约定的份数收取归档。
5、召开的各种重大会议,由会议主管部门将会议纪要、会议材料、声像资料等向行政部移交,季度统一向档案室移交。
6、其他声像档案的收集应在声像资料形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档(归档的声像资料均必须为原版、原件,照片含底片)。
四、归档范围
1、公司应归档的资料包括:公司在日常工作和经营活动中形成的有保存和利用、参考价值的文书资料、工程资料、图片和声像制品。
2、上级部门发来的与本公司有关的决定、决议、指示、批复、命令、条例、规定等文件材料。
3、公司对外的正式发文以及与有关单位来往的文书。
4、公司对内进行管理、规范事务的正式发文。
5、重要的会议材料,参加上级部门会议带回的会议材料,公司内部会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议纪要和会议记录等。
6、公司的各种工作计划、总结、报告、统计报表、简报及合理化建议等。
7、公司与有关单位签订的合同、协议书和有关法律文书等文件材料。
8、公司的财务报表、账本、凭证等。
9、公司关于员工劳动、人事、工资、福利方面的文件材料以及对员工奖励、处分的文件材料。
10、公司工程项目资料及有关报建审批手续和验收记录、证明资料。
11、公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的报道、照片、录音、录像等。
12、凡是加盖过公章未经正式使用文件资料的必须交回行政部。
五 档案的立卷
1、公司各部门要坚持档案资料的平时立卷工作。
2、各部门对处理完毕或保存的文件资料,由专(兼)职档案管理员集中统一保管。
3、各部门应根据业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料立卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切,并编上条款号。
4、公文承办人员应及时将办理完毕或经领导签发的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职档案人员归卷。
5、专(兼)职档案管理员应及时将收集的文件材料,按照“案卷类目”条款,放入平时保存文件卷夹内“对号入座”,并在收发文登记簿上注明。
6、公司档案年度立卷工作由档案室负责统一规范立卷,保证案卷质量,各相关部门专(兼)职档案人员配合,共同做好档案的立卷、组卷、编目工作。
五、文件归档与移交
1、各部门文档应于次年三月份以前向档案室移交;
2、《移交清单》(见附表一)一式二份,清单上需包含的内容:文件名称、文件号、行文日期、文件页数、是否原件、文件密级、移交人、监交人、接收人信息。
3、文件移交清单三方签字为有效。
4、公司档案资料分类组卷由行政部统一规范,具体的分类标准为:先大类(行政管理、经营、科研、后勤),后部门(董事会、行政、人事、财务部、项目部等),再小类(文件在前、资料在后)。
5、保管期限分为永久、长期(50年)、短期(15年)三种。新规则对2007年以后形成的归档文件,保管期限分为永久、长期(30年、10年)两种。
6、确定文件材料归档范围和划分保管期限的原则是:
(1)从维护公司历史面貌完整出发,用全面的、历史的、发展的观点,分析和鉴定文件材料的现实作用和历史作用,以文件材料形成部门的职能作用及文件材料的具体内容作为判定归档范围和划分保管期限的基本要素。
(2)凡是记录和反映公司主要经营管理活动、中心工作和基本历史面貌的,在维护公司权益等方面具有永久性凭证价值和文化价值,对公司有长远利用价值的各种文件材料应定为永久保管;
(3)凡是记录和反映公司经营管理活动,在较长时间内对本公司工作有查考利用价值,在维护公司权益方面具有凭证性价值的文件材料,应定为长期保管。
7、案卷质量总的要求是:遵循文件资料的形成规律和特点,保持文件资料之间的 有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
8、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,放在一起,不得分开;绝密文件单独立卷。
9、不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年;工程资料放在项目验收年度;其它文件的立卷按照有关规定执行。
10、卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依次序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
11、卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右下角,背面的左上角打印页号。
永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
12、有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。
六、档案的保管、统计
1、公司档案资料实行专人、专柜、专室管理。
2、公司档案资料的保管按机构、年度、保存期限、编号次序进行保管,并编制好案卷目录等工作。
3、档案管理员须做好档案资料的保护工作,做到“八防”:防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防鼠、防霉、防光。
4、公司档案实行计算机监控管理,实现档案管理的规范化、自动化、现代化。
5、公司档案室应当加强档案的管理和利用,定期对档案的价值进行鉴定。
6、声像档案在保管期限内须进行定期检查,防止档案的变质、退磁。对重要的声像档案应制作光盘保管。严禁私自撤销、清洗、消磁和修改。
文书档案的统计
7、文书档案要建立健全统计制度,对档案的收进、移出、库存、利用、销毁等情况进行统计,统计数据做到准确可靠。
编制案卷目录、全引目录,专题卡片、资料等检索工具,方便利用,提高效率。
七、档案的查阅、借阅
1、公司员工查阅、借阅档案资料时,应严格按程序办理,填写《查(借)阅档案审批表》,档案室负责人对查(借)阅人、查阅档案内容、查阅时间和归还时间进行详细登记后方予查阅。
2、查(借)阅档案员工应根据申请内容进行查阅,对档案内容与本身工作无关的档案,一律不得查阅。
3、档案查(借)阅的批准人:普通档案由文件归属部门总监审批;秘密级以上档案由总裁或主管副总裁审批。
4、公司档案原件原则上不外借,如因工作需要确需外借带出,普通档案由行政部经理批准,秘密级档案由总裁或主管副总裁批准。对常用的档案资料,档案室可提供复印副本供借阅,副本在使用部门使用完毕后,应及时交还档案室。严禁未经允许私自对档案资料进行复印和复制。
查(借)阅档案人员须爱护档案,不得在文件上作任何标记、标志或涂改,不得在阅览桌上摆放茶水、墨水瓶,不得在阅览时吸烟,以免造成档案的损坏。
5、声像档案一般不得借阅。在不影响保密的前提下,经总裁或主管副总裁批准可用于公司内部学习、对外宣传。
八、档案的销毁
1、对超过保管期限和确已失去价值的档案,档案工作人员应定期整理,进行销毁。档案的销毁具体见《档案销毁程序》。
2、档案需要销毁时,由行政部档案管理员提出销毁意见,经行政部经理会同相关职能部门经理严格审查,并编制档案销毁清册,经公司相关系统总监审核,并在会计档案销毁清册上审批签字后销毁。
3、其他档案销毁前,应将需销毁档案在清单一一列明,报行政部经理审核,经总裁或主管副总裁审批后,方可实施销毁。其他任何人不得私自销毁档案。
4、档案销毁时须有两人以上人员进行现场监督,并在销毁清单上签字确认该档案确已销毁。不得一人单独进行档案的销毁。
九、罚则
有下列行为之一的,由公司行政部责令限期改正;情节严重的,报请总裁或主管副总裁对负责的主管人员和直接责任人给予处分。
1、将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有,拒绝移交档案室归档的。
2、违反公司规定擅自缩小档案收集范围的。
3、明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的。
4、档案管理员、对档案负有领导责任的人员玩忽职守,造成档案损失的。
5、未经批准,私自复印或销毁档案的。
拆件、涂改、勾划、折叠、转借,损毁、丢失和擅自提供、抄录、涂改、6、6、伪造档案的。
7、擅自发布或传播公司尚未对外公布的档案内容的。
十、附则
本规定由行政部制订和解释,经总裁或主管副总裁审批,修改时亦同。
本规定施行后,凡既有的类似制度自行终止。
本规定自2023年10月30日起试实行。
