后勤机关大院档案管理规定
机关大院档案管理规定
根据《中华人民共和国档案法》和区有关档案管理的规定,为了加强档案业务建设,进一步提高和规范档案管理水平,更好地为本局和局属各单位各项工作服务,结合本局实际,制订本管理规定。
一、管理机构
本局各类档案实行集中统一管理,办公室负责档案室管理,配备兼职档案管理员一名,负责档案室的日常管理和各项具体的档案业务工作。为便于集中统一管理,保证档案完整安全,各科室设兼职档案材料收集员一名,定期收集整理本科室工作中形成的原始档案、资料,交局办公室归档。
二、档案人员的职责任务
(一)负责编制本局档案检索工具,以及档案文件资料的收集、分类整理和立卷归档工作,熟练掌握和应用计算机管理,做好档案保管、检索工作,提高工作效率。
(二)负责接收、保管和提供利用等日常业务工作。
(三)负责接收整理本局在工作和业务活动中形成的文件材料,对有保存价值的文件材料,立卷归档。
(四)定期对档案的保管质量,保管期限进行检查。
(五)负责对各科室档案工作进行监督指导。
(六)负责对失去保存价值的档案资料进行处理、销毁。
三、文件资料的收集整理
(一)凡本局各项工作中形成的有保存价值,能够全面、系统地反映工作情况、精神风貌以及成长历史的各种档案材料,包括公文、会议材料、合同书、责任状、图表、图片、基建设计图纸、基建施工及验收资料、维修资料、土地红线图、会计资料、说明书等,其原始资料均交档案室统一负责管理。
(二)以局名义印发的各类文件资料,须送两份至档案室存档,档案人员在每年年底以前,将各类会议的记录本、发文编号目录等归档保存。
(三)本局工作人员因公外出参加会议结束后,办公室及时将会议文件资料安排传阅后归档保存。
(四)局各科室应将打印文件有关资料的备份转盘定期送交局办公室归档保存。
(五)档案人员应对各类资料进行详细登记编号,按内容分类保管,及时为本局各项工作的开展做好参考资料以及为后勤归档工作做好准备。
四、档案资料的借阅
(一)本局工作人员有保护档案的义务。
(二)查阅档案资料须首先填写《查阅档案登记表》,未履行登记手续者,档案室拒绝提供档案资料。
(三)外单位查阅档案资料,必须持所在单位介绍信,注明利用者身份和利用档案的目的、范围,经分管领导审批同意后,予以查阅。
(四)查阅档案,只限于在指定场所进行,未经批准,不得将案卷带出本局。
(五)要爱护档案,不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字,严禁明烟。
(六)严守党和国家机密,不得翻阅摘抄利用以外的档案。
(七)查阅档案应统一抄录在16开纸上,不准随意摘抄在笔记本,如需复印(部分或全部)应事先在申请单上说明,按复印有关要求办理。
(八)查阅档案、资料者应及时将利用效果反馈档案室,以利探索和总结档案利用工作规律,更好地为机关工作服务。
(九)调离本局的工作人员,必须清理移交档案资料后方可办理调离手续。
五、档案鉴定和销毁
(一)根据档案的使用价值,可将其保存期限分为一年至五年及长久保存等几个类型。档案人应定期对档案的保存期限重新做出鉴定意见,并报局档案鉴定小组(局档案鉴定小组由分管局长,办公室负责人和档案管理员组成)审批,以确定过期档案并进行销毁。日常鉴定工作由档案管理员负责。
(二)档案销毁时,由档案员列出需销毁档案的清单和撰写报告并报局档案鉴定小组审批后方可进行。
(三)销毁档案时,要有两人以上监销,监销人员在销毁前应认真清查核对,在销毁清册上鉴章,并将销毁情况报告局领导,销毁清册应列入档案保存。
