第1篇 物业管理公司人事档案管理制度-8
物业管理公司人事档案管理制度(八)
第一章总 则
第一条为加强公司员工的人事档案管理,使公司人事档案得到有效保护和利用,根据《中华人民共和国档案法》、《浙江zz物业管理有限公司人事管理制度》等有关规定,特制定《浙江zz物业管理有限公司人事档案管理制度》。
第二条员工人事档案是记载员工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料,是历史地、全面地考察、了解和正确任用员工的重要依据,是本公司档案的重要组成部分。
第三条本公司的人事档案工作任务:
1、保管员工人事档案;
2、收集、鉴别和整理员工人事档案材料;
3、办理员工人事档案的查阅、借用和转递;
4、通过人事档案了解熟悉员工,为人事工作提供情况;
5、逐步实现员工人事档案管理手段的科学化和现代化。
第四条本公司的员工人事档案管理由公司综合服务部负责。
第二章 人事档案的收集和归档
第五条员工人事档案材料的收集、归档,是公司综合服务部与其他各部门的共同任务,必须按照有关规定,互相配合,认真做好。
第六条员工人事档案材料的收集归档范围,严格按照公司的人事档案管理要求执行。员工人事档案材料内容:
1、员工登记表(含照片)。
2、个人简历。
3、考核材料(如试用期满考核鉴定、见习期满考核鉴定以及近三年的年度考核记录、素质测试记录等)。
4、各类证书复印件、原件:(包括:①学历证书复印件;②各类资格证书复印件;③身份证复印件;④职务聘免复印件;⑤体检表、干部身份表;⑥其它等)。
5、奖惩材料。
6、兼职情况(包括出任董监事情况<原件或复印件>、担任社会职务情况<原件或复印件>等)。
7、承诺书、劳动合同(应做到文本齐全完整,时间连续及时)、各类因公出国协议或培训协议、担保书等。
8、各类审批材料(复印件,包括⑴应聘材料;⑵面试材料;⑶录用审批材料;⑷职务聘免审批材料;⑸调整工资审批表;⑹因公出国审批材料;⑺用工性质晋升审批表;⑻离职审批表<原件>,辞职批复;⑼离退休审批表;⑽调令单、分配单;⑾其它)。
9、其它可供参考材料(如近三年内的员工个人年度工作总结或述职报告、各类培训总结、培训成绩、出国培训总结等)。
第七条收集归档的人事档案材料必须是文字、内容清楚完整,印章手续完备,且办理完毕的正式审核、审批、签署、落款文字材料。
第八条员工人事档案材料必须用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水和复写纸书写。
第九条形成员工人事档案材料的部门,在形成正式材料后的一个月内,负责按要求把应归档的材料送交综合服务部归档。
第十条 公司综合服务部发现送交的人事档案材料不符合归档要求时,要及时通知形成档案材料的部门,补送材料或补办手续。形成材料的部门要按规定认真办理。
第十一条 员工人事档案管理人员要经常了解和掌握干部人事档案材料来源的信息、沟通渠道、及时收集应归档的材料。同时,要熟悉收集归档工作的各项规定,对收集到的材料,认真鉴别,严格把关,及时入卷归档。
第十二条 形成员工人事档案材料的部门,向公司综合服务部送递材料时,如其他档案管理部门也需要收集归档,则材料形成部门要事先考虑制作材料的数量,必要时协商联系,以防造成员工人事档案材料的短缺。
第三章 人事档案的保管
第十二条 员工人事档案由公司综合服务部设专人妥善保管,不得泄密。
第十三条 员工人事档案应存入保险柜,有防盗、防火、防潮等安全措施。
第十四条 档案管理人员应对保管的档案逐一登记编号,并每年进行一次检查、核对,防止错放或丢失。发现丢失或问题,应及时查找并采取措施,以保证档案的完整和安全。
第十五条 档案移交要填写清单,交接双方应共同清点并签字留据。
第十六条 严格防止任何人私自保存他人的档案材料,对造成泄密或其它后果的,视情节轻重,给予严肃处理。
第十七条 档案管理人员调动时,必须严格履行交接制度,未交接清楚,不得离去。
第十八条 建立坚固、安全的库房,配置符合要求的档案柜。防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温六项措施落实到位。
第十九条 档案库房是机要重地,无关人员不得随意出入;查阅人员须在档案管理人员陪同下方可进入。
第二十条 逐步实现员工档案管理工作的科学化、现代化。
第四章 人事档案的查阅和借用
第二十一条 公司员工查阅或借阅人事档案,经公司综合服务部总经理同意,办理登记手续后方可查阅或借阅本人人事档案。
第二十二条 外单位人员凭介绍信等证件经公司综合服务部总经理批准后方可查阅员工档案;档案原则上不外借,确因特殊情况必须外借时,应写明原因并经执行总裁批准同意方可。
第二十三条 查阅或借用员工档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定。员工阅档后摘录的材料应由档案工作人员与原文核对无误后,写明材料出处和时间,并加盖公司公章。严禁对档案进行圈划、涂改、拆换员工档案材料,不得向无关人员谈论或泄露员工档案内容,违犯者将视情节轻重,给予批评教育甚至纪律处分。
第五章 人事档案的转递
第二十四条 员工人事档案的转递是一项严谨、细致的工作。档案管理人员应具有高度的责任感。在办理档案转递过程上,要认真细致,有条有理,切不可匆忙、马虎,防止出现丝毫的差错。
第二十五条 人员内部调动,档案转递要做到'档随人走',公司综合服务部应将其档案密封转到新的归口单位。
第二十六条 档案转递必须填写《员工人事档案转递通知单》,并通过机要转递或由档案管理员专程送取,严禁个人携带。对个人携带档案的,公司综合服务部应拒绝接收。
第二十七条 转递的档案必须是经过鉴别、清理、整理的档案。转递档案必须一次转出,不能分批转出。
第二十八条 对转进的档案在核对无误后,及时将《员工人事档案转递通知单》回执退回。
第二十九条 对违反转递规定,造成档案丢失或发生抽取,更换材料等问题的要追究、当事人和有关管理人员的责任。
第六章
附 则
第三十条本制度由综合服务部负责解释。
第2篇 商住物业客户档案管理制度
商住大厦客户档案管理制度
1 制度内容
为做到客户服务部与客户的良好沟通,掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等,有必要建立一套综合的客户信息系统,而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此,为充分利用客户信息并管理好这些信息,特建立此制度
2 管理目标
客户档案资料全面、准确、有效。
3 适用范围
客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。
一般客户档案包括以下的资料:
1.收集客户单位资料
2.客户缴费记录包括各样应付之押金
3.客户装修工程文件
4.客户迁入时填具之资料
5.客户资料补充
6.客户联络资料
7.紧急事故联络人的资料
8.客户与管理处往来文件
9.客户违规事项与欠费记录
10.客户请修记录
11.客户投诉记录
12.客户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)与工作程序
4 注意事项
1.及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报,传送文件应及时、准确,认真地登记并制作各种表格。
2.协调与客户之间的关系,加强横向沟通;
3.做好与客户有关各类文件的档案工作,并定期整理,以备随时查询及跟进;
4.接听客户投诉,解决客户投诉;
5.接听客户工程报修电话,及时联系修复。
5 工作表格
1.客户档案登记表(qms-pm-31301)
2.客户紧急联络表(qms-pm-31302)
3.非机动车车牌办理登记表(qms-pm-31303)
4.特殊事件记录表(qms-pm-31304)
5.停车位租售情况登记表(qms-pm-31305)
6.停车证发放登记表(qms-pm-31306)
7.电话报装申请表(qms-pm-31307)
8.电话变更登记表(qms-pm-31308)
9.备租/售电话号码登记表(qms-pm-31309)
10.电话过户登记表(qms-pm-31310)
11.境外雇员登记表(qms-pm-31311)
12.涉外常驻单位登记表(qms-pm-31312)
13.用户身份卡登记表(qms-pm-31313)
14.移机电话统计表(qms-pm-31314)
15.车位申请登记表(qms-pm-31315)
16.辞职、辞退员工名单记录表(qms-pm-31316)
17.代保管单元钥匙申请表(qms-pm-31317)
18.水、电表底数确认单(qms-pm-31318)
第3篇 物业管理公司档案资料管理制度-4
物业管理公司档案资料管理制度(4)
一、重视档案资料的整理及管理工作,设置专职人员进行专业化管理。
二、办公室根据“档案管理目标责任”要求,按期、按年、按月、按时将公司各项年度方针、工作目标、各项工作建立档案,指派档案管理人员详细分类,进行归档。
三、档案资料员工作职责
1、负责做好收件登记、编号、运转和检查未归档文件的催办工作。
2、按规定及时、正确地办理各种资料的动态注记。
3、按时收集好各类档案资料,不散失,不遗留,做好立卷归档,分类要准确,装订要工整,符合立卷标准。
4、及时制订工作计划和做好年终总结,特别是要做好为领导提供各种资料的参考、查找工作。
5、严格执行查阅资料的规定办法和资料保密纪律。
6、妥善保管好各类档案资料,严厉杜绝由于个人疏忽或麻痹大意而使档案丢失及由于档案室内温度不适而受潮或干燥造成的损失。
四、公、检、法部门或房管部门和上级主管机关因办案需要,需查阅有关房产资料,按规定凭介绍信查阅。
五、律师事务所要有关了解当事人资料的,同样按其介绍信并出示“聘请律师合同书”为准,由资料员代为查阅,并根据不同情况采取口头或书面方式给予回复。
第4篇 某物业部文件档案管理制度
物业部文件档案管理制度
一、物业部服务中心管理员专职负责服务中心所有文件(通知、命令、公函、总结、报告、通报、会议记要等)及资料(技术图纸、手册、个人简历、员工档案、市府法规、车辆档案、户口档案等)的存档,收集和保管。
二、任何人借阅上述文件资料,须登记日期、用途、经手人及归还日期。
三、属机密文件的要妥善保管,不准散播内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印,不准带离办公室。
四、员工个人档案属秘密材料,他人无权翻阅,保管人员也不得将这些资料擅自给他人过目。
五、文件资料要进行合理归档,归档要注意整齐,归档前要先把资料分类,无论是按字母顺序,还是按内容,按时间等形式分类,其目的都是为了查找迅速方便,因此都必须在档案夹里清楚标明。
六、要经常进行清理归档,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料要急时清理,无保存必要的材料,经物业部领导批准可做销毁处理。
第5篇 物业公司项目档案管理制度格式怎样的
物业公司项目档案管理制度
一、档案的建立。
1.1档案的建立按下列流程建立:收集--整理--分类--编号--登记--输入电脑--入柜--利用--检查
1.2明确建档内容,实行系统收集、集中管理。
1.2.1 房屋档案:包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;
1.2.2 设备设施档案:包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、 维修保养合同及维修保养记录等;
1.2.3 业主档案:包括业主入住时所填写的'业主概况表'、'业主公约'、'入住契约'、'前期服务协议'、'接房登记表'等。
1.2.4 文秘档案:包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;
1.2.5 员工档案:包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;
1.2.6 财务档案:包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维修基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。
1.3建档要求:制度化、标准化、电脑化。
二、档案管理2.1为避免档案的损坏、遗失,使重要档案能永久保存,而又方便经常使用,对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理,并保存复印件。
2. 2档案管理要求:
2.2.1 进行标准化的档案管理。
2.2.2 采用多种形式的信息储存方式,如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等,并采用适当的保存方法。
2.2.3 加强保密意识培养,确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。
2.2.4 实行档案管理手段的现代化,运用计算机检索手段,开发多媒体信息查询系统。
2.2.5 坚持档案资料收集的系统化。
2.2.6 作到档案分类科学化。
档案按内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,按工作部门分柜保存。
2.2.7 实行档案管理工作检查经常化。
每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。
第6篇 物业顾问咨询资料、档案管理制度
物业项目顾问咨询资料、档案管理制度
为使公司顾问管理工作有效进行,加强公司顾问资料和档案的管理,确保公司顾问资料、档案的保密性,现制定以下管理制度:
一、顾问咨询资料分为共用资料与项目资料两大类。共用资料包括:专业书籍、法规、技术规范、标准、图集大样、设备样本图册、园林图集、建筑风格图集、户型图集、气象资料、新技术新成果、公司规章制度、iso9001、iso14001体系文件等。项目资料为每个项目咨询服务活动中产生的全部资料的集合。如该项目来往文件、公函、提供的资料样本、项目咨询规划、物业管理策划与设计、顾问建议书、咨询实施细则、物业管理过程实施方案、项目图纸、照片等。
二、共用资料宜做成数据库,以方便查找。项目资料应按项目分类归档,需用电子文档和书面文档两种方式进行保存,由专人进行管理。
三、项目资料的电子文档需建立专门的子目录进行管理,目录按历史项目、在管项目、前期项目三类划分,每个项目内文件按性质进行分类存档。
四、书面顾问资料的借阅,需在顾问咨询部办理借阅手续。重要、保密资料需经过公司领导批准后方可借阅。
五、对顾问咨询资料电子文档或数据库由咨询部主管设置相应权限,使用人员在得到咨询部主管同意后方可进入该文件。
六、同一项目的资料,由发件人在使用完毕后将其归纳入相应的目录。
七、顾问项目结束,该项目所有顾问资料转移至历史资料目录统一进行管理。
八、对发展商发给公司的各种传真件,接收人员需将其复印后按项目存档,特别是对于发展商对公司所给文件的签收回执,更应注意保存其原始记录。
九、未得到公司同意,任何人员不得将公司顾问资料进行拷贝和复印。
第7篇 某某广场物业住户档案管理制度
某广场物业住户档案管理制度
管理处的服务过程是小区管理的最基本的组成部分。负责公共区域各楼层的各项服务场地管理,也是面对住户各类服务关系。管理处的工作又是销 售工作的延续。其工作质量的优劣还会影响到日后住户对管理处的形象。
1.管业部的主要住户管理任务:
管业部的主要任务就是'服务'。只有健全住户档案及服务内容,才 可能满足各住户的需求。
2.管业部住户管理的日常工作包括:
'及时上行下达住户与管理之间的知识、报告、通知、通报,传送文件应及时、准确,认真地登记并制作各种表格。
'协调与住户之间的关系,加强横向沟通;
'做好与住户有关各类文件的档案工作,并定期整理,以备随时查询及跟进;
'接听住户投诉,解决住户投诉;
'接听住户工程报修电话,及时联系修复;
3.住户档案管理
住户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。一般
住户档案包括以下的资料:
1)收集住户单位资料
2)住户缴费记录包括各样应付之押金
3)住户装修工程文件
4)住户迁入时填具之资料
5)住户资料补充
1.住户联络资料
2.紧急事故联络人的资料
3.管理人员在日常职务常与住户人事变迁资料
6)住户与管理处往来文件
7)住户违规事项与欠费记录
8)住户请修记录
9)住户投诉记录
10) 住户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)
第8篇 物业管理公司档案管理制度8
物业管理公司档案管理制度(八)
依据《中华人民共和国档案法》,结合企业实际情况,确保档案的完整和安全,特制定本制度。
一、档案工作的基本原则
档案实行集中管理与分散管理相结合,即分别为公司、部门管理,专人负责档案管理工作。公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料,由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。
二、文件资料点收、整理和归档
1、文件结案移送归档时,检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查归入。
2、文件如经过抽查,应有部门主管领导的签认。
3、文件的处理手续必须完善,如有遗漏,应立即退回承办人。
4、做好收件登记、编号、运转、催办工作,按规定程序符合立卷标准要求,及时分类、立卷、归档。
三、档卷管理
1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。
2、做好相关的防范措施,注意保密工作。
3、保持档案室清洁,随时擦拭档案橱、架,并采取防虫蛀腐朽工作。
4、每年按规定清理一次,已到保管期限,确定销毁的档案材料必须列册登记,经领导审批后作销毁处理。
四、档案调、借阅
1、严格履行调、借阅登记、审批手续,一般仅限在档案室查阅。确因工作需要带出复印或摘抄文件,须经领导批准。
2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。
3、档案归还,经档案管理人员检查无误后,立即归入档卷。
第9篇 物业公司收发文及档案管理行政工作制度
物业公司行政工作制度:收发文及档案管理
3收发文及档案管理
3.1文件定义
3.1.1本规定所提的文件是指:证照、合同、函件、图纸、传真、以部门/管理处/物管公司名义发出的电子邮件等文件。
3.1.2公司正式文件不可以电子邮件方式传递,即收到和发出的电子邮件不具有法律效力。
3.2收发文管理
3.2.1收文
3.2.1.1收到的文件(包括通过前台之外来文件,以及内部各部门/管理处文件(密件除外),由物管公司秘书或各管理处行政人员负责收文登记;另物管公司秘书必须在项目管理中心内部网页进行收文登记。无具体收文部门的文件,由资源部负责收文登记。
3.2.1.2收文登记后,及时报公司总经理/管理处主任或授权人签署意见,再转交收件人/跟进人处理。无总经理/管理处主任签署意见的文件,可不予处理。
3.2.1.3文件执行或处理完毕后,由收件物管公司秘书/管理处行政人员存档,重要的文件正文(如有)物管公司秘书须定期交到档案室归档。
3.2.1.4管理处行政人员负责每月填写《收文登记表》。
3.3发件
3.3.1起草:由需要发件的部门/管理处起草文件。
3.3.2编号:对外公文由物管公司秘书上公司网登记索取编号。管理处内部发文由管理处行政人员负责统一编号及填写《发文登记表》。
3.3.3打印:由发文部门/管理处负责。
3.3.4校对、签署
由发文部门/管理处负责,部门/管理处/物管公司归档的文件需有发件人、管理处主任及物管公司总经理的签名;以管理处名义发出的电子邮件,则打印后由管理处主任签名,留作归档。
3.3.5申请盖章
由物管公司秘书负责申请盖物管公司公章,按项目中心有关图章的管理规定执行,文件的审批件由项目中心行政及信息管理部负责归档。
3.3.6发出:由发件部门/管理处负责,并作出发文、签收登记。
3.3.7内部传阅
收件人依据传阅批示尽快传阅,不应拖延。传阅并签名后的文件,交回归档。
3.3.8归档
具有保存价值的文件物管公司秘书应及时移交给项目中心资源部档案室;其他文件由物管公司秘书和各管理处行政人员负责保管和处理,做好文件类别、保存份数、存放方式和存放地址等情况的登记。
3.3.9管理处行政人员负责每月填写管理处的《发文登记表》。
3.4文件保管及处理
3.4.1物管公司秘书及各管理处行政人员负责文件的保管工作。
3.4.2管理处秘书/各管理处行政人员将所有收、发的文件按不同的类别进行分类,具体类别根据各自的具体情况制定,做到科学、系统、方便查阅和处理。并需将各自的文件分类的类别规则,每年一次或有改变时报物管公司资源部备案。
3.4.3文件必须存放在文件柜等安全的地方,不得随意或杂乱地堆放。
3.4.4定期组织清理文件(每年的6月和12月)。由各管理处指定专人负责,根据文件的内容和重要性,界定文件的存放期限和处理方法,例如:
3.4.4.1对于保管期限已到的文件,集中销毁,并做好注销的登记手续,包括文件名称、文件日期、来文单位/收文单位、文件编号、存放期限、注销日期、注销负责人、注销批准人(管理处主任/物管公司经理)等;
3.4.4.2对于保管期限未到、但不是经常使用的文件,按类别进行钉装、打包,集中存放到另外指定的位置上;
3.5档案管理
3.5.1文件的移交
3.5.1.1对于各部门/管理处在工作中形成的、具有保存价值的文件材料应在规定期限内由物管公司秘书移交至项目管理中心档案室,具体移交期限如下:
3.5.1.2重要文件如公司/管理处证书、合同、及其他法律文件,应在办妥后一周内由物管公司秘书移交项目管理中心档案室。
3.5.1.3一般工作性文件,可按工作进度作阶段性定期移交。
3.5.1.4文件移交人将符合归档条件的文件整理后,填写申请,交到项目管理中心档案管理员处,档案管理员清点无误后,予以签名确认。
3.5.2档案的保管
公司的档案由资源部指定专人进行保管,一般雇员不得私自保留档案。资源部根据公司档案编号的规则,将文件进行编号,分类存放。
3.5.3档案信息的使用
3.5.3.1复印档案
公司规定可按暨定的权限进行复印档案,但必须填写《档案复印记录表》。如所复印的文件属公司证照类,由物管公司秘书统一向项目中心行政及信息管理部办理。
3.5.3.2档案原件的借用
1)原则上公司档案原件不外借,但因工作需要必须外借的档案原件(例如办理公司年审所需资料等),可凭政府部门的通知填写《档案原件借用申请表》,交物管公司经理签批后由物管公司秘书向项目中心行政及信息管理部借出。
2)档案原件外借期一般不得超过一个月。如因工作需要未能及时归还的,须将其原因和档案的存放地点知会项目中心档案管理员,并由档案管理员作出追踪。
3)档案借用人应有高度责任感,保持档案的整洁和完整,不得涂污及损坏。
3.5.3.3档案原件的归还
1)借用人将档案归还时,须经项目中心档案管理员检查所归还之档案是否完整,并签名确认。
2)档案管理员将《档案原件借用申请表》复印件退回借用人,证明已归还档案,完档案归还手续。
3.5.3.4档案原件的处理
由物管公司秘书统一交项目中心档案室存档。
4月报制度
4.1月报制度:每月25日前,各管理处以规定书面格式上报该管理处各部门工作情况至物管公司秘书。
4.2香港月报制度:每月28日前,各管理处以规定书面格式上报该管理处工作状况至物管公司秘书及项目。
第10篇 某物业中心客户档案管理制度
物业中心客户档案管理制度
1.客户档案的管理工作由客务部负责。
2.客户资料按单元号一户一档建立,按楼层统一存放在客户档案文件柜内。
3.每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成,退租客户的资料须及时装订另存。
4.每个客户档案均按日期顺序排列,将最新的文件摆在最前面。
5.客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。
6.客务部每年整理一次退租客户档案,对已装订好的退租客户资料打印目录后按楼层装入文件盒内存放。
7.客户档案查阅可向客务主管借出,经客务部经理批准后在客务部办公室阅览。
8.原始客户档案一般不可修改,客务部工作档案需经客务部经理同意方可修改。
9.客务部档案应积极推行计算机管理,由客务主管设置客户档案管理系统,将客户各类资料、各单元房屋使用情况等输入计算机中,进行资料分析、整理和信息传递。
第11篇 美术馆物业管理制度档案建立管理
美术馆物业管理制度和档案的建立与管理
档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分,科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及共用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指导和服务。针对美术馆的物业管理形式,做到每一项管理工作有理论、有制度规范、有工作详实记录,计算机系统对原始文件资料进行管理,完善档案管理工作,从物业管理的角度记录每一个住宅单元的生活档案,配备专职档案管理人员,建章立制,对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。
(一)档案制度建立与管理
1、主要思路
档案资料分类:依据美术馆的具体情况,管理特点略有增减、各有侧重。在管理过程中,注重对原有资料的整理,找到过往管理中存在的缺陷和不足,并进行重新的分类和补充,使其符合对美术馆细致管理的需求。
档案建立抓住重新接管这一契机,整理住户全面的原始资料,并对陈旧部分进行及时的修正,最大限度的明确现有物业状况和业主的自然状况,作为分户管理的档案基础,以方便接管后日常管理。
档案管理实行原始资料与电脑管理资料综合管理。原始资料包括:纸张、文字、卷宗、录像带、胶卷、照片、图表等形式;电脑资料包括:电脑软、硬盘储存系统;做到各种档案资料并重,互相补充,形成美术馆管理的无盲点网络。
区内各项管理工作必须建立档案资料,依照'采取的管理方式'中制定的规范程序,逐一建档,形成标准化、制度化的档案管理体系。
2、建立档案、资料的分类检索
1)业主提供的资料
a、项目批准文件
b、用地批准文件
c、建筑执照
d、拆迁安置资料
2)技术资料
a.总平面图
b.单体建筑、结构、设备竣工图
c.消防、附属工程及地下管网竣工图
d.地质勘测报告
e.工程合同开
f.竣工报告
g.工程预决算
h.图纸会审记录
i.工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)
j.隐蔽工程验收签证
k.沉降观察记录
l.竣工验收证明书
m.钢材、水泥等主要材料的质量保证书
n/新材料、构配件的鉴定合格证书
o.水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书
p.砂浆、混凝土试块试压报告
q.供水的试压报告
r.绿化工程竣工图纸及相关资料
s.其他技术资料
3)管理处建立的资料
a.住宅区基本资料
b.住宅区分区资料
c.商业网点资料
d.娱乐设施资料
4)住户资料
a.住户入住资料
入住通知书
入住协议书
b.家庭人员档案
住户情况登记表
(二)管理处各项管理制度目录
序号文件名称文件编码
1管理处内部岗位设置、标准**.00.01
2职业安全健康职责**.00.02
3物料管理办法**.00.03
4停电停水应急预案**.00.04
5水浸应急预案**.00.05
6治安应急预案**.00.06
7文件质量记录管理办法**.00.07
8犬类管理办法**.00.08
9保安岗位架构图**.01.01
10保安运作规程**.01.02
11人员出入管理办法**.01.03
12监控中心管理办法**.01.04
13车辆管理办法**.01.05
14保安岗位操作规程**.01.06
15安保岗位标准**.01.07
16燃放烟花爆竹管理规定**.01.08
17保洁岗位监管规程**.02.01
18绿化(地)养护监管规程**.03.01
19消防安全管理办法**.04.01
20火警应急预案**.04.02
21消防设备(设施)运行管理办法**.04.03
22消防设备(设施)操作规程**.04.04
23消防管理制度**.04.05
24消防设备(设施)维修保养规程**.04.06
25弱电设备(设施)运行管理规定**.04.07
26弱电设备(设施)操作规程**.04.08
27弱电设备(设施)维修保养规程**.04.09
28弱电设备(设施)安全管理制度**.04.10
29电梯设备监管办法**.05.01
30电梯故障紧急预案**.05.02
31供配电设备(设施)安全管理制度**.06.01
32供配电设备(设施)运行管理规程**.06.02
33供配电设备(设施)操作规程**.06.03
34供配电设备(设施)维修保养规程**.06.04
35电工安全操作守则**.06.05
36给排水设备(设施)安全管理制度**.07.01
37给排水设备(设施)运行管理规程**.07.02
38给排水设备(设施)操作规程**.07.03
39给排水设备(设施)维修保养规程**.07.04
40管道维修工作规程**.07.05
41房屋设备(设施)安全管理制度**.09.01
42房屋设备(设施)运行管理规程**.09.02
43房屋设备(设施)操作规程**.09.03
44房屋设备(设施)维修保养规程**.09.04
45房屋、设备设施巡视内容与要求**.09.05
46设备完好率标准**.09.06
47房屋、设施维修保养规程**.09.07
48服务供方质量监管规程**.10.01
49雨
天防滑管理办法**.10.02
50业户管理办法**.11.01
第12篇 项目物业公司档案管理制度
物业项目公司档案管理制度
第一条管理原则:
一、为保证档案的完整、规范,根据物业管理对档案管理的要求,结合公司的实际情况,制订本管理制度,各岗位员工必须严格执行操作。
二、档案包括管理文书、服务记录、小区资料等内容,反映公司的整个经营活动。
三、公司档案由行政人事部统一管理,项目服务中心档案由部门负责人负责。
第二条 归集整理:
一、各部门的工作记录由各部门主管负责整理,通用文书和小区资料有综合管理部整理,其中技术资料可由相关部门指导进行。
二、检查好文件的本文及附件是否完整,处理程序是否完备,如有短少,应即追查归入,如有遗漏,应即退回经办部门补办,与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。
三、中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
四、右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。
五、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。
第三条 分类编号
一、档案分类
(一)档案范围
1、各部门制定的管理规定。
2、工程维修保养合同。
3、小区社区文化。
4、人事调动。
5、主任级以上管理人员的调动、晋级、变动。
6、重大事故报告。
7、重大采购合同。
(二)各部门档案范围
1、行政人事部行政
(1)通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、讨论通过的文件、重要照片、小区社区文化。
(2)公司年度、季度、月份工作计划、总结。
(3)公司部门主管、系统工调函及任免报告。
(4)公司重大事投诉报告、处理决定。
(5)通报表扬。
(6)机构设置、改名称、印章合并和启用,扩大营业范围报告、批复。
(7)公司颁布的各种规章制度、条例、决定、规定。
(8)公司简报、信息、通讯及报刊剪辑。
(9)公司大事记。
(10)公司固定资产说明书。
2、行政人事部人事
(1)中级职称、员工技工职称资料。
(2)员工培训计划、培训实施方案、考核规定。
(3)上级机关对劳动工资、人事制度的指示、通知、计划。
(4)员工工资管理办法、方案、规定和实施细则。
(5)员工的奖励、处分的决定和通报。
(6)职工调资、转正、定级、考核等文件。
(7)员工花名册。
(8)采购合同。
3、安护部
(1)上级公司消防、治安工作,通知、批复。
(2)小区重大消防、治安报告及相关文件。
4、财务部
(1)上级、本公司关于财务管理,各种费用开支的规定、办法、通知。
(2)小区管理费调整的请示、通知。
(3)上级及本公司关于清点、财税大检查、验收等通知。
5、工程部
(1)工程维修保养承包合同及外派工程合同。
(2)工程重大技改项目、图纸。
(3)工程重大事故报告。
(4)工程重大投诉诉处理资料。
(5)重大意外造成的小区局部损失情况报告。
(6)小区维修资料。
6、客户服务
(1)合同(防蚁、绿化、清洁)。
(2)写字楼、商场等管理规定。
(3)重大投诉、重大事故处理意见。
(4)用户资料。
(5)装修指南。
(6)用户手册。
二、档案编号:
(一)按照分类大小级别按次序编号。
(二)按照年度时间按顺序编号。
(三)按照采用首字拼音、英文大小写和数字想结合的方式编号。
第四条 立卷目录
一、立卷:
就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷。
(一)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标准贴纸。
(二)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成。
(三)制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3cm位置处,并排列在档案柜中;
(四)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹内)。
二、编制目录:
(一)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;
(二)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。
第五条 档案保管:
一、保管期限
(一)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。
(二)各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序,对档案的保存价值进行鉴定及标注
(三)永久保存:1.公司章程;2.股东名簿;3.组织规程及办事细则;4.董事会及股东会纪录;5.财务报表;6.政府机关核准文件;7.不动产所有权状及其他债权凭证;8.工程设计图;9.其他经核定须永久保存的文书。
(四)10年保存:1.预算、决算书类;2.会计凭证;3.事业计划资料;4.其他经核定须保存10年的文书。
(五)5年保存:1.期满或解除之合约;2.其他经核定保存5年的文书。
(六)1年保存:结案后无长期保存必要者。
(七)规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存。
二、保管要求
(一)便于查阅。
(二)保证档案的安全。
(三)防止档案的损坏。
(四)采取修复技术,延长档案寿命。
三、保管职责:
(一)财务部保管财务档案。
(二)综合管理部保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料;iso9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案;分供方评审、物业租凭和多种经营资料。
(三)工程维修部保管服务中心工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及品质保障部各职能部门需要保管的其他档案。
(四)各职能部门除经常使用的部分资料外,原则上不保管档案。
(五)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员。
(六)档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号。
(七)档案管理员定期将《档案目录》输入电脑,以便查询。
(八、)档案原则上保管原件。
第六条 档案保密:
一、档案密级
分为三级:绝密、机密、普通;
(一)绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;
(二)机密档案包括:iso9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)公司收发文(通知、通告除外)工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案;
(三)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
二、档案查阅
(一)查阅权限
1、总经理可查阅公司所有档案。
2、总经理助理可查阅分管工作的档案。
3、部门负责人可查阅该部门所有档案。
4、其他人员根据审批查阅有关档案。
(二)档案的查阅/借阅/复制
1、查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
2、档案管理员审核其查(借)阅资格:
3、权限内(经授权/审批)的按正常手续办理;
4、权限外的,档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续:
5、属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;属服务中心的档案,由服务中心总经理审批;属公司的档案,由总经理审批;财务类的档案也应由总经理审批。
6、在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。
7、须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由人事部负责人审批;普通档案由部门负责人审批。
三、档案的销毁
(一)超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限,每年编制销毁计划及清单位,报综合管理部主管审核。
(二)综合管理部审核无误后报服务中心经理和总经理审批。
(三)、总经理审批同意后由行政部、人事部总经理指定3名监销人员(档案管理员、人事部文员、行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。
(四)监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。
第七条 库房管理:
一、库房内的档案柜要同样编号,入库的档案要按大类有系统地上架排列,做到存放有序,查找有据,实行科学管理。
二、要爱护档案,在整理、搬移、上架和提供利用过程中,要轻拿轻放,保持档案整洁,发现破损时,要即使修补。
三、要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠等'七防'措施,严格控制库内的温度,保持库内清洁,每月全面清扫一次。
四、档案库要实行专人管理,无关人员未经许可不得进入库房。
五、库房工作人员要熟悉与档案库有关的供水、供电、供热系统情况,并经常检查是否完好,离开库房时要注意关闭落锁,关闭电源。
六、认真办理档案入库和查阅,借阅党纪手续、案卷借出时要以代卷卡补位,案卷归还后,要及时放回原处,每两年全面检查馆藏档案情况,档案管理人员调动时,必须办理档案交接手续。
七、阅览室内禁止吸烟,不要大声喧哗,不准靠近阅档桌喝水。
