新世界地产物业业主档案管理规定
新世界物业业主档案管理规定
1.目的
1.1规范业主档案的管理工作
2.适用范围
2.1适用于物业服务中心业主档案的动态管理。
3.职责
3.1客服组主任负责监控业主档案保管与跟踪工作。
3.2客服助理负责依照本规定具体实施业主档案的建档整理与保管。
4.程序要点:
4.1由客服组前台对业户档案的管理,保证档案管理有效性、规范性,加强对业户资料的保密工作,特制定如下管理规定。
5.业主档案内容:
5.1收楼资料:
5.1.1《业主家庭情况登记表》;
5.1.2《业主证领用登记表》;
5.1.3业主身份证复印件(业主及家人小一寸照片二张);
5.1.4《物品资料及钥匙签收表》;
5.1.5楼宇情况检查表;
5.1.6收楼通知书;
5.1.7交款通知书;
5.1.8购房认购书
5.1.9管理公约签约页;
5.1.10《物业服务合同》;
5.2装修资料:
5.2.1《装修申请审批表》;
5.2.2《住宅室内装修管理协议》;
5.2.3《装修承诺书》;
5.2.4《闭水试验确认书》;
5.2.5《房屋装修工程、防水工程质量、防炎安全承诺书》;
5.2.6《装修人员管理条例》;
5.2.7相关图纸及装修施工队资料。(装修申请表,施工单位营业执照及资质证复印件,业户委权/委托书等);
5.3入住日常资料:
5.3.1业主来函;
5.3.2客户服务单;
5.3.3催缴费通知单;
5.3.4《整改通知单》;
6.业主档案袋的整理
6.1业户资料整理、分类:
6.2资料按一户一档,分区、分楼号存放,贴上清晰标签,以便查找;
6.3业户资料收集装订成册,按时间先后排列,最早资料于最后一页存放,之后增加的资料于其面上增加,编上页码,编写目录,册面填写'业主档案资料情况'表;
6.4资料收集按先后顺序主要分为三大部份:业主资料、装修资料、日常管理资料。
6.5业户资料归档时间和更新:
6.6客服组办理完单元交付手续后,将业户资料交于前台;
6.7前台中班人员将业户资料输入电脑后,按楼名整理存档;
6.8对已收楼业户平时所新增的资料由客服组按上述规定处理;
6.9客服组前台每月30日进行一次检查,发现问题上报主任及时采取补救措施,确保档案的安全性及准确性;
6.10每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理;
6.11销毁档案有关文件必须从严掌握,慎重从事;对经鉴定无保存价值的资料,由部门主任审批后销毁。
7.业户资料查阅及印取:
7.1查阅人如须查阅/印取业户档案资料,须于客服组前台进行登记,并说明因由;
7.2经客服组主任审批同意后,前台服务人员开启相应的业户档案,抽取有关业户资料;
7.3属查阅资料的,由前台客服助理陪同进行现场查阅;
7.4属印取资料的,前台客服助理严格按上级领导审批意见进行印取;
8.保密要求:
8.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的情况下,须予以上锁;
8.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码,并于每月30日进行一次更新;
8.3违反上述要求的,对责任人给予口头警告处理;
8.4泄露遗失业户资料的,对责任人给予书面警告处理,造成严重影响的,给予辞退。
9.业主档案的跟踪:
9.1对产权发生变更的业主。管理处应及时为新业主建立'业主档案',同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。
9.2业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报物业部经理批准,经客服组主任办理登记手续后方可查阅。
9.3业主档案应永久保存。
9.4将各业主资料输入电脑进行管理。
10.本规定执行情况作为客服组对档案客服助理绩效考评的依据之一。
11.相关文件和记录
11.1《业主资料情况表》wi-nwgz-al.kf-06-41
11.2《业主档案目录》
