第1篇 地产公司档案管理规定
地产有限公司档案管理规定
为使各类档案完整、准确、系统、及时收集归档,使档案管理工作更加规范化、制度化、科学化,以及为公司各项工作开展提供信息和依据,特制定本规定。
一、档案管理工作的组织
1、在公司的直接领导下,由行政部负责档案室管理工作,行政秘书兼职档案管理员;青云项目组、旅顺项目组、营销部、装修部、人力资源部、行政部、财务部、资产部及所属公司分别设兼职档案员,负责本部门档案的收集、整理及集中管理工作。
2、部门发生需保存文件时,应先交存部门档案员,部门档案员做好接收登记,再由部门档案员于每月25日报送公司档案员核对,以确保公司档案的完整性。公司对部门的档案管理工作实行导、监督。
3、各部门档案员每天要清理档案,以免资料堆积,要熟悉部门档案,作到迅速查找。
4、部门档案员须向公司档案员交存档案原件,部门保存档案复印件(除特殊档案,如财务档案、人事档案、工程技术档案等)。
5、所属公司的档案原则上由所属公司行政部(办公室)负责管理,所属公司证件档案复印件交存公司档案室,每月定期向公司档案室报送档案汇总情况。
二、档案的分类
档案分为文书档案、工程(设备)档案、人事档案、财务档案、实物档案、合同档案、声像档案七大类。
三、档案的归档要求
1、文书档案应在每年六月末以前将上年度形成的各种资料档案,按照要求收集整理归档。
2、人事档案在本人进入本公司工作后就应建立,由人事部门进行管理。
3、财务档案应按归档范围要求,按年度整理,财务部门保存五年,然后移交档案室。
4、公司员工因公外出参观学习、考察和参加各种会议获取的重要文件材料、技术图纸、照片资料等,归来后,应及时到行政部做文件处理由公司档案室进行登记、归档。
5、实物、声像一经形成,即需归档。
6、各类合同成立或生效后即应将一份原件存档。
7、基建工程档案在项目交复验收后归档。
四、借阅档案的要求
1、总经理借阅档案可通过档案管理人员直接提档。
2、公司其他人员需借阅档案时,要经部门或项目负责人、公司主管总经理批准,并办理借阅手续,原则上原件不得带出档案室,如原件确需带出档案室,须经总经理批准。办理借出档案手续。
3、借阅档案必须爱护,保持整洁、严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,必须由主管总经理批准方可摘录和复制。
4、外单位借用我公司档案时,应持单位介绍信,经公司总经理审批后方可查阅、抄录和复印。
5、借阅期限不得超过两星期,到期必须追回,如需再借需办理续借手续。
五、移交、销毁档案的要求
1、档案室接受档案资料时,移交单位要填写目录和档案交接单,经双方核实后,交接人应在交接单上签字,由双方备查。
2、档案室对新接收的档案资料要及时整理归档和登记,对销毁的档案及时在档案目录中注销,并注明原因和去向。
3、公司各部门和所属公司如有撤销、增设或其它变动,其档案材料归所属公司,部门档案保管员负责将其归档文件材料齐全完整地送交公司档案室。
4、根据各类档案不同保管期限,定期对档案进行鉴定,进一步正确区分档案价值,并将已失去保存价值的档案,剔出处理。
5、任何部门和个人非经公司允许无权随意销毁公司档案材料。
6、对要销毁的档案登记造册,经相关部门经理审核后,报总经理批准销毁,销毁档案应由两人监销,并在销毁册上签字,存档保存。
六、公司各部门档案员的要求:
1、各部门档案员严格遵守档案管理工作规定,按类别存放各类档案,在每年十二月末,经公司检查齐全后再整理归档,要求在第二年1月底前全部装订完毕。
2、做好档案的保密工作,发现档案遗失或出现文件泄密时,要及时向有关领导报告,不得隐瞒。
3、对公司档案管理工作需按时保质完成,如有困难就及时向有关主管领导报告。不得耽误工作。
4、有下列行为之一的,根据情节轻重,给予行政处分,造成损失的,责令赔偿损失,构成犯罪的依法追究刑事责任:
a、丢失或者擅自销毁公司档案资料。
b、涂改伪造档案。
c、出卖公司档案或将公司档案不经批准擅自出示他人。
d、档案管理人员玩忽职守造成档案损失的。
七、本规定由圣北公司行政部负责解释。
八、本规定自通过之日起施行。
附:1、档案归档范围
2、档案管理分工
3、档案管理表格
4、公司各部门及所属公司专(兼)职档案管理员
附表一:档案借阅申请表
附表二:档案交接单
附表三:档案销毁申请表
第2篇 x地产公司档案室管理规定
地产公司档案室管理规定
为了加强档案室管理,提高档案保管的严谨性和规范性,作规定如下:
一、档案室管理责任部门和责任人
公司档案室管理责任部门为总经理办公室,责任人为总经理办公室档案管理 员,其它人员不得随意进出档案室。
二、档案室存档范围
公司形成的各类档案以及各部门上报的存档资料,除此之外的其它物品不得 存放档案室。
三、档案柜编号与存放
档案室共有档案柜十四列,编号为a―n列,每列分为1―5栏,根据各部门归 档资料分类存放如下:
1、a列为总经理办公室资料、人力资源部资料,以及历年来奖状、奖杯、证 书、相片、光盘等。
a1-a2:公司奖状、奖杯、获奖证书等;
a3:公司历年活动相片、公司调研、房展会、部门活动、集团、社区活动及 项目图片、公司历年内刊及光盘资料。
a4:总经理办公室档案
a5:人力资源部档案
2、b列为公司重要证照及各部门历年签署的合同
b1:公司重要证照
b2-b5:历年来各部门签署的合同,根据时间、部门进行分类保存
3、c列为工程前期部档案(按项目分类)
c1-c5:2006g72地块文件、z国际公寓、翠竹园、玉兰山庄、梅花山庄
4、d列工程前期资料
5、e列为工程项目档案
6、f列为工程项目档案
7、g列为营销部档案
公司各楼盘的买卖契约、客户资料及认购协议等(按项目分类)
8、h列为营销部档案
公司各楼盘的买卖契约、客户资料及认购协议等(按项目分类)
9、i列为预算部档案
10、j列为预算部档案
11、k列为物资部、物管技术部档案
k1-k3:物资部各类招投标文件
k4-k5:物管技术部盘点表
12、l列为财务部档案(财务部历年凭证)
13、m列为财务部档案(财务部历年凭证)
14、n列为财务部档案
n1:财务部历年财务报表
n2:贷款合同、贷款按揭协议登记表、抵押合同、审计业务约定书、税务局 与外经委等单位来函、其它资料
n3:再投资退税审核资料、公司注销资料、利润再投资相关资料、审计报告 、评估报告、验资报告等
n4:银行资料
n5:增加注册资本相关资料、投资方名称变更相关资料
四、档案存放要求
档案文件根据内容分列存放整齐,每列文件须有档案文件目录,并做好存放 时间及借阅时间的记录。存放在档案盒内的资料必须在档案盒上统一字体标明名称,便于查找。
五、档案室的清理要求
档案室必须定期打扫与清洁。档案柜及所有保存文档资料存放超过一年后, 档案管理员必须定期清扫与整理,避免灰尘与污损。
六、其它规定按档案管理办法执行。
第3篇 房地产公司档案与图书资料管理规定
房地产开发公司档案与图书资料管理规定
档案管理与资料管理
档案管理是公司管理工作极为重要的一部分,其管理的规范程度反映了 公司的管理水平。为使档案与图书资料管理制度化,提高档案资料处理、 管理的质量及效率,特制定本规定。
(一)归档适用范围范围
凡公司与外界往来及公司与各协作单位之间往来的以及公司经营 管理所必需的有关企业战略规划、计划或总结(年、月度)、财务审 计、经营状况、项目可行研究报告(方案)、各类许可证书、图纸、 政府批文、公司执照(与注册文件)、会议纪要、备忘录、请示、决 定、决议、通告、通知、协议、合同、员工档案资料、客户资料、销 售广告等有价值的文件资料及重大公关活动的图片、文字、录像资料。
(二)管理部门
1、公司行政人事部设综合档案资料室,设专职档案管理人员;各部门设兼 职档案管理人员(必须报行政人事部备案),负责本部门、企业日常经 营管理中形成归档的文件材料的收集、整理,并负责定期移交公司综合 档案室。
2、公司档案资料由行政人事部负责综合监督管理,各部门实行专业对口分 级管理。
(三)移交归档与使用
公司总部各部门兼职档案管理员,按照归档时间将有关裆案文件移 交公司综合档案室,各部门留存复印件使用(公司所发文件除外); 需要已经归档的原件时,需经批准后履行借阅手续使用。
2、归档时间分与归口管理部门
2.1管理性文件:办理完毕的管理性文件材料,形成部门在第1年12 月末以前整理分类,移交档案室后立卷。
2.2会计档案:会计档案由财务预算部保留一年后,次年三月末归档。 2.3人事档案:人事档案由人行政人事部根据人员变动情况随时归档。 2.4基建工程、设备档案:基建工程(合同、协议、预算书、许可证、 隐蔽资料等)、设备材料、图纸类档案在工程竣工、设备、动力安 装投入使用后一个月内归档,此期间由部门档案人员进行分类保管。
2.5 各类报告、方案、内部申请批复、内部管理制度规范、计划书: 该类档案在确立形成时由部门留存,同时送交行政人事部留存正 本归档。
2.6合同协议类:正本原件需二份以上,在批准签署后分别由签署部 门、财务预算部、档案室各存档一份。
2.7图书、期刊、报纸类:在购入或订购后先列入管理台帐,后又综 合档案室负责分类保管、借阅、归类、管理。
2.8其它资料:如各类企业沿革资料、公关接待活动图像、录音录象资料 以及外出开会、学习、考察、参观人员带回具有保存价值的资料,一 般在该档案资料形成后一周内交公司行政人事部归档。
(三)文件点收
文件结案移送归档时,依如下原则点收:
1、检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查归入。
2、文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应立即退回经办部门补办。
3、与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应立即退回经办部门。 (四)文件整理标准
1、本档案按问题组卷,一事一卷或一事多卷。
2、对接收的所有档案及时审查,进行科学分类,排列编号。
3、归档的文件材料要齐全完整,每份文件的正件和附件、印件与底稿, 请示与批复合并一起立卷。
4、卷内文件的排列与编目要科学规范,便于查找。
(五)档案分类编号标准
档案按职能设置十个一级类目,即(1)合同协议类;(2)行政人事文书管理类;(3)经营管理类;(4)工程技术图纸类;(5)内部文件与制度规范类;(6)专题报告和专项技术研究类;(7)预算项目类;(8)资产设备材料类;(9)会计档案类;(10)公司以及员工档案类。二级类目是按档案的具体内容所反映的问题进行设置。按问题分类,结合年度,一事一卷。 档案分类一级类目采用汉语拼音字母标识,a、b、c、d、e、f、g、h、i、j依次表示十个一级类目(二级类目由综合档案室划分该类明细科目按统一名称通知各部门)。 按各项要大类分别排架,大类之间不交叉排列,充分体现企业档案分类的指导思想和分类准则,保持各类档案的有机联系和及时、高效提供利用。
根据档案的形成特点和管理要求,按大类、分年代排架法、即按大类---年代进行排架,就是在同一大类内按同一问题的案卷排列在一起,在同一问题内再按永久、长期、短期顺序排列,第二年依次接着排,分阶段排列,一个阶段不超过三位数。排列时按大类、年度、流水编制案卷顺序号,即类、年度大流水编号。
(六)保存期限
保管期限可分为:永久保存、长期保存和短期保存。
(七)档案借阅
1、无论是部门间借阅档案还是部门到综合档案室借阅都必须进行登记, 注明借阅人姓名、部门、借阅时间、查阅内容及利用目的和效果。
2、查阅档案原则上在阅档室进行,一般不得借出。必须借出时,需经档 案管理部门负责人批准后,方可办理借阅手续。
3、查阅人事档案需经主管人事部门批准,经档案管理部门负责人批准 后,方可查阅。
4、借阅档案限与经办业务有关者,如借阅与经办业务无关案件,应经档 案管理部门负责人同意。
5、档案借阅要履行登记手续;借阅档案必须爱护,严禁涂改;注意安全 和保密,严禁擅自复制、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和 复制,必须经档案管理部门负责人批准。
6、档案归还时,经档案管理人员核查无误后,方予以办理归还手续。 7、财务以及企业战略方面档案一般不于借阅。
(八)档案保管标准
档案入库前必须经过严格检查,防止错、漏或夹带害虫及有害物质 进行侵蚀。 档案入库后要系统化整理,做到排列科学、整齐美观,便于保管和 利用。
3、档案室门窗装具要坚固,档案管理人员要认真负责,确保档案安全; 非工作人员不得进入档案室。 保持档案整洁,备有防盗防火、防虫、防霉、防尘、防晒等器材与 设施。 每季度对档案保管情况进行一次全面检查,定期投放药物。查阅后 的档案及时归回原处。
5、档案室内严禁放置与档案无关物品,严禁在档案室吸烟。
(九)保密守则(详见保密规定)
对保密档案按档案封皮保密范围和密级规定》,由主管领导及专职档案员会同归档部门合理划分密级(绝密、机密、秘密)。
2、档案材料不得任意带出档案室,更不得将档案秘密向无关人员泄露。
3、查阅密级档案,需经主管领导批准,并履行登记手续,在阅档室 查阅。未经批准不得借阅、摘抄、翻印、复制。
4、
销毁档案要严格履行鉴定、审批手续,要配有二人以上进行监销, 任何个人不得将档案私自处理。
5、如发生丢失档案和泄密现象,须立即向有关部门和领导报告,不 得隐瞒,情节严重者要依法严肃处理。
(十)附则
第4篇 地产公司档案文件资料管理规定
地产公司档案文件资料管理规定为了加强公司档案的管理工作,确保档案的保护和利用,依据档案管理规范,结合公司档案管理实际情况,特制定档案资料管理制度如下:第一部分:公司档案资料管理
第一条 档案的定义与范围档案是指过去和现在的公司各部门及员工在从事业务、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第二条 档案管理的原则档案管理分为统一管理和分散管理相结合。即公司档案由总经理办公室统一管理,各部门除已移交总经理办公室的档案外,其它档案文件由部门自行保管,以便于及时利用,维护档案文件的完整与安全。
第三条 档案管理的责任部门和责任人公司总经理办公室为公司档案的主管部门,设专门的档案管理人员,负责管理公司的各类档案,做好登记、归类、保管、索引、提供利用,并负责对各部门资料管理员进行工作指导、监督和检查;各部门设有资料管理员,负责本部门资料管理,并接受公司档案管理员的监督和检查。
第四条 归档的范围
1.公司证照及企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止等方面的文件材料(包括企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同);
2. 公司与有关单位签订的各种合同、协议书等;
3．公司会议记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及公司的规章制度);
4. 公司制订的计划、统计、预决算、工作总结;
5. 公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、招投标文件等;
6. 公司的各类申请、请求与相关部门的批复;
7. 财务、会计及其管理方面的文件材料,公司历年来的凭证、账本等;
8. 公司法律事务管理方面的文件材料;
9. 公司各项目的技术图纸等资料;
10. 反映公司历史沿革及公司重大活动的电子版照片及音像资料;
11.其它对公司具有利用价值和保存价值的文件资料(含各类载体,如电子文本等);
12. 公司历年获奖资料。
第五条 归档要求整理办法:分为文书档案和工程项目档案(竣工工程档案立卷,未竣工工程资料整理成册)。
1.归档的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原则,结合归档要求和文件内容进行归档。
2. 在一个卷内(档案袋、盒)的文件资料要有清晰的《卷内文件目录》,并且按项目、内容或文件形成时间,系统的排列。
3．案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定保管期限,原则上分为永久、长期(十年以上)、短期(十年以下)三种。确定保管期限的基本原则是:1) 对公司有长远利用价值的档案应永久保存;2) 对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;3) 凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。
4. 按归档要求进行装订、编号、填写《卷内备考表》。
5. 全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档案号,然后逐卷登记,填写《案卷总目录》。
第六条 过程管理属于公司保管的档案文件:各部门资料员做好平时文件的预立卷工作,并在每月初或事件结束后将上月需归档的文件整理成册移交总经理办公室保管,任何人不得据为已有。
第七条 档案销毁规定公司档案文件销毁:档案在超出规定保存期限一年后,可由公司档案管理员和资料所属部门资料员整理出库进行销毁。销毁档案时必须慎重从事。销毁前由公司档案管理员和资料所属部门资料员一起将需要销毁的资料列出销毁清单,由资料所属部门资料员填写《文件资料销毁清单》进行申请,报销毁资料所属部门的部门经理、主管副总审批,最后经总经理同意后,两人以上执行销毁程序,并在销毁清单上签字确认,公司档案管理员全程监督。销毁档案要严格执行保密规定,销毁清单由公司档案员留存,以便备查。部门档案文件销毁:部门形成的文件资料无利用价值时,可由本部门资料员填写《文件资料销毁清单》。提出销毁申请,部门经理审批同意后,两人以上执行销毁程序并签字确认。销毁清单由本部门资料员留存,以便备查。
第八条 档案借阅
1.因工作需要借阅存在总经理办公室的公司档案的,应事先填写档案借阅单,逐级审批,经总经理同意后方可借阅。
2. 员工不得携带公司原件材料外出,确因工作需要外带时,需在填写档案借阅单时注明外带原因,待总经理审批同意后方可外带,用毕归还。
3．借阅档案者必须对所借档案妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。
4. 部门档案借阅由资料员填写《文件资料发放、借用记录表》做好记录,借阅人签字确认,并按时归还。
5. 总经理办公室统一管理公司资料复印件。公司档案管理员或总经理办公室秘书需要在文件资料复印件上加注“仅供…使用”的用途说明。
第九条 档案备份规定公司所有有价值的文件、报表、业务资料等档案,须存有电子扫描文档,无法电子扫描文档的,必须做好备份。
第十条 档案保管
1.公司档案员在接收文件资料存档时,必须认真验收,填写《文件资料移交登记表》,送档人和接档人均须签字确认,完成档案交接手续。
2. 对于已存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等,按编号顺序排列在资料柜内。
3．档案管理员要定期对库存档案进行清理核对,做到帐、物相符,对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制。库存档案如移交、作废和遗失时,须注明原因,保存依据。
第十一条 档案保密规定公司所有人员均应严格遵守公司的保密规定,违者依据公司“奖惩条例”严肃处理。
