采购供应部管理规范
物资的采购、供应管理,是宾馆整体管理的重要组成部分,强化物资采购管理的规范化,对保障物资供应,节约使用资金,加速资金周围,降礁成本消耗,提高经济效益,都有着十分重要的作用.
一、采购部管理规范
1、由财务部、采供部共同制定合理的物资定额,物资定额包括日常清梧定额和仓库储备定额,销耗定额由使用部门制定,储备定额由财务部和采供部制定。
储备物资一般不超过一个月的库存量,由外埠按期发货的物品,库存量允许在三个月以内,超过规定期限的存量属物资积压,采供部应负经济责任。
2、每月末各部门按照核定的物资消耗定额〈先扣除本部门周转库的库存〉编制本部门的物资采购计划,由本部门经理审核签字后报采供部,采供部接到各部门报来的请购单后,接以下程序汇总、审核:
(1)根据请购计划所旗写的采购内容,检查其是否扣除周转库的库存和是否还有相同规格的物品,如库有存货,则取消该项采购.
(2)审核各部门编报的月计划,是否控制在定额以内,如超出计划,则要查询超计划定额的原因.
(3)由采供部审核汇总,扣除部门库内一周的周转量,将补充数量填入实际采购数量内,采供部经理签字后送财务部审批,财务部经理根据各部门消耗定额和清购内容再次审批.凡属于购置固定资产及大型维修项目的和所规定使用年限内,经检查是否具有年度预算,原1日固定资产是否办理报扳手续,经审核无误后报请总经理批准执行.
(4)采购员必须根据当月批准的《采购计划》中所下达的晶种、规格、数量进行适时优质的采购,属于采购大宗和高档贵重的物品,必须签定采购合同,对不符合质量的物品,负责退换,对退换不了的物品由采购员负责经济损失.
(5)采购合同的谈判签定,由使用部门、采供部门、财务部门三方共同洽谈签定方为有效.
(6)物品的采购应坚持以国营为主,个体为辅,货比三家,质量优良,价格合理的原则,并以大宗物品和日常用量大的物料消艳必须做比较几个厂家的出厂价为主进货渠道,要选择质量好,价格合理的厂家为较固定供应点.采购员在宾馆确定的价格内进行采购,如无特殊原因,突破宾馆确定的价格范围,其突破部分的经济损失由采购员承担,采购的质量不合格物品由采购员承担经济责任.
(7)各使用部门应将本部门的周转库月末的库存编制明细表于当月26日内报财务部和采供部.
(8)采供部门必须按时按量保证各部门订购物资的到位,影响需用计划,视具体情况承担相应的经济处罚.
(9)采购人员必须不断提高业务素质,掌握市场行情和价格政策,熟悉采购物品的名称、性能、规格、用途,杜绝购非所用,以避免和积压浪费.
(10)采购人员必须自英遵守采购纪律,廉洁逢律,对一切购销中的各种回扣,必须如数交公,由组织按规定给予一定奖励,严禁私收回扣,否则,一经查出将从严处罚.
二、物资供应及仓库管理规范
1、为了强化物资用品的计划管理,严格执行物资的入出库制度,使仓库管理员有较地掌握物资入出库的主动权,规定各使用部门,应将经财务部批准的当月采购计划复印一份,交仓库作为入出库控制的依据.
2、严格执行物资入出库制度,认真办理物资入库验收手续,应做到三不入库:
(1)不合格的不入库;
(2)不符合质量标准的不入库;
(3)计划外或未经领导批准的不入库。
3、认真执行物资出库手续,仓库管理人员必须认真审查出库单是否符合规定,内容是杏完整,签字是否齐全,并同时核对其部门的采购计划批准的品种、数量是否相符,不能突破.以保证采购计划及成本费用计划的有效执行。才能进一步保证宾馆利润计划的实现。
4、保管员对库房的所有物品,都应按类别、品种、规格、分别码放,做到定物、定位、定架,一目了然,易于盘点,同时每种物品,都必须设置有收、付、存数量的物品卡,每日应将当日发生的收付存结出,以便能及时准确的反映库存,而且也为提供采购信息和作为控制考核储备定额的依据。
5、保管员对每月库房的物品卡要与全库记帐员对帐一次,必须做到帐卡相符,卡实相符。
6、库房的所有物资,必须以高度负责的精神,保证做到完好无损(特殊情况例外)凡因责任心不强和保管不善而造成物资损失的,根据损失具体情况,按损失总额的1%-2%追究其经济责任。
7、库房每月末必须进行一次全面清查盘点,并按规定表格,编制盘点表,每月二十五日内报送财务部,发生盘盈盘亏情况时,应附文字说明,经财务部审查和提出处理意见后,报请总经理批准执行。
8、本规定如有未尽事宜,经有关部门领导研究后,可随时修正补充。
采供部经理岗位职责
报告上级:总经理
督导下级:采购主管
1、负责本部门的组织领导工作,掌握人员思想情况,随时了解工作进程.在工作中以身作则,集中正确意见,配合完成工作任务,为第一线服务。
2、在宾馆总经理领导下,根据宾馆及各部门的预算要求,核部门采购预算和采购申请表,控制采购资金的使用。
3、有效地,控制和监督物品的出入库手续及数量,压缩费用开支,将库存金额压缩在规定要求的范围之内。
4、监督和检查月末盘点工作,发现问题及时处理。
5、认真听取下属职工的意风,并及时解决职工提出的疑难问题,以保证各项工作的顺利进行。
6、督导采供部各主管人员的工作,责任的落实,定期听取汇报。
7、按时按质完成宾馆领导分配的工作。
8、与宾馆各部门建立良好的协作关系。
