集团公司来宾接待管理规定
集团有限公司来宾接待管理规定
第一条对外接待原则
接待工作应遵循'平等、对口、节约、周到、保密'的原则,使客人高兴而来、满意而归。
1.平等原则:对来宾无论职务高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢。尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。一般情况下,级别与权限相等,同级别出面,特殊情况高规格接待。
2.对口原则:公司接待任务原则上由各业务对口部门负责。重大接待工作和活动,由行政部协助完成。
3.节约原则:内部成本效益核算。招待来宾从简,不铺张浪费。
4.周到原则:接待程度应衔接周密,接待方式应完善,以礼相待,使客人感到热情、周到。
5.保密原则:向来宾介绍情况时,应注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
第二条来宾接待流程
(一)确定来访人员及行程
1.行政部接到接待任务后,应尽快确定来访人员的名单,包括人数、姓名、性别、年龄、单位、职位(级别)(如有必要,还需了解对方健康状况)等,确定我方接待人员名单,并明确双方主要联系人及联系方式。
2.根据客人的来访时间安排,拟定相应行程。
(二)来宾接待
包括:用车安排、住房安排、就餐安排、会议安排、参观安排等,并明确我方陪同人员,做好随行摄影保障工作。
1.用车安排:根据客人的级别、人数确定车辆安排,并在车内准备矿泉水以方便客人饮用。
2.迎接工作:根据来访人员人数、出发时间、地点、飞机或火车的班次,到达目的地的时间、地点,我方人员需提前十五分钟到达接待地点迎接,并准备好标有集团logo的接待牌,视来访人员重要程度准备鲜花、横幅,客人到达后,我方接待人员应主动上前帮忙搬运行李。
3.住宿安排:视具体情况预定不同标准的酒店,合理安排客房。提前了解所预定酒店房间的口碑与服务质量、周边环境。我方人员提前帮来访客人拿好房卡,在房间内布置水果、欢迎卡片、公司介绍及住房安排表,表中需注明入住人员姓名、房间号、房间电话、酒店总机号及近几日城市天气预报。安排妥当后,待来访客人到达时将房卡转交,并告之早餐用餐时间和地点。
4.餐饮安排:可根据来访人员的停留时间提前安排不同的酒店就餐,体验不同的餐饮特色。也可根据来访人员的喜好预定各种形式的餐会,包括:西餐、中餐、自助餐等(具体事项见宴会接待流程)。
5.会议安排:明确会议时间、地点、参会人员名单等(具体事项见会议接待流程)。
6.参观安排:根据来访人员的停留时间,拟定相应参观路线。重点参观我公司食品总部、在宁楼盘及南京着名景点、新建城区等。
参观我公司食品总部、在宁楼盘需提前联系好项目负责人,做好讲解工作;参观着名景点我方人员需提前联系好景点导游。我方人员还需准备好参观单位的书面材料,以便客人在参观时详尽地了解参观单位概况。来访人员中若有外宾,需提前安排好翻译人员,便于更有效地沟通。
7.礼品安排:根据来访人员的身份、级别、喜好、民族习惯选择合适的礼品,在适当的时候送给来访人员。
8.临送安排:
(1)了解来访人员返程时间,提前为其预定飞机票或者火车票,制定返程人员名单、日期、班次及到达目的地时间的表格。
(2)提前将飞机票或者火车票送交来访人员,并且根据重要程度安排好vip通道。
(3)安排我方接待人员去飞机场或者火车站欢送来访人员。
(4)告知来访人员返回地天气预报,方便提醒添减衣物,并欢迎来访人员下次来访。
(5)在来访人员返回目的地后,打电话进行确认。
(三)其他事项:
1.接待任务完成以后,做好后期工作。例如:发送接待行程照片、做后期的沟通交流等工作。
2.做好接待行程总结,由行政部秘书处工作人员填写《来访人员登记表》,将来访人员名单、来访具体事项、入住酒店及房型、用餐、准备礼品等具体情况详细记录,作为档案资料进行保存,以便客人今后来访备查,并总结经验、改进后续工作。
第三条其他
(一)重要来宾接待需做好必要的安全保障工作。
(二)接待人员需着正装,男士应穿西装、打领带,女士应着正规套装、化淡妆。接待人员在接待过程中要注意个人言行举止及仪表。
第四条会议接待工作流程
(一)会前准备:
1.会议策划:根据参会人员级别、人数,灵活掌握会议规模,预定适合的会议室。
2.会前通知:行政部秘书处接到会议通知后,应主动了解会议名称、时间、地点、参会人员情况及会议接待要求等,并准确传达会议信息,以便做好会议接待的准备工作。
3.准备会议资料、用品、饮品及礼品。重要客人需在会议室摆放鲜花、水果等。
4.会议酒店预定、用餐安排、车辆安排等。
(二)会场布置:会场布置工作务必在会议开始十分钟前完成,主要从会场环境、会议所需物品的准备及摆放、所需设备调试着手。
1.会场环境:确保会议室内空气流通、清新,温度、光线适宜,桌椅整洁。
2.物品准备及摆放:根据会议需要准备好白板、纸、笔等会议所需物品,要求摆放整齐有序、方便、美观。
3.设备调试:按会议需要做好投影机、幻灯机、麦克风等设备调试工作。
(三)过程服务:
1.开会前十分钟,我方参会人员做好会前迎接准备工作。
2.由秘书处人员做好会议资料收集、整理、会议记录等相关秘书事务服务及翻译服务。
3.会议期间由前台人员每隔十五分钟添加茶水一次,如遇会间休息,应尽快整理会场,补充并更换各种用品。
4.秘书处根据客人需求,做好各地返程飞机票、汽车票、火车票的预定服务。
5.会议结束必要时,拍照留念。会议结束后,安排车辆欢送客人。
(四)会后整理:
1.会议结束后,仔细检查会场,看是否有遗忘的东西和文件等;设备设施是否有损坏,做好相应记录,以便及时维修。
2.使用器皿需及时撤下清洗并消毒。清理会议室卫生,恢复会议室环境干净、整洁。
3.理好设备,并关闭相关电源,确保安全工作。
4.秘书处人员于会后做好会议纪录整理工作,并做好会议纪录及会议照片存档工作。
第五条宴会接待流程
(一)人员确定:根据客人和公司领导的双方安排,确定安排宴会的人员名单
、地点、时间。
(二)宴会地点确定:我方人员需提前安排好宴会地点,并提前通知客人。
(三)迎接工作:我方需根据客人不同的级别安排车辆,事先迎接。
(四)时间安排:我方时间安排需衔接准确,提前到达宴会厅,如有特殊情况不能及时到达,需提前电话告知客人,并致以歉意。
(五)酒水、礼品准备:通过公司人员内部商量或客人喜好,适当进行酒水、礼品的准备。
(六)用餐注意事项:
1.提前了解客人的饮食习惯(例如:回民),安排就餐时注意菜品的选择。
2.宴会过程中,我方陪同人员需注意形象、谈吐,适度安排敬酒人员。
