酒店宾馆销售部资料管理规定

酒店宾馆销售部资料管理规定

酒店(宾馆)销售部资料管理规定

(1资料管理内容:销售部在日常业务活动中,需要使用和接触的资料很多,主要包括宾馆基本情况介绍、宣传小册子、餐饮促销资料、房价表、往来电传、传真、信件、协议书、客户档案、重点客户档案、各种报表、销售访问报告表等等。为了提高工作效率,适应市场竞争,应搞好资料管理。

(2资料分类:可分为:宣传资料类;经营表格类;协议书类;内部通知、文件类;客户档案类;重点客户档案类;其它。

(3建立资料档案:销售部应有专门的资料档案柜,档案柜应选用抽屉式档案柜,由内勤负责建档。

举例:

(3.1重点客户档案内容包括:公司名称、地址、电话、负责人姓名、生日、特殊爱好、禁忌等。

(3.2潜在客户档案内容包括:公司名称、地址、电话、负责人姓名、生日、个人爱好、拜访次数、拜访结果、需求和要求等。

(4资料的保管和使用:公用资料,不涉及保守商业机密的资料,如宣传册、内部报表等,销售经理可以领取、保管和使用;协议书等文件必须由内勤保管,本部门人员查阅在当天必须归还,不得带出办公室;外部门人员借阅有关资料,须本部门经理认可,并办理借阅手续,重要资料必须当晚归还。

(5资料的销毁、处置:按宾馆相关规定执行。