小区业主档案管理规定6

小区业主档案管理规定6

小区业主档案管理规定(六)

为规范本小区业户档案信息的管理,不断完善信息的内容,使客户档案信息准确、及时有效,便于开展工作,同时确保资料的保存完好,特制定本管理规定:

1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作;

2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存,建立统一目录,同时建立电子档备份。各类信息详细排列,以便查阅;

3、客户信息档案的内容包括:业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件;

4、专管人员须认真填写各项记录表,纸文档与电子文档同时进行。及时跟进业主档案的变更,保证信息的准确性;

5、业主档案信息应严格管理,注意保密。严禁非相关人员查阅,以保护业主的隐私,维护公司良好形象;

6、为确保文档安全,文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作;

7、业主档案永久保存,及时与业主沟通,及时变更业主信息,保证其准确性。