第1篇 公司档案管理规定范本
公司档案管理规定
一、为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度。
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责:保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2.在档案资料归档期,由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3.凡应该及时归档的资料,由档案管理员负责及时归档。
4.各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2.公司档案资料的归档每年一次,属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅
1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2.因工作需要,公司的其他人员需借阅非密级档案时,由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别,绝密级档案禁止调阅,机密级档案只能在档案室阅览,不准外借;秘密级档案经审批可以借阅,但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批,具体按委托书的内容执行。
4.档案借阅者必须做到:
①爱护档案,保持整洁,严禁涂改。
②注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁
1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料,由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4.经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5.在销毁公司档案资料时,必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
第2篇 x物业公司档案管理规定
物业公司档案管理规定:
1.公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管,由文员专职文件存档、注记工作。
2.有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经主管许可,他人不得动用。
3.物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录。
4.物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。
5.物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。
6.物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。
7.因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经主管书面确认,如有违反的作泄密处理。
8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符要求的保管责任人将作适当处分。
9.物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的,公司将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。
第3篇 投资公司档案管理规定办法
投资公司档案管理规定
外商投资企业档案管理暂行规定
(生效日期:1995.12.29--失效日期:)
第一条 为加强外商投资企业(包括中外合资经营企业、中外合作经营企业、外资企业)的档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护企业的合法权益,根据《中华人民共和国档案法》和国家有关外商投资企业的法律、法规,特制定本规定。
第二条 外商投资企业档案是指外商投资企业筹建以来的各项活动中形成的对本企业以及对国家、社会具有利用、保存价值的各种文件材料(包括不同载体形式)。
第三条 外商投资企业档案属企业所有,受国家法律保护。企业承担保护档案的义务。
第四条 外商投资企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作,是国家全部档案工作的组成部分。其主要任务是贯彻执行国家档案工作的有关法律、法规,建立健全本企业档案管理规章制度;统一管理本企业的档案,并对本企业所属单位的档案工作进行监督和指导。
第五条 外商投资企业应当加强对其档案工作的领导,把企业档案工作列入企业管理计划,并确定管理档案的部门和人员负责本企业的档案工作。
负责管理档案的人员应有档案专业知识、技能和企业管理知识。
各级政府档案行政管理部门和上级主管部门,有权对本级行政区域内或本系统、本行业的下属外商投资企业的档案工作进行监督和检查,承担有关服务工作。
第六条 外商投资企业文件材料的归档范围主要包括:
1.外商投资企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料(包括外商投资企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同);
2.董事会或联合管理机构形成的文件材料;
3.财务、会计及其管理方面的文件材料;
4.劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料;
5.经营管理方面的文件材料;
6.生产技术管理方面的文件材料;
7.产品生产方面的文件材料;
8.仪器、设备方面的文件材料;
9.基本建设方面的文件材料;
10.科学技术研究、技术引进、技术转让方面的文件材料;
11.教育培训方面的文件材料;
12.情报信息方面的文件材料;
13.*党组织和工会组织的文件材料;
14.其它具有利用和保存价值的文件材料。
第七条 外商投资企业各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档,按本企业的规定,定期向档案部门或指定的部门移交,任何个人不得据为已有。
第八条 外商投资企业所形成的档案参照国家标准、规范和国际先进方法,进行科学分类和整理。
第九条 外商投资企业应当有库房和必要的设施及保护设备保管档案,确保档案的安全。暂不具备档案安全保管条件的企业,可委托主管部门或当地国家档案馆代为保管。档案代管单位必须保障代管档案的安全,做好代管档案的所有者利用档案的各项服务工作。
第十条 外商投资企业应当根据档案的实际价值和国家有关规定,编制档案保管期限表。档案保管期限分永久、长期、短期三种。具有长远查考利用及研究价值的永久保存;在一定时期内有查考利用价值的长期或短期保存;凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限从长。
第十一条 外商投资企业对保管到期的档案应当进行鉴定。鉴定工作由企业负责人、专业人员和档案人员组成的鉴定小组负责,直接对档案进行鉴定。对失去保存价值的档案列出销毁清单,报经董事会审批后销毁,销毁清单永久保存。其中,会计档案按《中华人民共和国会计法》的有关规定执行。
第十二条 外商投资企业的中外各方都有利用档案的权利,应当建立健全并严格执行档案利用制度,防止失密和泄密。
中国政府有关部门依法执行公务需要查阅企业档案时,企业应予提供。
第十三条 外商投资企业终止、解散后,中外合资经营企业、中外合作经营企业的档案交由原中方合资、合作者妥为保存,或向当地国家档案馆移交。外资企业的档案按以下情况,分别处理:
1.外资企业延长期限、分立、合并或其它事项变更的,该企业的档案向变更后的企业移交。
2.外资企业期满或依法宣告破产的,该企业的档案按第十一条规定执行。
3.外资企业因违反法律、行政规章被依法责令关闭的,按照有关机关的决定处理。
4.原企业根据需要可保存有关档案的复制件。
第十四条 有下列行为之一的,根据情节轻重,给予行政处分或处罚;造成损失的,根据档案的价值和数量,责令赔偿;构成犯罪的,应当依法追究当事人的责任:
1.损毁、丢失或擅自销毁应当归档保存的文件材料和档案的;
2.涂改、伪造档案的;
3.私自出卖、倒卖档案的;
4.擅自占有和非法携带档案出境的;
5.档案工作人员玩忽职守造成损失的。
第十五条 香港、澳门、台湾地区的公司、企业和其它经济组织或者个人在中国大陆举办的企业比照本规定执行。
第十六条 本规定由国家档案局负责解释。
第十七条 本规定自发布之日起施行。
第4篇 学校物业公司档案管理规定
为加强对公司档案工作的管理,使档案工作各环节实现规范化、制度化和科学化管理,有效地保护和利用档案,充分发挥档案在公司各项工作中的作用,为公司的发展提供服务,特制定本制度。
一、组织管理
(一)机构设置
1.公司行政办公室下设档案室,负责全公司档案管理工作。由公司行政办公室专人负责管理。
2.公司各部门办公室人员,负责本部门的日常档案材料的积累和归档工作,受公司档案室指导。
(二)管理职能
1.执行国家及学校有关档案工作的方针政策。
2.统筹、协调、组织和管理全公司的档案工作。
3.保证档案的完整、准确、系统和安全。
4.做好档案的收集、整理、分类、保管、统计、销毁、保密、补充、修改及提供利用工作。
5.参与主要项目和技术引进项目档案材料的审查、验收、整理及设备开箱验收资料的归档工作。
二、档案的收集、立卷、归档
1.凡以公司名义发出的公文一律由行政办公室统一收集管理。
2.如有某项工作由几个部门共同参与办理,在工作中所形成的材料,应由主办部门收集归卷。
3.公司工作人员外出学习、考察、参加上级机关召开的会议等公务活动,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续。
4.本公司召开会议,由会议主办部门专人将会议材料和档案等向档案室办理归档手续。
5.归档工作应做到主动、及时、手续齐备。文件材料按年度、机构问题和保管期限进行分类,要求分类准确,组卷合理,案卷装订及编目符合要求。
6.公司档案室按年度搜集、催交各部门未按时归档或归档不全的文件材料。
三、档案的借阅
1.建立借阅登记簿,按规定办好借阅登记和借阅手续。涉及密级档案或查阅非本部门档案时,须填写《档案查阅审批单》。
2.查阅档案中有关本单位会议记录簿及核心机密档案,须经总经理批准方可查阅。外单位借阅档案须持介绍信,注明查阅档案的内容和用途,总经理或行政办公室主任同意方可查阅,并要求在档案室内查阅,密集资料一律不外借。查阅本部门档案需由部门负责人同意,借阅本部门业务以外的档案时,须由行政办公室主任同意方可查阅。
3.从档案室借出档案材料,档案员要讲明注意事项,借阅人不得自行转接他人,不准拆毁、涂改、标记、抽页、污损、拍照和复印等。
4.各部门人员只限查阅本部门档案,摘录档案内容,须经主管领导同意,方可摘录。
5.借阅档案一般不超过三天,如有特殊情况不能归还时,要申明理由办理续借手续。对无故不按期归还者,要视其情节给予一定处罚。
6.借阅人归还档案时,档案员应逐卷逐页清点检查。如果发现缺页或损坏,必须向当事人当面提出,经双方核准后,方可履行手续。
7.证书和奖状等实物档案一般不借阅原件,只借影印印件。凡正在研制的科研项目的技术文件材料,一律不准对外借阅。
四、档案的保管和鉴定
1.归档后的档案应按专业特点和文件材料形成规律进行分类、编号、组卷、登帐、入库、上架管理。
2.档案上架要按年度、保管期限分别排列,做到排列系统,主次分明,便于查找。
3.底图档案一律装袋平放,严禁折叠,蓝图档案装订成册。
4.档案人员要熟悉和掌握各类档案,每季检查核对一次。发现丢失、泄密、霉烂、虫蛀、鼠咬等要及时修复,采取补救措施,底图因年久破损而影响复制质量,应由归档部门重新描制。
5.档案室内应保持适宜的温度(14-18)、湿度(50%-60%),严禁烟火和存放食物,要经常除尘、通风。坚持做到七防:防火、防光、防尘、防潮、防虫、防污染、防盗。
6.对已到保管期限和失去保管价值的档案,要按规定进行鉴定销毁,并填写清册,档案室应组织鉴定小组进行鉴定。
7.档案人员要爱护档案,不准随意折卷、撕页、涂改勾画,对违反档案管理标准的行为,有关部门要严肃处理。
五、档案的保密和销毁
1.档案工作人员要严格遵守党和国家安全保密守则,不得利用职权擅自扩大档案的利用范围,不得向外透漏档案机密。
2.公司的历史资料、图纸和重要资料等,不准到处乱放。档案的销毁由档案室会同有关部门,对超过保管期限的档案,依据国家有关规定和档案的本身利用查考价值提出存毁意见。
3.档案的销毁须鉴定小组严格审查鉴定,编制销毁清册,由批准人、鉴定人和销毁人签字后方可销毁。
4.档案销毁的有关手续要注明立卷永久保管,销毁的案卷必须在《案卷目录》、《统计帐》上注销。
六、档案的交接
1.公司档案管理主要范围为文书管理、人事资料管理、公司执照、工程资料等。文书管理包含党群、行政转发或下发的各类文件、会议记录、会议纪要、照片、音像等材料及公司制订的工作条例、章程、制度等文字材料;人事资料管理包含人事部下发的各类文件、制定的各项管理规定、聘任决定、员工人事档案等;公司执照包含**省大学城物业经营有限责任公司营业执照(正、副本)、组织机构代码证(正、副本)、统计登记证(正、副本);工程资料包含工程合同、工程验收报告等资料。
2.**省大学城物业经营有限责任公司营业执照(正、副本)、组织机构代码证(正、副本)、统计登记证(正、副本),由行政办公室档案室负责保管。各部门因办理公务时需要提供以上证照的原件或复印件时,须填写《物业公司证照借用审批单》。使用过程中妥善保管,一般借用期限为三天以内,做好借用登记。
3.公司员工档案实行人事代理制在市人才中心代理。
4.存档流程:公司各部门指定专人负责各部门的日常档案材料的积累和归档工作,由公司档室指导。公司各部门的文件材料均由各部门自行收集、积累、整理、立卷,对本部门制定的规章制度或收到涉及公司或本部门相关的学校及校外文件,按文件要求进行处理后,按年度在次年年初送交公司档案室存档,部门领导要对存档文件进行把关。归档应是原件,份数为一份,要求材料完整准确,有保存价值,有历史记载性,不重复。认真履行交接手续,档案员与各部门要在交接凭据上签字,以便存查。
5.公司各部门在本年度年终时,对本年度涉及公司或本部门相关的学校及校外文件尚未归档及仍在处理流程中的文件进行等级,
第5篇 物业公司档案管理规定2
物业公司档案管理规定(二)
一、档案分类
所属部门、项目部需进行档案分类,明确各类档案的保管人,并结合公司实际,将档案分为以下类别:
档案的分类
类别号档案的类别名称档案涉及部门/项目部备注
1l合同/协议公司、项目部、财务部
2l公司文件/通知公司、项目部
3l上级公司文件公司
4l政府主管部门文件公司、项目部
5l相关部门文件公司、项目部
6l政策法规文件公司、项目部
7l工程开发图纸、资料项目部
8l业户档案、资料项目部
9l日常工作资料公司、项目部、各部门日常工作中各部
门、各专业涉及的文档资料(含质量认证要求记录),按质量认证文件要求管理。
9l1客服日常工作资料客服专业
9l2工程日常工作资料工程专业
9l3保安日常工作资料保安专业
9l4保洁日常工作资料保洁专业
9l5绿化日常工作资料绿化专业
9l6财务日常工作资料项目部财务
二、档案编号
1、档案盒/文件夹统一编号:
(1)档案盒/文件夹编号构成:类别号-部门/项目部识别号-档案盒序号
(2)档案盒/文件夹编号说明:
类别号:1l-9l,9l1-9l6
部门/项目部识别号:gs-公司;gsc-公司财务;gsr-公司人力;gsz-公司综合计划;gy-国英项目部;ty-桃园项目部;qsy-清上园项目部。
③档案盒/文件夹序号:各部门、项目部、各专业确定,以档案存放地点或保管人为单位对所管理的档案盒/文件夹排序。
如:1l-gy-03,代表国英项目部合同类档案,合同档案盒的排序为03;9l1-ty-05,代表桃园项目部工程日常工作类档案,该档案盒的排序为05;
2、档案盒/文件夹内文件编号:
在档案盒/文件夹编号下所列文件目录的序号即为此盒/夹内文件的编号。
三、建立档案盒/文件夹明细单
整理所有的档案盒/文件夹,按要求统一编号并填写《**物业部门/项目部档案盒/文件夹明细单》
四、建立档案盒内存档文件目录
整理每个档案盒/文件夹内所有文件,分别填入《**物业部门/项目部×××档案盒/文件夹文件存档目录》,其中的编号即为该档案盒/文件夹在附件2中的编号,其中的序号即为该文件在此档案盒/文件夹的编号,同时在该文件右上方用笔标注所排序号,使文件编号与文件存档目录相符。
四、各类档案保管的基本要求
1、按档案的存放和使用部门设专人保管,每类档案必须明确保管责任人。
2、档案的保管须做到标识清晰,分类明确,易查找。
3、档案的鉴定必须由公司指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定,其他未经授权人士无权决定。
4、档案的借出必须由部门经理、项目部经理确认并经过登记后方可借出。文件借阅者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任。
5、重要档案资料入室时必须经过检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重需追究借阅人员的责任。
6、档案管理人员应定期检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件丢失和泄密。
7、保管档案的环境要求达到防火、防潮、防虫、防变质等,配置有效的灭火器材和防潮物品及设施,档案管理人员需及时进行检查和清理,保证文档保管条件符合公司文档管理要求。
第6篇 地产公司档案文件资料管理规定
地产公司档案文件资料管理规定为了加强公司档案的管理工作,确保档案的保护和利用,依据档案管理规范,结合公司档案管理实际情况,特制定档案资料管理制度如下:第一部分:公司档案资料管理
第一条 档案的定义与范围档案是指过去和现在的公司各部门及员工在从事业务、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第二条 档案管理的原则档案管理分为统一管理和分散管理相结合。即公司档案由总经理办公室统一管理,各部门除已移交总经理办公室的档案外,其它档案文件由部门自行保管,以便于及时利用,维护档案文件的完整与安全。
第三条 档案管理的责任部门和责任人公司总经理办公室为公司档案的主管部门,设专门的档案管理人员,负责管理公司的各类档案,做好登记、归类、保管、索引、提供利用,并负责对各部门资料管理员进行工作指导、监督和检查;各部门设有资料管理员,负责本部门资料管理,并接受公司档案管理员的监督和检查。
第四条 归档的范围
1.公司证照及企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止等方面的文件材料(包括企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同);
2. 公司与有关单位签订的各种合同、协议书等;
3．公司会议记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及公司的规章制度);
4. 公司制订的计划、统计、预决算、工作总结;
5. 公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、招投标文件等;
6. 公司的各类申请、请求与相关部门的批复;
7. 财务、会计及其管理方面的文件材料,公司历年来的凭证、账本等;
8. 公司法律事务管理方面的文件材料;
9. 公司各项目的技术图纸等资料;
10. 反映公司历史沿革及公司重大活动的电子版照片及音像资料;
11.其它对公司具有利用价值和保存价值的文件资料(含各类载体,如电子文本等);
12. 公司历年获奖资料。
第五条 归档要求整理办法:分为文书档案和工程项目档案(竣工工程档案立卷,未竣工工程资料整理成册)。
1.归档的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原则,结合归档要求和文件内容进行归档。
2. 在一个卷内(档案袋、盒)的文件资料要有清晰的《卷内文件目录》,并且按项目、内容或文件形成时间,系统的排列。
3．案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定保管期限,原则上分为永久、长期(十年以上)、短期(十年以下)三种。确定保管期限的基本原则是:1) 对公司有长远利用价值的档案应永久保存;2) 对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;3) 凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。
4. 按归档要求进行装订、编号、填写《卷内备考表》。
5. 全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档案号,然后逐卷登记,填写《案卷总目录》。
第六条 过程管理属于公司保管的档案文件:各部门资料员做好平时文件的预立卷工作,并在每月初或事件结束后将上月需归档的文件整理成册移交总经理办公室保管,任何人不得据为已有。
第七条 档案销毁规定公司档案文件销毁:档案在超出规定保存期限一年后,可由公司档案管理员和资料所属部门资料员整理出库进行销毁。销毁档案时必须慎重从事。销毁前由公司档案管理员和资料所属部门资料员一起将需要销毁的资料列出销毁清单,由资料所属部门资料员填写《文件资料销毁清单》进行申请,报销毁资料所属部门的部门经理、主管副总审批,最后经总经理同意后,两人以上执行销毁程序,并在销毁清单上签字确认,公司档案管理员全程监督。销毁档案要严格执行保密规定,销毁清单由公司档案员留存,以便备查。部门档案文件销毁:部门形成的文件资料无利用价值时,可由本部门资料员填写《文件资料销毁清单》。提出销毁申请,部门经理审批同意后,两人以上执行销毁程序并签字确认。销毁清单由本部门资料员留存,以便备查。
第八条 档案借阅
1.因工作需要借阅存在总经理办公室的公司档案的,应事先填写档案借阅单,逐级审批,经总经理同意后方可借阅。
2. 员工不得携带公司原件材料外出,确因工作需要外带时,需在填写档案借阅单时注明外带原因,待总经理审批同意后方可外带,用毕归还。
3．借阅档案者必须对所借档案妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。
4. 部门档案借阅由资料员填写《文件资料发放、借用记录表》做好记录,借阅人签字确认,并按时归还。
5. 总经理办公室统一管理公司资料复印件。公司档案管理员或总经理办公室秘书需要在文件资料复印件上加注“仅供…使用”的用途说明。
第九条 档案备份规定公司所有有价值的文件、报表、业务资料等档案,须存有电子扫描文档,无法电子扫描文档的,必须做好备份。
第十条 档案保管
1.公司档案员在接收文件资料存档时,必须认真验收,填写《文件资料移交登记表》,送档人和接档人均须签字确认,完成档案交接手续。
2. 对于已存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等,按编号顺序排列在资料柜内。
3．档案管理员要定期对库存档案进行清理核对,做到帐、物相符,对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制。库存档案如移交、作废和遗失时,须注明原因,保存依据。
第十一条 档案保密规定公司所有人员均应严格遵守公司的保密规定,违者依据公司“奖惩条例”严肃处理。
第7篇 物业公司档案管理规定
物业公司档案管理规定(试行)
第一章总则
第一条为加强公司的档案管理,实现档案管理工作的规范化、标准化和现代化,充分发挥档案在企业经营管理中的作用,根据****工业区、**地产控股的有关规定,结合公司实际情况,特制定本规定。
第二条本规定所称档案,是指公司总部及各属下公司在生产经营、管理过程中形成的对本单位、公司和社会具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像资料和实物等不同形式的历史记录。
凡是总部及各属下公司在生产经营和职能活动中形成的,具有保存价值的原始材料,包括收发文、电、内部资料、会议文件、会议记录或纪要、本单位编印的出版物原稿与印本、印模、录像带、录音带、照片、计算机软盘、光盘等,都属于文件材料的归档范围。
人事档案、会计档案由各相关各部门归档保管。
第三条在统一领导、分级管理的原则下,总部综合管理部负责总部档案的收集、整理和保管,并指导、监督各属下公司档案管理工作;各属下公司档案由各单位行政管理部门负责收集、整理、保管。
第四条各属下公司必须配备固定的档案管理人员,负责各公司档案立卷、归档和保管。各属下公司的档案管理工作是年终绩效考核的重要内容。
第二章归档责任和要求
第五条总部及各属下公司应将文件材料的立卷归档工作列入有关人员的职责范围,分管领导要督促检查承办人员做好立卷归档工作,确保档案的齐全、完整、准确。各种文件材料须在规定时间内完成立卷归档,不得积存。
第六条归档要求:
(一)归档的文件材料,应以保持文件之间的历史联系为原则,反映出各公司工作的历史真实面貌;
(二)案卷内的文件应按照文件的问题、时间顺序或重要程度作系统排列。拟定案卷题名要简明确切,概括反映卷内文件内容。填好案卷封面,编写卷内文件目录、张号、划分保管期限,以便查找利用;
(三)归档案卷应依照一定方案排列,按照保管期限分开年度编制案卷目录;
(四)归档的文件材料原则上须是原件(即定稿及其打印正本),没有原件的可以复印件归档,但须加注说明;
(五)需归档保存的文件材料,应将底稿随同印本同时归入案卷。需长期保存,但使用频繁的文件可留复印件一至二份,供日常借阅使用,以减少原件的磨损。
(六)项目合同、公司制度建设以及有关公司股权的重要文件应单独存放,如与其他文件共同存放,必须列出单独目录,以便查找。
(七)公司发文过程中形成的初稿、修改稿应同终稿合并存放。
第七条如发现归档的文件材料的作者、标题、年月日、印章、页次等标志有错误,立卷人员不得在原文上涂改增删,应在备考表中加以说明。
第三章档案管理和利用
第八条各属下公司要定期检查档案保管状况,对损坏或变质的档案应及时修补、复制或采取其他保护措施。
第九条档案保管期限分为永久、长期(十六年~五十年)和短期(五年~十五年)三种,档案数量不多的单位可只分为长期、短期两种,对超过保管期限的档案,必须进行鉴定。鉴定工作由分管领导、工作人员共同进行,经过鉴定,对失去使用、保管价值的档案,必须编制销毁清册,经负责档案工作的领导审核签字后,由工作人员销毁。
第十条总部及各属下公司行政部门应根据工作需要,编制必要的目录、卡片、索引等检索工具,有条件的单位应使用电脑储存和检索档案,逐步实现档案检索电子化。
第十一条总部及属下各公司行政部门应建立档案的借阅、保密制度。
第十二条各属下公司或临时机构因各种原因被撤销,应在撤销前指定专人,将该机构在各项工作活动中形成与收集的具有保存利用价值的文件材料进行分类整理、立卷、填写案卷目录,在规定时间内向公司总部移交。
第四章附则
第十七条本规定由总部综合管理部负责解释、修订。
第十八条本规定自颁布之日起执行。
附件1:文书档案立卷归档办法
第8篇 置业公司档案管理规定
置业公司档案管理规定
一、管理总则:
1、档案管理是公司的一项十分重要的基础工作,是公司的无形资产和信息资源,是有效开展工作、提高工作效率的重要工具和保障。
2、公司全部形成的档案归公司所有,公司对档案具有所有权、使用权、监督权和处置权。
3、公司实行人工档案、电脑档案和实物档案并行管理,相互补充。
4、实行分级管理制;内部按一级文档和二级文档分层管理;档案专管人员专管和部门内部分工管理;
所有档案分类管理的'四分'管理方式。在档案管理过程中要求做到全面准确并确保使用管理过程中的安全和保密。
二、档案范围:
凡属下列对象均纳入公司档案管理范围,并按性质暂分为如下几大类:
1、公司档案:包括公司的申报文件、注册文件、证照印章、正式文件、正式函件、会议纪要、重要
合同协议、制度文件、公司简报等。
2、财务档案:包括帐册、帐簿、原始凭证、报表、记帐凭证、合同协议、纳税资料、验资资料、审
计资料、银行资料、工商资料等。
3、人事档案:包括公司员工在公司就职期间和管理过程中形成的全部招聘、应聘、入职、晋升、考
核、离职、作息、社保、培训、奖惩、审批、表单、合同、协议、证书、计划、总结、岗位说明书、目标责任及其相关资料和表单、报表。
4、行政档案:包括行政后勤管理过程中所形成、积累的全部原始资料、原始记录、统计报表、登记
台帐、工作表单、合同协议,以及相关收文、简报、审批文函等。
5、政策档案:包括各类相关法律法规、综合政策、行业政策、行业规定、市场信息、资源信息等文
件资料。
6、综合档案:包括以上未包含的其它文档资料。
公司档案按保存性质分为如下:
1、电子档案:包括以计算机硬盘、软盘、光盘、优盘形式保存的全部文件档案资料。
2、实物档案:包括以非文件资料和电脑磁盘形式存在的其它实物档案,如各类电脑软件、照片、图
册、手册、样品、音像带等。
3、本文档案:以打印出来的有文字的纸张形式保存的档案。
三、档案分类
档案管理内容庞杂,涉及各环节、各岗位工作的全方位和全过程,因此,必须建立和采用一套较科学、适用、严谨、安全的管理方法,则首先应从实际出发对全部档案进行科学合理的分类,对其全程实施规范管理。
(一)管理范围分类:(见上述分类)
(二)管理手段分类:
1、文本档案:即以文字资料形式保存的全部文档。
2、电脑档案:即以电脑磁盘形式保存的全部文档。
3、实物档案:即以其它实物形式保存的全部文档。
(三)管理责任分类:
1、分级管理:即各公司按本规范建立的档案管理体系。
2、分层管理:即各公司内部按一级档案和二级档案的管理。
(1)一级档案:即由各公司指定专人负责管理的全部原始文档。
(2)二级档案:即由各部门和各员工在日常工作中配发、复制、备份、下载、转移以及从公司外部
收集、整理、积累、保存、形成的,并由其个人保管使用的、离职后须全部清退的全部文档资料。
3、分工管理:即由公司档案专管人员专管和部门内部分工管理。
4、分类管理:即按档案性质和实际适用口径进行的档案分类。
(四)管理目录分类管理:即按档案性质和实际适用口径进行的档案分类。公司人工档案、电脑档案和实物档案,均须由各公司统一编制审定'公司档案分类目录'进行分类和管理。各公司人工档案、电脑档案、实物档案的分类口径和目录必须保持一致,以便于检索。
四、管理程序
(一)文本档案的管理程序:
1、一级档案管理程序及说明(如图示):
2、二级档案管理程序及说明(如图示):
(二)电脑档案的管理程序及说明:(如图示)
五、职责分工
(一)人工档案管理分工:
1、公司人事档案和行政档案、实物档案由档案总务负责。
2、公司财务档案由公司财务部经理负责。
3、公司档案/综合档案/项目档案/政策档案由公司机要室负责。
(二)电脑档案管理分工:
1、各公司行政部门电脑中的档案,由行政助理负责。
2、各公司之各部门电脑中的档案,由各部门经理负责。
3、各公司副总经理人员电脑中的档案由其秘书负责;无秘书的由总经办主任负责。
六、管理要求
(一)领导责任:
1、各级负责人须强化档案管理观念,带头认真执行有关文档管理规范,杜绝意识淡化、有章不循、重人轻已、作风粗疏等现象。
2、各级负责人均对所属部门、人员和所分管工作中的档案管理负有管理、指导、监督、检查的职责,不可推诿。
3、各级负责人的日常档案管理必须纳入公司统一管理,并主动接受公司的检查、监督和指导。
(二)日常使用管理:
1、制作:
(1)各文案写作人和文印制作人,必须按文件处理规范要求写作和制作。命名要准确,以便存查;时间、作者、落款要明确,以明确责任和功劳;制作排版要规范。
(2)对有特殊背景、特殊情况的存档文件,必须在电脑文档上,或用铅笔在存档文件上做必要的备注,以备存查和备忘。
2、使用:
(1)档案专管人员统一执行公司下发的'公司档案分类目录'和'档案借调登记表',按此要求进行日常分类管理和使用管理;所有员工一律配发公司统一制作的'档案分类明细表'供二级档案的有序管理;业务部门和人员由公司统一配发并执行'外送文件资料签册'。
(2)公司档案管理一律使用公司制订的规范表单,计有:公司档案分类目录、档案分类明细表、外送文件资料签收册、档案借调登记表。
(3)各公司一级档案一律装柜、装袋(盒),钥匙由机要室负责人管理;各部门档案尽量装柜、装袋(盒),钥匙由档案负责人管理。
(4)为保证文档安全守密,各员工须严格履行保密职责,特别要严把制作、复制关,公司副总以下人员复印资料,必须由档案管理人员如实登记。载有重要内容的旧打印纸,应及时销毁,禁止重复使用。
(5)各公司电脑(尤其是主电脑)必须安装并适时更新杀毒软件,拒绝使用有毒软盘、移动硬盘,确保文档安全。
(6)认真建立各自岗位和职能工作的文档管理体系,包括:档案分类明细表、分类建(归)档、分类建夹,并随时清整文件资料和抽屉、案头,杜绝乱丢乱放。
3、归档:
(1)所有人员在工作中形成的文档要及时归档;盖章后须留存一份给专管人员存档。
(2)公司定期对各子公司一、二级文档及部门电脑档案进行检查;每年底,公司将对各公司、部门、人员的人工、电脑和实物档案进行大检查(包括上交档案、电脑档案刻制光盘等)。
第9篇 国电电力新能源公司档案管理规定
一 总 则
1、为加强公司文书档案的科学、规范管理,提高文书档案工作质量,保证和维护档案的安全、完整,进一步充分发挥档案的功能,提高利用价值为公司经营管理直接服务的作用,根据《中华人民共和国档案法》及档案法实施办法,结合本公司实际情况特制订本暂行规定。
2、本规定所称档案,是指公司在经营、管理活动中形成的各种有保存价值的资料,包括文本资料、电子记录资料、声像资料和实物资料等。
3、公司各部门、分子公司所有员工均有保护公司档案的义务。
4、公司的档案工作实行统一领导,分级管理,定期归档的方式,共同做好档案资料的收集、保管、整理、立卷和归档工作。
二 档案管理的机构和职责
1、公司行政部为公司档案管理的主管部门,对公司的档案资料实行统一归档和日常管理。
2、公司档案工作实行部门收集整理,档案室统一归档的原则。
3、各部门为档案管理的分管部门,由指定专人负责本部门的档案资料收集、保管和移交归档工作。
4、行政部档案管理员和各部门档案管理员(兼职)均为公司的档案管理工作人员,应保持相对的稳定,各部门专(兼)职档案管理员名单须报行政部备案,如有变动须及时通知行政部。
5、档案管理员出现工作变动或离职,应将其经办或保管的档案资料向接办人移交,严禁擅自带走或销毁。
6、档案管理员应当忠于职守,遵守公司《档案管理规定》和《保密规定》,保守公司秘密,不得向其他人员泄露档案内容。
三 档案的收集
1、坚持部门收集、管理资料的原则。各部门、分子公司专(兼)职档案管理员按本部门资料的归档范围负责及时收集、管理本部门的资料,即把好文件“质量关”,要检查文件及附件是否完整,文书处理程序是否完备,处理的来龙去脉是否注明,文件质量符合要求。采取每月、每季度或次年三月前移交公司档案室归档立卷,并办好交接签收手续。
2、凡公司发出的公文(含原稿、正件和附件)一律由行政部统一收集管理。
3、一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集、立卷、归档。
4、公司与外单位签订的合同或协议,在用印时即按合同约定的份数收取归档。
5、召开的各种重大会议,由会议主管部门将会议纪要、会议材料、声像资料等向行政部移交,季度统一向档案室移交。
6、其他声像档案的收集应在声像资料形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档(归档的声像资料均必须为原版、原件,照片含底片)。
四、归档范围
1、公司应归档的资料包括:公司在日常工作和经营活动中形成的有保存和利用、参考价值的文书资料、工程资料、图片和声像制品。
2、上级部门发来的与本公司有关的决定、决议、指示、批复、命令、条例、规定等文件材料。
3、公司对外的正式发文以及与有关单位来往的文书。
4、公司对内进行管理、规范事务的正式发文。
5、重要的会议材料,参加上级部门会议带回的会议材料,公司内部会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议纪要和会议记录等。
6、公司的各种工作计划、总结、报告、统计报表、简报及合理化建议等。
7、公司与有关单位签订的合同、协议书和有关法律文书等文件材料。
8、公司的财务报表、账本、凭证等。
9、公司关于员工劳动、人事、工资、福利方面的文件材料以及对员工奖励、处分的文件材料。
10、公司工程项目资料及有关报建审批手续和验收记录、证明资料。
11、公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的报道、照片、录音、录像等。
12、凡是加盖过公章未经正式使用文件资料的必须交回行政部。
五 档案的立卷
1、公司各部门要坚持档案资料的平时立卷工作。
2、各部门对处理完毕或保存的文件资料,由专(兼)职档案管理员集中统一保管。
3、各部门应根据业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料立卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切,并编上条款号。
4、公文承办人员应及时将办理完毕或经领导签发的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职档案人员归卷。
5、专(兼)职档案管理员应及时将收集的文件材料,按照“案卷类目”条款,放入平时保存文件卷夹内“对号入座”,并在收发文登记簿上注明。
6、公司档案年度立卷工作由档案室负责统一规范立卷,保证案卷质量,各相关部门专(兼)职档案人员配合,共同做好档案的立卷、组卷、编目工作。
五、文件归档与移交
1、各部门文档应于次年三月份以前向档案室移交;
2、《移交清单》(见附表一)一式二份,清单上需包含的内容:文件名称、文件号、行文日期、文件页数、是否原件、文件密级、移交人、监交人、接收人信息。
3、文件移交清单三方签字为有效。
4、公司档案资料分类组卷由行政部统一规范,具体的分类标准为:先大类(行政管理、经营、科研、后勤),后部门(董事会、行政、人事、财务部、项目部等),再小类(文件在前、资料在后)。
5、保管期限分为永久、长期(50年)、短期(15年)三种。新规则对2007年以后形成的归档文件,保管期限分为永久、长期(30年、10年)两种。
6、确定文件材料归档范围和划分保管期限的原则是:
(1)从维护公司历史面貌完整出发,用全面的、历史的、发展的观点,分析和鉴定文件材料的现实作用和历史作用,以文件材料形成部门的职能作用及文件材料的具体内容作为判定归档范围和划分保管期限的基本要素。
(2)凡是记录和反映公司主要经营管理活动、中心工作和基本历史面貌的,在维护公司权益等方面具有永久性凭证价值和文化价值,对公司有长远利用价值的各种文件材料应定为永久保管;
(3)凡是记录和反映公司经营管理活动,在较长时间内对本公司工作有查考利用价值,在维护公司权益方面具有凭证性价值的文件材料,应定为长期保管。
7、案卷质量总的要求是:遵循文件资料的形成规律和特点,保持文件资料之间的 有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
8、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,放在一起,不得分开;绝密文件单独立卷。
9、不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年;工程资料放在项目验收年度;其它文件的立卷按照有关规定执行。
10、卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依次序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
11、卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右下角,背面的左上角打印页号。
永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
12、有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。
六、档案的保管、统计
1、公司档案资料实行专人、专柜、专室管理。
2、公司档案资料的保管按机构、年度、保存期限、编号次序进行保管,并编制好案卷目录等工作。
3、档案管理员须做好档案资料的保护工作,做到“八防”:防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防鼠、防霉、防光。
4、公司档案实行计算机监控管理,实现档案管理的规范化、自动化、现代化。
5、公司档案室应当加强档案的管理和利用,定期对档案的价值进行鉴定。
6、声像档案在保管期限内须进行定期检查,防止档案的变质、退磁。对重要的声像档案应制作光盘保管。严禁私自撤销、清洗、消磁和修改。
文书档案的统计
7、文书档案要建立健全统计制度,对档案的收进、移出、库存、利用、销毁等情况进行统计,统计数据做到准确可靠。
编制案卷目录、全引目录,专题卡片、资料等检索工具,方便利用,提高效率。
七、档案的查阅、借阅
1、公司员工查阅、借阅档案资料时,应严格按程序办理,填写《查(借)阅档案审批表》,档案室负责人对查(借)阅人、查阅档案内容、查阅时间和归还时间进行详细登记后方予查阅。
2、查(借)阅档案员工应根据申请内容进行查阅,对档案内容与本身工作无关的档案,一律不得查阅。
3、档案查(借)阅的批准人:普通档案由文件归属部门总监审批;秘密级以上档案由总裁或主管副总裁审批。
4、公司档案原件原则上不外借,如因工作需要确需外借带出,普通档案由行政部经理批准,秘密级档案由总裁或主管副总裁批准。对常用的档案资料,档案室可提供复印副本供借阅,副本在使用部门使用完毕后,应及时交还档案室。严禁未经允许私自对档案资料进行复印和复制。
查(借)阅档案人员须爱护档案,不得在文件上作任何标记、标志或涂改,不得在阅览桌上摆放茶水、墨水瓶,不得在阅览时吸烟,以免造成档案的损坏。
5、声像档案一般不得借阅。在不影响保密的前提下,经总裁或主管副总裁批准可用于公司内部学习、对外宣传。
八、档案的销毁
1、对超过保管期限和确已失去价值的档案,档案工作人员应定期整理,进行销毁。档案的销毁具体见《档案销毁程序》。
2、档案需要销毁时,由行政部档案管理员提出销毁意见,经行政部经理会同相关职能部门经理严格审查,并编制档案销毁清册,经公司相关系统总监审核,并在会计档案销毁清册上审批签字后销毁。
3、其他档案销毁前,应将需销毁档案在清单一一列明,报行政部经理审核,经总裁或主管副总裁审批后,方可实施销毁。其他任何人不得私自销毁档案。
4、档案销毁时须有两人以上人员进行现场监督,并在销毁清单上签字确认该档案确已销毁。不得一人单独进行档案的销毁。
九、罚则
有下列行为之一的,由公司行政部责令限期改正;情节严重的,报请总裁或主管副总裁对负责的主管人员和直接责任人给予处分。
1、将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有,拒绝移交档案室归档的。
2、违反公司规定擅自缩小档案收集范围的。
3、明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的。
4、档案管理员、对档案负有领导责任的人员玩忽职守,造成档案损失的。
5、未经批准,私自复印或销毁档案的。
拆件、涂改、勾划、折叠、转借,损毁、丢失和擅自提供、抄录、涂改、6、6、伪造档案的。
7、擅自发布或传播公司尚未对外公布的档案内容的。
十、附则
本规定由行政部制订和解释,经总裁或主管副总裁审批,修改时亦同。
本规定施行后,凡既有的类似制度自行终止。
本规定自2023年10月30日起试实行。
第10篇 物业公司档案管理规定12
物业公司档案管理规定(十二)
(一)总则
公司实行“统一领导,各负其责。分级归档,集中管理”的原则。
公司的档案是公司全体员工在日常工作中直接形成,能反映公司日常活动,业务往来,重要事项、历史沿革、人员变化等重要的各种资料。其特点是有重要保存价值。包括计算机文字、书面文稿、图纸、图表、照片、声像等资料。
在工作中形成的具有保存、查考价值的各种信息载体的项目资料均要立卷、归档。
公司的所有工作人员应严格按照规定,定期向本部门移交,在一个工作周期内自己经手的各种档案资料。任何人不得据为己有。
(二)管理机构和岗位职责
公司的档案管理工作为总经理负责制。公司设立档案室,行政人事部门负责公司档案的集中管理工作。办公室定期到各部门,复制各部门计算机内所形成的文字资料和图片资料。每个年度的一月份,到各部门指导督促催办档案的立卷归档和上缴保管工作。各部门的经理为本部门档案管理的负责人,各部门指定一名工作人员为兼职档案员,经办本部门档案的管理工作。
行政人事的档案管理职责是,掌握国家有关的档案法规、规定、政策的动态,做好信息的传达工作,根据国家有关的档案法规、规定、政策变化和公司领导的指示及时调整公司的管理制度;检查、指导和督促各部门的档案工作,组织对有关人员的培训。档案的编目工作均由办公室按照档案编目要求统一进行。保证档案的齐全完整,并使每个部门的档案在公司档案管理体系中形成一个有机的整体。
(三)归档范围
1、各类请示,报告,会议纪要。
2、意向书、协议书、项目申请书,
3、重要的治谈和会议记录、备忘录,
4、开发项目机会性分析可行性研究报告
5、公司资信变动情况,
6、外出考察、调查培训等活动中形成及收集的材料(包影像资料),
7、企业负责人,名单,及人选情况,
8、合同、章程,
9、向上级单位上报的报告书及批复,
10、有关部门出具的证明制将:
11、营业合法证件(包括企业负责人证件),
12、营业执照和营业证书内容文稿,
13、企业代码证书等。
14、与重要的客户来往的信件、函电,
15、历年工作总结,
16、年度预算报告;
(四)立卷程序
根据“谁办谁立卷”的原则,项目协议、合同签订或重要的文档资料形成后,经办人要建立档案材料收集袋,随时积累材料。
对每年年度内各部门形成的文件材料立卷、归档,上交办公室后,办公室按照文件的重要程度应划分永久、长期、短期保管期限。
(五)管理与利用
1、公司办公室应建立档案的统计登记表,完善借阅制度。对档案的收进、移出、保管、利用等隋况进行精确的统计并注意收集档案的利用效果。
2、档案存放案卷的箱柜必须坚固,并有防盗、防潮防高温、防虫鼠、防潮、肺尘等设施。定期检查档案曲保管情况,对破损或变质的档案应及时修补和复制。
3、档案管理人员调动工作时,应在离职前办理交接手续
4、办公室根据工作需要,编日常管理与查询系统,编制各种必要的目录、卡片、索引等检索工具,力求查找方便,调卷迅速准确,积极为一线部门提供服务。
5、档案的移交、鉴定与销毁
各部门凡以公司名义行文所形成的档案应在第二年的上半年向公司档案室移交,交接取方根据移交目录清点核对,并履行签字盖章手续。移交目录一式两份,交接双方各执一份。
各部门在人员发生变化时,应及时办理档案移交手续。按照工作移交的有关规定,列出清单,部门经理作为监交人,负责清点核对档案的移交工作。
办公室应根据保管期限的规定,定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案应在本单位主管领导主持下,由档案部门和有关业务部门组成的鉴定小组共同进行。鉴定结束后应自本单位领导提出鉴定报告。
经过鉴定失去保存价值的档案,要登记造册,经本单位领导审批后方可销毁。销毁档案应指定两人负责监销,监销人要在销毁清册签字。
(六)考核与奖惩
对于将材料散存在个人手中,归为已有,不按要求立卷、归档、上交者,办公室应写出书面报告,上报公司领导做出处理意见。
对于丢失、销毁、出卖、私自携带出公司者,将视情节轻重,给子处理,问题严重的,按照《中华人民共和国档案法”》有关规定处理。
对于完成好的部门和个人,公司将予以表彰和奖励。
(七)其它
其它档案,参照国家档案局颁发的有关规定执行。
第11篇 地产公司档案管理规定
地产有限公司档案管理规定
为使各类档案完整、准确、系统、及时收集归档,使档案管理工作更加规范化、制度化、科学化,以及为公司各项工作开展提供信息和依据,特制定本规定。
一、档案管理工作的组织
1、在公司的直接领导下,由行政部负责档案室管理工作,行政秘书兼职档案管理员;青云项目组、旅顺项目组、营销部、装修部、人力资源部、行政部、财务部、资产部及所属公司分别设兼职档案员,负责本部门档案的收集、整理及集中管理工作。
2、部门发生需保存文件时,应先交存部门档案员,部门档案员做好接收登记,再由部门档案员于每月25日报送公司档案员核对,以确保公司档案的完整性。公司对部门的档案管理工作实行导、监督。
3、各部门档案员每天要清理档案,以免资料堆积,要熟悉部门档案,作到迅速查找。
4、部门档案员须向公司档案员交存档案原件,部门保存档案复印件(除特殊档案,如财务档案、人事档案、工程技术档案等)。
5、所属公司的档案原则上由所属公司行政部(办公室)负责管理,所属公司证件档案复印件交存公司档案室,每月定期向公司档案室报送档案汇总情况。
二、档案的分类
档案分为文书档案、工程(设备)档案、人事档案、财务档案、实物档案、合同档案、声像档案七大类。
三、档案的归档要求
1、文书档案应在每年六月末以前将上年度形成的各种资料档案,按照要求收集整理归档。
2、人事档案在本人进入本公司工作后就应建立,由人事部门进行管理。
3、财务档案应按归档范围要求,按年度整理,财务部门保存五年,然后移交档案室。
4、公司员工因公外出参观学习、考察和参加各种会议获取的重要文件材料、技术图纸、照片资料等,归来后,应及时到行政部做文件处理由公司档案室进行登记、归档。
5、实物、声像一经形成,即需归档。
6、各类合同成立或生效后即应将一份原件存档。
7、基建工程档案在项目交复验收后归档。
四、借阅档案的要求
1、总经理借阅档案可通过档案管理人员直接提档。
2、公司其他人员需借阅档案时,要经部门或项目负责人、公司主管总经理批准,并办理借阅手续,原则上原件不得带出档案室,如原件确需带出档案室,须经总经理批准。办理借出档案手续。
3、借阅档案必须爱护,保持整洁、严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,必须由主管总经理批准方可摘录和复制。
4、外单位借用我公司档案时,应持单位介绍信,经公司总经理审批后方可查阅、抄录和复印。
5、借阅期限不得超过两星期,到期必须追回,如需再借需办理续借手续。
五、移交、销毁档案的要求
1、档案室接受档案资料时,移交单位要填写目录和档案交接单,经双方核实后,交接人应在交接单上签字,由双方备查。
2、档案室对新接收的档案资料要及时整理归档和登记,对销毁的档案及时在档案目录中注销,并注明原因和去向。
3、公司各部门和所属公司如有撤销、增设或其它变动,其档案材料归所属公司,部门档案保管员负责将其归档文件材料齐全完整地送交公司档案室。
4、根据各类档案不同保管期限,定期对档案进行鉴定,进一步正确区分档案价值,并将已失去保存价值的档案,剔出处理。
5、任何部门和个人非经公司允许无权随意销毁公司档案材料。
6、对要销毁的档案登记造册,经相关部门经理审核后,报总经理批准销毁,销毁档案应由两人监销,并在销毁册上签字,存档保存。
六、公司各部门档案员的要求:
1、各部门档案员严格遵守档案管理工作规定,按类别存放各类档案,在每年十二月末,经公司检查齐全后再整理归档,要求在第二年1月底前全部装订完毕。
2、做好档案的保密工作,发现档案遗失或出现文件泄密时,要及时向有关领导报告,不得隐瞒。
3、对公司档案管理工作需按时保质完成,如有困难就及时向有关主管领导报告。不得耽误工作。
4、有下列行为之一的,根据情节轻重,给予行政处分,造成损失的,责令赔偿损失,构成犯罪的依法追究刑事责任:
a、丢失或者擅自销毁公司档案资料。
b、涂改伪造档案。
c、出卖公司档案或将公司档案不经批准擅自出示他人。
d、档案管理人员玩忽职守造成档案损失的。
七、本规定由圣北公司行政部负责解释。
八、本规定自通过之日起施行。
附:1、档案归档范围
2、档案管理分工
3、档案管理表格
4、公司各部门及所属公司专(兼)职档案管理员
附表一:档案借阅申请表
附表二:档案交接单
附表三:档案销毁申请表
第12篇 房地产公司档案与图书资料管理规定
房地产开发公司档案与图书资料管理规定
档案管理与资料管理
档案管理是公司管理工作极为重要的一部分,其管理的规范程度反映了 公司的管理水平。为使档案与图书资料管理制度化,提高档案资料处理、 管理的质量及效率,特制定本规定。
(一)归档适用范围范围
凡公司与外界往来及公司与各协作单位之间往来的以及公司经营 管理所必需的有关企业战略规划、计划或总结(年、月度)、财务审 计、经营状况、项目可行研究报告(方案)、各类许可证书、图纸、 政府批文、公司执照(与注册文件)、会议纪要、备忘录、请示、决 定、决议、通告、通知、协议、合同、员工档案资料、客户资料、销 售广告等有价值的文件资料及重大公关活动的图片、文字、录像资料。
(二)管理部门
1、公司行政人事部设综合档案资料室,设专职档案管理人员;各部门设兼 职档案管理人员(必须报行政人事部备案),负责本部门、企业日常经 营管理中形成归档的文件材料的收集、整理,并负责定期移交公司综合 档案室。
2、公司档案资料由行政人事部负责综合监督管理,各部门实行专业对口分 级管理。
(三)移交归档与使用
公司总部各部门兼职档案管理员,按照归档时间将有关裆案文件移 交公司综合档案室,各部门留存复印件使用(公司所发文件除外); 需要已经归档的原件时,需经批准后履行借阅手续使用。
2、归档时间分与归口管理部门
2.1管理性文件:办理完毕的管理性文件材料,形成部门在第1年12 月末以前整理分类,移交档案室后立卷。
2.2会计档案:会计档案由财务预算部保留一年后,次年三月末归档。 2.3人事档案:人事档案由人行政人事部根据人员变动情况随时归档。 2.4基建工程、设备档案:基建工程(合同、协议、预算书、许可证、 隐蔽资料等)、设备材料、图纸类档案在工程竣工、设备、动力安 装投入使用后一个月内归档,此期间由部门档案人员进行分类保管。
2.5 各类报告、方案、内部申请批复、内部管理制度规范、计划书: 该类档案在确立形成时由部门留存,同时送交行政人事部留存正 本归档。
2.6合同协议类:正本原件需二份以上,在批准签署后分别由签署部 门、财务预算部、档案室各存档一份。
2.7图书、期刊、报纸类:在购入或订购后先列入管理台帐,后又综 合档案室负责分类保管、借阅、归类、管理。
2.8其它资料:如各类企业沿革资料、公关接待活动图像、录音录象资料 以及外出开会、学习、考察、参观人员带回具有保存价值的资料,一 般在该档案资料形成后一周内交公司行政人事部归档。
(三)文件点收
文件结案移送归档时,依如下原则点收:
1、检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查归入。
2、文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应立即退回经办部门补办。
3、与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应立即退回经办部门。 (四)文件整理标准
1、本档案按问题组卷,一事一卷或一事多卷。
2、对接收的所有档案及时审查,进行科学分类,排列编号。
3、归档的文件材料要齐全完整,每份文件的正件和附件、印件与底稿, 请示与批复合并一起立卷。
4、卷内文件的排列与编目要科学规范,便于查找。
(五)档案分类编号标准
档案按职能设置十个一级类目,即(1)合同协议类;(2)行政人事文书管理类;(3)经营管理类;(4)工程技术图纸类;(5)内部文件与制度规范类;(6)专题报告和专项技术研究类;(7)预算项目类;(8)资产设备材料类;(9)会计档案类;(10)公司以及员工档案类。二级类目是按档案的具体内容所反映的问题进行设置。按问题分类,结合年度,一事一卷。 档案分类一级类目采用汉语拼音字母标识,a、b、c、d、e、f、g、h、i、j依次表示十个一级类目(二级类目由综合档案室划分该类明细科目按统一名称通知各部门)。 按各项要大类分别排架,大类之间不交叉排列,充分体现企业档案分类的指导思想和分类准则,保持各类档案的有机联系和及时、高效提供利用。
根据档案的形成特点和管理要求,按大类、分年代排架法、即按大类---年代进行排架,就是在同一大类内按同一问题的案卷排列在一起,在同一问题内再按永久、长期、短期顺序排列,第二年依次接着排,分阶段排列,一个阶段不超过三位数。排列时按大类、年度、流水编制案卷顺序号,即类、年度大流水编号。
(六)保存期限
保管期限可分为:永久保存、长期保存和短期保存。
(七)档案借阅
1、无论是部门间借阅档案还是部门到综合档案室借阅都必须进行登记, 注明借阅人姓名、部门、借阅时间、查阅内容及利用目的和效果。
2、查阅档案原则上在阅档室进行,一般不得借出。必须借出时,需经档 案管理部门负责人批准后,方可办理借阅手续。
3、查阅人事档案需经主管人事部门批准,经档案管理部门负责人批准 后,方可查阅。
4、借阅档案限与经办业务有关者,如借阅与经办业务无关案件,应经档 案管理部门负责人同意。
5、档案借阅要履行登记手续;借阅档案必须爱护,严禁涂改;注意安全 和保密,严禁擅自复制、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和 复制,必须经档案管理部门负责人批准。
6、档案归还时,经档案管理人员核查无误后,方予以办理归还手续。 7、财务以及企业战略方面档案一般不于借阅。
(八)档案保管标准
档案入库前必须经过严格检查,防止错、漏或夹带害虫及有害物质 进行侵蚀。 档案入库后要系统化整理,做到排列科学、整齐美观,便于保管和 利用。
3、档案室门窗装具要坚固,档案管理人员要认真负责,确保档案安全; 非工作人员不得进入档案室。 保持档案整洁,备有防盗防火、防虫、防霉、防尘、防晒等器材与 设施。 每季度对档案保管情况进行一次全面检查,定期投放药物。查阅后 的档案及时归回原处。
5、档案室内严禁放置与档案无关物品,严禁在档案室吸烟。
(九)保密守则(详见保密规定)
对保密档案按档案封皮保密范围和密级规定》,由主管领导及专职档案员会同归档部门合理划分密级(绝密、机密、秘密)。
2、档案材料不得任意带出档案室,更不得将档案秘密向无关人员泄露。
3、查阅密级档案,需经主管领导批准,并履行登记手续,在阅档室 查阅。未经批准不得借阅、摘抄、翻印、复制。
4、
销毁档案要严格履行鉴定、审批手续,要配有二人以上进行监销, 任何个人不得将档案私自处理。
5、如发生丢失档案和泄密现象,须立即向有关部门和领导报告,不 得隐瞒,情节严重者要依法严肃处理。
(十)附则
