物业管理公司档案资料管理制度怎么写（十二篇）

发布时间：2024-01-14 19:46:06 查看人数：54

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物业管理公司档案资料管理制度怎么写

第1篇物业管理公司档案资料管理制度怎么写

一、重视档案资料的整理及管理工作,设置专职人员进行专业化管理。

二、办公室根据“档案管理目标责任”要求,按期、按年、按月、按时将公司各项年度方针、工作目标、各项工作建立档案,指派档案管理人员详细分类,进行归档。

三、档案资料员工作职责

1、负责做好收件登记、编号、运转和检查未归档文件的催办工作。

2、按规定及时、正确地办理各种资料的动态注记。

3、按时收集好各类档案资料,不散失,不遗留,做好立卷归档,分类要准确,装订要工整,符合立卷标准。

4、及时制订工作计划和做好年终总结,特别是要做好为领导提供各种资料的参考、查找工作。

5、严格执行查阅资料的规定办法和资料保密纪律。

6、妥善保管好各类档案资料,严厉杜绝由于个人疏忽或麻痹大意而使档案丢失及由于档案室内温度不适而受潮或干燥造成的损失。

四、公、检、法部门或房管部门和上级主管机关因办案需要,需查阅有关房产资料,按规定凭介绍信查阅。

五、律师事务所要有关了解当事人资料的,同样按其介绍信并出示“聘请律师合同书”为准,由资料员代为查阅,并根据不同情况采取口头或书面方式给予回复。

第2篇美术馆物业管理制度档案建立管理

美术馆物业管理制度和档案的建立与管理

档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分,科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及共用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指导和服务。针对美术馆的物业管理形式,做到每一项管理工作有理论、有制度规范、有工作详实记录,计算机系统对原始文件资料进行管理,完善档案管理工作,从物业管理的角度记录每一个住宅单元的生活档案,配备专职档案管理人员,建章立制,对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。

(一)档案制度建立与管理

1、主要思路

档案资料分类:依据美术馆的具体情况,管理特点略有增减、各有侧重。在管理过程中,注重对原有资料的整理,找到过往管理中存在的缺陷和不足,并进行重新的分类和补充,使其符合对美术馆细致管理的需求。

档案建立抓住重新接管这一契机,整理住户全面的原始资料,并对陈旧部分进行及时的修正,最大限度的明确现有物业状况和业主的自然状况,作为分户管理的档案基础,以方便接管后日常管理。

档案管理实行原始资料与电脑管理资料综合管理。原始资料包括:纸张、文字、卷宗、录像带、胶卷、照片、图表等形式;电脑资料包括:电脑软、硬盘储存系统;做到各种档案资料并重,互相补充,形成美术馆管理的无盲点网络。

区内各项管理工作必须建立档案资料,依照'采取的管理方式'中制定的规范程序,逐一建档,形成标准化、制度化的档案管理体系。

2、建立档案、资料的分类检索

1)业主提供的资料

a、项目批准文件

b、用地批准文件

c、建筑执照

d、拆迁安置资料

2)技术资料

a.总平面图

b.单体建筑、结构、设备竣工图

c.消防、附属工程及地下管网竣工图

d.地质勘测报告

e.工程合同开

f.竣工报告

g.工程预决算

h.图纸会审记录

i.工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)

j.隐蔽工程验收签证

k.沉降观察记录

l.竣工验收证明书

m.钢材、水泥等主要材料的质量保证书

n/新材料、构配件的鉴定合格证书

o.水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书

p.砂浆、混凝土试块试压报告

q.供水的试压报告

r.绿化工程竣工图纸及相关资料

s.其他技术资料

3)管理处建立的资料

a.住宅区基本资料

b.住宅区分区资料

c.商业网点资料

d.娱乐设施资料

4)住户资料

a.住户入住资料

入住通知书

入住协议书

b.家庭人员档案

住户情况登记表

(二)管理处各项管理制度目录

序号文件名称文件编码

1管理处内部岗位设置、标准**.00.01

2职业安全健康职责**.00.02

3物料管理办法**.00.03

4停电停水应急预案**.00.04

5水浸应急预案**.00.05

6治安应急预案**.00.06

7文件质量记录管理办法**.00.07

8犬类管理办法**.00.08

9保安岗位架构图**.01.01

10保安运作规程**.01.02

11人员出入管理办法**.01.03

12监控中心管理办法**.01.04

13车辆管理办法**.01.05

14保安岗位操作规程**.01.06

15安保岗位标准**.01.07

16燃放烟花爆竹管理规定**.01.08

17保洁岗位监管规程**.02.01

18绿化(地)养护监管规程**.03.01

19消防安全管理办法**.04.01

20火警应急预案**.04.02

21消防设备(设施)运行管理办法**.04.03

22消防设备(设施)操作规程**.04.04

23消防管理制度**.04.05

24消防设备(设施)维修保养规程**.04.06

25弱电设备(设施)运行管理规定**.04.07

26弱电设备(设施)操作规程**.04.08

27弱电设备(设施)维修保养规程**.04.09

28弱电设备(设施)安全管理制度**.04.10

29电梯设备监管办法**.05.01

30电梯故障紧急预案**.05.02

31供配电设备(设施)安全管理制度**.06.01

32供配电设备(设施)运行管理规程**.06.02

33供配电设备(设施)操作规程**.06.03

34供配电设备(设施)维修保养规程**.06.04

35电工安全操作守则**.06.05

36给排水设备(设施)安全管理制度**.07.01

37给排水设备(设施)运行管理规程**.07.02

38给排水设备(设施)操作规程**.07.03

39给排水设备(设施)维修保养规程**.07.04

40管道维修工作规程**.07.05

41房屋设备(设施)安全管理制度**.09.01

42房屋设备(设施)运行管理规程**.09.02

43房屋设备(设施)操作规程**.09.03

44房屋设备(设施)维修保养规程**.09.04

45房屋、设备设施巡视内容与要求**.09.05

46设备完好率标准**.09.06

47房屋、设施维修保养规程**.09.07

48服务供方质量监管规程**.10.01

49雨

天防滑管理办法**.10.02

50业户管理办法**.11.01

第3篇物业管理公司人事档案管理制度

物业管理公司人事档案管理制度

1.人事档案由公司综合部指定专职人员保管。

2.凡在本公司的固定员工、合同制和聘用人员,均须建立个人人事档案。

3.人事档案要有保管目录,编号立档。档案、内部资料要有资料登记目录。档案内容必须齐全、完善。

4.借阅人事档案,必须经过综合部经理批准,要严格履行借阅手续,限期交回。

5.人事档案内装材料禁止单页借出。

第4篇物业管理公司档案管理制度8

物业管理公司档案管理制度(八)

依据《中华人民共和国档案法》,结合企业实际情况,确保档案的完整和安全,特制定本制度。

一、档案工作的基本原则

档案实行集中管理与分散管理相结合,即分别为公司、部门管理,专人负责档案管理工作。公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料,由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。

二、文件资料点收、整理和归档

1、文件结案移送归档时,检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查归入。

2、文件如经过抽查,应有部门主管领导的签认。

3、文件的处理手续必须完善,如有遗漏,应立即退回承办人。

4、做好收件登记、编号、运转、催办工作,按规定程序符合立卷标准要求,及时分类、立卷、归档。

三、档卷管理

1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。

2、做好相关的防范措施,注意保密工作。

3、保持档案室清洁,随时擦拭档案橱、架,并采取防虫蛀腐朽工作。

4、每年按规定清理一次,已到保管期限,确定销毁的档案材料必须列册登记,经领导审批后作销毁处理。

四、档案调、借阅

1、严格履行调、借阅登记、审批手续,一般仅限在档案室查阅。确因工作需要带出复印或摘抄文件,须经领导批准。

2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。

3、档案归还,经档案管理人员检查无误后,立即归入档卷。

第5篇 z物业工程设施档案和物业技术人员管理制度

物业工程设施档案和物业技术人员管理制度

1)管理好物业工程设施时关系到物业是否能够保值增值以及也只切身利益的大事。物业管理人员必须发掘设备潜能,做到物尽其用,充分发挥设备的使用价值。

2)物业工程设施须实行档案管理制度,对设备的原始档案必须归档、汇总、登记造册,以便查考,为设备的完好使用以及安全使用提供方便。以下资料须归物业工程管理部建档管理:

a)设备系统的资料,如竣工图、构造图等。

b)设备系统原始发票、收据、用户手册以及售后服务卡等。

c)设备系统中重点部位的拍照资料及相关注释。

3)建立设备管理考核制度,奖赏分明,调动员工工作积极性。

a)建立设备管理考核、督察制度。

b)对设备管理定期、不定期抽查、考核。

4)建立iso9001质量管理体系:

a)建立机房管理制度。

b)建立供、配电管理制度。

c)建立设备维修制度。

d)严格各项管理制度,做到责任到岗、任务到人、用科学化的管理提高设备管理水平。

5)对于住宅小区物业工程设施管理在做到“三好、四会、五定”。

a)三好:即是设施要用好、修好、管理好。

b)四会:即是对设施使用、会保养、会检查、会排除故障。

c)五定:即对设施进行润滑、通风、清洁、检修时,做到定点、定人、定岗、定时和定责。

6)住宅小区工程设施在设备管理上,必须坚持安全第一,降低耗能。

a)遵循“安全、经济、;合理、实用”的原则。

b)尽可能采用节能、经济适用且品质优良的材料,修旧利新。

c)培养管理队伍的创新精神,维护业主的权益。

d)设施操作人员应严格按照操作规程和制度开展工作,做好必要的防护工作。住宅小区配套设施管理最基本和最重要的要求是保证配套设施体系的安全运行,包括用户使用安全和操作人员操作安全。

e)加强安全意识,防止意外发生,做好宣传工作。

7)提高物业管理服务质量。

a)坚持“物业管理服务第一”的意思,培养职业道德和责任心。

b)保证配套设施岗位上有专业操作人员,做到岗前培训、持证上岗、在岗轮训。

c)对员工做好“传、帮、带”工作,对设备进行现场操作,知道相关人员,使员工能够适应岗位要求。

第6篇物业公司培训档案管理制度-9

物业公司培训档案管理制度(九)

1.目的

为有效地利用和保护培训文档资料,加强培训文档管理工作,使培训文档管理工作规范化,特制定本规定。

2.适用范围

公司行政人事部及各项目部相关部室对培训文件档案的管理。

3.职责

3.1行政人事部培训经理负责总部培训文档的保管工作。

3.2项目部行政管理部培训负责人负责本项目部培训档案的保管工作。

3.3其他同公司《文件档案管理规定》。

4.术语

无

5.程序

5.1培训档案归档范围

5.1.1各类培训档案存档目录

5.1.1.1日常培训档案

5.1.1.1.1日常培训档案应包括《签到表》、《培训工作记录表》、培训讲义、《培训考核成绩单》。

5.1.1.1.2其中的培训讲义应是授课教师的授课内容。

5.1.1.1.3根据《培训考核管理制度》,无论笔试、口试及实操都应用《培训考核成绩单》记录成绩。

5.1.1.1.4在培训要求中注明'了解'的培训课程,不需要进行考核,则应在培训记录表中进行记录,不要求进行考核成绩记录。

5.1.1.2'7+1'培训档案

5.1.1.2.1'7+1'培训档案应包括《'7+1'培训计划》、《'7+1'培训记录表》及培训讲义。

5.1.1.2.2其他同5.1.1.1.3及5.1.1.1.4

5.1.1.3外派培训档案

5.1.1.3.1外派培训档案目录同日常培训档案存档目录。

5.1.1.3.2根据《培训风险防范管理规定》进行《外派培训合同》的存档。

5.1.2培训教材档案存档目录

培训教材档案的存档应包括《培训教材工作单》及培训教材(即授课教师讲义、文字资料、录象或光盘等),其他请详见《培训教材管理制度》。

5.1.3培训往来文件存档目录

5.1.3.1有关于培训方面通知、请示、报告、总结等根据《文件档案管理规定》要求进行存档。

5.1.3.2根据《培训管理制度》,项目部每月上报总部的月培训计划及培训实施表应按时存档。

5.1.3.3有关于培训评估的档案根据《培训评估管理制度》要求进行存档。

5.2培训档案存档要求

5.2.1归档的文件材料必须字迹清楚、工整,纸张要求为a4纸大小,文件格式需按照公司的标准文本。

5.2.2归档的文件材料要完整、系统、准确。

5.2.3归档的文件除特殊情况外,必须用原件。

5.3.4归档的文件必须保持归档文件之间的历史联系。

5.3.5对于可进行输入电脑的资料及时输入电脑。

5.3.6各种文件资料收集、分类后,需在一个月内归档完毕。

5.3使用

5.3.1借阅:

同《文件档案管理规定》

5.5保存期限及销毁

同《文件档案管理规定》

6.监督执行

行政总监。

7.相关/支持性文件

《文件档案管理规定》

《培训管理制度》

《培训评估管理制度》

《培训教材管理制度》

《培训风险防范管理规定》

《培训考核管理制度》

8.质量记录及表格

《档案/图书/资料借阅单》

《文件资料销毁登记表》

《签到表》

《培训工作记录表》

《培训考核成绩单》

《'7+1'培训计划》

《'7+1'培训记录表》

《外派培训合同》

《培训教材工作单》

第7篇物业公司财务会计档案管理制度

物业公司财务制度之会计档案管理

第一条会计档案管理根据国家档案管理的有关规定,结合具体实际,建立会计档案管理制度。

第二条财务管理部负责会计档案的整理、组卷、归档工作。平时逐月做好记帐凭证、报表的装订工作并加盖有关人员的印章。按照档案标准要求,年度终了后,在次年三月以前做好报表、帐簿的立卷、装订工作,按报表、帐簿、凭证顺序排列,编好案卷号,抄写案卷目录一式三份,一份会计部门保存,一份存入档案箱,一份随同档案移交档案室保管。

第三条会计档案由财务管理部保存一年后,移交档案室保管,移交时,双方在移交清单上签字,明确责任。

第四条会计人员和档案管理人员调动工作,必须办好移接交手续后才能离职。

第五条会计档案应做到科学管理,即:存放有序、查找方便、防蛀、防鼠、防霉,防火,确保档案资料的完整、安全。

第六条非财务人员查阅档案,须经财务部及档案管理人员同意;财务部人员查阅,须经档案管理人员同意;外单位查阅应凭该单位介绍信,经档案主管部门领导批准方可查阅。查阅档案应办理必要的登记手续。会计档案不得外借,特殊情况须经总经理批准可提供复印件。

第七条会计档案保管到期,由档案室提出销毁意见,会同会计部门审查鉴定,编制会计档案销毁清册,由公司总经理签署意见。同时将需永久保存的有关凭证抽出组成永久案卷保管。

第八条销毁档案时应由会计机构、档案机构共同派员监销参加,参加人员应对批准销毁的会计档案进行清点、核对,并在销毁清册上签字,并将监销情况报告总经理。销毁清册列入会计档案作永久保存。

第8篇物业设施设备档案管理制度

物业设施设备档案管理制度

1目的对设施设备技术资料进行控制,确保设施设备的可追溯性。

2适用范围适用于公司管辖物业内设施设备技术资料的管理和控制。

3职责

3.1工程技术部办公室负责对技术资料建档并进行管理和控制。

3. .2工程技术部文员负责技术资料的收集、登记、存档、保管、使用、分发、借用、作废等具体工作。

3. .3各管理处负责本管理处所辖物业设施设备的资料管理。

4操作步骤

4.1技术资料的收集

4.1.1新购设备技术资料的收集

4.1.1.1 新购设备进行开箱验收时,工程技术部文员负责收集设备随带的技术资料。

4.1.1.2 设备技术资料的原件应交工程技术部办公室归档保存。

如使用部门需要技术资料,工程技术部档案员可对其进行复印,并将复印件提供给使用部门。

4.1.1.3 复印份数及分发情况必须如实记录。

4.1.2新管理小区技术资料的收集公司新接管小区的技术资料由接管验收小组负责与开发商进行交接。

接管验收完毕后,接管验收小组负责将技术资料(包括各种图纸、设备资料等)交工程技术部归档保管。

小区可保留备份件或复印件。

4.1.3其他技术资料的收集

4.1.3.1 工程技术部文员平时应注意收集国家、地方或有关部门发布的与设备有关的各种法律、法规、标准、规范。

4.1.3.2 工程技术部文员平时应注意收集有关设备及设备厂家的最新技术资料。

4.2技术资料的存档

4.2.1 技术资料归档保存前须经工程技术部经理审批。

4.2.2 工程技术部文员负责对技术资料进行编号。

4.2.3 工程技术部文员应建立“技术资料登记表”,记录该资料的名称、编号、来源、原件保存部门、副件、复印份数及复印件保存部门等。

4.3技术资料的使用

4.3.1 技术资料如有分发需要,应由工程技术部经理确定分发范围,核定分发数额。

由文员进行复印,核对无误后并进行分发,同时填制“技术资料发放表”。

4.3.2 公司员工需要查阅相关的设备技术资料,必须出示部门负责人的批条,并经工程技术部经理同意。

4.4技术资料的作废

4.4.1符合作废条件的技术资料应予以处理以下情况技术资料要进行作废处理:a)该技术资料与国家、地方、有关部门发布的各种现行的法律、法规、标准、规范有严重抵触,或被其明令禁止;

b)已被淘汰的设备的技术资料;

c)因本身存在较大错误,被原发布单位用新的资料予以替代的技术资料。

4.4.2技术资料作废须由文员上报工程技术部经理批准。

4.4.3已经发放的技术资料由工程技术部办公室按“技术资料发放表”限期三日收回。

4.4.4 所有作废的技术资料必须加盖“作废”章,同时填写“作废技术资料处理记录表”,并由工程技术部经理批准后定期统一销毁。

4.4.5 因任何目的需要保留的作废文件,须经工程技术部经理批准后,加盖“保留”章后方可保留。

5记录技术资料发放表。

第9篇物业管理会计档案管理制度

物业管理公司会计档案管理制度

1.0目的

会计档案是记录和反映公司各项经济业务的重要史料和证据,财务部要切实加强对会计档案的管理工作,建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等制度,切实把会计档案管好。

2.0适用范围

2.1会计凭证:原始凭证、记帐凭证、银行对帐单、银行存款余额调节表。2.2会计帐薄:现金和银行存款日记帐、明细帐、总帐、固定资产卡片、辅助帐薄。

2.3会计报表:月、季度会计报表,年度会计报表。2.4电脑磁盘:储存会计核算资料、电脑核算程序。2.5其他会计资料:帐单、发票、收据存根、计划统计报表、经济合同、会计移交清册等等。

3.0工作职责

(略)

4.0程序要点

4.1公司每年形成的会计档案,都应由财务部按照归档要求,负责整理立卷或装订成册。当年会计档案在会计年度终了后可暂由财务部保管一年,期满之后,由财务部编造清册归档入库。

4.2已入库的会计档案,应保持原卷册的封装,需拆封整理的,由会计档案管理人员处理。

4.3会计档案的保管,必须存放有序,查找方便,同时严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损,散失和泄密。

4.4会计档案的保管期限据财政部的有关规定执行。

4.5公司保存的会计档案应根据本单位的业务需要,积极给予利用。公司其他部门查阅会计档案,须经有关负责人同意,要向保管人说明查阅范围,并按规定进行登记,查阅后及时归档。

4.6外单位查阅会计档案,需凭查阅单位介绍信,说明查阅范围,查阅人还应出示身份证件,经财务部经理批准后,才能办理登记查阅手续。

4.7查阅会计档案必须由保管人陪同,不得让查阅人单独在场。

4.8查阅时会计档案需保持原样,不得拆抽,涂改,如需复印的,须经财务部经理同意。4.9会计档案保管期满,需销毁时,应指定专人鉴定审查、编造会计档案销毁清册,经酒店领导同意,报主管部门批准后方能销毁。对于其中未了结的债权债务的原始,应单独抽出,另行立卷,保管到结清为止。建设单位在建设期间的会计档案,不得销毁。

5.0记录文件与控制表格

6.0支持文件

第10篇商业大厦物业管理制度档案建设

商业大厦物业管理制度与档案建设

1 完备的管理工具

管理工具并非我们日常所用的手工工具和器材,而是**在**开展物业管理服务工作所需的依据--各类支持性文件。

**物业管理支持性文件由《业主公约》、《物业管理委托合同》、《用户手册》和各类《管理规章制度》构成。

1.1 《业主公约》是一份所有业主均需签署的有法律依据的文件,订明所有业主所应负的责任及所享有的权利,并制定了各业主应互相遵守的管理规章及条例。当出现违反及影响他人的情况(如逾期不缴纳管理费及违章改变物业用途等违反管理条例的事项),《业主公约》亦赋予物业管理者权力及方法去禁制此类现象。

1.2 《物业管理委托合同》是一份由管理委托方和受委托方(物业管理公司)签署的具有法律效力的文件,订明签约各方所应尽义务及享有的权利,签约各方均需遵从,违者将承担相应的法律责任。

1.3 《用户手册》是根据**实际情况编制的用户指引性文件,主要具有说明书性质。

1.4**的《管理规章制度》。

1.5**积累多年物业管理工作的丰富经验,建立有一整套富有操作性的规章制度系统,使各管理项目有章可循,有法可依。1996年,**引入iso9000质量体系,作为规章制度的重要组成部分,通过不断地补充和完善,为物业管理水平的提高发挥了重要作用。

1.6**项目属于现代化高档物业,要求具有完善可行的规章制度系统,满足其各项使用要求。**以完善的规章制度和iso9000体系为基础,结合《全国城市物业管理条例》和《全国城市物业管理示范大厦考评标准》的总体要求,提炼、形成**物业管理规章制度体系:(见下页图)

图1 管理规章制度结构图

**管理规章制度目录表1

序号制度类型制度目录

1公众制度精神文明公约

治安管理规定

电梯管理规定

消防管理规定

清洁卫生公约

绿化管理规定

装修管理规定

入伙管理制度

物业接管验收管理制度

公用设施维护管理制度

临明用电、用水管理规定

垃圾收集与处理管理制度

卫生消杀管理制度

2岗位职责主任岗位职责

副主任岗位职责

客户服务中心职责

序号制度类型制度目录

部长岗位职责

部长助理岗位职责

综合部职责

部长岗位职责

人力资源主管岗位职责

后勤采购岗位职责

档案文员岗位职责

会计岗位职责

出纳岗位职责

仓管岗位职责

工程部职责

部长岗位职责

电气工程师岗位职责

通迅工程师岗位职责

结构工程师岗位职责

维护班岗位职责

维修工岗位职责

运行班岗位职责

管理部职责

部长岗位职责

物业助理岗位职责

安管班长岗位职责

大厦接待岗位职责

安管员岗们职责

消防监控员岗位职责

巡逻岗岗位职责

门岗岗位职责

义务消防员岗位职责

停车场道口岗岗位职责

停车场收费员岗位职责

3员工考核员工量化考核办法

员工量化考核标准

奖惩条例

序号制度类型制度目录

员工守则

4行政管理员工行为规范

员工招聘及辞退(离职)规定

员工培训制度

员工劳动管理规定

员工食堂管理规定

员工宿舍管理规定

员工服装管理规定

办公物品管理规定

公文处理办法

档案管理、保密、借阅制度

物资采购管理规定

仓储管理规定

合同签订管理规定

5财务管理财务管理制度

财务公开监管制度

工资管理制度

收费管理办法

有偿服务收费制度

6客户服务客户服务中心工作流程

投诉处理和分析工作流程

意见调查和回访工作流程

日检工作流程

周检工作流程

有偿服务工作流程

业主请修工作流程

7工程管理机电设备管理工作制度

供电管理制度

配电房管理规定

供配电设备设施运行管理规程

供配电设备设施维修保养规程

给排水管理制度

给排水设备设施运行管理规程

2 档案资料的建立与管理

物业档案资料的建立与管理是物业管理工作的重要组成部分。科学、规范的档案管理可以为专业的物业管理提供有力的支持。针对**实际情况,我们拟采取系统化、电脑化的管理手段,对**物业档案进行全面的收集和管理。

2.1 档案资料的建立及分类

2.1.1 档案资料的建立

a. 采取系统化、科学化、电脑化的先进手段收集储存资料。

b. 将收集的资料进行细分,分类标准严格按照建设部《关于修订全国物业管理示范大厦标准及有关考评验收工作的通知》发布后的新标准执行,做到条理清晰,分类合理,便于查阅。

c. 按照资料载体的类型采用恰当安全保存方式。

d. 所有资料档案实行'双档'(电脑档案、文本档案)管理。

2.1.2 档案资料的分类

档案资料分类表

表2 类别资料内容

基础资料工程建筑产权资料a:规划图纸、项目批文、用地批文

b:建筑许可证、投资许可证、开工许可证

c:拆迁安置资料、丈量报告

工程技术资料a:红线图、总平面图

b:地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告

c:工程合同、工程预决算

d:工程设计变更通知及技术核算单

e:竣工图:1.单位建筑、结构、设备竣工图2.附属工程及地下管网竣工图

f:房屋土建及装修、供配电、给排水、电梯、空调、弱电、消防及智能化竣工验收证明书

g:钢材、水泥等主要材料的质量保证书

h:新材料、构配件的鉴定合格证书

i:供水、供电、电梯、消防、空调及智能化等设备的检验合格证书、供水、供电、电梯、消防、空调及智能化等设备技术资料

j:砂浆、混凝土块试压报告

k:绿化工程竣工图

l:其它技术资料

接管验收资料a:接管验收手续

b:接管验收备确认凭证

c:接管验收物业本体确认凭证

管理合同资料a:前期物业管理服务协议

b:物业管理委托合同

物业管理委员会资料a:筹备成立文件

b:成立后运行文件

基金资料维修基金的建立、管理、使用、续筹的规定

管理目标及方案a:争创物业管理'示范小区'规划

b:物业管理实施方案

类别资料内容

公众制度资料a:业主手册

b:装饰装修管理规定

c:**业主公约

d:公众制度

基础管理员工管理资料a:员工个人资料、聘用表

b:员工业绩考核及奖罚记录

c:员工培训计划和培训考核记录

d:员工劳动合同

e:员工外出考评及参加演练记录

f:员工住房及内务管理记录

计算机管理资料a:计算机管理软件及使用说明

b:计算机网络管理及记录

行政文件资料a:管理处值班及督察记录

b:政府部门及主管领导部门文件

c:**及业主单位相关文件

d:规章制度、通知、通报等文件

e:接待来访参观记录表

业主、客户资料a:业主、客户管理资料、业主公约、装修档案、费手托收协议

b:业主、客户档案

c:业主、客户维修档案

客户反馈资料a:服务质量回访记录表

b:客户意见调查、统计记录

c:客户投诉及回访处理记录

维修资料a:维修申报表

b:维修服务派工单

c:维修回访记录表

房屋管理及维修养护标识导示资料a:大厦栋号、楼层、房号平面示意图

b:引路方向平面图

类别资料内容

大厦房屋安全管理类a:禁止违章搭建及装修的规定及处理记录

b:装修验收记录

c:房屋安全检查记录

共用设备管理综合类a:设备安全运行规程

b:各设备运行岗位责任制度

c:定期巡回检查记录

d:维护保养记录

e:运行记录

f:设备维修档案

g:设备机房管理规定

h:相关岗位技术人员资质证书

供电系统a:送电、停电通知及记录

b:临时用电管理措施

c:停电应急处理措施

d:运行月报表

弱电系统a:智能化设施运行记录

b:智能化设施定期保养记录

消防系统a:消防24小时值班记录

b:消防设施设备清单

c:消防设施设备使用方法

d:消防应急方案、消防疏散示意图

e:相关消防宣传资料及法规

f:火灾隐患检查记录

电梯系统a:电梯准用证

b:年检合格证

c:电梯操作及保养人员资质证书

d:电梯应急处理措施及记录

类别资料内容

给排水系统a:大厦用水、供水管理制度

b:业主用水、节水计划

c:给排水设施安全检查记录

d:水池清理记录

e:二次供水卫生许可证

f:水质化验单

g:操作人员卫生健康许可证

h:限水、停水通知及相关记录

i:供水设备周围环境检查记录

j:应急处理方案及相关记录

k:运行月报表

空调采暖系统a:中央空调运行记录

b:中央空调故障处理方案及记录

c:中央空调保养记录

d:采暖设备保养记录

e:运行月报表

共用配套设施资料a:共用配套设施统计表

b:共用配套设施维修养护计划及记录

共用管线资料a:地下管网图

b:违章架空管线处理记录

照明设施a:道路、楼道、大堂公共照明统计表

b:安管人员训练计划和考核记录

安管及车辆管理安管资料a:日常巡查记录、交接班记录、值班记录

b:安管人员训练计划和考核记录

c:社区安全防范措施

d:查岗记录、闭路电视监控系统录相带

e:物资搬运放行记录、紧急事件处理记录

车辆及停车场管理资料a:停车场出入登记记录

b:交通疏导图

c:停车场安全防范措施及设施记录

d:车辆管理记录、车辆详细资料

类别资料内容

车辆及停车场管理资料a:停车场出入登记记录

b:交通疏导图

c:停车场安全防范措施及设施记录

d:车辆管理记录、车辆详细资料

环卫设施资料a:环卫设备、工具统计表

b:环卫设备、工具更换记录

清洁卫生管理资料a:清洁卫生检查标准及记录

b:国家环保标准:排烟、排污、噪音

c:处理污染事件记录

d:消杀垃圾清运记录

e:水池清洗记录

f:外墙清洗记录

绿化资料a:绿化规划图纸

b:绿化设施统计表

c:绿化保养计划及记录

d:绿化检查标准及记录

社区文化资料a:活动计划实施方案、总结记录

b:社区文化活动图片及录像记录

c:传媒报导

d:文化活动场所等设施使用情况

经济效益a:物业管理费用收缴统计表

b:有偿经营服务统计表

c:物业管理整体项目经营统计表

社会效益a:本物业管理项目所获取荣誉称号

b:舆论相关报导

3 物业档案资料的管理

3.1 档案资料管理运作流程

重要资料接收必须指定负责人验收,完善交接手续后立卷归档。日常管理文件(如管理公司通知、通报等)按照**制定的文件管理程序发放及接收手续、并立卷归档。

图2 档案资料建立及管理运作流程示意图

3.2 档案资料管理要求

a. 综合部设档案管理员。

b. 档案资料由综合部统一管理。

c. 明确收集、整理、分类、编号、登记、录入电脑、入柜、借用、检查、销毁等各项管理流程。

d. 采用多种形式的文档储存方式(如电脑磁盘、录相带、录音带、照片、图表等),并采取相应的储存、保管方法。

e. 对原始文件、合同等重要资料必须严格管理,借阅、复印等必须经审批方可。

f. 综合部主任负责审批档案保存数量、保存期限以及是否有效和作废。

g. 注重档案管理信息开发,根据工作需要和档案库存情况编制各种专题资料。

h. 综合部每季度对档案资料管理情况进行检查。

第11篇物业客户档案管理制度

物业客户档案管理制度

(三)物业部客户管理的日常工作包括:1]及时上行下达客户与管理中心之间的知会、报告、通知、通报,传送文件应及时、准确,认真登记并制作各种表格。

2]协调与客户之间的关系,加强横向沟通;3.]做好与客户有关各类文件的档案管理工作,并定期整理,以备随时查询及跟进;

4]接听客户投诉,解决客户投诉;

5]听客户工程报修电话,及时联系修复;

客户档案管理客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档、保管及使用四个环节。

一般客户档案包括以下的资料:1]收集客户资料2]客户缴费记录包括各样应付之押金3]户装修工程文件4]客户迁入时填具之资料5]户资料补充:§客户联络资料§客户紧急事故联络人的资料§客户日常工作联系人的人事变迁资料6]客户与管理中心往来文件7]客户违规事项与欠费记录8]客户申请维修记录9]客户投诉记录10]客户单位有关的工程档案(二次装修工程有关资料)11]将客户资料分户进行保管,并由专人负责。

如遇特殊情况需翻阅客户资料,须经物业经理批准后方可查阅。

12]物业员工应严守保密制度,不准将客户资料与信息泄露他人。

第12篇物业管理公司档案管理制度七

物业管理公司档案管理制度(七)

一、档案管理总则

1、公司档案是指公司各个部门在从公司经营管理等工作中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、照片、影片、录象、印刷品等原始记载,是公司管理工作的基本依据和有效凭证。

2、档案的管理工作是一门专业性的管理工作,是经营管理活动中的重要组成部分,各部门都要从公司整体利益出发,把档案管理工作纳入本部门日常工作程序之中,切实加强领导,部门负责人为本部门档案第一负责人。

3、各部门都必须贯彻执行集中统一人事档案的原则,采取有效措施,集中统一管理本部门的档案,以维护档案的完整、准确、系统、安全有效利用。

二、管理结构和职责

1、总办是公司档案管理的业务主管部门,根据工作需要,应组织筹建公司档案室,总办对其他部门进行业务指导。其主要职责:

①制定公司档案管理制度、办法、规范并指导、监督和检查各部门贯彻执行情况;

②对各部门的档案管理工作进行经常的检查、指导和交流,加强档案管理意识;

③组织培训各部门兼职档案管理员;

④负责公司级档案的收集、整理和集中统一管理并积极提供利用;

2、部门应根据本部门档案数量、使用频度、重要性等特点,设立部门内的档案柜或移交总办进行档案管理;各部门应按照规范设立档案管理岗位,并指定兼职档案管理员;兼职档案管理员负责本部门内的档案收集、整理和集中统一管理工作。业务上接受总办档案管理员指导。各部门的档案管理岗位是公司档案体系中最基层的业务结点,其基本职责:

①贯彻执行公司有关档案管理的系列规范,制定本部门档案工作各项实施细则;

②负责收集本部门内的档案材料,并进行系统整理、编目、科学排列,做到查找方便,为各项工作提供服务;

③在项目结束或特定时期向公司档案室移交档案。

三、公司档案归档范围和要求

1、公司档案的归档范围,按其性质划分:公司的各种证、照、卡、各种行政文件,各个项目相关的证件、手续、合同、图纸、竣工资料、验收资料、奖牌、荣誉证书等。

2、公司档案,由总办档案管理员收集公司在工作中形成的归档材料。部门档案,由部门兼职档案管理员分别收集本部门和本项目在工作中形成的归档材料,在项目结束或特定时期向总办移交;

3、会计档案由于其特殊性及重要性,会计凭证、报表、帐册等财务资料由财务部根据国家财政部的有关政策归档和保管;

4、归档的档案应齐全、完整、准确、系统;各种签证手续完备、字迹图样清晰;

5、本公司产生的和政府发文的各类归档材料都必须是原件;公司全体员工都应无条件按规定提交归档材料,任何人都不得将归档材料据为私有。

四、档案的管理

1、档案管理员对接受的档案应及时进行分类、编号并进行电脑录入;

2、档案保管必须有专用房间或柜子,房间或柜内保持适当的温、湿度,并应有防火、防虫、防盗等措施。