装修公司档案管理条例
装饰公司档案管理条例
第一章总则
第1条、为加强公司档案管理工作,进一步发挥档案为公司经营管理直接服务的作用,根据《中华人民共和国档案法》和《北京市企业档案管理暂行规则》的要求,结合公司具体情况,特制定本条例。
第2条、本条例所界定的档案资料是指公司在经营管理活动全过程中形成的具有查考、利用和保存价值的文字材料、图纸、图表、声像等资料的总和。
第3条、档案的管理和开发利用是公司基础管理工作的重要组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作,公司所有员工对档案管理工作均需承担义务,任何部门、企业(单位)、个人不得以任何借口、任何方式私自留存原始档案材料或阻碍档案收集归档工作。
第二章机构设置及职责范围
第4条、公司总经理办公室是公司档案管理工作的主管部门、总经理办公室由专人具体负责公司系统的档案管理工作。
第5条、公司总经理办公室直接负责公司的档案管理工作,同时负责公司系统档案管理的组织领导工作。公司各部门及分公司应设专职或兼职人员负责档案管理工作。
第6条、公司档案管理人员的主要职责是:
1、负责公司档案室的管理工作。
2、制定各类档案管理办法、明确归档范围和分类、编号方案,制定档案工作计划。
3、依据档案管理规定,收集整理各类档案资料,负责立卷、归档工作。
4、档案资料的鉴定、验收和交接。
5、档案资料的入库管理和维护。
6、档案的开发利用和信息处理。
7、对公司各部门及分公司档案管理进行业务指导和监督。
8、处理与档案管理有关的其它事务。
第三章档案管理的要求
第7条、公司档案室由总经理办公室专人负责管理。档案应一律保存在编号的铁皮柜内。档案室要保持通风、清洁、安装防盗、防火装置,确保档案安全。
第8条、公司各部门及分公司因工作需要借阅一般性档案资料应填写登记表,由档案借阅部门负责人批准后方可借阅。重要档案资料的借阅须经总经理批准。外单位人员借阅本公司档案,须持单位介绍信,并按文件性质的批准权限办理借阅手续。
第9条、凡经批准借阅的档案资料,不得私自转借、拆散、涂改,原则上只可在总经理办公室阅读,复印档案必须经档案借阅部门负责人批准。
第10条、根据国家有关规定和公司实际情况,公司档案的保管期限定为永久、长期和短期3种:
1、永久保管:凡是反映公司主要经济和管理活动以及基本历史面貌的,对公司的建设发展有长远利用价值的档案资料,列为永久保管。
2、长期保管:凡是反映公司系统的经济和管理活动,在较长时间内对公司建设和发展有利用价值的档案资料列为长期保管,时限一般为10年。
3、短期保管:凡是在较短时间内对公司系统的经济和管理活动有利用价值的档案资料,列为短期保管,时限一般为3年以下。
第四章归档工作的程序及要求
第11条、划定归档范围,目的是保证确有参考价值的文件资料能齐全完整地立卷保存,既避免遗漏重要文件,以不使案卷重复庞杂。
第12条、公司总经理办公室档案室归档范围一般包括公司系统在经济或管理活动中形成、使用并办理完毕,具有参考价值的文件资料。主要有:
1、公司各部门及分公司形成的直接反映本身业务工作的重要文件。
2、与各部门及分公司产生的文件有密切联系的上下级单位的批复、批准、请示、报告等文件资料。
3、各部门及分公司开展工作需要遵循和查考的上下级单位的文件资料。
4、具有参考价值的不相隶属单位的文件资料。
5、具体归档范围详见附件。
第13条、立卷应根据文件的形成规律,如:时间、组成机构、问题、性质、名称等进行分类,以便查找。
第14条、卷内文件的排列应保持内在联系,一般应把来文和复文放在一起,来文在前,复文在后;批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;打印件在前,原稿在后。
第15条、跨年度的文件,一般应放在针对的年度,多年的计划、规划放在开始的一年,多年的总结放在最后一年,既有计划又有总结放在总结为主的一年。
第16条、卷内文件经过系统排列后,应用阿拉伯数字编写页号,以固定排列顺序,方便查找。
第17条、编号的位置应当统一,一般左侧装订的案卷编在右上角,凡有字迹的纸页每页正面编一个号,大张图表折叠后也编一个页号,卷内有印刷小册子的只编一个页号,另在备考中注明。
第18条、编号宜使用铅笔,以区别原有文件页码,并便于编排时修改,必要时也可使用编号机。
第19条、在每卷文件前须填写卷内文件目录,用以介绍卷内文件内容与组成。卷内文件目录包括:顺序号、作者、文件标题、发文日期、所在页号、备注等。
第20条、卷内文件目录除一份附在卷内文件首页之上外,应复印一份填写卷号,按案卷排列顺序装订成册,做为查找文件的工具。
第21条、备考表是用来说明卷内文件的状况,应注明卷内文件实有页数、立卷日期、立卷人签名,日后卷内文件如有变动,档案管理人员应及时注明。
第22条、案卷封皮应用统一的厚纸印制,使用毛笔或钢笔正楷字填写,主要包括:组织机构名称、案卷标题、卷内文件页数、立卷日期、保管期限、全宗号、目录号、案卷号等。
第23条、归档案卷均应装订,以避免文件散失或损坏,未经许可不得随便拆卷。对于某些特殊珍贵的手稿、照片、图纸,可采用卷盒、卷袋保管。
第24条、案卷装订前,须去掉文件上的金属钉、针,以防年久腐蚀文件。凡书写未留装订线的应补贴加边,残破文件应当修补。装订时使用线绳勒紧结牢,注意防止倒置、脱漏页张。
第25条、案卷经过编目装订后,应按保管期限分别排列,并注意保持每卷之间的内在联系,以系统反映本部门的年度工作。
第26条、将系统排列的案卷按案卷顺序号、案卷标题、卷内文件起止日期、卷内文件页数、保管期限、备注等编号登记就形成案卷目录,该目录可作为各部门向总公司档案室移交案卷的依据和凭证。
第五章档案移交办法
第27条、每年3月底前,为公司各部门及分公司向公司档案室移交档案的截止时间。各部门档案管理人员应按本条例要求完成上年度文件资料的收集、整理、立卷,经公司档案管理人员检查验收后,移交公司档案室统一保管。
第28条、分公司应归档的文件资料由主管部门统一整理、立卷后随该部归档案卷一并移交公司档案室。
第29条、公司人事、合同、企业咨质等专项档案除原件经整理、立卷后移交总经理办公室外,因工作需要本部门可保存一套复印件以备查询。
第30条、公司财务部设财务分档案室,公司系统的全部财务档案由财务分档案室负责管理。
第31条、公司人力资源部设人事档案室,公司系统的部分人事档案由人事档案室负责管理。
第32条、公司工程部设工程档案室,公司系统的全部工程档案由工程档案室负责管理。
第33条、公司行政部设企业资质档案管理室,公司系统的全部资质档案由行政部负责管理。
第34条、归档的案卷必须编制移交目录,一式两份,由交接双方清点无误后履行签字手续,目录一份留移交部门备查,一份由公司档案室保存。
第六章档案的销毁
第35条、总部档案管理人员要根据档案资料的保管期限定期会同原档案资料形成部门的具体承办人和负责人对过期档案资料进行鉴定。
第36条、经鉴定已确无保存价值的档案资料要登记造册,并填写《销毁文件清单》,经档案主管部门负责
人审核,公司总经理批准后进行销毁,并在原案卷备考表中加以注明。
第七章附则
第37条、本条例的解释权、修改权属公司总经理办公室。
第38条、各分公司可参照本条例结合实际情况,制定本单位档案管理办法。
附件:《文件资料归档范围及保管期限》
文件资料归档范围及保管期限
一、公文档案范围:
1、以公司名义形成的各种正式文件,包括通知、通告、规定、办法、规则、制度、告示、决定、会议纪要、处理意见等的原稿及正式稿件。(永久保管)
2、公司日常工作中的对外行文、信函、电传件、传真件、重要电话记录的原件。(长期保管)
3、凡外单位发送公司的重要公文、信函、电传件、传真件重要电话记录的原件。(长期保管)
4、公司各部门及分公司报送公司的请示、报告及公司批复的原件。(长期保管)
5、公司各部门及分公司形成的各项工作计划、规划、工作总结、工作简报及调查报告等。(长期保管)
二、业务档案范围:
1、公司在开展各项业务活动中形成的各种意向书、协议书、备忘录、会议纪要的原件、合同正式文本及有关附件的原件。(永久保管)
2、公司各类重要业务电话记录、业务往来的信函及电传件、传真件的原件。(长期保管)
3、针对公司系统各项业务形成的文字、数据资料、图表、及政府批文、证照、工程图纸、概预算书的原件。(长期保管)
4、与各项业务有关的各类统计报表的原件。(长期保管)
5、涉及公司系统业务活动的有关法律事务方面全套文件的原件。(永久保管)
三、人事档案范围:
1、公司员工的个人档案,包括:招聘员工的资料表、员工转正申请表、员工离职手续审批表及身份证、学历证、专业证书的复印件。(长期保管)
2、公司员工与公司正式签订的《劳动合同》的正本。(长期保管)
3、公司员工辞职、辞退手续的原件。(短期保管)
4、公司员工任免、奖励或处罚决定的原件。(短期保管)
5、有关公司人事劳资管理工作各类统计报表的原件。(短期保管)
以上人事档案由人力资源部人事档案室负责保管
6、公司员工个人工作总结及高中级管理人员述职报告。(总办短期保管)
四、企业咨质档案范围:
1、公司系统所有登记注册企业的营业执照正副本的复印件。(永久保管)
2、公司系统所有登记注册企业全套审批手续。(长期保管)
3、公司系统所有登记注册企业年检、变更、注销手续的原件。(长期保管)
4、公司系统所有登记注册企业的公司公章、合同章、财务章、部门章、法人章的印模。(永久保管)
五、财务档案范围:
由财务部按国家会计档案管理办法制订财务档案归档范围及保管期限。
六、其它
公司各部门及分公司认为需要移交公司档案室保管的档案资料。
行文规定
上行文
第一条.所有向上行文的公文必须采用正规形式及格式,并且一律用电脑打印。
第二条.形式分类:
1.报告:汇报工作、反映情况,用'报告';
2.请示:请求对某项工作或问题作出指示,给予答复,用'请示';
3.总结:把已经做过的某一时期的工作进行全面系统的总检查、总评价、总分析、总研究的,用'总结';
4.计划:对一定时期内的工作作出具体安排的,用'计划'。
第三条.向上行文必须写明报(抄)送对象、报送人、行文时间及标题。
第四条.报告、请示的标题要清楚、准确地概括所要汇报或请示工作内容;总结、计划的标题必须指明是哪一时期或某项工作的总结或计划。
第五条.起草公文要做到情况属实、观点明确、文字简炼、条理清楚、层次分明、标点正确、篇幅简短。
第六条.起草公文的人名、地点、数字、行文要准确、时间要写具体的年月日。
第七条.报告或请示的第一句话(或第一段)要简明、扼要的陈述所要汇报或请示工作的主题及目的、意义。
第八条.公文的第二部分(一般指第二段),也就是报告或请示的正题部分,要清楚写明工作包含的各个事项、时间、地点、责任人(承办人)、费用、工作的进展情况及如何开展工作等要素。
第九条.公文的最后部分要根据报送人自己的想法提出下一步的计划及建议。
