公司文档资料管理规定
公司文档资料的管理规定
1、公司的文档是公司的软性资产,对文档的管理,要做到处理及时,卷宗规范,确保安全;
2、公司各部门负责管理与该部门有关的文件,如:销售部门负责营销档案、客房往来资料、设计师、装饰公司档案(含协议)、市场讯息档案等;财务部负责各类财务单据、销售合同及其他档案(如执行价格、发放薪资依据文件);渠道部负责分销商的档案、分销政策性文件等;办公室负责行政、人事、综合类档案;
3、公司文件由办公室起草,发文程序为:拟稿、自审、报经理或副总经理审核签发、打印、发文、催办、立卷归档;
4、对内发文应有统一的结构与编号,要求文字精准、条理清晰、层次分明、结构紧密;
5、公司的收文程序为:收文、报送(分发)、催办、立卷、归档;
6、公司收文由办公室负责,依据事件大小、紧急程序进行归类,报送经理阅示或发放各部门处理,重要文件转办公室存档;
7、文档按照机密程度,分为“秘密”、“机密”、“决密”三个档次,撰稿人应依据机密程度确定报送范围,秘密文件的报(发)送由专人进行,确保发送未超出报送范围;
8、机密文件应确保其安全性,文档管理人员及所有接触文档的人员对其负有保密的义务,造成资料外泄的,公司将依据事件影响追究当事人的责任;
9、禁止员工查阅、借阅与本职工作、自身权益无关的文档,特殊情况经公司经理、副总经理批准后方得查阅,借阅文档必须及时归还;
10、办公室、公司各部门应将文档分类立卷归宗,方便调阅;
11、文档的销毁要列出销毁清单,报请公司副总经理、经理批准后方可销毁;
12、移交档案应按规定办理交接手续,确保档案资料的完整。
