住宅区档案资料管理设想规范
住宅区档案资料管理设想
1 档案管理运作环节
1.1 资料的收集
1.1.1建立档案室,采取系统化、科学化、电脑化的先进手段,实施现代化、系统化、科学化、多元化、规范化、经常化等“六化”管理,建立相应的规章制度,对所有档案资料进行严格管理。
1.1.2资料的收集坚持系统、完整的原则,根据实体资料和信息资料的内容,从实际需要出发,扩大信息资料的来源,从时间上讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料,从空间上讲是指物业构成的方方面面,大到房屋本体、公共设施,小到一树一木都有详细的资料收集。
1.2资料分类整理
1.3资料归档管理
归档就是按照资料自身规律、联系进行分类保存。根据实际需要,****一期的管理拟采用原始档案和电脑档案双轨制。采用多种形式的文档储存方式,便于原始档案的保存,如录像带、胶卷、照片等。档案按不同业务性质、编号、造册、编辑并分柜保存,运用计算机等先进的管理手段,尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用。
档案的出、入室都有严格的规定:出室必须由具备资格的人员经登记后方可借出,入室时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件,严防文件的流失。
档案的管理环境必须做到“三防”,即防火、防潮、防变质。
1.4档案的运用
采用先进的检索软件,逐步建立电脑网络系统,充分发挥档案的贮存和使用价值。
1.4.1外部网:与广大业户、主管部门进行联网,所有管理资料如
住户资料、装修资料、财务状况等,随时可以查阅调用,便于工作监督和检查。
1.4.2内部网:管理处内部联网,运用现代化办公手段和设施,对文件进行分级管理、分层使用。
2 档案资料的类别
档案资料大体分为物业管理政策、法规资料,竣工验收资料、房屋的单体竣工图、住户档案、装修管理档案、维修档案、巡视记录、运行记录、运行档案、投诉与回访记录、其他管理服务活动记录及档案。
2.1竣工验收资料(如下表)
名 称 资料内容
工程建筑
产权资料 a:规划图纸、项目批文、用地批文
b:建筑许可证、投资许可证、开工许可证
c:拆迁安置资料
工 程 技 术 资 料 a 竣工图-总平面图、建筑、结构、设备、附属工程及隐蔽管线的全套图纸;
b 地质勘察报告;
c 工程合同及开工、竣工报告;
d 工程预算
e 图纸会审记录
f 工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录);
g 隐蔽工程验收签证;
h 沉降观察记录;
i 竣工验收证明书;
k 新材料、构配件的鉴定合格证书;
l 水、电、采暖、卫生器具、电梯等设备检验合格证书;
m 砂浆、混凝土试块试压报告;
n 供水、供暖的试压报告;
o 园林绿化的图纸和清样;
p 设备清单、安装调试记录、使用注意事项说明、质保书和保修单,操作手册等;
q 有关工程项目的其他重要技术决定和文件
2.2管理档案资料(含业户档案、装修管理档案巡视记录)
名称 资料内容
物业资料 小区基本资料、分区资料、环境文化设施资料
住户资料 a:住户迁入资料
b:住户人员档案
c:住户维修档案
事务资料 a:事务值班表 b:事务交接记录表
c:业户搬出(入)物品登记表d:日常事务巡视记录
e:业户回访登记表
合格分承包方资料 a:维修申请表(附图纸)b:维修工程队安全责任书
c:临时施工人员登记表 d:施工单位营业执照
2.3投诉与回访及其他管理服务
名称资料内容
维修资料 a:维修申报表 b:维修服务派工单
c:维修回访记录表d:公共设施维修记录
治安交通
管理资料 a:日常巡查记录、交接班记录、值班记录
b:查岗记录、闭路电视监控系统录像带
c:物资搬运放行记录、紧急事件处理记录
d:车辆管理记录、车辆详细资料、车位使用协议
设备管理
资料 a:公用
设施保养维修记录
b:各项机电设备保养维修运行记录
c:设备分承包方维修保养记录
d:设备检查记录
社区文化
资料 a:活动计划实施方案、总结记录
b:文化活动图片及录像记录
c:传媒报导
员工管理
资料 a:员工个人资料、聘用表b:员工业绩考核及奖惩记录
c:员工培训计划及实施记录 d:员工培训考核记录
e:员工外出考评及参加演练记录 f:员工住房及内务管理记录
业户反馈
资料 a:服务质量回访记录表 b:业户意
见调查、统计记录
c:业户投诉及处理记录表
行政文件
资料 a:管理处主管值班及督察记录
b:政府部门文件
c:物业公司及主管领导部门文件
d:管理处规章制度、通知、通报等文件
e:管理处荣誉一览表
f:管理处接待来访参观记录表
业主委员会
