z学校办公室管理规定
学校办公室管理制度
一、安排各种行政会议,负责会议记录以及文件、报告、计划、总结等文字材料的起草;负责会议纪要,决议的印发,并督促检查执行,及时向校长汇报情况。协助校长处理日常行政事务工作。
二、做好来访接待工作,做到安排周密、妥当、热情。
三、做好行政类文件的收发、登记、编号、传阅、收回及保管工作,针对文件内容,提出拟办意见,对上级机关和有关单位的通知及时汇报领导,并请示办理意见。
四、组织文件的打印装订工作,做到准确及时,字迹清楚,无特殊情况不得拖延。
五、做好文书档案的收集、整理、立卷、存档工作,执行保密制度。
六、及时处理信访,做到有登记,有结果,不积压,不拖延,重大问题及时向领导报告。
七、领导交办的临时性工作要尽快完成并随时汇报。
校长办公室主任岗位职责
办公室是协助校长处理日常校务和协调各职能部门关系的办事机构。办公室主任主持办公室工作,其岗位职责如下:
1、负责贯彻落实校长办公会议和行政办公会议的决议。负责组织校长室召开的各类工作会议,安排好会务工作,并作好会议记录、列席专题会议。
2、定期组织收集、分析、综合全校的教育教学、行政各方面的信息,主动做好典型经验的调查总结,及时向校长汇报。
3、负责校内外文件的收发、统计、文书档案的管理和机要保密工作。
4、负责起草学校综合性行政工作报告、决议以及以学校名义发布有关事项的布告、通知。
5、负责对来校检查、视察、参观的上级领导和其他人员的接待工作。
6、负责教职工的政治学习、升旗仪式等集中活动的考勤计算以及加班费的核发。
7、负责学校鉴印的管理与使用。
8、负责重大节日的宣传庆典的组织工作和会议场地的管理工作。
9、协助校长做好周工作计划、年度工作计划、工作总结以及教职工的年终考核工作。
10、负责有关来客来访人员的接待工作,开启校长信箱,处理人民来信或教育投诉。
11、负责来电来函收发,通知传阅,协调处理有关事务,学校重大事件的上报,确保各种停息畅通。起草签发各类文稿,负责各类文件的收发、登记、传阅及整理归档。
12、做好学校车辆的管理调度工作,管理学校宣传栏和校务公告栏。
13、组织处理校领导交办的其它工作。
会议制度
一、校长办公会议
1、议事范围
(l) 传达和学习上级党委、政府、教育行政部门的有关文件和指示精神;
(2) 汇报上月工作情况,提出下月工作思路;校领导协调和布置下阶段的重要工作;
(3) 其它需例会讨论的事项。
2、议事制度
(l) 校长办公会议是加强学校行政工作的规范化建设,增进学校办事机构间工作的联系和协调,加强和改进学校处室作风建设的重要形式。
(2) 校长办公会议由校长、副校长、校长助理、工会主席、办公室、负责人参加,由校长或校长委托副校长、校长助理主持。如有特殊原因缺席会议,必须向校长说明缺席原因。
(3) 校长办公会议由专人负责记录并整理成每月工作行事历。
(4) 校长办公会议每二周召开一次。
二、校务会议
1、议事范围
(1) 讨论审议学校内部管理的有关制度和规定。
(2) 按规定程序讨论决定学校机构设置、教育教学与课程计划,讨论决定招生、教师职务评聘、教职工人事调配、临时用工人员的工资等有关政策方案。
(3) 讨论审议学校财务年度预决算情况、学校大型设备的采购和大额经费开支事项。
(4) 讨论研究分管校领导需要经校务会议协调解决的问题。
(6) 讨论需要校务会议决定的其它事项。
2、议事制度
(1) 校务会议的参加人员为校长、副校长、校长助理、办公室主任、各部门主任。由校长召集并主持。如有特殊原因缺席会议,必须向校长说明缺席原因。
(2) 校务会议决定事项由校长在综合与会人员意见后作出。
(3) 校务会议的内容凡属机密的,与会人员不得以任何方式向会议以外人员泄露。
(4) 校务会议由专人记录,并将记录存档。会议决定事项根据需要由学校办公室抄告有关部门。
(5) 校务会议一般每周一下午召开。
三、教工大会
1、议事范围
(l) 传达和学习上级党委、政府、教育行政部门的有关文件和指示精神;
(2) 传达学校、各部门近期工作情况;其它须校务公开事项。
2、议事制度
(l) 会议由校长、由校长或校长委托副校长、校长助理主持,全体教工参加,实行相关考勤制度。
(2) 有关会议的内容安排等具体事务由校长委托办公室负责,相关部门协助。
(3) 教工会议由专人负责记录并存档。
(4) 教工会议每周召开一次。
四、专题会议
1、议事范围
(1) 研究处理属于校领导分管范围、需要统筹协调的某一业务事项。
(2) 研究处理属于学校既定工作安排,需要组织实施的某一业务事项。
(3) 研究处理某一全校性重要活动的协调实施事项。
(4) 研究某一突发事件的处理意见。
(5) 其它需要研究处理的学校日常工作中的具体业务事项。
2、议事制度
(l) 学校专题会议由校长或副校长、校长助理主持召开,根据会议内容,分别召集有关处室、部门负责人出席。
(2) 学校专题会议的议题由校长或副校长、校长助理提出。
(3) 会议会务由学校办公室负责,会议需要形成纪要的,由相关部门负责人指定专人负责,并上交一份会议纪要到学校办公室保存。
(4) 凡会议决定的事项,有关部门、教工要认真执行,抓紧办理。
五、备注
(1) 部门会议是个部门内部学习和研究、布置、交流工作的主要形式,由部门负责人主持与召集,每月不少于两次。
(2)各部门学期(学年)工作计划在每学期(学年)开学后一周内交办公室,各部门的学期(学年)工作小结(总结)应在学期(学年)结束前l0天内交办公室汇总,由办公室综合整理,作为学校学期(学年)工作计划、总结、大事记的附样归档。
(3)会议记录样式
会议纪要
会议召开时间
会议地点
会议主持人
会议记录人
会议主题
会议参加对象
会议内容纪要
备注
六、会议室使用管理。
1、会议室的使用原则上由校长办公室统一安排和协调。
2、各部门使用会议室,至少提前1天向校长办公室书面申请,填写“会议安排单”(包括开会时间、主办单位、会议内容、会场布置要求、费用情况等)。并由相关部门负责人签字同意。
3、会场布置要求包括
(1)会场的标语——部门召开应该自行准备,学校校级层面标语由办公室落实
(2)车辆接送——一般区级以上的活动,学校可安排车辆。教研活动学校不安排。
(3)接待茶水等——教育系统以上的活动,或者是部门的年终总结交流大会可以申请茶水和水果。
(4)就餐——如果大型活动持续半天以上,需要涉及到中午午餐,就餐的级别、就餐的人数,需要提前告知办公室。
(5)摄影、摄像——原则上由会议申请部门自行解决。
3、各部门使用会议室应爱护各类设施,如有损坏,照价赔偿。做好会议室的保洁工作。
附:会议安排单
填写日期: 年 月 日
会议时间
召开部门
会议内容
拟用会议室
小会议室()三楼会议室()五楼活动室()
会场布置要求
确认签字
文件阅读暂行规定
一、为了文件传阅迅速,不拖延,不积压,提高工作效率,一般文件从送阅到阅毕不得超过一个星期,校领导和各部门阅文完毕后应及时交回校长办公室,不得擅自横传,擅自把文件直接传给其它部门或个人。
二、保持文件的完整性,请不要抽出卷内文件和文件附件。因工作需要需继续使用文件时,须向校长办公室说明。
三、文件一律不得带到公共场所,所载内容不得擅自翻印和扩大阅读范围。确因工作需要需翻印文件,一般文件须经校长办公室同意,如有违犯者或丢失文件者,对当事人要按有关制度严肃处理,并追究主要负责人的责任。
四、严格遵守保密规则,不得随意泄漏文件内容。
五、学校指定专人负责文件的收发、登记、传阅、管理。文件的签收和归还由专人负责,不准交予其它无关人员代办。
六、阅文人阅文后要在《文件传阅单》上规定位置签署名字或意见。签阅文件要使用蓝、黑色墨水的钢笔或毛笔,不能使用红色笔、铅笔。
附:文件传阅处理单
序号
来文机关
来文号
文目摘称
领 导 阅 示
阅 件 签 名
承 办 情 况
备注
材料是否齐备()是否归档( )是否需要上网公示( )
请各部门根据相关文件处理结束后,及时将相关文件和处理情况材料归档到校长办公室。
校长办公室保密制度
一、认真贯彻执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》,切实做好公文、通信、涉外、科技工作、办公自动化以及会议的保密工作。
二、不该说的秘密,不说;不该问的秘密,不问;不该看的秘密,不看;不该记录的秘密,不记录。
三、不在非保密记录本上记录秘密事项;不在非秘密的地方存放秘密文件和资料;不在公共场所和亲朋面前谈论秘密。
四、不用普通电话、普通函件传达秘密事项。
五、不得随意复印秘密材料和扩大涉密范围,如有确需复印的文件、材料,应征得上级有关部门同意后方可复印。
六、每学期末要对涉密文件及材料进行全面清理,并做好后期的处理工作。
七、对违反保密制度的人员要视其情节,追究责任。
办公信息网收发文管理暂行规定
一、为加强和规范办公信息网收发文管理,提高办公效率,特制定本规定。
二、学校指派专人(信息员)负责本单位在办公信息网上的文件收发,并做好收文的归档和网上回执。
三、信息员必须管理好办公信息网的帐号和密码,严格遵守保密制度。
四、办公信息网上文件的收发由校长办公室集中统一管理。各部门上报学校的通知、请示、报告、申请等公文,必须告知校长办公室,由校长办公室负责处理。
五、学校印发的通知等将不再使用纸质文档(除重要文件外),通过校园网、行政网等传送,请教工注意网上查阅。
六、办公信息网的具体使用和操作由计算机网络中心提供技术支持和培训。
文件传阅登记单
序号
来文机关
来文 号
文目摘称
承 办 部 门
注备
工作是否处理结束()是否归档()是否需要上网公示( )
文件收发流程:
1、文件收取——〉分类保存电子稿
(保存类型:红头文件、党政干部会议通知、需上交表格或反馈信息的文件)
——〉分类打印文字稿
——〉校长室审阅重要文件、批示
——〉相关部门执行文件规定
——〉处理结束上交有关材料
2、文件反馈——〉有关部门根据文件处理
——〉电子稿到校长室集中反馈。(特殊文件除外)
校章使用管理规定
一、印章管理
1.校级各类由学校办公室负责保管。
2.各部门的印章,必须由专人管理,规范使用。印章应加锁存放,印章管理人员要认真负责,坚守岗位,确保印章安全。
3.印章应及时清洗,勤添印油,确保印章经久耐用、用印清晰。
4.使用印章必须按照规定办理,每次用印要进行登记。
5.盖印时应注意位置恰当,要骑年盖月,字组端正,图形清晰。
6.文件或材料的落款单位,必须与印章一致,否则不能用印。
二、印章的使用范围
1、校印
(1)以学校名义制发的各种文件,上报的各种报表;
(2)学校颁发的各种证件、证书、聘书;
(3)学校对外签订的协议、合同;
(4)对外联系行政业务工作的介绍信、证明信;
(5)其他经校领导批准需要使用校印的有关材料。
学生的学业成绩,职工的工资收入证明,师生的婚姻状况证明等不使用校印。
2、校长印章
用于证件、证书、聘书、有关报表、合同、协议书、法人委托书等,以及以校长名义发出的函。
三、用印原则和程序
1、所有用印必须填写“盖印公章登记单”,经办人、经审签后,方能盖章。
2、计划内招收的各层次学生毕业证、结业证、学位证书,各类新生录取通知书,各类招生广告或以学校名义发出的其它广告,各类合同书、协议书、申报材料、重要的统计报表及其它重要文本的用印,须经主管校领导或校长审签。
3、法人委托书及其它代表法人的证件使用法人印章,须由法人代表(校长)签署同意。
4、特殊情况用印,须请示校长办公室领导或主管校领导。
5、假期中或特殊情况,校章经请示同意后转由相关人员保管。
盖印学校公章登记单
时间:年 月日( )部门
事由:
经办人:
公章类型:学校()校长( )公章枚数:
介绍信管理制度
一、学校办公室受行政委托管理学校行政介绍信。
二、学校行政介绍信由专人负责保管。管理人员要严格执行介绍信管理制度,开具介绍信管理人员要亲手操作;要坚持“朱在墨上”的原则,不得在空白介绍信或空白纸上盖印,让他人带走使用。
三、介绍信必须存放在牢固加锁的保险柜中,管理人员在使用介绍信后要严格保管。
四、介绍信在使用时要严格履行批准手续。管理人员开具介绍信前,要检查原稿上有无领导人签发意见或批准使用介绍信的意见,有领导人签发意见或批准意见的,方能开具。
五、介绍信的使用要记录在案。介绍信管理人员经审查确认合乎开具手续后,要在介绍信使用登记簿上逐项填写登记项目。登记项目包括:开具介绍信、介绍信内容、申请人、承办人等。
六、管理人员在开具介绍信时,要将介绍信的内容填写明确具体,信文与存根记载要求一致,并填写有效限期。存根要及时上交档案室。
学校介绍信使用登记簿
编号:
时间: 年 月 日
介绍信使用单位:
申请人:
介绍信内容:
办公室信访工作办法
1、信访工作在学校行政的领导下,坚持实事求是、按政策办事的原则,积极主动处理好信访问题,做到件件有着落,事事有结果。
2、办公室负责处理来信、接待来访工作。对重要来信、重要来访,呈请行政领导同志阅批。
3、 办公室信访工作任务主要有:
(1)办理学校行政和上级领导机关交办的来信来访问题;
(2)受理校内教职工、群众的信访问题;
(3)做好党政领导同志接待来访前的准备工作及事后的交办、催办、落实工作;
(4) 办理学校党政领导交办的其它信访事项。
4、 信访工作程序。办公室接到群众来信后,要按照规定的步骤认真办理。办理群众来信的程序是:拆封→阅信→登记→处理→复信。
拆封。收到群众来信,要当日拆封,不能拖拉。
阅信。拆封后应及时阅信,阅信时要认真仔细,要理解和掌握来信者的意图、要求及反映情况的全部过程。
登记。将来信者的姓名、性别、工作单位、通讯地址和反映的问题、要求等内容,逐项在《群众来信登记簿》上登记。对重复来信者,应加以注明。
处理。一般性的群众来信,由办公室负责同志批办;重要来信在办公室负责同志拟办后,呈请行政领导同志批办。批办意见填写在《学校办公室信访处理单》的相应栏目中。根据来信所反映问题的性质,按照“分级负责、归口办理”的原则,属于办公室职责范围内的问题,要及时、妥善处理,对于需要其他部门或下级单位处理的问题,应及时转办或交办。
复信。群众来信处理完毕后,原则上都应复信,向群众宣传政策,做思想工作,告知处理情况,答复处理结果,做到件件有回音。
办公室对群众来访陈述意见,反映情况,提出要求、建议、批评以及申诉、控告、检举等,要以对群众负责的态度,热情接待,耐心听取,并对来访者反映的问题和要求予以办理。办理群众来访的基本程序是:登记→接谈→处理→回访。
群众来访登记卡
来访人姓名
性别
年龄
职务
现工作单位或家庭住址
初次来访时间
联系电话
来访问题摘要:
处理情况:
群众来信处理单
编 号:
来 信 人
来信时间
主要内容
校领导意见
处理结果
日志、每周工作安排填写制度
一、为了保证学校办公室更好地围绕学校中心工作服务,充分发挥参谋、桥梁、助手作用,使学校办公室工作更加有序、规范、科学;为了便于及时检查、落实、总结各项工作,记录全校教工工作人员的工作成效,各部门必须开始填写工作日志、工作安排,由办公室统一汇总,整理汇编,上网公示。
二、日志的内容,主要是记载每个部门每天处理的主要事务,或是记载协助其他部门处理的事务和问题,以及办理、完成校领导和办公室交办的其它工作,同时要记录每件重大事务处理情况、看法、建议等内容。
三、每周工作安排主要记录下一周的部门活动主题、会议安排等,每周五上午10点由办公室统一收取汇总、上网公示。
四、工作日志各部门主任每天按时填写,如遇其他原因耽误,要迅速补记。每周五下午3点由办公室统一收取汇总。
学校日志登记表(下一周周一收取)
时间
周期
登记人
部 门
政教()教务()总务()人事()教研()支部()工会()其他()
部门主要事务描述(周一)
部门主要事务描述(周二)
部门主要事务描述(周三)
部门主要事务描述(周四)
部门主要事务描述(周五)
每周工作安排
日期
第 周
部 门
政教()教导()总务()人事()科研()支部()工会()其他()
主要工作计划
周一:
周二:
周三:
周四:
周五:
周六:
周日:
备注
前一周周五收取
车辆管理制度
为加强车辆管理,合理安排车辆,确保教学、科研及公务用车,对车辆使用作以下规定:
一、校内车辆统一由校长办公室管理、调度。
二、驾驶员应具备良好的职业道德,坚守工作岗位,严格遵守交通规则及各项规章制度。
三、驾驶员必须服从用车调度,保持通讯联系,做到随叫随到,积极完成出车任务。精心保养车辆,保持车辆的整洁。发现故障及时排除,节约燃油和修理费。
四、保障校长及各处(室)的公务用车,做到按时接送。各学科教研活动、学生竞赛一般不安排接送,如因为特殊原因,必须经过校长室批准。学生竞赛等活动必须有带队教师陪同,大量的资料接送必须由相关部门指定专人负责。
五、各部门需公务用车,应提前向校长办公室联系,由校长办公室统一安排。并按规定填写出车单的校长办公室存根一览,驾驶员一栏由办公室填写。
六、教工及外单位借用车,应在不影响本单位用车的情况下,经公司领导批准,给予派车,视情收取服务费用。
七、未经同意驾驶员私自用车以严重违纪论处。若发生事故,一切责任由私自出车者自负。
八、驾驶员下班后,车辆除次日有接送任务,应停放在校内制定位置。
附:出车单据
校长办公室存根
申请时间
年 月 日 时
出车时间
年月 日时
出车地点
申请人
出车事由请打勾
接送人员()接送材料()学生竞赛( )带队教师人数:个其他:
是否安排
是()否( )变更项目:
备注
驾驶员出车凭证
申请时间
年 月 日 时
出车时间
年月 日时
出车地点
申请人
出车事由请打勾
接送人员()接送材料()学生竞赛( )带队教师人数:个其他:
是否安排
是()否( )变更项目:
备注
宣传工作管理办法
为了进一步做好学校宣传工作,规范学校各部门的宣传行为,推进学校宣传工作管理的科学化、规范化,紧紧围绕学校的中心工作,为学校的发展营造良好的氛围,结合我校实际,特制定本办法。
1、新闻宣传工作由校党支部统一领导,成立宣传工作领导小组,由分管宣传工作的校领导任组长,学校办公室主任任副组长,相关部门负责人为成员,负责全校新闻宣传工作的组织、指导、协调和考核等工作。
2、各部门主任负责本部门的新闻宣传工作,在遵守宣传纪律的前提下,积极向延平教育信息及学校网站等校内外新闻媒体投稿,及时向社会宣传本单位在各项工作中的好做法和新成果,为不断提高学校的社会知名度和美誉度做出自己应有的贡献。
3、为保证及时汇集全校的新闻信息,高效有序地开展工作,建立新闻报道报告制度,各部门应及时将本部门的新闻信息的文字和音像资料(电子稿)上交到校长办公室,由办公室统一登记整理。
4、校内横幅、标语、海报等的悬挂、张贴须经各部门负责人审查同意, 在指定地点悬挂,到期自行取回,严禁延期悬挂、张贴。
5、通讯员在市级以上新闻媒体(指纸质媒体)上发表宣传我校的新闻稿件,给予一定奖励。
部门新闻报送单
报送部门
报送时间
通讯员
新闻主题
采用媒体
(请注明时间 刊期)
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