建设有限公司会计凭证、会计账簿管理规范
某建设股份有限公司会计凭证、会计账簿管理规范
第一条 根据公司《会计制度》规定,为了加强本公司会计凭证、会计账簿的基础管理,制订本规范。
第二条 本规范主要包括原始凭证管理、记账凭证管理、会计凭证的填制、记账凭证的复核以及会计账簿的管理等。
第三条 原始凭证的管理
(一)应执行会计核算的事项,必须取得或者填制原始凭证,并及时送交会计机构。
(二)原始凭证的基本要求是:
1.原始凭证的内容必须具备:凭证的名称;填制凭证的日期;填制凭证单位名称或者填制人姓名;经办人员的签名或者盖章;接受凭证单位名称;经济业务内容;数量、单价和金额。
2.从外单位取得的原始凭证,必须盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章。对外开出的原始凭证,必须加盖本单位公章。
3.凡填有大写和小写金额的原始凭证,大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证,必须有验收证明。支付款项的原始凭证,必须有收款单位和收款人的收款证明。
4.一式几联的原始凭证,应当注明各联的用途,只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据,必须用双面复写纸(发票和收据本身具备复写纸功能的除外)套写,并连续编号。作废时应当加盖'作废'戳记,连同存根一起保存,不得撕毁。
5.发生销货退回的,除填制退货发票外,还必须有退货验收证明;退款时,必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证,不得以退货发票代替收据。
6.职工公出借款凭据,必须附在记账凭证之后。收回借款时,应当另开收据或者退还借据副本,不得退还原借款收据。
7.经上级有关部门批准的经济业务,应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的,应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。
8.原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的,应当由开出单位重开或者更正,更正处应当加盖开出单位的公章。
第四条 记账凭证的管理
(一)会计部要根据审核无误的原始凭证填制记账凭证。
(二)记账凭证的基本要求是:
1.记账凭证的内容必须具备:填制凭证的日期、凭证编号、经济业务摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数;填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。 以自制的原始凭证或者原始凭证汇总表代替记账凭证的,也必须具备记账凭证应有的项目。
2.填制记账凭证时,对记账凭证进行连续编号。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的,可以采用分数编号法编号。
3.记账凭证可以根据每一张原始凭证填制,或者根据若干张同类原始凭证汇总填制,也可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。
4.除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外,其他记账凭证必须附有原始凭证。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证,可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面,并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。 一张复始凭证所列支出需要几个单位共同负担的,应当将其他单位负担的部分,开给对方原始凭证分割单,进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容:凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。
5.如果在填制记账凭证时发生错误,应当重新填制。已经登记入账的记账凭证,在当年内发现填写错误时,可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证,在摘要栏注明'注销某月某日某号凭证'字样,同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证,注明'订正某月某日某号凭证'字样。如果会计科目没有错误,只是金额错误,也可以将正确数字与错误数字之间的差额,另编一张调整的记账凭证,调增金额用蓝字,调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的,应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。
6.记账凭证填制完经济业务事项后,如有空行,应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。
第五条 会计凭证的填制要求
1.填制会计凭证,字迹必须清晰、工整,阿拉伯数字应当一个一个地写,不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的,数字后面不再写货币单位。
2.所有以元为单位(其他货币种类为货币基本单位,下同)的阿拉伯数字,除表示单价等情况外,一律填写到角分;无角分的,角位和分位可写'00',或者符号'--';有角无分的,分位应当写'0',不得用符号'--'代替。
3.汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等,一律用正楷或者行书体书写,不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替,不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者角为止的,在'元'或者'角'字之后应当写'整'字或者'正'字;大写金额数字有分的,分字后面不写'整'或者'正'字。
4.大写金额数字前未印有货币名称的,应当加填货币名称,货币名称与金额数字之间不得留有空白。
5.阿拉伯金额数字中间有'0'时,汉字大写金额要写'零'字;阿拉伯数字金额中间连续有几个'0'时,汉字大写金额中可以只写一个'零'字;阿拉伯金额数字元位是'0',或者数字中间连续有几个'0'、元位也是'0'但角位不是'0'时,汉字大写金额可以只写一个'零'字,也可以不写'零'字。
第六条 记账凭证的复核
(一)为了保证记账凭证的正确性,每一张记账凭证除了编制人员要认真负责,加强自审外,必须有其他会计人员的复核。
(二)记账凭证复核要点:
1.格式是否符合规定,记载是否完整;
2.原始凭证是否齐全,金额是否相等,有关人员签章是否具备;
3.所用会计科目是否适当,摘要是否确切;
4.收付款凭证是否由出纳盖有'收讫'、'付讫'章;
5.文字、数字如有更改,编制人是否于更改处签章。
(三)如有下列情况之一的,为不符记账凭证:
1.依不法的原始凭证编制;
2.未按规定程序和内容编制;
3.记载内容与原始凭证内容不符;
4.有关签章不全或使用别名或别号;
5.记载或计算错误而未按照规定更正;
6.其他不符事项。
(四)复核人员在复核过程中发现记账凭证的编制及记录有错误,应查明原因,及时通知编制人员修改更正,复核人员不得自行更正。
(五)复核人员应在记账凭证上签章。
(六)对实行会计电算化生成的机制记账凭证,要认真审核,做到会计科目使用正确,数字准确无误。打印出的机制记账凭证要加盖制单人员、审核人员、记账人员及会计机构负责人、会计主管印章或者签字。
第七条 会计凭证的管理
(一)会计凭证及时按业务流程规定的传递程序传递,不得积压。
(二)会计凭证登记完毕后,按照分类和编号顺序保管,不得散乱丢失。
(三)记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表,按照编号顺序,折叠整齐,按期装订成册,并加具封面,注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码,由装订人在装订线封签外签名或者盖章。
(四)对于数量过多的原始凭证,单独装订保管,在封面上注明记账凭证日期、编号、种类,同时在记账凭证上注明'附件另订'和原始凭证名称及编号。
(五)各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证,应当另编目录,单独登记保管,并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。
(六)原始凭证不得外借,其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时,经本公司会计机构负责人、会计主管人员批准,可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件,应当在专设的登记簿上登记,并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。
(七)从外单位取得的原始凭证如有遗失,应当取得原开出单位盖有公章的证明,并注明原来凭证的号码、金额和内容等,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的,如火车、轮船、飞机票等凭证,由当事人写出详细情况,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,代作原始凭证。
(八)重要原始凭证(如重要经济合同、存出保证金收据、涉外文件等)应另编目录,单独登记保管,并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。
(九)会计凭证应指定专人保管,非保管人员不应擅自接触已经归档的凭证。
(十)会计凭证至少保存15年以上,其中涉及外事等方面的重要凭证需永久保存。
(十一)会计凭证保存期满需要销毁的,必须并报经董事会批准,并报主管部门审核后方可办理。
第八条 会计账簿的分类和使用
(一)本公司按照《企业会计制度》规定和会计业务的需要设置会计账簿。会计账簿包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。
(二)现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿。不得用银行对账单或者其他方法代替日记账。
(三)用计算机打印的会计账簿必须连续编号,经审核无误后装订成册,并由记账人员和会计机构负责人、会计主管人员签字或者盖章。
(四)启用会计账簿时,在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应当附启用表,内容包括:启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名,并加盖名章和单位公章。记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动工作时,应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名,并由交接双方人员签名或者盖章。启用订本式账簿,从第一页到最后一页顺序编定页数,不得跳页、缺号。使用活页式账页,按账户顺序编号,并须定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页码。另加目录,记明每个账户的名称和页次。
第九条 会计账簿的登记
(一)会计人员根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。登记账簿的基本要求是:
(1)登记会计账簿时,应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内,做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。
(2)登记完毕后,要在记账凭证上签名或者盖章,并注明已经登账的符号,表示已经记账。
(3)账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格,不要写满格;一般应占格距的二分之一。
(4)登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写,不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。
(5)下列情况,可以用红色墨水记账:
1.按照红字冲账的记账凭证,冲销错误记录;
2.在不设借贷等栏的多栏式账页中,登记减少数;
3.在三栏式账户的余额栏前,如未印明余额方向的,在余额栏内登记负数余额;
4.根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。
(6)各种账簿按页次顺序连续登记,不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页,应当将空行、空页划线注销,或者注明'此行空白'、'此页空白'字样,并由记账人员签名或者盖章。
(7)凡需要结出余额的账户,结出余额后,应当在'借或贷'等栏内写明'借'或者'贷'等字样。没有余额的账户,应当在'借或贷'等栏内写'平'字,并在余额栏内用'--'表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。
(8)每一账页登记完毕结转下页时,应当结出本页合计数及余额,写在本页最后一行和下页第一行有关栏内,并在摘要栏内注明'过次页'和'承前页'字样;也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内,并在摘要栏内注明'承前页'字样。
(9)对需要结计本月发生额的账户,结计'过次页'的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数;对需要结计本年累计发生额的账户,结计'过次页'的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数;对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户,可以只将每页末的余额结转次页。
(二)总账和明细账应当每月打印。
发生收款和付款业务的,在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账,并与库存现金核对无误。
(三)账簿记录发生错误,不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹,不准重新抄写,必须按照下列方法进行更正:
(1)登记账簿时发生错误,应当将错误的文字或者数字划红线注销,但必须使原有字迹仍可辨认;然后在划线上方填写正确的文字或者数字,并由记账人员在更正处盖章。对于错误的数字,应当全部划红线更正,不得只更正其中的错误数字。对于文字错误,可只划去错误的部分。
(2)由于记账凭证错误而使账簿记录发生错误,应当按更正的记账凭证登记账簿。
第十条 账实核对
本公司每月对会计账簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、有价证券、往来单
位或者个人等进行相互核对,保证账证相符、账账相符、账实相符。
账证核对。核对会计账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额是否一致,记账方向是否相符。
账账核对。核对不同会计账簿之间的账簿记录是否相符,包括:总账有关账户的余额核对,总账与明细账核对,总账与日记账核对,会计部门的财产物资明细账与财产物资保管和使用部门的有关明细账核对等。
账实核对。核对会计账簿记录与财产等实有数额是否相符。包括:现金日记账账面余额与现金实际库存数相核对;银行存款日记账账面余额定期与银行对账单相核对;各种财物明细账账面余额与财物实存数额相核对;各种应收、应付款明细账账面余额与有关债务、债权单位或者个人核对等。
第十一条 结账
每月31日为本公司结账日期,结账前,必须将本期内所发生的各项经济业务全部登记入账;结账时,应当结出每个账户的期末余额。需要结出当月发生额的,应当在摘要栏内注明'本月合计'字样,并在下面通栏划单红线。需要结出本年累计发生额的,应当在摘要栏内注明'本年累计'字样,并在下面通栏划单红线;12月末的'本年累计'就是全年累计发生额。全年累计发生额下面应当通栏划双红线。年度终了结账时,所有总账账户都应当结出全年发生额和年末余额。
年度终了,要把各账户的余额结转到下一会计年度,并在摘要栏注明'结转下年'字样;在下一会计年度新建有关会计账簿的第一行余额栏内填写上年结转的余额,并在摘要栏注明'上年结转'字样。
第十二条 本规范是公司《会计制度》的重要部分,由公司财务总监制定,解释权、修改权归公司财务总监。
