小区管理处信息管理规定-15
小区管理处信息管理规定15
为加强管理处信息发布管理,使信息的收集、整理、发布达到及时、准确、流畅、有序、规范之目的,以公司《信息传递管理制度》为基础,结合管理处的实际情况,特制订此规定。
一、每位员工均有就管理处工作及本职工作相关而收集、反馈、发布信息的权利与义务;
二、所有信息均要做到真实、及时、详细;
三、以公司《信息传递管理制度》为基准,所有对公司、对住户、对外界发布的信息,必须经相应的审批方可发布;
四、对外信息发布的途径与程序:
1.电子显示屏:
a.电子显示屏用于向业主发送日常信息(如天气预报、节日问候等),以及非正式的通知通告。
b.除信息管理员和中心值班人员外,任何人不得擅自通过电子显示屏发布信息;
c.由信息申报人领取并填写《电子显示屏信息发布审批本》,之后由该班组负责人修改审核,再交由客户服务主办审批,即可交中心当值人员发布,发布后统一存档;
d.所发布信息均用首发日期(六位数字)作文件名保存在电脑里,天气预报统一只用一个文件,每日更新内容即可,由中心值班人员定期整理所有文件;
e.中心值班人员负责每天早上七点发布当日天气预报信息,以荔景中心发布天气
预报信息为准,无需审批,当天十点前撤下天气预报,换上日常信息。f.若有重要通知通告急需发布经审批后交中心当值人员发布,可与天气预报一同发布。
2.小区广播:
α、对于突发事件等紧急的通知通告,如果情况紧急,可以在不通知客户服务主办的情况下播出;如果情况允许,需取得客户服务主办的口头同意;
β、小区广播必须在情况解除后及时向住户发出通知,做出相应的解释。
3.小区宣传栏:
小区宣传栏用于张贴管理处向业主发布的通知、通告等,所有内容及版面设计,需经客户服务主办审阅,盖公章后由当班安全班长统一张贴,以及回收归档。其他任何人员未经许可,不得自行在宣传栏内张贴和撕毁通知、通告。
4.公司内部网站实时公告:
公司内部网站实时公告用于向公司发布管理处最新动态,如管理新举措、活动知会等;向公司内部网站发布实时公告,需由客户服务主办直接发布。
5.公司内部网站网页
公司内部网站网页主要发布内容有:信息月报、工作计划及工作完成情况、会议纪要、管理服务报告、业务信息等按公司规定时间上报。信息月报、工作计划及工作完成情况、管理报告由各班组负责人交信息管理员汇总、整理录入,经客户服务主办审阅报部门经理批准后发布;业务信息、重要会议的会议纪要由信息员记录、整理报客户服务主办审阅后发布,业务信息主要发布管理处重大活动信息,
由各活动负责人自行组织、编辑,并尽可能做到及时和附有图片,信息管理员负责发布。
五、对内信息发布
a.根据工作需要,可在管理处内部发布相关信息,采用口头通知、电子邮件,也可在以下地点张贴:培训室、技术员值班室、安全员宿舍、各员工宿舍等;
b.公司发布信息,如通知通告等,可由相关部门负责人直接在管理处内部发布;
c.公司和管理处内部的重要通知通告,由各部门负责人负责组织在内部进行传阅并签名,完毕后交信息管理员存档;
d.管理处对内发布的信息,须经客户服务主办许可,方可发布。
