酒店信用政策与挂账管理规定
为了方便有信誉的企业、团体、机关及等机构性质的客人在本酒店内所属场所消费的结算,同时为防范信贷风险,制定本办法。
一、信贷客户的开立
1、 申请。企业、团体、机关等单位要在酒店采用挂账结算方式的,须填写挂账结算申请表,清楚注明申请单位名称、地址、电话、银行账号、授权签单人及其签名式样,并加盖公章。对于个人申请挂账结算的,必须预先交纳保证金,或由部门经理以上人员负责担保并承担全部风险,除酒店总经理或集团公司总经理以上人员外,担保金额不得超过5000元。挂账客户须与酒店签订挂账结算合约。
2、 审批。所有挂账申请先经酒店公关销售部审核申请单位所填列资料,确保其准确性,并提出信贷限额、信贷期限和信用等级,并由财务部进行复核和风险评估后,提出意见,交总经理审批。
3、 旅行社的结算合同。在与旅行社签订结算合同时,除须规定房租及其他优惠价格外,还必须规定挂账累计限额、结算期限、结算币种和结算方式等内容,对于信誉不好的旅行社,则须要求交纳一定数额的保证金。
4、 备案。挂账结算申请书按规定程序审核并由总经理最后审批后,财务部负责信贷人员需为申请单位开设挂账账户,并发信正式通知申请单位。同时,将被批准单位的有关资料整理好编入挂账结算名册,发给酒店各收银点及有关部门,以备查对。
二、信用等级的评定
挂账客户信用等级分为a、b两级。客户分级的评定依据主要根据该挂账单位规模的大小、市场信誉的好坏、合作时间的长短、单位背景等条件进行评审。对于规模大、市场信誉好、合作时间长、背景好的定为a级信用,对于以上条件较差的公司则列为b级信用。a级客户可免交保证金,价格上给予比b级客户更大的优惠。财务部根据销售部门提出的意,进行复查并提出意见,报总经理审批。挂账信用等级可根据合作时期的表现及实际情况进行调整。a级信用单位两次逾期付款后应降为b级信用单位,如持续逾期付款,应考虑是否要求期缴纳保证金。
三、保证金的收取和信用限额的管理
b级信用单位必须预交与信用限额相同金额的保证金,保证金不能计算利息。财务部负责信贷人员在挂账公司消费达到上限前通知对方支付前期款项,否则在满额后必须现付
结算。若挂账公司单笔消费额超过信用限而又需要挂账结算时,必须由营业部门负责人签名担保,担保金额不能超过5000元,担保人负责账款追收并承担风险。
四、结算期限的规定及优惠条件
挂账公司的结算期一般定为15天(上半月消费必须在月底前结清,下半月消费款必须在下月15日前结清) 或30天(当月消费款必须在下月内结清)两种。为了鼓励挂账单位按期结算消费款,销售部在制定价格时可考虑给予按时结算的客户适当的折扣优惠,但须在合约中注明。
五、逾期结算的处理
挂账公司未能按时支付款项时,财务部应及时发出催收信并做好存档,同时向、上级汇报并知会销售部门,销售部门有责任协助追收。
六、挂账资格的终止
应收账款逾期九十天未能结清时,或者挂账消费额超过信用限额而尚未收回账款时,财务部负责信贷人员应该提出终止客户挂账消费的报告书,销售部门、财务部经理根据具体情况提出意见,经过总经理审批后生效。信贷负责人除通知对方公司外,同时通知各收
银点和有关部门。
七、坏账的处理
1、 责任:坏账发生后,业务经办经员必须承担相关的责任。
2、 转销程序:
(1) 财务部对于每一笔欠款,经查确实不能收回时,须填写坏账转销报告,列明账款发生日期、数额、追收的经过、不能收回的原因及认定坏账的证据等。
(2) 财务部经理审核坏账转销报告,对造成损失的责任归属提出追究、处理的意见。
(3) 总经理对坏账的转销、责任人的处理意见进行审核。
(4) 财务部在接到坏账转销的批准后,方能办理转销的账务处理。
(5) 作为坏账转销后的应收款,财务部仍应积极与客户保持联系,随时跟踪有无收回账款的可能性。
八、挂账记录存档
为每一个挂账客户开立独立的挂账账户,保存挂账档案,包括挂结算申请表、客户相关资料、授权书、往来信函、对账单等。
九、举行挂账分析会议
财务部经理应每月组织一次挂账分析会议,由总经理、销售经理、各营业部门经理及
信贷负责人员参加。财务部提供应收款报告(包括累计应收款余额、账龄情况、应收款周转天数、逾期未结账情况及呆账情况等),通报客户的信用情况,提出账款结算过程中存在的问题,商议解决办法。
