某客运公司信息管理规定
客运公司信息管理规定
快捷、准确的信息传递和处理是公司实施正常生产经营管理的前提和基础。为确实加强公司的信息管理,有效调度和合理利用资源,提高公司整体工作效率,特制定本规定如下:
一、信息分类
1、日常信息,指电话、传真、短信、报刊及邮发管理等日常行政管理中上传下达传递的信息;
2、经营信息,指经营日报、管理者动态管理信息、营运秩序动态信息等日常经营管理信息;
3、安全信息,指公司客运车和生产辅助车发生的交通事故情况及处理的信息等;
4、监控信息,指公司调度中心视频监控信息、服务热线信息、gprs系统监控信息等;
5、财务信息,指公司的财务统计报表、考核通报、财务情况通报等;
6、重大紧急信息,指重大突发性事件、重要社会动态、紧急灾情、疫情以及其他重要紧急情况。
二、信息管理原则
1、首问原则。收到、发现相关信息的第一人,是信息处理的首问责任人,有义务和责任按规定及时地报送、处理信息。
2、对口原则。各部门按照职能应该报送和处理的信息,要严格按规定上报、处理,不得相互推诿,杜绝迟报、漏报、瞒报的现象。
3、限时原则。各部门必须在规定的时间内上报和处理各种信息。
4、准确原则。各部门在报送各种信息时要全面反映真实情况,重要数据要力求准确。
5、保密原则。信息的报送要做到内外有别,对各类信息除按规定上报外,不得随意外泄。对新闻媒体的公开报道的信息,须按公司规定报批。
6、追究原则。各部门要层层建立信息管理责任制,实行责任追究。对迟报、漏报、谎报、瞒报各种信息给公司的管理或形象造成影响的,公司将对相关责任人予以严肃处理。
三、信息管理要求
(一)日常信息管理要求
1、电话:
接听人员应按规范礼貌地接听来电,做好电话记录,并及时通知、传达、反馈相关人员。涉及到公司公务问题,接听人应按相关程序报上级领导审批后转交相关部室处理,并随时进行督办处理结果。
2、传真:
接收到传真应及时转交给相关部室和人员,涉及到公司须处理的问题,应按程序报相关领导批示,再转交责任部室处理,并督办处理结果,及时将情况反馈给相关领导。
3、报刊邮件:
总经理办公室每日负责将报刊、杂志、信件分发至各高管层、各部门、分部,各部门、分部文员及时分发给相关人员。
4、短信:
收到问候性短信应礼貌性回复;收到领导临时工作性短信,应按照短信的要求及时处理,并及时回复处理结果。
(二)经营信息管理要求
1、经营日表:
(1)经营日报的发送责任部门为安全运营部,每天中午12点钟前以办公自动化方式发送前一天的经营日报表,发送范围为公司高管层、总办主任、安全运营部经理、各分部经理。
(2)明日运力安排,由各分部根据当日游客进山的情况,结合历史同期客人进山情况,提出次日本分部运力安排计划报安全运营部汇总,安全运营部汇总后报安全运营分管领导审定后,由调度中心于5点前用移动短信平台发送给总经理、高管层和相关分部。
(3)每日进山短信,每日热线员登录武陵源旅游网查询核心景区的一次进山人数,然后编发每日进山人数短信,于次日9点前按照规定范围发送。
(4)车辆运行日志、调度日志,由分部有关岗位人员按照岗位职责如实填写上交,分部文员负责分类、统计、复核,核算出当日本分部的人力、运力、运行里程数、实载率,作为编发经营日报表和核算员工工资的依据。
2、管理人员动态信息:
主要是指安全运营线的基层管理人员履行岗位管理职责的动态情况,也是对安全运营线管理人员实行行为考核的主要方式和依据。第二天上午9:30之前,各分部经理应将本分部管理岗位的管理日志进行查阅,对履行职责情况报安全运营部汇总后,由热线员编入经营日报表中,发现履行职责不正常的情况应登记上报,作为以后处理的依据。
3、营运秩序动态信息:
各分部第一负责人是分部个人稽查、监督、考评情况整理汇总上报的责任人,分部文员负责具体实施。对个人的稽查结果,由各分部每日进行汇总,并上报安全运营部。安全运营部将营运秩序动态管理信息录入公司经营日报表。
对个人月度考评结果,经分部负责人签字后,于每月28日前报安全运营部汇总;安全运营部在每月30日前报分管领导批准后,报人力资源部进行奖惩兑现。
分部个人的年度考评结果在每年12月30日前,各分部文员上报到安全运营部,安全运营部汇总后上报给安全运营分管领导批准后,报人力资源部审核存档。
(三) 安全信息管理要求
1、安全报表管理要求:
(1)安全日报
各分部的安全责任人(安全经理助理、安全员或专职分队长)每日下班前将当日的安全情况汇总,以日报方式报安全运营部,安全运营部将稽查情况与分部的日报汇总后编入经营日报一并发送。
(2)安全月报
每月25号前由分部安全员(或安全助理)向安全运营部报送经分部经理签字确认的《安全月报表》,安全运营部汇总并送安全运营分管领导签字确认后,于每月28号向总经理、运管、安全等相关单位报《公司安全月报表》。
2、交通事故信息管理要求:
(1)运营车辆发生交通事故,分部应按照公司《安全管理办法》的规定程序和时限,向总经理、安全运营分管领导、安全运营部等部门报告事故情况,安全运营部视其情况立即组织现场处理,同时将事故情况编入当日安全日报,按规定范围发送;办公车和生产辅助车发生事故的,应同时报告行政分管领导和总经理办公室。
(2)发生重大以上事故,安全运营部和所涉及分部的负责人应立即报告安全运营分管领导和总经理,安全运营分管领导、安全运营部和所涉及分部的负责人应在第一时间以最快的方式赶到现场,按照《公司紧急预案》规定搞好现场处理,组织人员救助,安全运营分管领导根据事故性质,及时向总经理进一步报告情况,分部应同时报总经理办公室和监控中心,总经理办公室负责向各级政府、上级公司等有关部门报告,安全运营部随后要在事发后2小时内上报文字材料。
(四)监控信息管理要求
1、视频监控信息:
营运时间内,热线员应通过实时监控系统运力情况随时监控,发现滞留现象及时调度最近站场车辆解决。同时,对各站场工作人员的状态、站场管理、驾驶员行车情况实施监控,发现违章行为立即电话告之站场当事人员,或编辑短信告之驾驶
员,并每天做好监控记录。
2、服务热线:
热线员必须用标准普通话,礼貌、规范的接听电话,并登记来电内容,及时处理来电。特别对游客丢失物品、游客走失、景区居民急病、自然灾害等求助电话,要在10分钟内迅速完成报告、处理流程。如不属公司服务范围的咨询电话,要耐心告知其联系方式。
3、gprs监控系统:
gprs监控系统信息是公司对在驶车辆实施车速管控、保障车辆安全运行的主要技术手段。在车辆运行时段,热线员应开启gprs监控系统信息,对运行车辆保持监控状态,发现超速车辆应做好登记,录制好实时监控资料,做为以后处罚的依据。同时,通知所在分部的安全管理人员及时纠正违章。
4、其他信息系统:
热线员应每天检查网上直播系统、服务热线系统、站场信息发布系统、办公自动化系统、视窗网站等几大系统是否正常运转,内容更新是否及时,发现问题及时报告给技术人员维修恢复。
(五)财务信息管理要求
财务信息包括财务统计报表、考核通报、月财务情况分析、收入日报表和资金周报表等。
1、当月成本考核通报于次月15日之前上报,非人为原因导致成本考核延迟的除外,报送范围为公司各高管层、各部室、分部、中心;
2、当月财务情况分析及报表于次月10日前上报(节假日顺延),报送范围为公司总经理、财务总监;
3、当日收入日报表于次日之内上报(节假日顺延),报送范围为公司总经理、财务总监;
4、资金周报表于每周初或周末上报(节假日顺延),报送范围为公司总经理、财务总监。
(六)重大紧急信息管理要求
1、重大紧急信息内容
凡重大突发性事件、重要社会动态、紧急灾情、疫情以及其他重要紧急情况,都属于紧急信息。具体包括:(1)集体*、请愿、*、罢工、非法*,械斗、枪杀或虽只有少数人参加但影响极坏的突发性事件;(2)爆炸、火灾、翻车、山体滑坡、车辆事故以及劫车等造成重大伤亡或影响较大的事故;(3)地质灾害、风灾、雪灾、水灾、旱灾以及地震和严重疫情等;(4)在核心景区内发生堵路、拦车、砸毁环保车、公司员工与居民之间的打架斗殴等严重影响张家界核心景区内正常旅游秩序和旅游形象的事件。
2、重大紧急信息报送时限及程序
根据《张家界市突发公共事件总体应急预案》的要求,公司发生重大突发事件后,当事人必须在第一时间(限时事件发生5分钟以内)口头报分部或部门负责人;分部或部门负责人接报后5分钟内报公司监控中心;监控中心接报后10分钟内报公司总经理、分管领导和总经理办公室。
总经理办公室请示公司总经理和行政分管领导后,在10分钟内向武陵源区政府办公室、上级公司办公室电话或传真报告,并在2小时内进一步作书面报告。
四、信息管理责任追究
各部门要建立信息管理责任制,公司对信息上报情况将组织进行不定期稽查。对于未能准确履行本岗位信息管理职责,对虚报、迟报、漏报、谎报、瞒报各种信息给公司的管理或形象造成影响的,公司将视其情节,予以严肃处理。
1、凡公司管理人员出现信息管理失误的,根据情节轻重,给予扣奖50-100元。
2、凡属于行为考核的公司基层管理人员,处理信息管理失误的,涉及到岗位职责的某一项的,按照其岗位职责的考核细则,作为不合格项考核处理。
3、其他员工处理信息报告处理失误的,按照信息的重要程度和情节轻重,给予扣奖50-100元。
4、公司重大紧急信息没有按报送的时效和程序要求上报的,扣除相关责任人当月月奖200元/次,造成重特大影响的提交公司研究处理。
5、凡因信息报告、处理失误,导致公司经济损失,或者给公司形象造成较大影响,按上述处理太轻的,由有关部门提交总经理会议讨论,作出处理决定。造成损失的追究赔偿责任。
五、本规定由总经理办公室负责解释和修改,自发文之日起开始执行。
