物管公司资源部行政管理角色职责
物管公司资源部与管理处行政在行政管理方面的角色和职责
一、资源部与管理处行政的定位和角色:
资源部:
规章制度的草拟者
业务的支持者
业务的监督者
业务咨询顾问
管理处行政:
规章制度的执行者
业务的优化者
业务的实践者
基层信息的提供者
二、资源部与管理处行政职责描述:
资源部
1、组织制定公司及管理处的行政工作发展规划及管理制度,编制实施计划与预算,审核各管理处的实施计划及预算;
2、修订、执行、监督、完善公司行政和后勤管理制度、工作流程,确保行政后勤管理的顺利进行;监督管理处行政的运作,为管理处行政协调解决疑难问题;
3、组织、协调公司各类活动;
4、制定公司及管理处的档案管理规定,按照《档案管理规定》归口管理公司档案工作;监督、指导管理处的档案管理;
5、各项日常行政事务的统筹,公司本部日常行政事务的具体实施;
6、统筹公司所有资产管理,具体实施所有资产转移、废旧处理工作;具体执行公司本部的日常资产管理工作;
7、收集各管理处日常运行资料,整理公司的运行情况资料;
8、负责公司与项目管理中心、各管理处、外单位的文件收发、流转及管理工作的收发、流转及管理工作;
9、配合公司各职能部门及管理处的工作。
管理处行政
1、执行公司的行政管理制度,按照公司的指引编制管理处行政预算,认真执行公司行政预算,并及时提出优化成本的好建议;
2、严格执行各行政和后勤管理制度、工作流程,确保公司行政后勤管理的顺利进行;接受公司行政的监督;
3、组织协调管理处各类活动及会议,并配合实施公司各类活动;
4、按照《档案管理规定》管理管理处档案工作;接受公司档案管理的监督和业务指导;
5、管理处日常行政事务的具体实施;
6、具体负责管理处的日常资产管理工作,包括申购、采购、转移、维护、维修、录入资产卡片、费用报销;
7、收集、提供管理处日常运行情况资料;
8、负责管理处与物管公司、所在项目的项目部、销售部及外部单位的文件收发、流转及管理工作;
9、配合物管公司及管理处其他部门的工作。
三、资源部与管理处行政具体业务管理的工作描述:
事务类型 资源部管理处行政
1、行政规章制度
起草公司及管理处行政管理制度;
执行公司行政管理制度;
监督管理处执行公司行政管理制度
检查、完善现行各项行政管理制度。执行物管公司行政管理制度;
汇报管理处行政手册的执行情况及提出改进建议。
2、预算管理编制公司行政预算的费用指标;
编制公司本部的行政预算;
协助管理处完成行政预算;
执行公司的行政预算,对预算目标负责;
监督管理处执行行政预算;
对公司及管理处的行政预算执行情况做定期检讨。编制管理处行政预算;
执行公司批准后的行政预算;
定期检查汇报管理处行政预算的执行情况。
3、收发文管理制定公司及管理处的收发文管理规范;
负责公司本部所有的收发文事务;
监督管理处的收发文管理情况。执行公司的收发文管理规范;
负责管理处所有的收发文事务;
汇报管理处的收发文执行情况,并提出优化改进建议。
4、文档管理制定公司文档管理标准文件,并统筹实施,包括统一发文格式、统一表格格式等;
草拟、公布、完善公司的文本和表格模式。按公司文档管理标准规定的细则,实施文档管理工作;
正确使用公司文本和表格模式。
5、档案管理制定公司及管理处的《档案管理制度》;
负责公司及管理处的证照、合同、文件等重要档案的集中管理;
发挥档案价值,保障档案安全完整;
监督管理处档案管理工作;
组织实施公司本部档案室盘点工作。依照公司《档案管理制度》建立管理处档案管理工作程序;
管理好物管公司的所有文档资料;
汇报管理处的档案管理情况,并提出优化改进建议;
6、印章/用章管理制定公司《印章管理规定》、《申请盖章管理规定》及其他相关制度和流程;
监督、实施公司印章、盖章及其他相关制度和流程;
审批各管理处刻制管理处印章申请;严格执行《印章管理规定》、《申请盖章管理规定》及其他相关制度和流程;
按工作需要申请刻制管理处印章,并妥善保管;
8、资产采购及管理制定公司《资产管理制度》、严格要求实施资产管理和资产保全工作;
指导、监督、检查各管理处的资产管理工作;
在各管理处之间合理调配各类资产,组织执行资产转移工作;
制定资产采购流程及相关应用表格;
按照行政采购审批权限实施物管公司的资产采购工作;
公司本部资产的日常维护管理。按公司《资产管理制度》、的职责要求,严格实施资产管理和资产保全工作。
对资产管理过程中出现问题的及时汇总、上报;
配合执行公司资产转移工作;
严格按照公司资产采购流程和权限进行实施采购;
管理处资产的日常维护管理。
9、各类日常行政事务(饮用水、用餐、快递、车辆调度、办公用品采购/分发、办公设备的维护、指定供应商的意见反馈等)负责日常行政事务供应商的甄选、评价、反馈、适时更换等事务。
制定日常事务操作规范,并监督实施情况,提出意见和改进建议;
优化公司日常行政工作,提高工作效率。负责本管理处各类办公设备、设施维护、调配等工作;
按公司的要求与有关供应商合作,并及时反馈对供应商的赞许/意见/建议;
优化本管理处日常行政工作,提高工作效率。
11、报告关系/类别:
1、行政月报汇总:
2、半年度行政工作报告;
3、年度工作报告;
4、各类会议纪要;
5、审核管理处年度行政预算。
1、行政月报
2、半年度行政工作报告;
3、年度工作报告;
4、各类会议纪要;
