物业文件报批信息传递程序管理规定

物业文件报批信息传递程序管理规定

物业文件报批和信息传递程序管理规定

1、目的:

为规范文件报批和信息传递流程,减少管理失误,提高效率。

2、适用范围:

****(顾问项目)管理处

3、职责:

信息资料员负责管理处的信息收集、汇总工作。

4、方法和过程控制:

4.1文件报批流程

4.1.1关于报批部门

4.1.1.1各种重要信息的报送部门、电脑采购的审批部门为上级领导审批。

4.1.1.2人事、行政类文件、员工活动的报批部门为综合管理部;

4.1.1.3经营管理类文件的报批部门为管理处经理;

4.1.1.4财务管理类文件及各种收费标准的报批部门为财务部。

4.1.2报批程序

4.1.2.1由单一部门审批的文件,由报批部门直接报相应审批部门审批;

4.1.2.2需由多个部门审批或业务部门不能确定由哪一部门审批的文件报经理审批,由经理综合协调负责转发相关部门(人员)和跟踪。

4.1.2.3报批文件只能使用单一收件人(可抄送相关人员)。

4.1.2.4发件人以收件人为跟踪对象,收件人负责文件的审批跟踪。

4.1.2.5文件须有签署人。

4.1.3各部门在执行过程中可将意见及时反馈给经理。

4.2信息传递管理制度

4.2.1各部门人员应保持开放心态,及时、准确地将信息在内部发布或传递给相应部门。

4.2.2各部门主管是本部门信息工作的第一责任人,全权负责本部门的信息管理工作。

4.2.3各部门之间及部门内部以正常的信息传递方式传递真实、完整的信息,不得传播未经证实的加入个人主观臆测的信息,对以非正常方式传播对公司造成不良影响的信息者将追究其相应责任,严重者将移交司法机关处理。

4.2.4员工应树立高度的保密意识,严格控制信息传递的范围,不得将受控的信息向无关人员泄露。

4.2.5各部门须在每月月末最后一天下班前(遇节假日向前顺延)将本部门《月度工作计划表》和《月度工作完成情况表》上交经理审核、顾问审批及打印张贴;各部门须在每周五前将本部门的《周信息报》上交经理审核、顾问审批及打印张贴;如入伙、装修、各类公司定义的专项工作负责人需每天填报《专项工作日报》,并于每日下班前提交经理审核、顾问审批后交信息管理员收档;各部门应及时将本部门各类管理信息、突发事件、顾客投诉、重要会议或活动信息,按规定要求发送给相关领导或总公司相关部门,其中重大、突发事件,在事发生后1小时内上报经理或有关领导,所采取措施应在三天之内上报。

4.2.6各部门人员向其他部门发送邮件或文件必需抄送本部门主管,否则将视为重大的违反公司规定处理。

4.2.7各部门对上网帐号及密码要严格管理,部门及职员的上网密码应每月更换一次,如本部门有人员离职,应立即更换其在职期间所掌握的所有密码,以确保信息安全。

4.2.8不得利用internet及e-mail信箱从事危害国家安全,泄露国家秘密等犯罪活动。

4.2.9不得利用互联网泄露公司机密,查阅、复制和传播非法言论、淫秽黄色信息,对违反此规定的行为,公司将做严肃处理。

4.2.10操作时,应遵守internet国际惯例,不得向他人发送恶意的、挑衅的邮件,不得随意向不认识的企业或机构的信箱发送商业广告。

4.2.11不得利用internet从事私人工作,综合管理部将定期对各帐号使用情况进行监控、检查。