置业公司采购合同管理规定
置业集团公司采购合同管理规定
第一章总则
第一条为确保合同谈判、签订、评审、档案管理、分析评估的严肃性、有效性及规范性,特制订本规定。
第二条本规定适用于采购管理中心。
第二章各业务阶段的合同管理
第三条合同谈判:
(一)谈判人员必须通过公司组织的正规商务谈判和合同知识培训;
(二)在和客户谈判之前,主谈人员必须用规范的表格做好详尽的谈判计划;
(三)所谈物资为固定资产时,必须按公司相关文件的要求向请购部门索要董事长的批文;
(四)所谈物资含有较强的专业性、技术性时,必须邀请相关技术人员参与谈判,并对相关技术参数签字确认;
(五)大型安装项目合同,除商务谈判外,还必须连同总经办、工程项目人员一起到供应商处实地考察,以全面了解其实力、资质和以往的工程业绩等。
(六)无论何种物资,原则上杜绝独家供货,必须找至少三家以上的客户进行投标、洽谈
(七)工程部等其他部门配合谈判的合同,采购人员须严格遵守公司的前后台管理,做好各方人员的协调工作。
(八)所谈供应商为新客户时,则其必须提供相关的证件(税务登记证、生产许可证、法人代表签字的委托书);
(九)物资涨价时,必须有确凿的信息来源,并经部门经理批示后方有权涨价。
第四条合同签订
(一)所有进行洽谈的合同必须有需求部门正规的物资申购单,并经过本部门领导审核后方可进入采购程序;
(二)属于招标采购的,必须严格按照部门的《招标手册》开展工作,开标、议标、谈判增值表等各项资料必须齐备。
(三)所用合同文本必须是我司法务人员颁布的标准版本,不得随意更改。
(四)在签订合同前,须要求供应商提供各项有效的证件,作为合同附件一起评审、存档。
(五)买卖双方单位名称要做到'四一致'(抬头、落尾、图章与营业执照),不可相差一厘一毫。
(六)若因技术、质量约定条款较多无法在主合同上表述清楚时,要单独以合同附件的形式签订,附件号可按签订合同时的日期编号,如:2006年12月2日签订合同的附件可编号为2006-12-02号附件。
(七)合同上所有栏目都必须认真填写,若有些栏目不需填写时可用'/'代替。
(八)'标的'中单位栏的填写应符合现行国家计量标准,不能以'捆、扎、堆、斤'等模糊或不规范词语填写;合计金额栏应用规范的大写文字填写。
(九)我方签约人员须向对方认真讲解我公司合同文本的相关条款,特别是保密、商品生产、变更、商业贿赂之禁止等。
(十)合同条款中原则上不允许出现笔误或删改,特殊情况出现笔误或删改,应由双方当事人签字认可,并在笔误或删改处加盖双方的公章。(不准在合同文本上涂改任何文字)
(十一)所谈对方是个体户时,则必须填写对方家庭住址,并附有身份证复印件。
(十二)除合同外,还须和供应商签订单独的《廉政协议》,作为合同附件一起评审、存档。
第五条合同评审
(一)合同签订后,首先由供应商签字盖章,之后由我司的合同签订人员认真填写合同评审表进行合同评审,合同评审表上各项内容必须完备、真实、准确。
(二)合同评审表上除中标单位外,还必须认真填写各竞标单位的信息。原则上只找一家供应商洽谈合作的合同,拒绝评审。若是特殊情况,须认真在评审表上详尽说明。
(三)合同原件要求一式五份,并要求供应商在每份合同上盖骑缝章。一份档案室存档,一份财务部保存,一份部门留存,一份供应商,一份备用。
(四)合同签订人在填写好的合同评审表上签字确认后,按照如下流程进入评审程序:合同签订人
