某某物业公司质量记录管理规定
某物业公司质量记录管理规定
1.0目的
规范对记录进行设计、编号标识、收集、编目、查阅、申购、领用、归档、贮存、保管和处理的职责和方法,以证明各项服务活动符合规定的要求,并为公司管理体系的有效运行提供可追溯性的证据。
2.0适用范围
本规定适用于本公司所有与质量管理工作有关的记录的控制。
3.0职责
3.1物业品质部职责
3.1.1质量管理记录控制的归口管理部门,负责制定本制度。
3.1.2负责记录的编号标识、编目、申购、发放、归档、登记和处理;
3.1.3负责监督、指导各部门有关记录的设计、填写和管理;
3.1.4负责归口管理项目记录的设计、收集、归档、借阅管理。
3.2各单位职责
3.2.1各部门负责本部门归口管理的记录的设计、收集、归档、借阅、管理。
3.2.2负责按要求填写各种记录。
3.2.3负责按要求及时提供本部门的有关记录以供查询。
4.0控制程序
4.1记录的设计、编号、编目管理
4.1.1设计:
(1)各部门按照管理制度和自身的工作要求确定需记录的工作项目,需要增加表格的由使用部门制定,填写《质量记录增减申请表》经项目负责人审核,品质部审批和统一编号后递公司领导审批,经公司批准后使用。
(2)质量记录是执行有关要求、规定或制度的个体体现,在提出增加质量记录表格申请时,必须附上有关规定或制度。
(3)当已发布的表格不能在某项工作中通用、兼容或空缺时,使用部门可提出申请增减质量记录表格,经品质部审核,公司领导批准后方可使用。
4.1.2修改:已发布的表格不能适应工作需要,使用部门可填写《质量记录更改申请表》提出更改申请,并在申请表后附上更改后记录表格格式样式。
4.1.2编号:记录表格由品质部按《文件控制程序》对各种记录表格进行编号。
4.1.3编目
(1)品质部负责对记录进行编目,制定公司《质量记录一览表》。
(2)各部门负责编制本部门的《质量记录一览表》。
4.2记录的发放、收集、归档保管、借阅管理
4.2.1发放、收集
(1)空白表格由物业品质部统一管理,各部门根据需要填写《质量记录领用申请表》经部门负责人审批后报品质部。
(2)每月20日前,各单位递交《质量记录领用申请表》,品质部在本月结束前将记录发放到位,申请单位在《质量记录发放记录》上签收后返回发放记录。
(3)品质部要及时掌握存记录情况,根据库存情况组织印刷并填写《质量记录印刷申请表》报公司领导审批后组织印刷。
4.2.2归档保管
(1)各部门须于每年8月前将上半年使用的记录按规定归档,下半年使用的记录于次年2月前按规定归档。
(2)各部门应按记录的分类制定记录归档清单,并将归档清单报品质部,归档记录由各部门保管存放。
4.2.3借阅
(1)归档记录借阅,由借阅人提出申请,经品质部负责人批准后,品质部办理借阅手续。
(2)在工作现场借阅记录应经使用部门负责人批准后方可借阅,一般情况下严禁将工作记录带出使用场所。
(3)特殊情况下要将工作记录带出使用场所(如外部检查、内外部审核等),经记录保管部门负责人批准后方可借阅。该申请表由记录保管部门负责人保存,并负责按期收回被借记录。
(4)文件管理部门每月对文件借阅归还情况进行检查,及时追回借出文件,防止文件丢失情况发生。
(5)行政人事部在有员工离职或调离工作岗位的,要及时知会相关部门查阅是否有借出文件,以便及时收回借出文件。
4.3记录的填写、更改、使用保管
4.3.1填写、更改
(1)记录应填写及时、清晰、准确,不能随意涂改,除备注栏外其他栏目不能出现空格,如有不需填写的栏目则以自左至右的一条斜线代替填写内容。
(2)发现有随意更改的记录,应追究当事人责任。
4.3.2使用保管
(1)工作现场的记录应用按月进行装订,保持文件记录的完整、清洁。
(2)各岗位人员不得随意将记录表格带出工作现场,如要带出按规定4.2.3规定行。
(3)记录按《质量记录一览表》上规定的年限进行保管。
5.0支持文件
5.1《文件控制程序》
6.0质量记录
6.1《质量记录领用申请表》wy/qr-wy-017
6.2《质量记录印刷申请表》wy/qr-wy-018
6.3《质量记录一览表》wy/qr-wy-001
6.4《文件借阅登记表》wy/qr-wy-019
6.5《质量记录更改申请表》wy/qr-wy-020
6.6《质量记录增减申请表》wy/qr-wy-021
6.7《质量记录发放记录》wy/qr-wy-022
