雅居乐物业行政公文管理规定
雅居物业行政公文管理规定
一、管理范围:
1、外来公文一般分为两大类:正式公文--包括上级单位及兄弟单位来文;便函。
2、内部公文以公司名义发至上级或兄弟单位、政府机关、相关单位或发至公司各部门红头文件,包括一些请示、重要通知、公司的重大决定、规章制度的颁布等。
3、各部门下发至物业管理中心的有关通告等规定性文件。
4、各部门、物业管理中心的会议纪要、通知等。
二、管理程序:
1、公文接收
2、登记
1)综合管理部收到公文由综合管理部文员进行拆封。
2)按来文机关进行分组编号,填写《公文阅办单》,附在公文前面,并检查来文的页数、附件是否齐全,如不全应提出索补的建议,按照来文的急缓程度分急件和慢件,急件需特别说明。
3、拟办
所有公文登记后报送综合管理部负责人检阅,提出'拟办'意见,拟办意见要简明具体,对有必须在短期内办完的公文,应注明催办及检查时间。
4、批示
由综合管理部文员将批注'拟办'公文上报总经理进行批示,总经理同意综合管理部拟办意见时,可在'公文阅办单'批示栏内签字,如认为不妥可重新批示或加注明。
5、分办及传阅
1)综合管理部文员将经过批示的公文(附《文件阅办单》)送承办部门办理或送有关人员和部门传阅。
2)传阅时各部门应在公文阅办单内签字并注明接件日期,文员应在传阅登记表上进行登记,以便查阅传阅进展情况。急件,先办理后传阅,慢件可先传阅,后办理。
3)传阅文件时,传阅人如发现有必要补充和纠正事项应通知综合管理部。
6、传阅后的落实。
1)承办部门在接到公文后,立即组织对公文的处理,并在规定时间内完成。
2)对于不属于本部门所承办时,应立即将公文退回综合管理部要求重批,凡不进行处理又不退回的,若延误工作由接文部门承担责任。
3)催办的公文,批示在公文阅办单上注明检查日期,综合管理部文员按检查日期到办文部门检查办文情况,并做好记录,发现问题及时向综合管理部负责人汇报。
7、回复、存档
1)办理完的公文,需要回复时,由承办部门起草回文,经审批后发出,并即时将办完的公文交综合管理部归档。
2)办理完的公文,不需要回复的,由承办部门在公文处理单上注明办理情况。办完后的公文应尽快交综合管理部归档,归档时间不得超过一周。
8、拟稿
1)公司名义发文(红头文件)应在文稿前用公文稿纸,逐项填写清楚,公文稿纸的内容包括:标题、主送单位、抄送单位、拟稿部门、拟稿人、部门审批、主管领导审批、签发人、会签等(见附表)。
2)拟稿内容应符合国家法律、法规、方针政策及已下发的各项规定,如与已发布规定不一致时,应声明原规定作废或失效。
3)拟稿要注意情况属实,观点明确,条理清楚,文字精炼,书写工整,标点准确。
4)公文的标题应与公文内容一致,人名、地名、数字、引文准确。
5)请示问题的公文应采取一文一事。
6)对内对外发放公文,由主管业务部门草拟,对外来公文的复文,由承办部门草拟。
7)草拟公文部门负责人应对所拟公文进行审核:
8)文中情况无虚假不实之词;
9)数字准确,人名、地名、专用术语正确并书写清楚;
10)公文中内容正确。
9、会签
公文中的内容涉及其它部门时,由公文草拟部门组织各部门会签。
10、核稿
公文草拟部门将经部门经理审查签字的或经会签部门签字的公文草稿送综合管理部审稿。
11、综合管理部审核公文草稿是否达到公文的基本要求,并着重审查下列问题:
1)公文的政策性;
2)有关部门是否协商一致,与已发布的规定是否矛盾;
3)无错别字、语法上的病句等。
12、审核及签发
1)公司名义下放的内容重要,涉及面广,对公司工作有指导意义的公文由公司总经理签发。
2)以公司名义发出属公司某方面工作的文件,由主管总经理签发。
3)业务部门代替主管领导起草的发文稿,应由主管总经理审核后由主管总经理签发。
4)各职能部门或项目物业处自行发文(非红头文件),经分管总经理审批后由部门负责人签发。
5)签发公文应注意以下几方面:
a、签发人对文件在政策、指导思想等方面负有完全责任,因此,必须对文稿从内容到文字进行严格的审核、修改,确保准确无误;
发意见明确、具体,如签署'发'、'同意'、'速印发'等;
修改签发文稿应力求字迹清楚;
13、印制、发送、登记、存档
1)经签发的文件,如属红头文件,由综合管理部负责打印,首页用专用公文纸,续页用a4复印纸打印,在综合管理部用印。综合管理部应在发文簿上登记按编号存档。
2)签发的文件,公司名文发文及部门发的规定性文件,应将草稿及原件一份填写《发文记录》并在综合管理部存档。
3)各部门所发非红头文件为便于归档,可在文件上附页眉,页眉右上角注年度发文序列号如:03-行(01)(详见附表)。
三、支持性表格:
1、《公文阅办单》(wh-zh-*-001)
2、《发文记录》(wh-zh-*-002)
3、《行政公文稿纸》(wh-zh-*-003)
4、《资料存档登记表》(wh-zh-*-004)
