厦门物业管理公司垂直指挥系统规定
厦门物业管理公司垂直指挥系统l 必须准确自如。
l 一个上级的原则。
(指挥行为)l 服从的原则。
l 逐级的原则。
一、 垂直指挥系统的依据垂直指挥系统以组织系统表(机构图)为序列,以岗位描述为依据。
二、 垂直指挥的原则
(一) 服从指挥的原则l 没有服从,就没有管理。
在一般情况下,下级无权判断上级的对错,上级的对错由上级的上级来裁定。
(二) 一个上级的原则(指挥行为)每个岗位、每个人只有一个上级,只服从一个上级的指挥,只向一个上级报告。
(三) 逐级的原则l 上级对下级可以越级检查不能越级指挥。
下列情况,可以越级指挥:
1) 紧急情况上级领导没有找到他的直线下级,不能眼看着损失发生,即可越级指挥。
2) 直接下属表示或实际上不服从指挥直接下属用种种理由不贯彻执行上级的指示,任何领导都有权越级直接指挥。
这种情况发生后,直接下级应该表示自己错了或辞职。
3.) 下级无力完成上级安排的任务
4) 必要的情况下,进行整体指挥l 下级对上级可以越级申诉,不能越级报告。
申诉和报告的界定是:报告是在正常情况下,向直接上级请示工作取得指示。
申诉是告状。
申诉只有在以下三种情况下是被认为合法的。
1) 上级有贪污、盗窃、违法乱纪的行为。
2) 上级有重大出卖和危害公司的行为。
3.) 上级滥用职权,对申诉者有重大不公正的行为。
以上三种情况,如果属实,即可成立。
如属诬告,申诉者必须对此负责。
三、 垂直指挥的类型
1、 单向指挥只与单个的直接下级有关。
2、 多项指挥与两个或两个以上直接下级有关。
3、 整体指挥命令同时发给下属各级人员。
也就是说,命令内容与各级下属都有关联。
例:总经理宣布调整工资方案。
4、 在紧急情况下的现场指挥当发生紧急事件时,有现场最高级别的管理人员负责现场指挥,并及时上报上级。
四、 垂直指挥的常用形式
1、 命令命令一般分为口头命令和书面命令两种。
口头命令主要是指面谈、小组讨论、电话或其他情况下以讲话形式出现的命令方式。
书面命令主要是指通过下任务单和命令书的形式的命令,往往显得比较严肃和正式,而且可以避免口头命令带来的问题。
l 命令人即接受命令的执行人,也就是让谁去完成任务。
l 命令内容即让某个人去干什么工作,包括时间、地点、人员、行动、行动的对象。
l 完成的标准也就是说该项任务要完成到什么程度,即做成什么样,一般分常规标准和特定标准。
常规标准即公司已做好的规定或工作标准--下令时不用讲明,可以强调。
特定标准指没有先例或未做规定的工作标准--下令时必须讲明。
l 完成的标志验收合格,交回令签。
l 复命的时限和方式在什么时间以前,用书面、电讯或口头的形式向谁报告。
八小时复命制对任何命令不管完成与否,都要在规定时间内复命,如执行人在执行开始后发现有困难或阻力,应努力去克服;
如确实有不可克服的困难,执行人无法按时、按标准完成,要立即向下命令者复命,讲明不能完成任务的困难或原因。
如已完成任务,也要复命。
'立即':我们规定为不得超过八小时,这就叫'八小时复命制'。
这条规定特别重要。
不能完成任务的人,可以取得下命令人的新指示,保证任务的完成或取得下命令人的帮助,及时克服困难完成任务。
无论出于什么原因,在发现不能执行命令以后,没有向下命令人复命,延误了工作,要由受命令人负责。
l 命令时的语言要求a. 简炼、准确、不需要形容和描绘。
b. 使用专业术语,概念清楚,尽可能排除误解。
c. 有可操作性。
d. 保证传达渠道畅通无误。
2、 会议会议经常用来决定多项指挥和总体指挥。
会议要求开得简短,并能解决实际问题。
厦门物业管理有限公司会议种类no 会议名称 主持人 召开时间 会议内容 参加人员 基本要求
1 公司月度工作例会 总经理或总经理助理 每月1日下午2:00~4:00 1. 上个月工作中存在问题及解决方案。
2. 下个月工作计划完成情况。
总经理总经理助理各部门经理 每月28日前将书面材料交到综合管理部以便会议中使用。
2 公司月度工作计划例会 每月5日下午4:00~5:00 1. 上月工作中存在问题及解决方案。
2. 下月重点工作方案研讨。
3. 对公司建议。
3. 公司经济活动分析会议 总经理 每月15日下午2:00~4:00 1. 对上个月财务管理、资金使用、经济效益情况给予汇报分析。
2. 下个月资金计划 及调配使用。
总经理总经理助理财务部经理
4 各部门月度工作例会 各部门经理 每月25日下午2:00~4:00 1. 上个月工作中存在问题及解决方案。
2. 下个月重要工作,方案研讨。
3. 对公司建议。
各部门员工 每月28日交会议纪要到综合管理部
(1) 会前准备:包括议题、主持人、记录人、将要下发的文件、有准备发言,对会议进程的预测和对策。
l 议题:不要多于三个。
l 主持人:主管级以上管理人员(不同层级会议)l 记录人由主持人委派,即各部门文员,总经理会议有总经理秘书,行政例会有行政秘书。
l 将下发的文件要做到准确,有错误在会前要经过修改。
l 文件要按照与会人数复印,不要造成开会中途文件准备不全。
l 要预先考虑到保密程序。
(2) 会议通知:根据会前准备拟定会议通知。
会议通知包括:会议的名称、议题、时间、地点、参加人需带资料,以及通知发放方法和途径。
3、 会议纪要l 由记录人整理会议纪要。
会议纪要只记决议,不记讨论过程,个别重要语句可记。
l 会议纪要一定要有执行人和完成时间。
l 会议纪要整理后要由会议主持人签发。
l 如果是连续性会议(如例会),会议上要总结上次会议决议的执行情况。
'会议的成果,凝固在会议纪要的决议中。
'3、 公文l 批阅文件批阅文件,下达书面指示是重要的指挥方法之一。
l 呈报文件按文件呈报程序向有关负责人呈报,呈报时间和批复时间要做记录。
只能有一个人呈报,可以抄送其他人。
l 批阅文件的处理形式三种处理形式:发回、批转、留中。
a. 发回即发回给呈报人执行(或否)。
b. 批转即被呈送人不能做出决定则批转给有关负责人。
c. 留中有两种情况:
① 做为资料收存。
② 暂不处理(文件暂不处理的决定要及时通知呈报人)。
l 公司中常用的文件公司内部日常事务文件,是一种信息决策、执行配合、审批手续、立此存照、公务联系、宣传教育、工作依据、规范指导等等一系列重要手段的媒介体裁。
常使用的公文种类有:计划、通知、总结、报告、简报、章程、办法、规则、准则、守则、备忘录、函等等。
l 公文格式
1) 标题:应当准确简要概括公文的主要内容,一般应标明发文部门和公文种类。
2) 签发人:发到哪一级的公文,应注明签发人。
3.) 主送部门:即负责承办的受文单位。
4) 正文:由开头、主题、结尾三部分组成,或由依据、说明、决策三部分组成。
要条理层次清楚,文字简练确切,标点符号精确无误,篇幅短小,一目了然。
5)发文部门落款:俗称'下款'。
发文部门应写部门全称或规范化简称,几个部门联合发文,将主办部门排在前面。
6)发文时间:用公元,小写汉字数码,不能省略'年'、'月'、'日',也不能省略数字。
一个部门单独成文的,按签发人签发的日期;
几个部门联合制发的,按最后一个部门的签发人的签发日期。
为了便于本公司的文件管理,现将各部门的文件统一编制文件头,请各部门按以下的文件头参照本文的打印格式发出文件:公司办公室 办 字[年份]第 号财务部 财 字[年份]第 号工程部 工 字[年份]第 号综合管理部 综 字[年份]第 号r-报告 p-计划 n-通知 m-会议纪要 o-其它例如:综合管理部发出一份通知,那么其文件的编号为'综n字[2022]第001号'。
[ ]中填写的是年份,'第'和'号'之间填写的是第几号文件。
5) :补充说明主题内容的 ,与正文构成一份完整的文件。
6) 印章:公文一律加盖印章。
这是正式成文的标志。
印章盖在部门名称和日期上。
落款部门应与印章一致,否则失去法定存在权。
l 公文的撰写程序撰写公文时所要遵守的一定的程序,专指公文的制作流程,基本程序有:
1) 交拟 2) 拟稿 3.) 核稿
4) 缮校
5) 签发
6) 用印
7) 封发l 公文的发文程序
1)审核 公司各部门发文必须经公司办公室审核后才可签发 2)签发 3.)用印
4) 分发
5) 立卷
6) 归档
7) 销毁l 公文的收文程序
1) 传递 2) 签收 3.) 登记
4) 分发
5) 催办
6) 查办
7) 立卷
8) 归档
9) 销毁签收的方法是在原件上由收件人背签,背签后直接放入文件夹存档备查。
五、垂直指挥系统的重要法则
1、 不间断公司的管理要做到指挥不间断,包括休假、下班、夜间。
l 时间不间断。
l 最高决策不间断。
l 指挥渠道不间断。
2、 及时决策就是要不失时机。
该决定时不决定是最大的失败。
领导做出决定要有时限,任何指挥上的延误都会造成混乱和损失。
3、 前后一致领导人在进行指挥的时候:l 要考虑到同类事情的连续性。
l 要考虑到领导者本人的连续性。
l 要考虑到换届负责人之间的连续性,在这一条上,基本原则是人换法不换。
公司不同部门之间的一致性:凡出现不一致的情况,要有以下三点:a. 原则b. 内容c. 转换时间
4、 确保执行确保能执行,确保已执行。
凡不能执行的命令不要下,这就是可行性的问题。
5、
