商业集团法律顾问单位管理规定3
某商业集团法律顾问单位管理规定(三)
一、目的
为了加强公司总部及其下属各公司律师顾问单位的管理,充分发挥律师顾问单位的服务功能,结合公司总部及其各下属公司的实际情况和管理要求,特制定本规定。
二、适用范围
公司总部及下属各公司。
三、基本原则
1.行政管理中心法务部负责,下属各公司行政负责人协助相结合。
2.律所整体实力、团队负责人双评估。
3.定期汇报,随机抽查相结合。
四、管理主体及其职责权限
以行政管理中心法务部为主开展法律顾问单位管理、考核工作,下属各公司行政负责人负责所属单位法律顾问单位日常沟通管理、及法律类信息数据的收集整理工作。
五、法律顾问单位的选聘、解聘、续聘
1.选聘流程
a、行政管理中心法务部或下属各公司根据业务需求,需要聘请法律顾问单位提供法律服务的,根据公司总部审批流程发起立项。
b、立项完成后,需求单位行政负责人在当地寻找符合公司需求的律师事务所(不少于3家)作为候选单位,对其发出邀请,并负责收集整理候选律师事务所的相关资料(包括律所简介、律所所获荣誉、服务团队介绍、服务方案、服务报价等)。
c、行政管理中心法务部根据需求单位提供的资料对候选单位进行考察、评估、分析,并出具律师顾问单位评估意见。
d、需求单位根据行政管理中心法务部评估意见及公司总部审批流程发起聘用审批。
e、需求单位根据聘用审批结果与拟聘用律师事务所签署《常年法律顾问服务合同》。
2.选聘原则
a、法律顾问单位原则在当地的实力排名在前五位。
b、法律顾问单位需具有一定的外部资源,能与相关部门进行有效沟通。
c、对候选单位的考察除对律所整体实力进行评估外,同时需对服务团队进行评估,必须律所整体实力与服务团队实力同时满足需要。
d、对候选单位的考察以现场面试为原则,如确实不具备现场面试条件,可通过电话、视频等方式进行面试。
e、同一地区选择同一律师事务所提供服务,顾问服务费打包计算。
3.解聘条件
已聘请法律顾问单位的,在下列情况下可提前解除《常年法律顾问服务合同》:
a、根据实际经营情况无须再行聘请法律顾问单位。
b、已聘请的法律顾问单位的服务质量无法满足需求。
4.解聘的处理
a、对拟解聘的法律顾问单位应向行政管理中心法务部提起解聘申请,并根据公司总部审批流程提起《常年法律顾问服务合同》解约审批。
b、经审批同意后,根据《常年法律顾问服务合同》约定正式向法律顾问单位正式发出解约通知。
c、《常年法律顾问服务合同》终止后及时与法律顾问单位办理服务费结算。
d、如解聘现有法律顾问单位后仍需法律顾问服务的,须与解聘审批完成后立即进入法律顾问单位选聘流程。
5.续聘流程、原则
a、已聘请法律顾问单位的下属各公司在当期《常年法律顾问服务合同》到期前1个月,如拟继续聘用原法律顾问单位,应向行政管理中心法务部提起续聘申请,并根据公司总部审批流程提起《常年法律顾问服务合同》续聘审批,在审批时应提交如下材料:
■年度法律顾问服务工作总结(由律师顾问单位提供)
■年度法律顾问单位服务工作评价(由需求单位提供)
■历次《法律顾问单位(季度)工作总结》(详见附件一)
■历次《律师顾问单位评估考核表》(详见附件二)
■续聘服务期服务团队构成、服务方案、服务费价格表
b、需求单位的续聘审批完成后,于原《常年法律顾问服务合同》到期前10个工作日内完成续聘签约工作。
c、续聘原则:
■需求单位因运营需要仍需法律顾问服务
■原律师顾问单位经评估考核通过
■续聘期服务质量及服务价格不低于原服务期
六、法律顾问单位的评估、考核
1.评估、考核主体
行政管理中心法务部负责法律顾问单位评估考核工作,下属各项目公司行政负责人负责所属单位法律顾问单位聘雇考核工作的落实及信息资料收集工作。
2.评估、考核频率及流程
a、律师顾问单位考核每季度进行一次(每一个服务季度第三个月的25日前向总部提交《法律顾问单位(季度)工作总结》(详见附件一)、及《法律顾问单位评估考核表》(详见附件二),并于第四季度的第二个月对整个服务期工作进行年度评估考核。行政管理中法务部可根据实际需要对法律顾问单位进行抽查评估,该抽查评估计入年度评估考核成绩。
b、评估、考核流程
■法律顾问单位就考核期内的服务质量提交工作总结报告
■需求单位行政负责人根据工作总结报告编制《法律顾问单位评估考核表》并提交需求单位负责人审批
■需求单位行政负责人将经需求单位负责人审批后的《法律顾问单位评估考核表》提交行政管理中心法务部
■行政管理中心法务部对于季度评估考核出具最终评估考核成绩,年度评估考核需提交总部分管副总裁审批
■需求单位行政负责人将行政管理中心法务部或总部分管副总裁的评估考核结果向法律顾问单位进行反馈,并予以存档。
3.评估、考核依据
就法律顾问单位服务质量根据如下方面进行评估考核,并以各项得分综合作为该次评估考核成绩:
■服务态度及响应及时率
■非诉法律事务处理准确性及有效性
■诉讼类案件代理成功率
■外部关系沟通维护
4.评估、考核后的处理
a、评估考核得分不足70分为不合格,70分至80分为合格,80分至90分为良好,90分以上为优秀。
b、季度考核不合格或连续两季度考核为合格启动解聘程序。
c、全年每季度考核全部为良好以上,可就该法律顾问单位予以续聘。
七、附则
本规定由行政管理中心法务部负责解释。
附件一:法律顾问单位(季度)工作总结
