第1篇 公司办公管理规定5
公司办公管理规定(五)
1、目的:
本公司员工,应忠于职守,遵守本公司办公纪律,服从各级主管人员的合理指挥,不得阳奉阴违或敷衍塞现,各级主管对员工应亲切诱导,谆谆教诲,并监督管理。
2、内容
2.1部门所属办公人员上班时间应在指定的办公区域或办公台工作,不打与本人业务无关的事。
2.2员工工作时间内,未经批准不得接见亲友,或擅离工作岗位,如确因要事必须会客时经主管以上人员批准同意,原则上得超过20分钟。
2.3员工对于职务及公事,均应循级而上,不得越级呈报,但紧急或特殊情况不在此限。
2.4本公司员工对外接洽事项,应态度谦和,不得有骄傲满足及有本公司名誉的行为。
2.5工作时间严禁窜岗,高声喧哗、吃零食、拉家常、看报刊杂志等。
2.6严禁在工作时间内,利用电脑玩电子游戏、上网聊天或发送私人电子邮件等。
2.7按时上下班,严格执行考勤制度,中途不擅自脱岗,外出办事必须办理外出手续。
2.8上班时间保持仪表整洁,穿工作服,佩带员工证。
2.9在生产办公区域内,注重形象仪表,不得穿背心,短裤和拖鞋。
2.10推行5s管理,营造舒适、文明、整洁的办公环境,严禁丢烟蒂、烟灰和纸屑等。
2.11接听电话应遵守礼仪,响铃三次后必须提起话筒,并用“你好,××公司”作为接听电话的专门用语;
2.12节约能源,养成良好的行为习惯,下班做到随手关灯,锁好门窗。
2.13对来往宾客应彬彬有礼,维护公司的形象及声誉。
2.14团结协作,共图公司与个人的事业发展。
第2篇 a公司办公自动化管理规定
1 目的
为强化公司办公自动化系统的管理,确保系统各功能有效运行,信息及时处理和反馈。对电子公文准确、规范、安全、及时地进行处理,提高工作效率。
2 适用范围
本规定适用公司内部各单位、解放经销商、服务站办公自动化系统的管理。
3 术语和定义
电子公文:电子公文是指在企业管理过程中所形成的具有行政效力和规范体式,能被计算机处理、拷贝、存储和现代数据通信技术传递的公务文书如:(决定、决议、指示、请示、批复、通知、通告、通报、报告、会议纪要、专题会议纪要、公函等)。文秘资源网
4 职责
4.1公司办公室是公司办公自动化系统的管理部门,对公司办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核公司办公自动化系统的使用、运转、保密情况。
4.2公司电算室是保证公司办公自动化系统正常运行的系统维护部门,对公司办公自动化系统能否正常运行负责,并负责对永久保留的信息备份工作。
4.3人力资源开发室负责人员流动、用户变更信息的及时提供。
4.4网络室是解放经销商办公自动化系统的管理部门,对解放经销商办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核解放经销商办公自动化系统的使用、运转、保密情况。
4.5服务管理部是解放服务站办公自动化系统的管理部门,对解放服务站办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核解放服务站办公自动化系统的使用、运转、保密情况。
5 管理要求
5.1 电子公文管理规定。
5.1.1 电子公文与纸质公文关系。
5.1.1.1各部门须指定专人负责办公系统管理,按纸质公文办理程序处理电子公文。
5.1.1.2电子公文行文关系,与纸质公文的行文关系相同。
5.1.1.3除特殊注明外,电子公文与纸质公文具有同等的行政效力。电子公文不加印鉴。
5.1.1.4电子公文的公文要素与纸质公文基本一致,包括:公文版头、秘密等级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、主题词、抄报抄送机关、附件等。
5.1.1.4电子公文的办理分为收文和发文办理,其工作流程与纸质公文工作流程基本相同。
5.1.2上机操作人员必须熟记本人的用户代码和口令,并保守秘密,在系统中不得从事与工作无关的活动,系统用毕应及时退出该系统。上机人员调离工作岗位应及时通知办公室和电算调整业务流程、更改用户设置。非办公系统中注册的人员不得上机操作或浏览。
5.1.3 对机密级以上(含机密级)的文件和篇幅较长的转发附件,仍以纸质方式发送,但要形成简要说明,进入业务流程,批复工作仍在办公系统中进行。
5.1.4 使用人员要在每个工作日8:00-8:30和16:00-16:30期间察看'待办事宜',并签署意见。
5.1.5国家秘密级以上(含秘密级)和集团公司机密级秘密公文不得以电子公文形式在网上传递。
5.1.6各部门在收到电子公文后,有必要复制成一份(经发文机关批准可复制成多份)纸质公文,应需在所复制成的纸质公文右上角加盖复制专用章(电子公文复制专用章图样附后)注明复制单位、日期、份数,然后继续办理的其他程序。所收到的相同纸质公文应作为备份存档。
5.1.7 电子公文处理和存储,必须采用专用的计算机和存储设备,由收到电子公文的人员负责管理,确保有关设备的安全。
5.1.8 电子公文介质[硬(软)磁盘、磁带、光盘等]应按下列要求管理:
5.1.8.1 电子公文介质的使用和保存,等同纸质公文的使用和保存。
5.1.8.2 电子公文介质的维护和维修,由公司电算室负责。
5.1.8.3 电子公文介质的销毁,等同纸质公文的销毁,须进行登记并由两人监销,确保不漏销、不丢失。
5.1.9用户认证管理。
5.1.9.1用户密码方式:用户首次登陆时系统强制更改密码,日常要求每隔1个月修改用户密码。
5.1.9.2建议系统采用电子身份认证卡确保系统的安全。
5.1.10用户管理。
5.1.10.1用户重新审核:将现有的oa用户按部门列表由用户所在部门领导签字确认。
5.1.10.2新用户申请程序:新增用户由本人填写新增(变更)用户表(附后),本部门领导签字后,到人力资源开发室盖章确认,由电算室创建用户。
5.1.10.3用户权限变更:当对用户权限有特殊需要时,请填写用户权限变更表(附后)。
5.1.10.4用户变更:人员流动时,由人力资源开发室填写用户新增(变更)表(附后)提供给电算室,由电算室对这些用户变更所属部门。
5.1.10.5用户注销:人员调离,退休、退养、离职时,由人力资源开发室填写用户注销表(附后)提供给电算室,由电算室注销用户。
5.1.11用户组管理。
5.1.11.1用户群组重新审核:将群组名称及群组成员列出后,由各主管部门重新审核。
5.1.11.2新用户组申请程序:由使用部门填写用户新增(变更)表(附后),与电算室协商创建。
5.1.11.3用户组的日常管理:用户组由电算室进行日常维护。
5.1.11.4用户组信息的发布:为方便查询各用户组包含的成员,电算室将每隔一个月在通知公告中发布用户组信息。
5.1.12功能模块的管理。各模块的主管单位指定专人对模块中的文档进行维护。
5.1.13系统操作要求。
5.1.13.1要求每天早8:00打开oa办公系统,下班时触发按钮,形成的信息由各部门专人管理并与考勤挂勾。
5.1.13.2上班期间每隔一个小时查看一次最新信息。
5.1.13.3各模块的主管理单位负责及时更新信息。
5.1.14信息管理要求。
5.1.14.1电子邮件系统:要求经常清理,保证邮件占用空间小于100m。
5.1.14.2通知公告、留言板:文档保留一个月时间,超期后由电算室对文档进行删除。
5.1.14.3公文管理、党委工作、食堂管理:由办公室对文档进行维护。
5.1.14.4政策法规、经济责任制:由企管办对文档进行定期维护。
5.1.14.5信息发布、信息收集:由指定部门的专人负责维护。
5.1.14.6对于永久保留的信息由电算室负责备份。
5.1.14.7重要信息主管理部门要自已备份
5.2经销商电子公文管理规定。
5.2.1每家经销商一个用户名,由专人管理与使用,用户名和密码要有两人知晓,避免人员调动,其他人不能登录。
5.2.2上机人员调离工作岗位,新的操作人员应及时更改用户设置。
5.2.3上机操作人员必须熟记用户名和密码,并保守秘密。
5.2.4上机操作人员在系统中不得从事与工作无关的活动,系统用毕应及时退出该系统。
5.2.5不许将ie浏览器设置成“表单自动提示密码”。
5.2.6上机人员不得在邮件系统中向所有用户群发邮件,一经发现,作为劣迹记入经销商综合考评。
5.2.7使用人员要每日登录系统,至少保证早、晚各一次,并及时将一汽贸易总公司的有关信息通知到相关人员。
5.3服务商电子公文管理规定。
5.3.1外来公文进行登记、处理,在收文流程中处理,例如:一汽网上公文、服务通报、月报审核通知及其它形式的文件等。由服务站资料员负责管理流程。
5.3.2服务站内部制定的公文,需按流程办理且归档,在发文流程中办理。由服务站资料员负责管理流程。
5.3.3信息采编用来从各种媒体采集各种相关信息,经筛选整理编辑后形成各种主题刊物,进行发布。例如:质量信息反馈、重大质量问题汇报、用户信息、索赔申请、市场信息等。主要由持有一汽贸易公司颁发的培训上岗证的服务经理、鉴定员、资料员负责。
5.3.4公共服务为各服务站提供资料和服务,资料内容由服务管理部整理更新后供查询、使用。
5.3.4.1服务系统通讯录,供服务站使用,主要由贸易公司电算室负责。
5.3.4.2服务信息通报、月报审核信息每月由服务管理部进行编写,以供服务站查看。
5.3.4.3资料管理是涉及日常工作需共享的各方面资料,例如:新车型信息、产品改进信息、零部件信息、故障编码、保用标准等。主要由服务管理部负责。
5.3.4.4电子公告板用于发布各类公共信息和通知等,各服务站均可发布。
5.3.5直接发送电子邮件主要是用于小范围内的信息沟通。
5.3.6关于磁盘上机使用的规定。
5.3.6.1凡从外单位带回、拷回或购回的磁盘,必须由有关服务站站长同意并经服务站计算机管理人员作病毒检查后,方可上机使用。
5.3.6.2外单位人员来服务站上机时,所带磁盘必须由服务站站长同意,经作病毒检查确认无病毒后,方可上机使用。
5.3.6.3发现病毒时,操作者不得擅自处理,须经服务站计算机管理负责人查明原因后,责成专人处理。
6相关文件
(无)
7相关记录及保存期
7.1新增(变更)用户表 保存期限五年
7.2用户权限变更表 保存期限 五年
7.3用户注销表保存期限五年
第3篇 物业管理公司办公室值班管理规定-12
为了配合公司“高尚物业,精致管理”的主题,给业主提供更为优质便捷的服务,真正方便业主生活,特制定办公室值班管理规定,希望大家共同遵守。
1、每月月底由客户服务主办编制下月客服中心值班安排表,交经理确认。
2、值班时间:周一至周五18:10-20:00 ,周六、日9:00-18:00。
3、值班人员必须严格按照值班时间上班,中途不得擅自离岗。
2、值班人员一律着工作服上班、戴好工牌。
3、个人原因调班的处理:周一至周五因个人原因不能值班的,值班人需另找其他人代(换)班并知会客户服务主办。
4、生病或公休调班的处理:周一至周五期间,第二天的值班人员自动前调,下面的依次前调,直到生病或公休人员上班后再恢复正常。周六周日期间则由当天值班人一人值班,不需要前调,特殊情况由部门经理指定人员代值。
5、值班人员按值班规定时间到岗后,到消防中心领用客户服务中心前台抽屉钥匙。
6、值班人员主要工作:接受相关咨询、记录返修问题及清洁技术家政服务(接单后需立即安排处理)、接待来访人员、处理紧急事件及突发事件,对未能及时处理事件要做好客户解释工作及事项记录工作。
7、值班人员对所接单处理的事项,需填写在值班记录本上,并标明处理的状态,未处理完成事项在第二天需知会相关人员及时处理。
8、不得用办公室的电话打与工作无关的电话,打电话时需长话短说,不能煲电话粥。
9、不能用办公室的电脑上与工作无关的网站,更不能上色情网站,不能在电脑上删除任何非自己的文件。
10、值班人员下班时,需要关闭空调、关灯,节约用电,并把电话接转到消防控制中心。
第4篇 公司办公用品领用管理规定
第一条 :为更好的控制办公消耗成本,规范集团总部办公用品的发放、领用和管理工作,特制定本规定。
第二条 :耐用办公用品的领用:
1、 耐用办公用品包括:电话、计算器、订书机、文件栏、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、戒纸刀、直尺、起钉器。
2、 耐用办公用品已于员工入职时按标准发放,原则上不再增补,若破损、残旧需更换的必须以旧换新。
第三条 :易耗办公用品的领用:
1、 易耗办公用品分为两部分:部门所需用品和个人所需用品。
2、 部门所需用品包括:传真纸、复(写)印纸、打印纸、墨盒、碳粉、硒鼓、光盘、墨水、装订夹、白板笔。
3、 个人所需用品包括:签字笔(芯)、圆珠笔(芯)、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶、胶水、钉书针、回形针、橡皮擦、涂改液、信笺纸。
4、 部门常用易耗办公用品月用量标准见附表。此标准为暂定数,可依据每月平均用量进行合理调整。
5、 每月22日前,由各部门将次月《易耗办公用品需求计划表》填好(常用易耗办公用品不得超过每月用量标准),经部门经理初核,中心总监或副总复核,人力资源中心总监批准后交采购部统一采购。
6、 发放时间:每月1-2号(如遇假期,顺延)。其余时间一般不予办理办公用品的领用手续。
7、 领用方法:由各部门文员按发放日期统一到办公用品仓申领,填写《领料单》,经部门经理签字后交仓管员按《易耗办公用品需求计划表》发放,若部门领用超出需求计划的,须经人力资源中心总监批准后方可发放。
8、 部分办公用品(油性笔、水彩笔、签字笔、白板笔、圆珠笔芯、圆珠笔、涂改液、各种电脑墨盒)实行以旧换新原则,传真纸领用时须以中间纸交换。
9、 电脑耗材品(鼠标、墨盒、打印墨水碳粉、硒鼓等)由总经办电脑部经理审核,人力资源中心总监批准后方可领用,申领时须依旧换新。
9、 本着节约与自愿的原则,可不领用或少领用的应尽量不领用或少领用。文秘资源网对于节俭成效突出的员工,公司将予以表扬。
第四条 :未列入耐用及易耗办公用品的其它物品的申领,按集团相关制度执行。
第五条 :本规定自签发之日起执行,以往如有与此制度相抵触者,以此为准。附件:
1、 常用易耗办公用品月用量标准
(1)
2、 常用易耗办公用品月用量标准
(2)
3、 《部门办公用品需求计划表》
第5篇 x地产公司办公区域禁止吸烟和会议管理规定
地产公司办公区域禁止吸烟和会议管理等若干规定
公司现对办公区域吸烟和会议管理等若干规定如下:
一、办公区域吸烟管理
1、公司办公大楼内,严禁人员吸烟,包括会议室、接待区域、楼梯道内等区 域(独立封闭的办公室除外)。
2、公司员工在接待来访人员时,来访人员禁止在办公大楼区域内吸烟。如来 访人员违反规定,公司将对接待来访人员的员工处罚。
3、此项规定由总办和人力资源部负责监督管理。
二、会议管理
1、公司级(或跨部门)以上会议召开时,所有参会人员须在规定时间到达会 议室。
2、会议召开过程中,所有参会人员须将手机调为震动(以不发出声音为原则 ),如因紧急事情必须接听电话时,须到会议室外接听。
3、所有参会人员互相监督管理。
三、食堂用餐管理补充条款
1、员工在食堂打餐时,须及时告之食堂打菜的工作人员,按量盛取,用餐过 程中可以添加,但不得浪费。
2、员工用餐完毕后,食物盘内不能有剩余食物。
3、此项规定由总办和人力资源部监督管理。
四、人力资源部即日起将设立南京z慈善事业帐户。违反以上规定的人员,必 须当日缴纳五十元现金至人力资源部,视自愿出资五十元为慈善事业做贡献。
第6篇 x物业公司办公室设备使用管理规定
1.电话
(1)公司电话设备专为保障公司各项业务工作得以顺利进行而配备,必须严格按规定使用,无故损坏应赔偿;
(2)公司各部门办公区域,因公事要求申请安装电话,须由部门或个人提出申请,办公室统一办理,报总经理审批后,交工程部实施。
(3)公司各部门职员办公用电话,除总经理办公室电话及传真机外,其余均不具有国际、国内长途功能,任何人不得以任何理由申请开启ddd、idd功能,确因公需拨打长途的,应填写长途申请单,经办公室审批后指定拨发。
(4)不准用公司电话聊天及处理私人事务。
2.传真机
为确保公司传真机畅通,未经许可,任何人不得使用传真机挂拔市内及长途电话。公司传真机使用管理规则同长途电话管理规则。
复印、电脑、打印机
(1)复印、打字是公司文书机要岗位,工作人员应严守岗位,非指定人员不得使用;
(2)复印机保证每天上午8:15开机,下午5:30关机;
(3)使用复印机、电脑、打印机应遵守操作规程,注意爱护。
第7篇 装饰公司办公管理规定
建筑装饰公司办公管理规定
文件打印、复印、发放管理规定
一、凡要打印、复印文件需办理登记审批手续。
二、打印的文件,由拟稿人或拟稿部门负责校对。
三、凡外发传真文件必须填制申请单,审批后外发。
公司图书管理规定
一、图书原则上为办公部统一购买,专业用书,由各个部门主管提出申请,经总经理审批后,自行购买。
二、凡新购进的图书,都应进行登记,写明购入时间,价格。
三、所有图书都必须在封面或目录加盖公司印章。
四、图书原则上只借给本公司工作的人员,但行政管理部长允许的情况除外,借出图书不得转借第三者。
五、借阅图书资料工作由行政管理部长指定专人负责。
公司办公室资料管理规定
第一章总则
第一条:目的
资料室的资料管理,按本规定执行。
第二条:意义
本规定的目的在于通过有效管理公司的资料,提高研究效率,促进技术进 步改善业务工作,以及增进对业务的理解。
第三条:借阅的责任
职工在利用公司办公室资料时,必须遵守规定,在本规定范围内承担相应责任。
第四条:资料的分类
一、工程资料。
二、定期刊物(报刊、杂志等)
三、文书资料(手册、章程、报告等)
四、视听声像资料(照片、录像带、地图、画册、胶片、软件等)
第五条:资料的主管
公司的资料一律由办公室统管,统一编号、归档。
第二章资料的借出
第六条:资料的借出
一、职工如果业务工作上需要,可以申请借走资料,但必须填写资料借出登记,交给资料保管员。
二、资料保管员必须在“借出资料登记薄”上作好登记,并且经常检查借还状况。
第七条:退还
职工借阅完毕,及时把借出资料还给资料室。
第八条:阅读
资料原则上不外借,只允许在公司内使用。
第九条:借出期限
一、一般资料借出期限为一周。期限一满,立即归还办公室。
二、业务上常备资料,借出期限二个月以内,如果必须,还可以按第六条规定办理手续,予以续借。
第十条:禁止转借。
车辆管理规定
一、使用人必须有驾照。
二、公务车不得借于非本公司人员使用,如特殊情况外借,需填“借车审批单”经管理部主管审批。
三、驾驶人须严守交通规则。
四、驾驶人应爱护车辆,保证机件,外观良好,使用后并应将车辆清洗干净。
五、车辆维修应先填制“车辆请修单”,送之核算员询价。
六、车辆行驶途中,发生故障或其他耗损急需修复或更换零件时,应与管理部主管联系请求批示。
七、下列情形之一,违反交通规则或发生事故,由驾驶人负担,并予以记过或免职处分:
1、无照驾驶;
2、未经许可将车借于他人使用。
八、车辆维修影响使用时,可通知管理部,由管理部主管与其他部门主管协调,临时调配车辆代用。
九、驾驶人每周一进行自检、验车。填制“检车日记”月末报管理部主管,管理部主管依此检车。
公车私用管理规定
一、随车一份“豪盛公司车辆行驶登记表”。驾驶员按内容详细填写。每月底报办公文员,以便核对公里数及耗油量。
二、私人用车需事先到行政管理部办公文员处填写私人用车登记表或第二天补记。私人用车每公里 0.5 元。月底办公文员统计使用金额数,报行政主管审批。送至财务,工资扣款。
三、未按此规定执行,一经查实,第一次工资下浮 10%,第二次解聘。
六、借阅图书者需在“借出图书登记薄”上登记。
七、借阅原则上为一个月,对超过期限者进行催促,令其归还。
八、如果超过借阅归还期限一个月,并经再三催促依然不还者,按图书购入价格索赔;丢失或被盗者(借阅人),同样照价赔偿。
如果因人力不可抗原因造成图书损失,管理部长可视情况予以减免赔偿金额。
第8篇 企业公司办公室管理规定
企业(公司)办公室管理规定
为创造良好的工作环境,建设企业文化,树立公司形象,形成团队精神,使管理科学化、规范化,特制定本规定。请全体同仁自觉严格遵守:
1、建立文明、和谐、有序的办公秩序,每人各司其职。下级服从上级,上级尊重下级。不得形成小团体,不得打听他人隐私,不得传播小道消息,不得在背后议论他人;
2、三楼所有区域内严禁吸烟、喝酒。如外来人员在三楼区域抽烟,请受访者予以制止;
3、坚守岗位,不无故串岗,人离开时,将坐椅靠拢桌面;
4、办公区域内文明用语、轻声讲话,不得大声喧哗、吵闹,工作时间不得做与工作无关的事情,不得摆放杂物;
5、接待来访和业务洽谈,请在接待室或会议室进行,外来办事人员请不要进入办公区域;
6、每日报纸、杂志必须上报架,阅读完后及时归位。每个部门负责各自区域内的保洁,坚持每日自觉维护办公室环境及卫生。桌面上除放置办公所需的文具、书籍、资料等办公用品及电脑外无其他杂物。接待室和会议室哪个部门使用后由哪个部门做好保洁工作。接待室和会议室不得用作午休场所,午休期间,请不要平躺着休息。在外点菜进餐后的用具不得放在三楼区域;
7、工作时间私人电话尽量避免,确需处理时,力求简短,并避免影响他人;
8、在办公区域保持良好得体的着装、仪容、职业态度与精神风貌。体现出对事业、对公司、对自己、对同事应有的尊重;
9、下班后最后离开办公室的人要关闭办公设备、电脑、灯具和其他不用的电源。注意工作信息的保密,注意防火、防盗;
10、本规定自发布之日起正式实施,并根据需要做相应修订。凡违反规定者,将视情节轻重,予以惩处。
第9篇 房地产集团公司办公区域环境管理规定
房地产集团有限公司办公区域环境管理规定
第一章 总则
第一条为规范*城房地产集团有限公司(以下简称公司)办公区域的环境管理,保持环境的整洁、清新、怡人,维护良好的企业形象,根据公司的现状和发展要求,特制定本规定。
第二条本规定中的环境管理,是指公司办公区域的清洁和*化管理。
第三条综合管理部为公司办公区域环境管理的归口管理部门。
第四条本规定适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股项目公司、专业公司参照执行。
第二章环境管理的范围和要求
第五条环境管理的范围:
(一)清洁管理的范围:包括办公室、会议室、洗手间、走廊、楼道等部位及各类办公设施设备。
(二)*化管理的范围:包括董事长、常务副董事长、总经理办公室、会议室、会客室、各部门办公室、入口处,走廊及其他需要进行*化布置的地方。
第六条 环境管理的要求:
1.清洁人员应在员工上班前和下班后做好日常保洁工作;
2.地面(地毯)保持整洁,无污迹;
3.天花板、墙面、墙角保持无灰尘,无蛛网;
4.会议室保持整齐、洁净,茶具充足,并及时清洗、消毒,做到无污渍;
5.洗手间保持空气清新,无异味,场地整洁,卫生用品齐全,不断档;
6.门窗、走廊、楼梯、踢脚线、空调送风口等部位保持无灰尘、无污迹;
7.窗帘、垃圾筒、灯具、电源开头及插座等设施保持无破损、无尘垢;
8.办公设施设备摆放整齐,无灰尘、无污迹;
9.各办公室的茶具按时清倒,无遗漏;
10.*化植物无灰尘,花盆内无茶叶、烟蒂等杂物。
11.办公垃圾和洗手间垃圾及时收集,做到无积压。
(二)*化管理的要求:
1.观花、观果、观叶植物相结合;
2.高、中、低档植物相结合;
3.大、中、小型植物相结合;
4.常青类与季节类植物相结合;
5.根据工作需要和区域要求进行布置;
6.*化植物无灰尘、无异味、无虫害、无枯败叶,修剪美观;
7.费用适当。
第七条*化管理可根据实际需要采用自管型或租摆型的方式:
(一)自管型*化管理需自行采购*化植物及相关用品,并对*化植物进行日常养护和定期更换。
(二)租摆型*化管理则聘请*化公司进行*化布置、养护和更换。综合管理部应对*化租摆合同的履行进行监督,确保租摆植物的品种、数量、质量、养护、更换周期符合合同的要求。
第三章环境管理用品的管理
第八条环境管理用品的范围:
(一)清洁用品:包括吸尘器、洗洁精、除虫剂、抹布、扫帚、畚箕、拖把、水桶、梯子及其他用品。
(二)*化用品(自管型):包括*化植物、化肥、农药、剪刀及其他用品。
第九条环境管理用品的采购
综合管理部后勤管理人员根据需要和库存,编制环境管理用品的采购计划,由 综合管理部经理签署意见,经分管副总经理审核,报总经理审批后实施。采购时应对市场上清洁*化用品的品牌、质量、价格进行调查,力求价廉物美。
第十条 环境管理用品的保管:
综合管理部对所采购的用品进行验收、登记和入库(*化植物即摆放于办公区域)。
第十一条环境管理用品的领用:
清洁人员应本着合理、节约的原则,根据工作需要填写领用单,经后勤管理人员审核,综合管理部经理审批后领取。
第四章管理职责
第十二条后勤管理人员的环境管理职责:
(一)管理清洁人员;
(二)经常检查环境卫生和*化植物;
(三)制订环境管理用品的采购计划;
(四)洽谈*化租摆合同及监督合同的实施。
第十三条清洁人员职责:
(一)对办公场地、会议室、洗手间和楼道等办公区域进行保洁;
(二)更换洗手间卫生用品;
(三)清洁办公设施设备,清洗、消毒茶具;
(四)养护、清洁和更换*化植物(对租摆植物则进行检查记录);
(五)收集、倾倒垃圾。
第十四条各部门员工应协助做好环境管理工作,自觉保持办公场地清洁,爱护*化植物,主动进行节日卫生大扫除。
第十五条综合管理部每周对清洁工作进行1次检查,每季度对*化布置进行1次调整,发现问题及时整改。
第五章附则
第十六条本规定由综合管理部负责解释和修订。
第十七条本规定自印发之日起施行。
第10篇 服务公司办公用品管理规定
行政人事管理制度文件
――科技服务公司办公用品管理规定
一、目的
为加强公司办公用品的管理,规范办公用品领用程序,提高利用效率,降低办公经费,根据我公司实际情况,特制定本制度。
二、职责
(一)行政管理部负责制定办公用品采购计划、验收入库、保管、发放与统计、盘点与维修等管理工作;
(二)各部门负责在每月末提供本部门所需办公用品申购计划;
(三)采购部根据行政管理部采购计划按时完成采购工作。
三、办公用品分类
(一)规定中的办公用品分为固定资产和一般办公用品。
(二)固定资产包括办公设备和办公家具。
(三)办公设备是指办公耐用品。包括:电脑、打印机、复印机、传真机、电话、手机、投影仪、饮水机、照相机等。
(四)办公家具是指公司用于日常办公的各种木、铁、钢、皮、玻璃以及各种新型材料质地的用品。包括:各种文件柜、抽屉柜、椅子、办公桌、保险柜、沙发、茶几等。
(五)一般办公用品分为一般消耗品和耐用消耗品两类。
(六)一般消耗品包括:笔芯、铅笔、签字笔、笔记本、固体胶、胶布、便签纸、文件袋、橡皮、订书针、回形针、长尾夹、记号笔、电池、卷纸等。
(七)耐用消耗品包括:笔筒、文件夹、文件架、订书机、起钉器、卷尺、剪刀、美工刀、印台、鼠标、键盘等。
四、办公用品采购
办公用品采购计划制定流程:各部门/服务站负责人提交申购计划→行政专员拟定下月办公品采购计划→行政管理部负责人审核→常务副总审批→采购部按时完成采购
各部门、服务站负责人根据以往办公用品使用情况,每月25日前向行政管理部提交《办公用品申购计划表》报下月采购计划;行政管理部根据各部门申报计划以及日常领用情况制定
下个月采购计划,经行政管理部审核后统一上交总经办审批,审批通过后由采购部统一于每月30日前完成采购,采购部需经常调查办公用品供应商及市场价格,以保证性价比和质量。
急需的办公用品由部门、服务站负责人提出申请,直接填写《办公用品采购申请表》,经常务副总审批后,可由行政管理部统一采购或部门自行采购,部门自行采购的,需要在采购完成后3日内向行政管理部进行登记。
五、办公用品管理
办公家具、办公设备、一般办公用品均由行政管理部统一负责管理。包括办公用品的验收入库、保管、发放与统计等管理工作。
管理流程如下:采购部采购→供货商供货→行政专员/各部门相关人员进行验收→验收人在《入库单》上签字→行政管理部负责人审核签字→行政专员录入数据
(一)办公设备、办公家具的管理
1、验收
验收办公设备、办公家具原则上由行政管理部负责验收,核对品种、规格、数量与品牌,无误后,在送货单上签字确认以示验收合格。各部门自购办公设备、办公用品由各部门自行验收,行政管理部统一进行登记。
2、管理办公设备、办公家具的领用、保管和维修。
公司购入的办公设备、家具必须设立分类做好登记;填好《固定资产登记表》,根据购货合同或送货单载明的货品名称、规格、数量、金额、购货时间等项目,准确登记。办公设备、办公家具的使用部门负责人在使用部门一栏签字确认,使用人因故离开原岗位或者其它原因需要移交办公设备、办公家具的,需填写《物品移交单》。
行政管理部负责按设备和家具的品类、数量进行登记。对于损坏的办公家具、办公设备报行政管理部后安排统一维修。办公设备、办公家具应在每年12月28日前进行盘点。盘点工作由行政管理部负责,各部门协助,盘点要求做到账物一致,如不一致应查明原因,然后调整登记表,使两者一致。
(二)一般办公用品的管理
一般办公用品领用及统计流程:部门负责人/个人填写《个人办公用品领用登记表》→办公用品领用→行政专员录入数据及盘点
1、订书机、起钉器、计算器、剪刀等为部门公用品,根据部门需要进行配备,原则上不再增补,如重复申领,应说明原因或凭毁损原物以旧换新。
2、能共同使用的或数量较多的一般消耗品如卷纸、订书针、回形针、胶笔、透明胶、涂改液等由部门负责人领取,供部门使用。
3、其他一般办公用品由个人领取,新员工入职按标准配备黑色签字笔一支、笔记本一个,个人办公用品按需领取,禁止造成浪费。
5、行政专员应认真、仔细、负责地分月做好办公用品出入库登记,做到每一批办公用品进出有章可循、有据可查。并且与每月30日前完成《办公用品出入库报表》以及盘点工作,做到账务一致。
六、办公用品的交接与回收
员工因离职或工作岗位变动时,需进行办公用品及办公设备的交接或回收。
移交人需在《离职交接单》里逐项列出物品清单,行政专员清点核对,确定办公用品损耗程度,移交接收人或回收。
七、其他事项
1、公司的办公用品应为办公所用,私用或私自带出公司造成损坏或遗失的,公司将按办公用品两倍价格从当月工资中扣除。
2、不得利用公司设备、纸张等复印、打印私人资料。对于必须使用的纸质材料,内部一律使用双面、一面两版式打印或复印。打印好的资料要及时领走,不要造成浪费。
3、下班后必须做到设备断电,把门锁好;因公需要使用完设备之前要及时关闭;发现一次,落实到人;予以处罚。
4、公司办公用品应本着节约的原则,如有浪费现象,经发现被提醒后仍有违规的,予以20元罚款处理。
5、员工应自觉爱护各类办公用品,如有不正当或不合理使用造成损坏应照价赔偿,并予以责任者20元罚款处理。
6、办公用品管理员应遵章办理各项办公用品管理操作制度,如因违章办理而造成公司损失的,将予以50元罚款处理。
7、办公用品领用前必须填写《办公用品领用登记表》,如有违规被发现,将予以20元罚款处理。
附件:*z-qr-003《办公用品申购计划表》、*z-qr-007《固定资产登记表》、《*z-qr-008物品移交单》、*z-qr-002《办公用品出入库报表》、*z-qr-006《个人办公用品领用登记表》、*z-qr-005《部门办公用品领用登记表》
第11篇 z公司办公室管理规定
公司办公室管理规定
第一章 总则
第一条 为规范物业管理活动,维护业主和物业管理企业的合法权益,根据国务院《物业管理条例》及相关法律、法规,结合本市实际,制定本条例。
第二条 本条例适用于本市行政区域内的物业管理活动。
第三条 市房地产行政主管部门负责全市物业管理活动的监督管理工作。职责是:
(一)贯彻执行有关物业管理的法律、法规和规章。
(二)负责物业管理企业资质管理。
(三)负责物业管理招投标活动的指导监督。
(四)负责指导、协调、监督本市城区物业共用部位、共用设施设备专项维修资金(以下简称专项维修资金)的管理和使用。
(五)负责本市城区内物业管理区域的划分。
(六)受理物业管理投诉、查处物业管理违法案件。
其下设的物业管理办公室具体负责日常工作。
第四条 县(市)、区政府指定的行政主管部门负责本辖区内物业管理活动的监督管理工作。职责是:
(一)贯彻执行有关物业管理的法律、法规和规章。
(二)组织召开首次业主大会。
(三)监督物业承接、交接工作和物业用房的使用。
(四)负责业主大会、业主委员会有关资料和物业服务合同的备案管理。
(五)受理物业管理投诉。
县(市)物业管理行政主管部门除前款规定的职责外,还应承担本辖区物业管理招投标活动的指导监督,指导、协调、监督专项维修资金的管理和使用,物业管理区域的划分和物业管理违法案件的查处工作。
第五条 建设、规划、市政公用、环保、公安、城管执法等相关部门和街道办事处(乡镇人民的政府)应按各自职责配合做好物业管理工作。
第六条 新建住宅小区必须实行物业管理。
原有住宅物业应当实行物业管理,也可以根据业主意愿委托物业管理企业或专营公司实行专项服务。
非住宅物业应当逐步实行物业管理。
第二章 业主及业主大会
第七条 房屋所有权人为业主;一个物业管理区域的全体业主组成一个业主大会;业主大会选举产生业主委员会,业主委员会是业主大会的执行机构。
业主、业主大会、业主委员会的权利义务、职责按国务院《物业管理条例》的有关规定执行。
第八条 业主入住率达到物业管理区域内房屋总建筑面积50%以上时,县(市)、区物业管理行政主管部门应当及时组织召开首次业主大会会议。
第九条 业主大会会议决定事项实行投票表决。
住宅物业业主的投票权按套计算,每套住宅计一票。
非住宅物业的投票权按建筑面积计算,100平方米以下(含本数)的有1票投票权,每超过100平方米再计1票。
第十条 未实施物业管理的住宅物业,经三分之二以上业主书面同意,可以实施物业管理或专项服务。
第三章 物业管理企业
第十一条 物业管理企业取得资质证书后,在核定的资质等级范围内从事物业管理活动。
第十二条 物业管理企业的管理人员取得国家职业资格证书后,方可从事物业管理活动。
第十三条 物业管理企业享有下列权利:
(一)按照物业服务合同的约定收取物业服务费。
(二)根据业主的委托,提供物业服务合同约定以外的服务项目时,收取相关费用。
(三)选聘专营公司承担专项服务。
第十四条 物业管理企业履行下列义务:
(一)按照物业服务合同约定的服务内容、标准提供服务。收取物业服务费时应使用专用发票。
(二)每半年公布一次业主交费情况和物业服务费的使用情况。
(三)听取业主、业主大会、业主委员会对有关物业管理活动的意见和建议,并接受监督。
(四)对造成物业共用部位、共用设施设备损害的,代表业主要求其停止侵害、恢复原状、赔偿损失等。
(五)及时制止违反治安、消防、环保、装饰装修等方面规定的行为,并向相关部门报告。
(六)建立物业共用部位、共用设施设备的使用、公共秩序、环境卫生维护、突发事件处理等方面的规章制度。
(七)建立健全物业管理企业内部财务收支、物业维修台帐、档案等内部管理制度。
第四章 物业管理服务
第十五条 一个物业管理区域应当由一个物业管理企业实施物业管理。
第十六条 业主大会应通过招投标或业主大会决定的其他方式选聘物业管理企业。选聘后业主委员会须与选聘的物业管理企业签订物业服务合同,在县(市)、区物业管理行政主管部门指导监督下进行物业承接,并在合同生效之日起30日内备案。
第十七条 物业服务合同期限终止90日前,业主委员会与物业管理企业应当协商续约事宜,续约的应续签合同。
不续约的,业主大会应当在合同期满前选聘其他的物业管理企业或决定采用其他的物业管理方式。原物业管理企业应在合同期满前10日内完成物业交接,并按规定移交有关资料。
第十八条 物业管理企业、业主未能履行物业服务合同约定的义务,按法律规定和合同约定承担违约责任。
物业管理企业因管理原因造成业主财产损失或人身伤害的,应当承担法律责任。
物业管理企业放弃物业管理的,在业主大会确定新的管理方式前,由辖区街道办事处(乡镇人民的政府)组织保洁企业实施保洁服务,并向业主收取相应费用;物业的维修由受益业主自行选择维修单位,并承担费用。
第十九条 物业服务费收取标准应当在物业服务合同中约定,并在物业管理区域内显著位置或收费地点予以公示。
物业管理区域内已竣工但尚未售出或者尚未交给物业买受人的物业,物业服务费由建设单位交纳;物业产权发生转移的,原业主应当结清物业服务费。
第五章 前期物业管理
第二十条 前期物业管理是指新建住宅物业的业主、业主大会选聘物业管理企业之前,由建设单位选聘的物业管理企业实施的物业管理活动。
第二十一条 规划、设计新建住宅物业时,应当统筹规划、合理布局物业管理服务的各项设施,并按该物业管理区域房屋总建筑面积千分之四以上标准规划物业管理用房。
物业用房的所有权依法属于业主。未经业主大会同意,不得改变物业用房的用途。
第二十二条 住宅物业的建设单位应当在取得《商品房预售许可证》前,通过招投标方式选聘物业管理企业,并按有关规定备案。
投标人少于3个或者多层住宅物业建筑面积小于4万平方米(含本数),高层住宅物业建筑面积小于2万平方米(含本数)的,也可以经住宅物业所在地的县(市)、区人民的政府物业管理行政主管部门批准,采取协议方式选聘物业管理企业。
第二十三条 建设单位须在住宅物业建成并验收合格后15日内,在物业管理行政主管部门的监督下,与中标的物业管理企业进行物业承接,并按规定移交有关资料。承接协议中应对物业及共用部位、共用设施设备质量、物业用房面积和位置、保修期内保修责任及其他事项予以约定。
第二十四条 建设单位在申请办理《商品房预售许可证》时,须提供前期物业管理企业中标或协议选聘的备案证明,并在销售物业时,向买受人明示前期物业服务合同内容和业主临时公约。
第六章 物业的使用与维护
第二十五条 物业管理区域内的下列共用部位、共用设施设备,属于全体业主共同所有,不得擅自处分:
(一)物业用房。
(二)门卫房、电话间、监控室、地面架空层、共用走廊。
(三)按规划配建的非机动车车库。
(四)公共绿地、道路、场地、水景、文体设施等。
(五)其他依法归全体业主所有的设施设备。
第二十六条 物业的使用禁止下列行为:
(一)改变原规划设计,损坏房屋承重结构。
(二)违法搭建建筑物、构筑物。
(三)改变房屋外立面造型。
(四)擅自改建、占用物业共用部位或损坏、占用、移装共用设施设备,在公共设备上设置障碍。
(五)存放不符合安全标准的易燃、易爆、剧毒、放射性等危险物品或者存放、铺设超负荷物品。
(六)开办产生噪声的机械加工及娱乐项目等。
(七)使用燃煤炉灶或油烟无组织排放。
(八)法律、法规、规章禁止的其他行为。
第二十七条 供水、供电、供气、供热、通讯、有线电视等单位,应当依法承担物业管理区域内相关管线和设施设备维修、养护的责任。
水费、电费、燃气费、供热费、通讯费、有线电视收视费等由供水、供电、供气、供热等有关单位直接向最终用户收取。
第七章 专项维修资金
第二十八条 专项维修资金专项用于房屋共用部位、共用设施设备保修期满后的大修、更新、改造,不得挪作他用。
专项维修资金属于业主所有。
第二十九条 购买新建住宅物业的,应缴存专项维修资金。收缴单位必须提供专项维修资金专用票据。办理所有权登记时,须出具专项维修资金专用票据。
第三十条 专项维修资金的过户、续筹、结算,应遵守下列规定:
(一)业主转让房屋所有权时,结余维修资金不予退还,随房屋所有权同时过户。
(二)专项维修资金帐面余额低于首次缴付额30%的,经业主大会会议研究决定,按业主房屋建筑面积的比例向业主续筹。
(三)房屋灭失的,将专户帐面余额返还业主。
第三十一条 专项维修资金实行专户存储,按户设置明细帐,按单元、栋、物业管理区域核算。
第三十二条 专项维修资金须经三分之二以上有投票权的受益业主书面同意方可使用。
物业管理行政主管部门应加强对专项维修资金管理使用情况的监督,具体监督办法由市人民的政府制定。
第三十三条 物业管理行政主管部门应当建立专项维修资金查询系统和监督制度以及业主查询和对帐制度。
第八章 法律责任
第三十四条 违反本条例的,由市、县(市)物业管理行政主管部门按照下列规定予以处罚;责任人给他人造成损失的,应依法赔偿;构成犯罪的,依法追究刑事责任:
(一)违反第十一条规定,未取得资质证书的,没收违法所得,并处5万元至20万元的罚款;未在核定的资质等级范围内从事物业管理的,给予警告,责令限期改正,可以并处1万元至3万元的罚款。
(二)违反第十二条规定,物业管理企业聘用未取得物业管理职业资格证书的人员从事物业管理活动的,责令停止违法行为,并处5万元至20万元的罚款。
(三)违反第十七条第二款、第二十三条规定,物业管理企业、建设单位不移交有关资料的,责令限期改正,逾期仍不移交的,并处1万元至10万元的罚款。
(四)违反第二十一条第一款规定,建设单位不按照规定配置物业管理用房的,给予警告,责令限期改正,没收违法所得,并处10万元至50万元的罚款。
(五)违反第二十一条第二款规定,未经业主大会同意,擅自改变物业用房用途的,给予警告,责令限期改正,并处1万元至10万元的罚款;有收益的,所得收益用于物业管理区域内物业共用部位、共用设施设备的维修、养护,剩余部分按照业主大会的决定使用。
(六)违反第二十二条规定,新建住宅物业的建设单位未通过招投标方式或未经批准通过协议方式选聘物业管理企业的,给予警告,责令限期改正,并处10万元以下的罚款。
(七)违反第二十五条规定,擅自处分属于业主的共用部位、共用设施设备的,给予警告,责令限期改正,并处5万元至20万元的罚款。
(八)违反第二十八条第一款规定,挪用专项维修资金的,追回挪用的专项维修资金,给予警告,没收违法所得,可以并处挪用数额2倍以下的罚款;物业管理企业挪用专项维修资金,情节严重的,并由颁发资质证书的部门吊销资质证书。
第三十五条 违反本条例第二十六条规定,造成物业损害的,由有关部门按有关规定予以处罚。
第三十六条 当事人对行政处罚不服的,可依法申请行政复议或提请行政诉讼,当事人拒不履行行政处罚决定的,物业管理行政主管部门可依法申请人民法院强制执行。无法定事由,在行政复议和行政诉讼期间具体行政处罚行为不停止执行。
第三十七条 物业管理行政主管部门工作人员玩忽职守、滥用权利、徇私及舞弊的,由所在单位或上级机关给予行政处分。构成犯罪的,依法追究刑事责任。
第九章 附则
第三十八条 本条例由吉林市人民代表大会常务委员会负责解释。
第三十九条 本条例自2006年1月1日起施行。
第12篇 企业公司办公设备及用品管理规定
总经理办公室:为了增强员工的主人翁意识,提倡勤俭节约风尚,杜绝不必要的浪费,确保在顺利完成工作的情况下最大限度地降低办公设备及办公用品地消耗,公司特制定对办公设备及用品的管理办法如下:
一、办公设备:
1.公司现有办公设备发布情况如下:
办公室:
营销部:
技术部:
质检部:
生产部:
财务部:
安全保卫部:
2.以上三部门各指定专人负责对办公设施进行管理、使用、清洁及维护并做好详细记录。
3.有需要使用以上设备者,应交给各部门的指定人员操作,如无特殊情况不得私自使用。
4.各部门负责人应认真维护以上设备,损坏时应及时上报,属正常磨损的应及时修理,属意外损坏的应上报说明原因,并做相应记录。
5.负责办公设施的人员必须正确、熟练地进行操作,并严格执行本办法。
6.需要购买新设备时应写明原因,经部门经理批准再上报到办公室,经总经理批准后方可实施。部门经理应实事求是,严格把关,杜绝重复及浪费现象。
7.不得使用公司电话拨打信息台,因此造成的费用一经查处由本人承担。各部门员工应互相监督,若责任不能明确到人,则费用由该部门全体员工分摊。
二、办公用品:
1.公司的办公用品同一由总经理办公室购买,各部门需用品应由专人负责到办公室领取并填写领取单。
2.各部门每月末应制定下月办公用品领用计划,上交至总经理办公室,由办公室统一计划、调动、购买,便于掌握各部门的办公用品消耗情况。
3.各部门应建立办公用品发放办法及手续,领取办公用品应登记到人,由办公室定期予以检查。
4.签字笔、圆珠笔、铅笔等不耐用品,每人每月领取不得超过一支,可换笔芯的应更换笔芯继续使用。
5.涂改液、胶棒、便签纸、橡皮等较耐用办公用品,每人每季度领取不得超过一支。
6.剪刀、尺子、文具盒、铅笔刀、裁纸刀、起订器等耐用消费品自员工工作起一次性发放,除非正常磨损不另行发放。
7.其他办公用品如文件盒、文件夹、笔记本、信纸等视工作需要领取相应数量,不得浪费。
8.以上各项规定指在通常情况下,如遇特殊情况特殊处理。
