某地产集团合同审核签约管理规定
地产集团合同审核签约管理规定
一、目的
为加强合同管理、规范合同审核及签约管理,降低经营风险,根据相关法律、法规及结合公司实际,制定本规定。
二、适用范围
集团及下属各公司。
一、合同审核管理规定
1.基本规定
1)合同审核的责任部门主要为:业务部门、财务部门、法务部门。
2)合同审核实行各责任部门及相关领导审核会签的责任制原则。
2.业务部门负责对合同的下列内容进行审核
1)签约对方的主体资格及资信情况:通过背景调查核实签约对方的资格、资质、资信情况等与合同履行具有重大关系的事项。审查营业执照、批准文件、许可证明、授权书等书面材料时,应当核对原件。
2)商务条款、技术条款等其他非法务条款。
3.财务部门负责对合同的下列内容进行审核
1)履行合同资金安排的可行性、合理性。
2)相关税费安排的合理性、上市合规性。
4.法务部门负责对合同的下列内容进行审核
1)合同的形式。
2)合同的实质性条款。
3)合同的效力。
4)其他法律条款。
5.合同审核后的处理
1)各审核部门在审核合同时发现重大错误或遗漏的,应退回发起部门;材料不齐全的,通知发起部门在合理期限内一次性补齐。
2)合同发起部门负责汇总、整理各审核部门的审核意见。部门审核意见相冲突的,一般性问题由合同发起部门负责协调,重大问题需报请共同上级决策。
3)倒签的合同,一般情况下对合同内容不予审核。同时,发起部门需详细说明合同倒签的具体原因并确保合同条款与实际履行情况相符。
二、合同签约管理规定
1.基本规定
1)合同签约实行洽谈权、审查权、批准权相对独立的原则,经办人、审查人、批准人分工负责。
2)合同签约过程中,对严重损害公司利益的下列行为,将追究有关人员的法律责任(对涉嫌职务侵占、挪用资金等刑事犯罪的依法移送司法机关追究刑事责任):
*收受贿赂,与他人恶意串通,损害公司利益的;
*严重玩忽职守,导致公司遭受巨大经济损失;
*故意违反本管理规定的其他行为;
*对涉嫌职务侵占、挪用资金等刑事犯罪的依法移送司法机关追究刑事责任。
2.签约文本
1)除能即时清结的小额经济事务外,严禁口头协议和非正规书面形式。
2)对外签约所使用的合同文本,必须编制合同序列号,以便于查询。
3)原则上集团有标准文本的,应使用集团标准文本,如确实无法适用集团标准文本,发起部门应详细说明原因。
4)合同最终签署文本应保证是清晰版本,无任何修改痕迹。
5)合同签约经办人需确保签约文本与会签审核后的文本保持一致。否则,经办人需承担由此产生的全部责任与损失。
3.签约流程
1)签约文件经审核确认后,由业务部门根据合同约定的份数打印合同文本。
2)合同盖章前,需根据公司的印鉴管理规定提交《印鉴会签单》。未经印鉴会签审核,不得擅自在任何合同上加盖公章。否则,印鉴保管人员需承担由此产生的全部责任与损失。
3)合同签署份数原则上根据签约方数量确定。合同签署后,发起部门需留存合同原件(至少一份),并根据公司的档案管理制度移交给档案管理人员。业务部门和财务部门可视情况各保留一份合同复印件。
4)原则上合同由对方公司先行签字盖章,如确需我司先行盖章,经办人应在《印鉴会签单》上注明,并跟踪合同相对人签字盖章情况,于3日内完成合同相对人盖章及合同回收工作。
4.签约要求
1)合同的签署应严格按照合同的约定执行,并加盖骑缝章。
2)签字、盖章的具体要求:
*如签约方是公司,应加盖公章或合同专用章以及骑缝章。
*如签约方是个人,应由本人亲自签署(应使用黑色水笔或中性笔,杜绝使用圆珠笔、铅笔或红笔)并在签名处加摁指印确认以及在合同文本上加摁骑缝指印。确有特殊情况无法亲自签署的,须由本人出具授权委托书,由授权人员代为签署。
*因特殊情况需要对已经签署的合同进行修改的,应采用补充协议形式;如确需在原签署合同中进行修改的,应在修改处由签署双方盖章或签字并按指印确认。
5.监督检查
1)各公司应指定专人对已签署合同进行审核,如发现签署的合同不符合集团要求的,应及时要求相关人员予以修正,以保证合同签署的规范。
2)集团将不定期对合同审核及签署情况进行抽查。
3)经查实违反本规定的相关人员及直接主管,将按下述相关规定予以处罚:
*已签署的合同未及时移交导致遗失的,每发生一例罚款人民币1000元,并给予警告处分。
*擅自签署合同给公司造成损失的,需承担由此产生的全部损失与责任,并给予开除处分。如涉嫌刑事犯罪的,将移交司法机关进行处理。
