物业作业：印鉴及证照管理规定
物业作业指导书:印鉴及证照管理规定
1.目的
确保公司各类印鉴、证照的统一规范管理及正常、合理使用。
2.范围
适用于公司及各部门。
3.职责
3.1总经理办公室主任负责各类公司级公章和证照的保管和使用,并对最终结果负责。
3.2各部门经理负责本部门各类公章和证照的保管或授权其他人保管,并对最终结果负责。
4.方法和过程控制
4.1印鉴的管理
4.1.1管理原则
a.印鉴保管须指定专人负责,并填写《印鉴、证照登记表》。
b.需加盖公章的部门或个人向本部门领导请示,说明盖章的目的、用途、范围等,填写《印鉴使用申请表》,经本部门领导批准后,方可盖章。但管理处各类票据及体系文件各类格式化协议可免于登记。
c.各部门新刻或改制印鉴,须报总经理办公室批准后方可办理,并由总经理办公室负责登记备案。
d.印鉴必须严格保管,如遇丢失、损坏或被盗时,应及时向部门经理和总经理办公室主任汇报,予以备案,及时办理补刻手续,并追究部门及相关人员的责任。
4.1.2公司公章
a.因工作需要开具公司《法人代表证明书》、《法人授权委托证明书》的部门或个人,必须报总经理办公室主任批准后加盖公司公章。
b.因工作需要开具公司《介绍信》的部门或个人,需说明用途、范围,经部门经理同意后由总经理办公室主任审批并加盖公章。
c.以公司名义对外发文须由总经理办公室主任审核文件后,加盖公司公章。
d.各部门有关资料、文件如需加盖公司公章,经手人应将需盖章文件及经部门经理签字确认的《印鉴使用申请表》提交总经理办公室主任审核,办理登记手续后,方可加盖公司公章。
4.1.3公司合同章
以公司名义签订的各类合同,需按《合同管理程序》相关规定,履行有关审批手续后方可加盖公司合同章。
4.1.4部门公章
a.以部门名义张贴、外发(公司以外)的各类文件需加盖部门公章。
b.体系文件规定使用的各类文件/协议,须加盖部门公章后方有效。
c.向顾客发放的管理费收费通知单和催缴单需加盖部门公章。以管理处名义下发的各类违规通知单需经部门经理同意后,加盖部门公章。
d.管理处开具的各类证明需经部门经理同意后加盖部门公章。
4.1.5特殊原因需借公司公章外出公干,须填写《印鉴、证照领(用)申请表》,说明用途和特殊原因,经总经理办公室主任签批同意后方可借出;归还公章时,须将借用公章所盖文件的复印件一并交付备查;凡发现借用公章加盖其他文件或空白纸张或因此而发生问题,将严肃追究借用人的责任;
4.1.6凡需使用空白介绍信或证明,须书面申请说明用途,并经总经理办公室主任批准后,方可加盖公章;空白介绍信和证明若没用完,应如数退回,不得挪作他用;
4.1.7总经理办公室主任外出时,应将公章交给总经理办公室指定的临时代管人保管,不得擅自交给他人代管代用;代管人在此期间受本管理规定的约束,并对代管结果负责。
4.2各类证照的管理
4.2.1各类证照包括各类营业执照、各类税务登记证(包括国税、地税)、各类收费许可证、停车场收费价目表、机动车停车场许可证、企业代码证及有关荣誉证明。
4.2.2各部门应指定专人对各类证照进行管理,并登记在《印鉴、证照登记表》上。现场摆放或悬挂的证照需保证安全和整洁。
4.2.3如因工作需要使用各类证照,使用人需填写《印鉴、证照领(借)用申请表》,经部门经理同意后,方可使用。
4.2.4总经理办公室要确保公司各类证照的有效性,各部门经理须确保本部门各类证照的有效性,并指定专人办理各类证照年审等相关手续或委托公司总经理办公室代为办理。
4.2.5各部门在取得各类证照时,须报送复印件一份至公司资料室,由资料室进行登记备案。在每次修改体系文件时,品质管理部须与资料室对接,以备更改质量手册中公司简介。
4.3公章使用审批规定
用章事项用章审批人
1、以公司名义发出的各类文件和信函总经理或分管总经理助理或总经理办公室负责人
2、财务报表
开设帐户总经理或财务管理部经理 总经理
3、人事调动 职员入户人事管理部经理 人事管理部经理
4、各种行政事务部门负责人或总经理办公室主任
6、重大业务
一般业务总经理或分管总经理助理 部门经理
7、法律文书总经理或分管总经理助理
5.质量记录表格
**wy6.3-z01-01-f1《印鉴、证照登记表》
**wy6.3-z01-01-f2《印鉴使用申请表》
**wy6.3-z01-01-f3《印鉴、证照领(借)用申请表》
