物业中心租售中心财务管理规定
物业服务中心租售中心财务管理规定
1.目的
使租售中心财务工作规范化、合理化。
2.范围
适用于公司租售业务所涉及收、付款环节。
3.职责
部门/岗位职责
各物业服务中心出纳负责服务中心处租售业务款项的收取,并按公司要求及时上缴公司;
租售中心各业务分点由指定的兼职财务人员及地铺负责人收取款项(现金),并将现金款项存入公司指定账户,将缴款凭证交财务部门结算。
公司财务管理部负责付款和收款监督。
4.方法和过程控制
4.1收据的领用、保管与核销
4.1.1公司正式收款收据统一由部门财务到公司财务处领,各地铺要使用的收据由地铺负责人及兼职财务人员到部门财务领取,并按公司财务规定领用、发放、核销。
4.1.2收款收据不可遗失、损坏,作废的收款收据必须完整保存,地铺负责人、兼职财务人员对收据负保管责任。
4.1.3现场指定兼职财务人员每月定期将本月收取的收款凭证上交公司财务部结算,并按财务部的要求核销已使用完的收据,月底必须核销完当月全部收款。
4.1.4作废的收据,'四联'要全部完整,并注明'作废'和作废时间。
4.2收据使用要求
4.2.1现场收据分类:在收据备注栏中注明'出租类'、'转让类';
4.2.2收据的填写必须完整,日期、付款方式、金额大小写等严格按公司财务部的规定要求填写;
4.2.3所有人员在开据收据时须在'收款人'签全名,待上缴财务人员时,再由财务人员按公司要求核销;
4.2.4填写收据时,客户姓名、付款人均需填写全称,'付款人'栏目原则上由付款客户本人签字,如因特殊原因须为客户代付款,付款人签名处须注明'某某人代',但'担保金'和'定金'必须由付款客户本人签字。
4.2.5当收取客户的租售业务定金时,采用定金托管。买卖双方如不按托管方式需经地铺负责人同意,可直接开收据给买方:款项来源必须注明'代××(业主姓名)收取××房(房号)购房定金',并尽量请卖方在此收据上签名确认此方式。
4.2.6部门财务负责部门内各地铺收据的发放及核销。
4.2.7银行转账类使用收据时,先在收据:'交款方式/票据号'空格处加盖'以银行实际到帐为准'的章。开票人必须严格按转款凭证上金额且与银行到帐记录核对确认后,方可给客户开具收据。
4.2.7现金使用收据时,只限于购房定金、佣金、担保金等小额款项,且单笔现金不能超过二万元。地铺兼职财务收到现金后,需认真清点现金数,确认数额无误及钞票真伪后方可开具收据。
4.2.8各地铺负责人,每天必须核对当日新开的收据,如遇外出、休息时,需指定专人核对;地铺负责人开的收据,由现场兼职财务人员核对。
4.3现金收取、保管
4.3.1 地铺兼职财务在收款当天将所收现金交物业服务中心处出纳代存或直接存入公司指定账户,如银行停止收款,应当采取妥善保管措施,并在次日内存入指定账户。地铺兼职财务、地铺负责人对所收取的现金款项负保管责任。
4.3.2在收取现金时注意单笔现金款项不能超过人民币二万元,大额款项的收取必须要求客户通过银行转账方式转入公司指定银行帐号中。
4.3.3在遇有客户使用超过二万元现金支付相关费用时,我方不允许直接收取现金,由业务人员陪同客户到银行存入公司指定账户。
4.4领用支票、申请转账、代交费用的要求
4.4.1. 支票领用
4.4.1.1大额支出、转账,业务人员需提前三个工作日将《付款申请单》交财务部。
4.4.1.2领用支票时需填写支票领用申请, 准确填写收款人及金额后按公司财务制度审批。
4.4.2转付款项
4.4.2.1签订《房地产经纪合同》时,考虑到公司的财务审批流程,在转付款项条件约定原则上不能少于3个工作日,具体以合同为准。
4.4.2.2申请转款给卖方时,按转让协议中约定的转款日期,由客户服务部提前三个工作日将单据报部门财务审核。
4.4.2.3申请转款给卖方时,经办人需确定佣金、各项费用是否结清,否则需预留足够的金额在公司。
4.4.2.4退还的款项,付款申请单申请时需'收回原收据',交部门负责人审核后方可办理退款。
4.4.2.5填写转付房款《付款申请单》时,请准确填写房号、收款人姓名、收款人的银行帐号,同时附件应有:业主本人亲笔签名的收条(不能代签)、指模、收条上有业主本人的银行帐号(原则上需与签订的房地产经纪合同上的账号保持一致)、业主(收款人)身份证明复印件。
4.4.3转让业务中的代收款项
4.4.3.1经办人员负责按协议时间催促买卖双方交纳各种款项。
4.4.3.2经办人员在客户交款后,需及时将信息上报部门财务。
4.4.3.3在办理转让手续中,如客户委托经办人员代缴费用,如转让税费、有线、煤气过户费,如客户有费用在公司,则经办人员可向公司办理借款手续垫付,并在业务结束后,持相关单据报销。否则,应提前向客户收取。原则上公司不予代垫,如发生自行垫付而客户不予认可的款项将由当事人自行承担。
4.4.3.4在办理转让手续中,如客户委托经办人员代缴费用,如转让税费、有线、煤气过户费等,需转款至银行卡后办理手续的。如单笔金额20000元以下(含),由经办人办理;20000-50000元(含)由地铺负责人办理;50000-100000元(含)由部门主管、经理负责办理;100000元以上,由部门指定人员在财务部指定人员陪同下共同办理。
4.4.4代理赎楼业务,原则上要求赎楼业务由担保公司操作。
4.5费用报销
4.5.1当月上下班交通费、手机费用,按公司财务制度报销。
4.5.2外出办公需经地铺负责人同意,外出车费的报销,须列详细清单,注明款项发生原因、时间、路线等,经部门核实后方可报销。
4.5.3其它费用报销时,按公司规定填好《付款申请单》并粘贴好原始票据交到部门财务。
4.5.4部门需建立费用台账。
4.6收入结转
4.6.1每月1号前,部门财务与公司财务部结转上月实际收入。
4.6.2每月5号前,部门财务统计上月的交易达成情况。
