雅居乐物业办公用品管理规定
雅居物业办公用品管理规定
为了规范办公用品管理,保证各部门(项目)办公设备及办公用品的使用,充分合理利用办公资源,特制定本规定。
一、管理职责:
(一)、公司综合管理部
办公用品需求汇总,编制采购清单;
办公用品、办公设备的采购;
办公设备的管理、汇总以及编制台帐工作,报损审批。
(二)、各项目管理处及部门专人负责本部门办公设备的登记、建帐、详细记录领用领出及移交的情况;异地管理处的办公用品采购自行负责,但必须提交申购计划经综合管理部批准后方可采购(采购价格由综合管理部提供指导价格)。
二、办公用品的采购:
(一)、综合管理部经理每年年底对为公司提供办公用品供应商进行评估。评估后,建立《办公用品合格供应商名录》,由办公用品管理员按照经理提供《名录》进行办公用品的采购,遇到特殊情况,不在《名录》内供商购买办公用品,办公用品管理员应向经理申请,经核准后可以执行采购。
(二)、新员工办公用品的领用
1、综合管理部为公司新员工(管理员以上)提供一套办公用品。
2、新员工办公用品:签字笔(1只)、笔芯(2只)、铅笔(1只)、橡皮(1只)、直别针(1盒)、曲别针(1盒)、笔筒(一个)、信签(一本)、笔记本(一本)、40页文件夹(一个)。新员工领取办公用品后,在《办公用品(临时)领用记录》上签字。
(三)、日常办公用品的申领
1、各部门、各项目内勤人员每月25日之前根据办公用品定额制定本部门的《办公用品及后勤用品领用计划》上报综合管理部。如有超出额定计划应报请总经理批准。
2、本部门(项目)经理对本部门(项目)《办公用品及后勤用品领用计划》进行确认。
3、综合管理部根据各部门(项目)办公用品定额对部门上报《办公用品及后勤用品领用计划》进行审批。
4、综合管理部根据审批的《办公用品及后勤用品领用计划》为各部门、各项目(异地项目自行采购配备,但需提交计划审批)分发办公用品,在下月5日之前务必准备完毕。
5、各部门、各项目领用办公用品后,在《办公用品及后勤用品领用计划》上签字确认。
6、如需购置固定资产、办公家俱、办公设备(200元以上)或非计划内办公用品,应填写《办公及后勤用品申请特批单》,项目或部门经理签字后报请总经理批准。
7、综合管理部或异地项目应配备一定数量的低值易耗品及后勤用品以备临时领用,临时领用需填写《办公用品临时领用单》,由部门(项目)经理签字确认,综合管理部或异地项目内勤人员留存备案。
三、固定资产的管理
(一)、部门/项目固定资产的配备。(价值在200元以上的单件物品或者使用年限在2年以上的物品)
1、各项目负责本部门办公设备、用具的配备、登记及管理,并填写《固定资产统计表》;
2、综合管理部负责公司职能部门的固定资产采购,并根据部门(项目)办公设备、用具统计情况汇总编制公司固定资产台帐。
(二)、固定资产报损管理
1、部门(项目)根据《固定资产报废年限表》上报办公设备及办公家具的破损情况,如提前报损需说明报损原因,综合管理部核实后报经总经理审批。正常报废程序为:部门(项目)填写《固定资产报损、报废单》上报综合管理部,综合管理部对部门(项目)上报情况进行实际勘察落实上报情况是否属实。对于勘察属实情况,综合管理部经理给予确认。在《固定资产报损、报废单》上签署意见。
2、对于可以维修继续使用的物品,综合管理部负责安排维修。对于确不能继续使用物品,综合管理部上报总经理申请购买。如因保管或使用不当造成办公设备及办公家具的损坏或丢失的,追究当事人的责任,并照价赔偿。
3、综合管理部每季度对办公设备及家具进行清查盘点。市内项目需现场盘点,异地项目每半年现场盘点一次。
附:办公用品领用定额说明。(具体价目详见《办公用品及后勤用品价目表》)
1.低值易耗办公用品消耗定额:
部门经理及主管:4元/人月
经理及主管以下员工:3元/人月。
经理及经理助理:4元/人月。
经理及助理以下员工:3元/人月。
2.电脑及复印机打印机耗材定额:
(1)软盘:5张/月。刻录光盘:2张/月。
(2)a4复印纸:根据耗材设备的不同配置,打印机:1包/月;复印机:2包/月(10万平米以下小区:1包/2月)
(3)其余耗材:复印机墨粉:1支/2月;激光打印机硒鼓:1个/3月;针式打印机色带:1个/月;喷墨打印机墨盒:1个/2月(10万平米以下小区墨盒及色带:1个/半年。)
3. 后勤用品定额:
(1)一次性水杯(5元/50个):100个/月
(2)茶叶(30元/斤):一斤
附: 《固定资产报废年限表》
编号:
项目分类项目名称报废年限说明
办公设备装订机20年
摄像机15年
传真机10年
扫描仪10年
显示器防护屏10年
插座10年
ups电源10年
集线器10年
照相机10年
塑封机10年
复印机8年
电话机6年
计算机显示器6年
计算机主机6年
调制解调器6年
打印机6年
键盘6年
音箱6年
刻录机6年
幻灯机6年
验钞机6年
计算器6年
鼠标4年
办公家具文件柜10年
更衣柜10年
保险柜8年
办公桌7年
办公椅7年
电镀椅7年
电脑椅6年
接待椅6年
饮水机6年
白板6年
四、支持性表格
《办公用品合格供应商名录》wh-zh-b-001
《办公用品(临时)领用记录》wh-zh-b-002
《办公用品申购单》wh
-zh-b-003
《办公用品申请特批单》wh-zh-b-004
《固定资产报损、报废单》wh-zh-b-005
