a学院印信管理规定
学院印信管理规定
为严格印信管理,维护印信效用及其严肃性,特制定本规定。
一、印章的刻制、启用与废止
1、各系、部门公章均依据学院机构设置的文件,由院办公室审核后刻制;系、处下设的科级单位一般不刻制印章,科级单位的业务专用章由各系、处提出申请,经院办公室审批后,方可刻制。刻制印章由院办公室确定印章形式、规格,并统一开具介绍信。院内各级机构不能自行刻制带有校名的公章和业务专用章。
2、印章由单位指派专人负责到指定的地点刻制。
3、印章的启用或废止均由院办公室验印登记后方可生效。作废印章,必须交院办公室封存或销毁。
二、印章的使用范围
(一)学院钢印:用于工作证、学生证、毕业证等证件的照片压印。
(二)学院印章:
1.以学院名义向校内、校外发送的各种公文、文件材料、报表等;
2.以学院名义签订的合同、协议书、意向书等;
3.以学院名义颁发的各种证件、证书、聘书等;
4.各类需经学院批准的申请表、申报材料;
5.对外联系工作的介绍信及以学院名义对外开具的各种证明。
(三)院长签名章:
1.证件、证书、聘书;
2.有关报表、合同、协议以及委托书、任务书、申请表、审批表等;
3.以院长名义发出的信函。
(四)系、处级单位印章:
1.院办公室印章用于以院办公室名义上报、平送的各类公文、文书
材料以及对外联系工作;
2.院各系、处公章主要用于在自己的职责范围内处理公务,向学院
和院领导的请示、报告,与院内各单位及院外有关对口单位联系业务。
三、印章使用程序和批准权限
1.以学院名义发出的公文,一律凭发文稿纸上分管院领导签字用印;
2.各种证件,由主管业务部门列出名单并经该部门负责人签字、分管院领导审批后,由负责此项业务的人员到院办公室用印;
3、各种证书、聘书按学院有关规定,经相应的评审机构评审或学院领导讨论确定,由主管部门列出名单、学院分管院领导签字后,派专人到院办公室用印;
4、对外签署的各类合同协议,经分管院领导签字后,方可使用校印;
5、对外发出的外文函件若需加盖校印,必须先由外事处审核及其负责人签字后,交院领导签字方可用印。
6、凡不必正式行文但需以学院名义发出的函件等各类材料,应按规定格式书写或打印,履行“用印申请单”签单手续,经院办公室校核、院领导批准后方可用印。
7、需加盖院长签名章的公文、证件、证书、聘书等,须经院长本人签字。
8、各系、院直各部门的公章要明确使用范围,重要事项的用印要根据职权范围划分情况经本单位负责人批准。
9、在特殊情况下急需使用校印或院长签名印章时,经院长办公室主任核准后,可以用印。
四、印章的保管
1、学院授权院办公室管理和使用学院钢印、学院印章、院长签名章,院办公室指定专人按规定保管和使用。
2、各系、部门印章须指定专人保管和使用,确因事离岗时须由单位负责人指定人员暂时代管。
3、用印必须坚持原则,严格照章用印。用印前要核实签发人姓名、用印件内容与落款,同时将用印情况填写在印章使用登记簿上。盖章位置要恰当,印迹要端正清晰。
4、印章存放地点要求安全保险,原则上印章不得离开办公地点。用印后或不用印时,应将印章存放安全处。
5、凡因印章使用或保管不当而出现严重事故时,将追究单位负责人和当事者的责任。
介绍信的管理
另:介绍信的使用与保管办法
一、介绍信的保管
1.介绍信与用印紧密相连,一般情况下介绍信由印章管理人员掌管。
2.印章管理人员要对开出的介绍信负责,介绍信的内容要明确具体,字迹清楚,经检查核对无误后用印。
二、介绍信办理程序
以z学院名义开具介绍信,按下列程序办理。
1、各系、部门因公需开具“z学院”介绍信时,需由系、部门出具文字说明并有负责人签字和单位公章。
2、各系用于联系学生实习工作所开具的介绍信,需由系领导签字,并经教务处审核盖章后,方可到院办公室换信。
三、介绍信的保存
介绍信的存根及换信依据要留存两年以上备查。
本规定自印发之日起执行。
