l家具公司物料采购管理条例试用版
l家具公司物料采购管理条例(试用版)
目的:降低采购成本、提升采购质量、保证采购时效、保障公司正常运营
适用:原材料采购、辅助材料采购、办公耗材采购、临时性物料采购、其它采购
主(抄)送:总经理室副总经理室厂长室财务室 仓库 本司各生产与职能部门管理条例如下:
第一条采购员的主要工作职责
1、做好采购5r(合适的供应商、合适的品质、合适的时间、合适的价格、合适的数量)管理。
2、采购单的下达。
3、物料交期的控制。
4、材料市场行情的调查。
5、查证进料的品质和数量。
6、进料品质和数量异常情况的处理。
7、与供应商进行有关沟通与协调。
8、公司交办的其它事项。
第二条采购的基本原则:成本效益原则、物料质量原则、进度配合原则、公平竞争原则、集中采购原则。
第三条采购流程
1、收集信息:采购前,采购员必须根据公司所需采购物料的种类,利用现有的资料、公开征求、同行业介绍、专业刊物、采购专业顾问公司或协会、产品展示会、供应商自荐等方式收集所需供应商的信息,并根据其价格、品质、服务、地理位置、存货政策、柔性等情况等进行分析,符合要求的,列入合格供应商(合格供应商的标准:优秀的企业领导人、高素质的管理人员、稳定的员工群体、良好的机器设备、良好的技术、良好的管理制度、良好的地理位置等),并报仓库存档。
2、询价、比价、议价:采购员必须根据采购计划要求,采取多家供应商报价的方式,进行成本分析,价格分析,市场调研来确定采购目标价,并报总经理核准,仓库备档。
3、评估、索样、决定:采购员必须对供应商进行评估,再索取样品进行对比分析,并根据市场行情,分析质量状况和价格变动情况,决定对物美价廉的物料进行购买。并协助仓库做好样品管理。
4、请购、订购:各部门根据实际需求,填写请购单,经相关权限人员核实批准后,报送仓库;仓库人员根据各部请购物料的种类、数量、日期等信息进行分类整理,做好采购计划,以集中采购的原则,通知采购员向合格供应商发出订购信息。
5、协调、沟通、催交:采购员根据采购计划,及时有效地与供应商进行协调与沟通(如品质标准、交货日期、退货协议等等),确保物料按时到达,不得因为品质、数量、交期等原因影响公司正常运营。
6、进货检收:采购回来的物料(包括供应商送货上门的),采购员应及时通知质检人员进行检验,仓库人员对合格物料进行清点入库或直接移交给用料部门。
7、退货:7.1)对合格率未达到要求的批量拒收退货;
7.2)对良莠不齐的部分拒收退货;
7.3)对在生产使用过程中发现的不良品的退货;
8、整理付款:采购物料验收合格后,由质检、仓库等相关人员在进货单上签字确认,呈总经理核准,财务付款。月结的记入台账报核;现金采购的由采购员在财务挂账预支后核销。
第四条采购员原则上不能接受供应商的吃喝宴请以及礼物,无法拒绝的应征得公司同意后方可应邀或将礼物上缴公司。否则,予以吃喝宴请以及礼物金额的三倍的处罚。
第五条严禁采购员索取或接受回扣。如违反禁条,经查实后,予以回扣数额的三倍的处罚,情节严重的,交司法机关处置。
第六条采购事故的处理方法与责任
1、非采购员采购不当的。比如下单采购贴皮板、虎脚、雕刻件等,而客户取消订单或改变材质等原因造成的不良采购的,处理方法如下:a,若供应商还未进行订单的正式生产,由采购员与供应商协调取消此单,请其帮忙将所订原材料用于其它产品的生产。b,若供应商已进行了生产,要求供应商提供准确的生产数量,再协调看此种物料是否会在今后的生产中使用,若将来有用,只需与供应商协调将送货期推后即可。若不可能再用,应尽快与供应商协调以成本价将物料金额算清,并考虑物料报废后是否有利用价值,同时向客户索取已生产物料的赔偿金,尽可能将损失降到最低。责任由公司承担(类似采购事故参照此条执行)。
2、如果供应商交期无法达成时,采购员应先发改善通知书,强烈要求供应商改善,可根据交期未达成而影响公司生产情况的程度,给予扣款或延迟付款,以督导并强制供应商改善,若供应商无法改善,应及时报告并建议更换新的供应商。若既不报告又处理不当时,因而影响公司正常运作的,由采购责任人负担相关损失费用。
3、第二条第7款的退货事项由采购员负责办理。如果7.1)、7.2)中的情形退货未成而对公司造成的损失概由当事采购员承担。
4、由于质检人员的检测失误,致使不良品入库或无法使用,又没法做退货处理的,由质检责任人员与采购责任人分别承担80%和20%的损失。
5、如果某供应商对其所供应的某一物料价格提出上涨时,不管上涨的幅度是否符合市场行情,采购员必需做一个完整的市场调查,核实价格,了解行情,请供应商重新列出成本分析表与报价单,呈报总经理核准,仓库备档后方可实施采购。否则,上涨部分由采购责任人承担。
第七条采购激励
采购员应充分利用广泛的采购资源、运用询比议价技巧,在不影响品质与公司正常运作的前提下,最大限度地将采购成本降到最低。如果在材料市场没有大的变化的情况下,按原计划进行的物料采购,对于比目标价低出的部分,公司给予当事采购员差价的20%的奖励。
第八条本制度由各部门负责人与相关人员配合行政人事部监督落实执行。
第九条行政人事部对本制度享有最终解释权。
第十条本制度经厂长审核,呈总经理核准后生效,修订时亦同。
行政人事部
20**-*-*
拟制:审校:审核:核准:
