第1篇 z公司档案管理制度
公司档案管理制度:
一、 文书档案归档制度
1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围,交行政部统一管理。
2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。
3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。
4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档,还应留有书面材料存档。
5.凡归档的文件必须留原件存档,书写整齐,用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写,如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。
6.重要文件如部门需用可进行复印,但原件必须归档。
7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
二、 专职档案工作人员岗位责任制
1.认真学习专业知识,贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》,热爱本职工作,忠于职守,维护党和国家利益,工作尽职尽责,自觉遵守档案工作各项规章制度。
2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。
3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。
4.负责档案库房各项制度的落实。
5.积极提供档案的利用,充分发挥档案利用效果,认真总结经验,为领导决策和机关各项工作提供优质服务。
三、兼职档案工作人员岗位责任制
1. 各部门配备一名兼职档案员,负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。
2. 兼职档案人员要热爱档案工作,熟悉业务,工作认真负责,把好案卷质量关,按时完成兼管档案的任务。
3. 兼职档案员应于次年2月底前,将整理好的档案向档案室移交。
4. 严格执行各项档案管理制度。
5. 接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识,不断提高业务水平。
四、部门立卷制度
1. 凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。
2. 各部门兼职档案员,负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。
3. 兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度,按综合档案室提出的各项要求立卷,保证立卷质量。
五、档案保管制度
1. 各门类档案由综合档案室集中统一管理,配备档案员负责档案的保管工作。
2. 按照档案管理有关规定,对各类档案应做到存放合理,排列有序,查找方便。
3. 档案员对室藏档案材料要经常进行检查,对已到借阅期限尚未归还的档案材料,要及时跟踪追还,防止丢失。
4. 库房要保持清洁卫生,温度要经常保持在14—24℃,相对湿度要保持在45—60%,防止危害档案的现象发生。
5. 档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫,定期检查。
6. 库房内严禁吸烟,严禁存放易燃、易爆危险品,停电时,一律用手电照明,不得使用易燃器具。
7、与档案库房无关人员一律不得进入,随时关好库房门窗,确保安全。
六、档案保密规则
1. 档案工作人员要提高警惕性,遵守保密纪律,坚持原则,认真执行各项制度。
2. 凡到综合档案室查阅档案者,都要认真遵守安全保密制度,严格履行档案查阅手续,档案原则上不准带出档案室,确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。
3. 查阅档案时,不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。
4. 本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所,不准带回家中,要及时交给档案管理部门。
5. 对于违反保密规定,泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定,严肃处理并追究其责任。
七、档案借阅制度
1. 借阅档案要严格遵守档案管理制度,凡借阅者,应自觉履行借阅手续。
2. 凡借阅档案,需经主管领导批准。外单位人员借阅档案,应持单位介绍信,经主管领导同意后,方可办理借阅手续,并在借阅期限内按时归还。
3. 借阅人员对档案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由转借他人。
4. 借阅人员未经领导批准,不得复印、抄写档案资料。
5. 档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查,确认档案材料完好无损时,方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料,经认真核对,正确无误时,方能签字盖章。
6. 一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象,要及时向主管领导汇报,并追究有关人员的责任。
八、 其他
解释权归公司行政人事部。
第2篇 集团公司档案管理制度怎么写
集团公司
(三) 第一章总则
第一条 为规范集团档案管理,特制订本工作细则。
第二条 本工作细则适用于江苏__ __ 实业集团有限公司档案工作人员。第二章日常事务工作细则
第三条 档案人员岗位职责
(一) 贯彻执行国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规和上级有关档案工作的指示规定、办法等。
(二) 负责制订集团公司有关档案工作的规章制度和档案工作的发展规划。
(三) 督促、检查和指导各分子公司档案立卷部门对档案材料进行完整、系统、正确的立卷归档。
(四) 负责集团专兼职档案人员的业务培训和业务指导工作。
(五) 负责接收、整理、分类、保管和统计集团公司的各类档案。
(六) 负责档案的开放利用工作,办理档案的借阅,对所保管档案的数量、状况、利用情况及利用效果进行统计。
(七) 做好档案检索工具的编制工作,开展档案的编研工作。
(八) 收集、整理保管反映公司各方面工作的报刊、杂志等资料,并提供利用。
(九) 对档案室所藏已过保管期的档案负责组织鉴定,并提出处理意见。
(十) 认真做好档案保管工作,对库房要做到'八防'(防火、防潮、防尘、防光、防高温、防鼠、防虫、防盗),定期清扫、通风、更换防虫用品,延长档案寿命。(十一)承办公司交办的其他工作。
第四条 流程图
(一) 接收流程:材料齐全缺少材料
1.执行标准
(1) 应归档文件齐全完整;
(2) 应归档文件为原件;
⑶ 及时登记;
2. 处理措施
(1) 档案资料发生损毁时,由于档案员疏忽造成的,首次罚款50元,再次罚款100元,由交接人造成的等同档案员处罚。
(2) 未能及时登记,扣除责任人绩效1-5分/次;
(二) 借阅流程
1.执行标准
(1) 借阅登记;
(2) 保持文档完整;
⑶ 遵守。
2. 处理措施
(1) 违反规定的,视具体情况扣除责任人绩效1-5分/次;
(2) 涉嫌泄密的,予以记过处理,并视情节轻重责任人扣除绩效奖金5-10分/次;触及国家法律法规的,按国家相关法律法规执行。
⑶ 由于借阅者疏忽造成的资料损毁,首次罚款50元,再次罚款100元。
(4) 档案资料遗失者,遗失一般资料罚款200元/次,遗失重要资料,追究当事人行政法律责任。第三章附则
第五条 档案管理考核办法
(一) 为切实提高档案管理水平,结合档案工作目标的考核,对档案工作实行必要的奖惩考核;
(二) 档案达标工作作为全年工作目标之一,考核集团行政部档案室以及档案网络成员的工作;
(三) 集团各部门、分子公司、项目部必须把档案工作作为工作目标管理的主要内容,纳入全年目标,落实责任人;
(四) 档案工作结合全年工作进行全面综合的考核评比;
(五) 考核内容:各部门、分子公司、项目部的年度目标责任书中档案管理工作指标是否完成。
(六) 考核由集团档案管理领导小组负责,对工作成绩突出者给予适当的表彰的奖励,对违反规定或工作不负责的人员视情节轻重,将给予必要的教育或扣发目标管理奖。
第六条 本工作细则解释权归行政部,监督执行权归总经办。
第七条 本工作细则自颁布之日起正式执行。
第3篇 公司档案管理制度格式怎样的
第一章管理部门
第一条 管理部门。
(1) 文书结案后,原稿由各文书管理部门归档,经办部门视实际需要留存复印件。如为特殊案件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经文书管理部门主管同意后妥为保存,文书管理部门以复印件归档,原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回复印件。
(2) 各公司档卷分类目录及编号原则,由各公司总经理室或事业部经理室统一制订管理;总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定、报送总管理处总经理室。第二章整理与分类
第二条 文件点收。文件结案移送归档时,依如下原则点收。
(1) 检查文件的本文及 是否完整,如有短少,应即追查、归入。
(2) 文件应有管理部门主管的签认。
⑶ 文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应立即退回,由经办部门补办。
(4) 与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。
(5) 有价证券或其他贵重物品,应退回经办部门,经办部门应送指定保管部门签收后,文件送归档。
第三条 文件整理。点收文件后,应依下列方式整理。
(1) 中文竖写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
(2) 右方装订文件及其 均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。
⑶ 文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。
第四条 档案分类。
(1) 档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。档案先以部门别区分,然后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。
(2) 档案分类应力求切合实用。倘因案件较多,前款三级不够用时,可在第三级之后另增第四级细类。如案件不多,亦可仅使用部门及大类或小类两级。
⑶ 同一小类(或细类)的案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个档夹不够用时,可分为两个以上的档夹装订,并于小类(或细类)之后增设卷次编号,以便查考。
(4) 每一档夹封面内页应设目次表,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个目次编号为原则。
(5) 档号的表示方式为a1a2-b1b2-c1c2-d1-e1e2,其中a1a2为经办部门代号,b1b2为大类号,c1c2为小类号,d1为档卷卷次,e1e2为档案目次。
第五条 档案名称及编号。
(1) 档案各级分类应命名,其名称应简明扼要,以能充分表示档案内容、性质为原则,且有一定范畴,不宜笼统含混。
(2) 各级分类、卷次及目次的编号,均以阿拉伯数字表示,其位数使用视案件多少而定。
⑶ 档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,即将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。
(4) 档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增加时,随时增补。
(5) 档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先研究,并编制新旧档案分类编号对照表,以免混淆。
第六条 档号编列。
(1) 案件如系新案,应就档案分类编号表,查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。
(2) 案件如可归属前案,应查明前案的档号,予以同号编列。
⑶ 档号以一案一号为原则,遇有一案件叙述几件事情或一案归入多类者,应先确定其主要类别,编列档号。
(4) 档号应自左而右编列,右方装订的案件,应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订者则填写于右上角。第三章归档与档案清理
第七条 保存期限。
(1) 归档文件,应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内,并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码,以便翻阅。
(2) 档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档。
第八条 保存期限。文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理。
(1) 永久保存。①公司章程。②股东名簿。③组织规程及办事细则。④董事会及股东会纪录。⑤财务报表。⑥政府机关核准文件。⑦不动产所有权状及其他债权凭证。⑧工程设计图。⑨其他经核定须永久保存的文书。
(2) 10年保存。①预算、决算书类。②会计凭证。③事业计划资料。④其他经核定须保存10年的文书。
⑶ 5年保存。①期满或解除之合约。②其他经核定保存5年的文书。
(4) 1年保存:结案后无长期保存必要者。
(5) 规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期限予以保存。
第九条 档卷清理。
(1) 管档人员应随时拂拭档案架,维护档案清洁,以防虫蛀腐朽。档案每年依规定清理一次,已届保存期限者,可以销毁,销毁前应造册报总经理核准,必要时向主管政府部门报备,并在目次表的附注栏内注明销毁日期。
(2) 保管期限届满的文件中,部分经核定仍有保存参考价值者,管档人员应将“收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上,并在第五联上注明部分销毁的日期。第四章调卷
第十条 档案借阅程序。
(1) 各部门经办人员因业务调阅档案时,应填写“调卷单”,经其部门主管核准后,向管档人员调阅。
(2) 管档人员接到“调卷单”经核查后,取出该项档案,并于“调卷单”上填注借出日期,将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理,以备核查、催还。
⑶ 在档案室当场借阅者,可免填“调卷单”。
(4) 档案归还时,经管档人员核查无误并在“调卷单”填注归还日期及签章确认后,档案即可归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。
第十一条 调卷管理。
(1) “调卷单”以一单一案为原则,借阅时间最长以一周为限,如有特殊情形欲延长调阅期限时,应按调阅程序重新办理。
(2) 调卷人员对于所调档案,不得抽换增损,如有必要拆开时,亦须说明原因,请管档人员负责处理。
⑶ 调卷人员调阅档案,应在规定期限内归还,如有其他人员调阅同一档案时,应变更调卷登记,不得私自借出。
(4) 调阅案件限与经办业务有关者,如调阅与经办业务无关的案件,应经文书管理部门主管同意。
第4篇 a物业管理公司日常档案资料管理制度
物业管理公司日常档案资料管理制度
1文档管理人员专职负责管理处所有文件(通知、命令、公函、总结报告、通报、会议纪要)及资料(技术图纸、说明书、手册、个人简历、员工档案市府法规、车辆档案、住户档案等)的存档、收集和保管。
2任何人员借阅上述文件资料,须登记日期、用途、经手人及归还日期。
3属秘密文件的要妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印,不准带离办公室。
4职员、员工个人档案材料属秘密材料,他人无权翻阅,文档管理人员也不准将这些资料擅自给他人过目。
5文件资料等要朝廷合归档,归档要注意整齐,归档前要先把资料分类,无论是按字母顺序还是内容、按时间等形式分类,其目的都是为了查找迅速方便,因此都必须在档案夹里清楚的标明。
6要经常进行清理归档,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料,要及时清理,无保存必要的材料,经领导批准可做销毁处理。
第5篇 公司行政管理制度-档案管理制度
公司行政管理制度:档案管理制度
档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录,是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法,各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。
第一节档案范围
公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。
其中,文件包括:规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。
第二节档案分类及编号
一、档案按其内容及关联部门可分为六大类:
1、行政类
2、财务类
3、人事类
4、业务类
5、工程类
6、拓展类
二、机要档案须在档案编号后注明:绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。
三、档案编号以'一案一号'为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要类别进行编号。
四、归档后须填写《档案管理登记表》(附表1)。
第三节机要档案
一、机要档案按其内容分为'绝密'、'机密'、'秘密'三级。其中:
二、划分标准:
绝密档案包括:
公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。
机密档案包括:
1、财务资料;
2、公司重要会议纪要;
3、公司经营情况;
4、人事档案、薪资性档案、劳动合同;
5、技术资料;
6、金额在10万-100万元的合同。
秘密档案包括:
1、重要项目资料;
2、项目合同协议。
第四节档案装订
一、以左方装订为原则,右上角标明档案号。
二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐,再装订。
第五节保存期限
档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外,一律按照下列规定办理:
一、永久保存:1、公司章程;2、股东名簿;3、股东会、董事会、监事会会议纪要;4、公司证照;5、各级批文;6、印鉴;7、公司年度经营计划;8、公司年度经营总结;9、年度财务报表;10、技术资料;11、不动产所有权状及其他债权凭证;12、人事资料;13、大型活动图片、音像资料;14、其他核定须永久保存的文书。
二、十五年保存:1、会计凭证;2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)
三、五年保存:1、期满或解除的合同协议;2、完结后的项目方案;3、其他经核定须保存五年的文书。
四、一年保存:1、部门工作计划及工作总结;2、完结后的部门请求报告;3、完结后无长期保存必要文书。
五、公司规章制度由总经理办公室永久保存,使用部门视其有效期限予以保存。
第六节保管部门
一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。
二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。
三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。
四、其他档案均由总经办指派专人保管。
第七节档案移交
一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。
二、公司章程,股东会、董事会、监事会会议纪要、决议,应自签发之日起三日内移交总经办。
三、合同协议应在签订之日移交总经办。
四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。
五、其余档案半年移交一次,时间为每年的1月和7月。
六、档案移交须填写《档案移交清册》(附表2)。
七、《档案移交清册》一式三份,移交双方各一份,总经办留存一份。
第八节档案调阅
一、因工作需要需调阅档案时,须填写《档案调阅申请单》(附表3),并经相应核准人核准后方可调阅。
二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准,跨部门档案调阅须总经办主任核准,但仅仅限于档案的查阅、复印,使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。(保密性档案的范围见《机要档案管理制度》)。
三、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容,将档案调出,供调档人查阅。
四、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。
五、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。
六、档案借阅时间最长不超过8个工作时。
七、如调档内容更改、调档时间延长,应按调档程序重新办理。
第九节档案销毁
一、超过保存期,且无保存价值的档案应销毁。
二、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》(附表4),经相应核准人核准后方可销毁。
三、部门内部档案由部门经理核准销毁;机要档案由总经理核准销毁;其余档案由主管副总经理核准销毁。
四、销毁档案须两人以上人员共同完成,总经办指定专人监督销毁,并填写《档案销毁登记表》(附表5)。
五、档案销毁每半年进行一次,即每年的1月和7月。
六、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份,申请部门一份,总经办一份。
第十节其他
一、档案管理人员应妥善保管,防虫蛀、防霉、防丢失,保证档案安全。
二、所有档案应有专柜存放、加锁,定期清理通风,防湿。
三、所有档案不得随意查阅、复印,不得置于公共场所。
四、本制度附件包括:《机要档案管理制度》。
五、以上表格均由总经办统一编号。
六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。
第6篇 某某城建投资公司档案管理制度
某城建投资公司档案管理制度
为进一步明确工作规范,强化内部管理,落实岗位责任,健全文件及档案的管理工作,制定本管理制度。公司全体员工要严格按照制度要求,强化优质高效、严谨规范的意识,认真履职、团结协作,共同做好文件及档案有关工作。
一、档案管理规范
(一)要遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同保管价值,按照方便保管和利用的原则管理。
(二)需归档的文件、材料,要收集完整齐全,正件与附件、印件与定稿、请示与批复、多种文字形成的同一文件要在一起归档。
(三)各类会议所形成的文件,包括会议通知、议程、名单、会议文件及参阅材料、领导讲话、照片、记录、会议纪要等由相关人员负责收集齐全(文件一式二份),在会议结束后立卷存档。
(四)不同年度的文件不能一起立卷,跨年度的请示与批复,须放在批复年立卷,没有批复的放在请示年立卷,跨年度计划放在计划的第一年立卷,跨年度总结放在总结最后一年立卷,跨年度会议文件放在开会年立卷。
(五)卷内文件排列要根据不同情况,按照文件形成的规律和特点进行排列,密不可分的文件、材料要依序排在一起,做到批复在前、请示在后;印件在前、原稿在后。
(六)卷内文件排列顺序,要依次编写件号和页号。
(七)卷内文件要逐件填写卷内目录。
(八)案卷封皮的标题要力求简明扼要,准确概括地反映卷内文件材料的内容。
(九)文件资料查阅利用制度:1.本单位人员借阅档案、资料须登记,未履行登记手续的,档案管理人员不予提供档案、资料。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件,尽量不用原件,一般由使用人复印。2.档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员,特殊情况需要外借时,须经分管领导批准,办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毁坏和遗失,按期归还,如有损坏、遗失,由借用人负责。
二、财务固定资产档案管理规范
(一)财务部门应设专人负责固定资产管理,建立健全固定资产三账一卡。定期对固定资产进行清点、核实,做到帐账、帐卡、帐物相符及固定资产折旧工作,固定资产档案管理人员变动时,应办理移交手续。
(二)固定资产的购置严格执行逐级审批制度,大型设备应根据机构的规模、任务、现状、发展规划和经费情况添置和更新。
(三)固定资产的报废、转让、变价处理严格执行有关报废的程序和规定并及时上报相关主管部门。
(四)加强国有资产管理,严防国有资产流失。
三、工程项目档案管理规范
(一)工程档案归档范围是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。
(二)资料管理人员建立《文件接收登记表》对接收的文件资料进行登记。任何人无论从何途径得到的与工程有关的文件资料,都应交到资料管理人员,由资料管理人员组织识别并登记。对接收的文件资料,资料管理人员根据审批权限送交领导审批。
(三)项目部任何部门、任何人向公司项目部以外单位发出与项目有关的文件资料,都应根据审批权限进行审批,在发出前应存档进行备案,并对反馈信息及时归档。
(四)本单位人员借阅工程档案、资料须登记,未履行登记手续的,档案管理人员不予提供档案、资料。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件,尽量不用原件,一般由使用人复印。工程档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员,特殊情况需要外借时,须经公司主要领导批准,办理外借手续并限期归还。
(五)工程档案工作人员必须树立高度的保密观念,遵守公司的各项保密制度;凡涉及不宜公开的公司机密等档案,应作秘密保管并严格控制查阅范围;凡作秘密和内部管理的档案,应严格履行查阅审批手续,严禁擅自拍照和复制,利用者应严格遵守保密规定,不得泄露公司秘密;对确已无保存价值的工程档案,由工程项目部负责列出销毁清册,经主管领导审批后,由销毁人、监销人销毁,并签名注销。
第7篇 某公司档案保密制度
公司档案保密制度
第一条各级保密人员要相互协调配合,应主动为公司和公司各业务部门服务,公司各业务部门应自觉接受保密部门的指导、监督和检查。
第二条在对外交往与合作中,对方以正当理由和途径要求提供属于公司机密事项时,将由公司保密委员会立会研究决定后,方可提供。保密委员会严格执行国家的保密规定,该提供的提供,不该提供的坚决不提供。
第三条对公司下发的保密文件及重要会议材料各单位进行妥善保管,并进行登记管理,不得乱扔乱放。
第四条保密文件的复制必须履行审批、登记手续。要严格按照批准的份数,不得擅自多印留存。密码电报一律不得复印。复制文件应按原文密级进行管理,复制中形成的废页应作为密件销毁。
第五条绝密级文件、资料和密码电报不得全文抄录,确因工作必须摘抄的,须经公司领导批准,并履行登记手续。未经同意,不得擅自复印、翻印和摘抄。
第六条保密文件在发送装封时应按批准份数认真清点、装封,切忌将不同密级的文件混放于同一信封中。密级的信封上要以戳记标明文件的密级。封口时,不应用钉书钉封口的方式,应采用密封的方式。
第七条涉及国家机密和公司商业秘密的文件,原则上不用传真方式发送,确因紧急情况需要时,要用密码传真传送,不允许用普通传真机和电子邮件传送;绝密级公文不得利用计算机、传真机传输;不得以明码电报拍发秘密文件,也不得明电密电混用。
第八条保密文件接收时应由公司保密人员拆封,其他人员一律不得拆封。保密文件的登记、编号,要与一般文件分开进行。
第九条传阅保密文件时,必须由指定的人员统一掌握。不经过领导批准,不得擅自扩大秘密文件的阅读范围。公司工作人员应在办公室阅读秘密文件,公司领导确需在家中阅读秘密文件时,应按照有关规定,做好保密工作。传阅或借阅文件,要严格坚持登记制度。
第十条保密文件必须存放在有保密设施的办公室及设备中保管,并经常检查。常用的秘密文件随手入柜加锁。
第十一条建立公司保密文件清退制度,每逢重大节假日前两天各部室需将所传阅的保密文件清退给办公室。如发现遗失,要及时追查处理。
第十二条如保密人员因工作调动或其它原因而长期离开岗位前,必须把自己经营的秘密文件全部移交清楚。移交时,要造册、清点、核对,并且要履行签收手续。
第十三条保密人员每年对办理完毕的保密文件收集齐全,对有查考价值的要整理立卷,其他文件可按有关规定处理。调阅公司的保密档案,须经公司主管领导批准。
第十四条保密文件销毁前,必须逐一登记,并在报领导批准后派两名以上工作人员进行销尽。绝密文件应指定专人在公司内销毁。
第十五条以上保密文件拟制、处理、管理的各个环节,要建立严格的登记制度,在工作过程中保密文件管理人员要注意不要谈论文中的机密事项,不让无关人员随意浏览,不得在无保密措施的无线电话中谈论机密事项等等。
第十六条公司印制各类简报、刊物及向宣传、新闻出版单位提供公开发表的稿件、信息,承办人应经公司主管领导审批,不得涉及和泄露国家及公司秘密。
第十七条公司工作人员在外出访问、涉及业务技术谈判、学习交流展览演示等公务活动中,不准随身携带密级文件、资料,要严格遵守保密纪律,在预案中应采取措施,防止泄露事件发生。
第8篇 物业公司档案保密制度怎么写
2:档案保密制度为了做好档案保密工作,根据工业区、地产控股有关规定,结合自身实际,特制定本制度。
一、档案管理工作人员和档案使用者必须严格遵守《地产控股有限公司档案保密制度》等规定,严守档案秘密。
二、本公司的档案保密工作由公司分管行政副总、综合管理部具体负责,保密的文件要在其左上角加盖密级章。
三、严格控制秘密档案的利用范围和查阅手续,有密级的档案无论以何种方式利用,均需公司分管行政副总批准,并只能在档案室或秘书室内查阅,不得外借使用,未经许可不得擅自复印。
四、如因工作需要摘录或复印密级档案内容时,必须经公司分管行政副总批准,摘录或复印的材料必须签注'与原件核对无误'的字样,并加盖公章。
由公司秘书进行使用登记,严加管理,限期使用,及时收回销毁。
五、对外提供资料,公布数据,发表文章等不得系统引用公司尚未解密的档案。
六、经鉴定确认已无保存价值的档案,必须限期销毁。
销毁档案时,必须详细列明销毁清单,经公司分管行政领导审核后,由公司行政经理主持销毁,防止泄密。
七、公司设专用档案室保存档案,非档案管理人员不得随便进入。
八、凡违反以上规定造成泄密者,视情节轻重,追究责任。
第9篇 装饰公司 工程部档案管理制度
装饰公司工程部档案管理制度
1、工程项目部根据工作需要配备资料员,资料员应严格装饰施工档案管理要求负责工程资料的收集、整理、编号、装订,做好资料档案工作。
2、做好施工现场每周例会记录、每月例会记录。临时现场会议记录。
3、项目工作人员登记造册。施工班组人员身份证复印件整理归档。
4、工程中工程量签证单、工程任务书、设计变更单、施工图纸、工程自检资料的整理归档。
5、工程中其他文件、资料、文书往来整理归档。
6、各类档案资料分类保管,做好备份,不得遗失。同时建立相关电子文档,便于查阅。
7、借阅档案资料需办理借阅手续。填写工程资料借阅表,并及时归档。
第10篇 某公司文件和档案管理制度
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。
四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。
五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
六、文件资料档案的保管、查阅。
1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。
七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。
八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。
九、本公司的文件及档案包括：安全生产会议记录（含纪要）、安全费用提取使用记录、员工安全教育培训记录、劳动防护用品采购发放记录、危险源管理台帐、安全生产检查记录、授权作业指令单、事故调查处理报告、事故隐患整改记录、安全生产奖惩记录、特种作业人员登记记录、特种设备管理记录、外来施工队伍安全管理记录、安全设备设施管理台账（包括安装、运行、维护等）、有关强制性检测检验报告或记录、新改扩建项目“三同时”、风险评价信息、职业健康检查与监护记录、应急演习信息、技术图纸等。
第11篇 水务集团公司档案管理制度
河套水务集团公司档案管理制度(暂行)机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。为了对集团公司发展过程中产生的珍贵资料进行科学保存和管理，以便于在工作过程中总结工作经验，指导工作开展，提供可靠依据，充分发挥档案的指导作用和记查作用，根据目前集团公司的办公条件，特制定本制度以规范集团公司档案管理工作。
一、公司档案管理的基本原则
集中管理与分散管理相结合，即公司文书档案由行政部集中统一管理，其他部门业务档案(已交行政部的除外)分别由部门自行管理，以便于及时利用，维护档案的完整、原始与安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办部门、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。
二、公司档案的归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、会谈纪要、决定、委托书、协议、合同、项目申报资料、工程技术资料等具有参考价值的文件资料。
三、公司档案管理责任
集团公司部门的档案管理员暂由各部门工作人员兼职，所属单位设专(兼)职管理员,要明确具体责任人。管理员职责：
1、要维护好公司及各部门的原始工作资料及单据齐全完整;
2、要负责及时整理好部门工作资料，按月、按年并分类汇编成册，要有明确对应的目录，以便于工作需要时索引查找;
3、档案管理员要有良好的保密习惯，借阅资料要有翔实记录手册并负责收回;
4、要树立高度的法制意识和观念。
四、资料的收集与整理
1、公司的归档资料实行“平时归档”及“年度归档”制度，即：日常工作中形成的档案资料及时收集、归档，每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各部门收集应该归档的原始资料。归档资料应为电子版和打印件各一份。
3、凡应该及时归档的资料，由各部门档案管理员负责及时归档。整理好的档案要明确保管期限，原则上分为永久、长期(十五年以上)、短期(十五年以下)三种。
4、各部门以公司名义收、发文必须交行政部档案管理员留存一份，以部门名义收、发文件资料，则自行留存。
五、档案的借阅
1、总经理、副总经理、财务总监、总经理助理借阅公司档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司以外人员需借阅档案时，由部门负责人办理档案借阅申请，并送分管副总经理核批。
3、档案借阅者必须做到：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
六、档案管理工作检查与考核
集团公司在半年和年底对各部门和所属单位档案工作进行考核，具体要求如下：
1、没有设置档案管理人员岗位，扣1分;
2、没有按月、按年并分类整理成册的档案资料，扣0.5分;
3、重要工作没有档案记录和原始资料，一项扣0.5分;
4、发生因档案泄密造成的公司损失，视情况扣分;
5、没有电子版本或纸质版本污损严重，扣0.5分
七、档案的销毁
1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2、档案保存到期时，由档案管理员提出档案资料销毁申请，交部门负责人审核经分管副总经理批准后执行。
3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁。
4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的档案资料销毁申请和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
公司档案管理制度
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一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的
七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅
总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
档案借阅者必须做到：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁
公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
第12篇 建筑总公司会计档案管理制度
建筑工程总公司会计档案管理制度
第一条 会计应该以会计期间分期决算帐目和编制财务会计报表。会计期间分为年度、半年度、季度和月度。年度、半年度、季度和月度均按公历起讫日期确定,半年度、季度、月度为会计中期。
第二条 会计报表做到内容完整、数字真实、计算准确,不得漏报或任意取舍,会计报表之间、会计报表各项目之间,凡有对应关系的数字应当一致,会计报表中本期与上期的有关数字应当相互衔接。
第三条 凡是本公司的会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其它有保存价值的资料均应该归档。
第四条 会计凭证按月、按照编号顺序每月装订成册,表明月份、季度、起止年、号数、单据张数,由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记帐、主管),年内资料由子、分公司财务科长保管,一年后交集团公司档案室,归档前应加以装订。
第五条 会计报表应按照季度、年度按时归档,由财务管理部指派专人管理,并分类填制目录。
第六条 对上述五条中出现一处遗漏或错误,给予责任人30元罚款,由公司财务管理部负责处罚。
第七条 会计档案不得携带外出,凡查阅、复制、摘录会计档案,须经总经理或其指派人员批准,如出现泄密现象对财务负责人与直接责任人轻则罚款500元,重则罚款10000元以上,造成严重后果者开除。
