置业公司费用管理规定
置业公司费用管理规定
一、管理范围
1、本规定所指'费用'是指办公行政性费用。
2、本规定所指'管理'是指对上述费用的基础原则、费用分类、费用定额、预算编审、费用分摊、结算考核和统计报表等项工作。
二、管理模式
1、归口管理:即公司行政办公所涉及及实物管理和费用管理的日常工作总经办负责。
2、双向管理:即实物管理和费用管理并举,建立双管齐下的双向管理体系。
3、分类管理:即依据各项办公行政费用开支内容、方式的不同,对实物和费用进行合理的统计分类,并建立健全相应的统计台帐、统计报表、统计分析等基础工作,实行分类管理。
4、定额管理:即从实际出发,对部分行政费用支出项目实行定额管理制度,超额扣款,节约归公。
5、预算管理:即在保障日常经营管理工作需要的前提下、在上述管理的基础上,厉行节约、节耗增支,建立和推行行政费用支出预算管理制度。
6、监督管理:即实行控制预算总额、审批报销一支笔的监控制度。
三、费用分类
1、房租、空调费:即公司办公租房、其它工作租房等的合同租金额。
2、植物租赁费:即公司办公场地和其它工作租房的植物租赁合同租金额。
3、水费:即在公司办公地点发生的自来水费。
4、电费:即在公司办公地点发生的电费。
5、实物资产费;即非消耗性办公用品的购置金额。
6、车辆使用费:即公司购置车辆的办证费、保险费、车船税、养路费、汽油费(包括包干的油料费)、
维修保养费、停洗过路费、车辆用品费等日常使用费。
7、通讯费:即在公司办公地点发生的固定电话、传真电话费用。
8、装修制作费:即对外订制的办公隔断、房屋装修、标牌、标识、像框等制作加工费。
9、人事管理费:即公司为人力资源管理、劳资管理发生的如招聘广告、招聘入场、合同鉴证、证书
等费用。
10、职工活动费:即公司组织职工旅游、聚餐等活动费用。
11、礼品费:即在节假日或平时等发生的对外馈赠性礼品、食品、物品等费用。
12、员工餐费:在工资以中补贴的形式发放,按岗位工作性质,均按6元/餐的标准补贴。
13、低值易耗品费:
(1)办公用品费:公司各部门发生的专用办公用品费,如笔记本、各类笔、笔筒、笔芯、大头针、回型针、胶水、胶棒、订书机、修正液等;
(2)办公耗材费:公司各部门办公电脑设备所需的易耗材料费用,如复印机、打印机加粉、购买硒鼓、墨盒、各种色带等等;
(3)文印制作费:即外送制作、装裱发生的费用,如信笺、信封、表单、单据、宣传品、名片、纸杯及在外复印、在外装订等费用;
(4)电脑用品费:即公司办公所发生的电脑耗品费,如软盘、光盘、鼠标、软驱、网线、网卡等;
(5)其它用品费:即以上低值易耗品不能包含的其它低值耗品费。
14、维修费:公司内办公家具、办公设备、照明等的各项维修费用,如办公桌、复印机、开关等的维修;
15、邮递费:公司对外发送快递、邮寄物品等所需的费用。
16、其它费用:即以上十五项费用不能包含的其它费用。
四、费用定额(需会同财务部修订)
(一)办公用品领用定额:
办公用品的领用严格按照预算进行。
(二)月度车辆费用定额:
说明:如若定额车辆的汽油费因工作原因造成超额,请出示相关的依据,例如派车登记、里程记录等等。定额以季度核算,如超过定额,其超额部分由管理责任人负担,统计汇总后在其工资中扣减。
(三)通讯费用定额:
1、固定直拨电话(含传真):
序号
电话号码
使用部门
主要责任人
月度话费定额标准(元)
备注
1
2
3
4
2、分机电话
序号
分机号码
使用部门
主要责任人
月度话费定额标准(元)
备注
2
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
凡月度使用金额超过定额标准的,由使用部门或使用人承担超支部分费用。
五、预算编审
(一)编制依据:
1、上月末库存情况。
2、本月人员增减、购置申请和预计情况。
3、各项定额和总控指标。
(二)编制口径:
1、预算内支出和预算外支出:
(1)'预算内支出':指每月底经集团总裁审批的预算方案。
(2)'预算外支出':指在执行每月预算内支出方案过程中,新出现并经审批人审批同意支出的项目和金额。
2、固定费用和变动费用:
(1)'固定费用':指在一定时期(半年以上)内、支出项目的内容、性质和金额都不发生变化的费用。在本规定中的'费用分类'中的房租空调费、植物租赁费两项。
(2)'变动费用':指在每一月度都可能随影响因素发生项目和金额变化的费用。在本规定中的'费用分类'中除固定费用以外其它类别的费用。
3、定额费用和非定额费用:
(1)'定额费用':指经公司审定须确定每月发生支出数量、金额或人均支出金额的费用。
(2)'非定额费用':指无法确定每月发生支出数量、金额或人均支出金额的费用。在本规定中的'费
用分类'中除上述定额费用外的费用。
(三)编制方法
按上述'费用分类'列明细表逐一预算,使用规范的'行政费用预算/购置明细表'中的'预算'栏。表中的'项目名称'必须明细,'库存量'必须准确,'数量'必须精打细算,'单价'必须符合实际,'备注'应列出变动费用增减变化的主要原因、分摊费用的比例、固定费用所占的比例以及其它应注明的口径。
(四)审批流程
六、费用结算
1、结算时间:每月月初10个工作日前结算上月费用。
2、结算方法:代付费用的公司每月底列出两公司本月所发生的共同费用清单,注明费用名称、费用总额,由授权批准人签字后送应承担费用公司的会计,两公司以支票或挂帐方式进行结算。
3、往来帐的对帐工作:每月的往来帐应于次月5日之前核对完毕。
4、各公司各部门在日常支出、开据发票、审核单据时,应尽量分清受益单位,以正确归集行政管理费用、简化核算手续。
七、结算监控
1、发票开据:所有发生的行政性费用在开具发票时,均须标明发生费用的公司;分摊费用应计算出分摊额后分别开据发票,以便正确归集费用和财务核算。
2、报销办法:报销人需按财务规范粘贴报销单据、填写费用报销单、审查签字、审批签字,即可在出纳处报销。
3、财务监控:财务部应按同口径建立公司行政费用支出台帐;行政费用借款时,应审查预算内或预算外支出方案和审批依据;行政费用报销时,应审查支出项目、金额是否符合审批预算。如不符时,应请行政人事部说明原因或提供必要依据。
八、统计报表
1、根据公司统一制定的规范表单认真进行行政管理表单、台帐的登记和统计工作,并存档保管。
所有统计数据应既有发生的数量又有发生的金额。
2、每月必须编制月度行政费用统计报表;年度行政管理汇总表,并及时上报公司分管领导及总经理、董事长。
3、月度行政费用报表应进行综合分析,分析要点是:同上月比的预算费用比较分析和因素分析、同上月和当月预算比预算执行情况比较分析和因素分析、变动费用增减变化情况及因素分析、人均消耗水平及增减分析等。
4、每月上报的统计报表及附件有:行政费用预算/购置明细表、行政费用支出分类汇总统计表、车辆费用支出明细表、通讯费用支出明细表、办公用品库存盘点明细表以及统计综合分析报告。
