某小区业户档案管理规定
小区业户档案管理规定
1、为便于掌握小区内业户的基本情况,服务中心实行建立业户一户一档并实行电脑管理制。
2、业户档案统一由客服部建立并管理,客服部负责人负责业户档案柜钥匙的管理。
3、业户档案包括:业户入住资料、装修资料、业户给物业公司的书面信件(包括投诉、表扬、建议)、物业公司的回复、业户产权变更或出租(商住)资料、费用支付情况等。
4、业户档案资料应分类分户建立、保存(一户一档),并要建立统一的目录,各类目录上要列明所有应保留的业户资料名称,如果有该资料,则在该内容前画勾,以显示目前业户都有哪些档案在册。
5、在业户的联系方式、物业产权等发生变化时客户主任应及时对业户资料进行变更并在总台备案,保证资料的完整性及有效性。由客户主任每季度进行一次业户家庭情况的普查,对拖欠管理费和其他费用一个季度以上的业主,各区域客户主任应每7天跟踪一次。
6、业户档案必须严密保管,严禁非客服部人员查看,其他部门人员若需查看,必须经客服部负责人许可,并填写《业户档案查阅登记表》。严禁将业户档案资料带离档案存放地点。
7、业户档案需锁放在指定档案柜中,钥匙由客服部负责人保管。存放地点周围要保持清洁、干净、通风、干燥,档案存放地点禁止吸烟、堆放杂物,以避免引起火灾。
8、客户主任在日常工作中,严禁将业户任何信息透露给其他人,以保护业户的隐私,同时也维护了物业公司的形象。
9、严格控制出租及商住房屋的管理,凡是出租或商住房屋,客户主任应及时跟进业户将房屋的出租情况或商住情况到客服部办理登记手续,并填写《租户情况登记表》。
10、业户档案建立后,应将所有情况输入电脑,形成《业户情况一览表》,以便及时查找,更正有关内容。
支持文件:
1、《业户档案查阅登记表》
2、《租户情况登记表》
3、《业户情况一览表》
