商街物业办公用品管理规定
步行街物业办公用品管理规定
1目的
为了加强公司办公设备及用品的管理,提高设备的使用效率和使用寿命,减少不必要的经费开支,确保办公设备安全、可靠、稳定的运行,结合公司具体情况,制定本规定,各相关使用人员应严格遵守执行。
2适用范围
公司所辖各部门。
3办公物品分类
3.1 办公设备:a、复印机;b、传真机;c、电话;d、办公桌椅;e、保险柜;f、电脑及打印机;g、其他。
3.2 办公用品:a、各种信签;b、材料纸;c、各种表格;d、笔;e、笔记本;f、计算器;g、其他。
4管理规定
4.1行政人事部是公司办公设备及用品的归口管理部门,公司所有办公用品的采购、管理、 维护、监管等工作统一由行政人事部安排专人负责。所有设备均设专人管理,发生丢失或损坏并且不能确定直接责任人的,由专管人员承担责任。
4.1.1设备专管人员应明确所负责设备的具体用途,熟悉其操作规程。
4.1.2操作人员应严格按照使用说明书的要求进行操作。
4.1.3办公设备出现故障时,应立即知会专管人员。若为简单故障,由专管人员及时处理,处理不了的,由行政人事部通知专业技术人员维修。因使用不当或强行维修而造成设备损坏的,应酌情予以赔偿。
4.1.4办公设备为工作而备,未经行政人事部允准,严禁用于与工作无关的事务。
4.2申购:
4.2.1申购原则:满足工作要求,提高工作效率,节约人工费用,树立企业公众形象。
4.2.2部门因工作需要添置办公设备的,由部门负责人提出书面申请,交行政人事部审核并组织进行相关市场调查,选三家以上作报价分析,报总经理批准并由行政人事部统一购买、分配。
4.2.3部门根据实际工作需要,于每月二十五日前制定下月低值易耗品申购计划,报行政人事部汇总核查库存,制订月度办公用品采购计划,经总经理批准后由专人负责购买。
4.3报废:办公设备达到一定条件可以按以下程序予以报废;低值易耗的办公文具无须报废。
4.3.1报废条件:
1)使用超过规定年限,已无使用价值。
2)损坏严重无法修复、或修理费昂贵、没有修理价值。
3)功能降低危及安全。
4)技术落后、耗能高、效率很低、严重影响工作效率、属于已被淘汰的。
4.3.2设备的报废:由设备使用人填写《报废申请表》,详细说明原因,经部门负责人及复查、审核后,由行政人事部请技术专业人员鉴定并出具书面意见,经质量管理部核实后,报总经理审批。
4.3.3报废设备的处理:报废的设备先交由工程部鉴定,由财务部进行登记、处置,行政人事部监督。可以再利用的零配件应当取出归入公司办公用品仓待用;报废设备回收资金交财务入账。
5办公设备使用规定
5.1电脑:电脑的使用及分配以部门为单位,由行政人事部根据实际需求调配,并实行使用人负责制。使用者应按规范要求正确操作使用;服务器由行政人事部指定专人负责维护,发生故障,应及时报告,由行政人事部安排专业人员维修。
5.1.1原则上不能设置开机密码,因特殊情况需要设置的,应将该密码备存行政人事部。
5.1.2每星期至少一次查杀病毒、升级病毒库、清理磁盘;每月至少一次磁盘整理,以保证电脑系统的最佳运作状态。
5.1.3文件的保存首先以本地磁盘为主,并对有关文件归类保存,以便能在最短的时间内查找所需资料。如确需在服务器上保存文件应经行政人事部书面同意,并在服务器上设立个人文件夹,所有文件均保存于个人文件夹内;否则,造成文件丢失自行负责。
5.1.4对保存的文件应定期整理,不需要的文件应及时删除。对需要长期保存的文件由部门提出申请,经行政人事部审核后可以光盘方式保存,以保障电脑的使用空间。
5.1.5使用者不得擅自安装软件,如确需安装部分辅助软件,应向行政人事部书面申请,经批准后由行政人事部安排专业人员安装。
5.1.6未经许可,任何人不得自行打开机箱或拆装机器,不得擅自对电脑硬盘进行格式化或
重新安装操作系统。如遇不懂或自己解决不了的技术问题,应通知行政人事部,由行政人事部安排专业人员予以解决。
5.1.7因公司工作的特别需要或部门工作需要借用或征用专用责任人负责的电脑时,借用人应保证电脑的使用安全,如因人为操作失误或使用不善造成损环的,由借用人负责;
借用人需要将借用电脑搬离指定区域时,须经行政人事部书面批准同意。
5.2复印机:公司复印机由行政人事部指定专人进行管理和维护,并监督其他部门的使用。
5.2.1公司复印机作为办公设备仅供公司文件的复印使用,使用前应按规定程序办理申请登记,经批准后交专管员执行。
5.2.2复印资料、文件时,必须在前台办理登记、签名手续,并注明复印纸张数、规格、申请人、文件名等交部门负责人批准;一次复印张数超过50页的,须报行政人事部批准。
5.2.3特别情况需紧急复印的,可按上述程序先登记申请表,事后报批、审验。
5.2.4复印机专管人员每月底填报当月复印机使用情况汇总表交行政人事部存查,汇总表中应反映维修情况、零配件更换、违规使用等情况。
5.2.5复印机出现简单故障时,专管人员应及时处理;处理不了的,应立即通知专业技术人员给予帮助。如强行操作,造成设备损坏的,应酌情予以赔偿。
5.2.6复印纸张的使用厉行节约,反对浪费;内部存档的资料,应尽可能使用双面复印或使用循环再用纸张复印。
5.3 打印机:公司打印机设专人进行管理及维护。
5.3.1公司提倡无纸化办公,对需要上级审查、修改的文档,可先通过内部局域网将文档发送到指定的电脑中,审查修改完毕并确认无误后才能打印。
5.3.2对无需存档、不涉及公司秘密、可以再使用的纸张,应提供给公众打印、复印再利用。公司内部使用的文件应使用'循环再用纸'打印。
5.3.3使用公司函头信纸打印正式文档,或者使用彩色打印机打印带图片资料的彩色文档,必须在前台办理申请登记,并经部门经理批准。打印数量超过20张的须报行政人事部批准;特殊情况可先打印,事后应补办登记、审验手续。
5.4传真机:公司传真机仅供传真或拨
打长途电话,非特殊情况,不能用以复印资料。行政人事部指定专人对传真机进行监督管理。
5.4.1长途传真和利用传真机拨打长途电话的,须向专管人员办理登记手续,特殊紧急情况的可先行使用,事后办理登记。
5.4.2传真文件上如使用了涂改液,应当待涂改液完全干后方可传真,以防止涂改液粘于传
真机的扫瞄头上,影响传真机使用效果。
5.4.3禁止将未拆除订书针的文件直接放在传真机上传真;否则造成损失由使用人负责。
5.4.4专管人员应保障传真机24小时都有接收用传真纸,以确保能随时接收传真。
6办公文具及其他低值易耗品管理
6.1每月25日前由各部门负责人根据工作需要,制定下月办公用品采购计划汇总行政人事部。
6.2行政人事部查核库存数量后拟出下月易耗品采购总计划及供应商建议提交行政人事部审核,报总经理批准。
6.3总经理批准后由行政人事部安排专人统一采购。
6.4采购回来的物品应及时办理入库手续,经办人和保管人员当面核对品名、规格、数量,办理验收入库手续,并通知相关部门办理领用手续。
6.5办公用品的保管和发放由前台负责。
6.6各部门接到领用通知后,部门负责人安排人员到前台办理领用手续并签字确认,由部门统一安排、发放。
6.7办公用品领用应坚持勤俭节约的原则,用多少领多少,避免造成浪费,严禁将办公用品带回家作私人用途。
6.8非一次性使用的物品,员工在办理离职手续时应交回公司,并与前台做好移交手续。
6.9办公用品的帐务必做到帐物相符,前台应随时掌握合理库存,保障日常工作的正常使用量。
7相关文件与记录
7.1《办公设备报废申请表》
7.2《复印申请登记表》
7.3《打印登记表》
