第1篇 物业公司办公设备使用管理制度5
物业公司办公设备使用管理制度(五)
公司所有办公设备是因办公所需而配置,属公司财产,任何人员不得损毁或因私使用,为减少浪费,控制成本,使用办公设备需遵守以下制度:
一、电话
1.电话主要用于工作联络及接待处理为主报修或投诉,非必要时,员工不得在上班时间拨打私人电话或利用公司电话进行私人业务联络。
2.非必要是,员工不得随意挂拨私人长途电话,确实需要者应按公用电话标准实行收费。
3.公司员工接拨电话应使用普通话,首先报公司简称(**物业/**管理处),语气礼貌温和,用语乘法明了,不得用电话进行无为的聊天。
4.接听电话,如受话人不在管理处,接话人应礼貌地将电话转拉其部门同事接待或为受话人留下留言。
5.接到业主/客户报修(投诉)电话时,接话人应随时将报修(投诉)内容、业主住所、姓名、联系方式进行登记,并礼貌地告知业主。公司/管理处将尽快联系(安排)维修或进行投诉处理,再将报修(投诉)内容告知公司/管理处相关部门处理。
二、传真机
1.为确保公司传真机畅通,未经许可,任何人不得使用传真机挂拨市内及长途电话。
2.所有传真文件、报表均由各行政办公室批准后由专人统一传送。
三、电脑、复印机
文件打印,需有项目主管、管理处/站主任、经理签字认可。
打印、复印时,须认真做好登记工作,并进行成本核算。
公司机密文件,原则上不予复印,如有特殊需要,须经分管经理审批,方可复印,用后复印件需归还公司。
严格控制复印数量,非必要材料不予复印、打印,各项目、部门复印文件资料,必须经项目负责人,管理处/站主任签字同意,复印数量较多的材料必须有公司领导审批。
有偿复印登记时注明收费金额,由客户确认签字,并定期与客户进行结算。
打印机、复印机由专人保管,定期维修和保养,无关人员未经许可不得操作。
严禁在电脑上进行游戏、听音乐或处理私事。
打字室、复印室内严禁烟火,切实保证用电安全和设备使用安全。
当设备发生故障时,应请技术人员修理,其他人员不得擅自鼓弄,以免加重故障。
第2篇 物业管理公司档案管理制度
物业管理公司档案管理制度范本
一、物业管理公司档案管理规定:
1.公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管,由文员专职文件存档、注记工作。
2.有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经主管许可,他人不得动用。
3.物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录。
4.物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。
5.物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。
6.物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。
7.因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经主管书面确认,如有违反的作泄密处理。
8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符要求的保管责任人将作适当处分。
9.物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的,公司将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。
二、物业管理公司保密规定:
1.在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料,业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。
2.业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中,由专人负责注记及存档等工作,由物业管理公司主管每周审核,其他工作人员未经许可禁止查阅。
3.物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管,主管及秘书因需告假时,经指定的授权人士,方可代为执行以上事务
4.应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等,必须隐藏放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。
5.公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引,由物业管理处统一保管,高级管理员以上级别人员可借阅(须办理借阅手续),每次限时一周。实行借阅目的为指引员工培训,严禁任何形式的抄袭及复印。
6.发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。
7.员工应具有维护他人阴私权利的法律意识,主动为公司及业主保守秘密,对于任何人士不正常的打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。
8.员工因执行保密规定不当,致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的,公司将按员工守则有关规定从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任。
三.物业管理公司档案资料:
1、物业管理公司验收档案:
1)土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料);
2)设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件;
3)机电设备保养合约;
4)公共区域设施设备验收记录(管理公司);
5)公共区域设施设备移交记录(发展商、承包商与管理公司);
6)单元验收及移交记录(承包商、业主与管理公司);
2、物业管理公司二次装修档案:
1)用户单元二次装修图则及审批手续;
2)二次装修期间管理处监督检查资料;
3、业户资料:
1)入伙情况记录;
2)业主(租户)情况登记(包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等);
4、物业管理公司管理文本汇编:
1)管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册;
2)物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等;
3)物业管理公司各项管理分包合约;
5、物业管理公司设备维修保养类:
1)各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施;
2)各类设施设备有独立的维修档案,及日常巡检维修记录;
3)主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录;
4)物业管理处有用户维修保修单,维修后应有回访记录;
6、物业管理公司设施设备检测类:
1)变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录;
2)电梯要有劳动部门合格证书及年检报告;
3)生活水箱要定期清洗并存记录,清洗后要有卫生部门水质检测报告,清洗工作应有有效体检证明;
4)避雷系统要有定期检测报告;
5)应有定期沉降检测报告;
6)消防泵、管道应有定期试机及换水记录,烟感及温感探头应有定期测试工作记录;
7)其它设施设备检测记录资料;
7、物业管理公司物业管理处运作类:
1)正式文件应用电脑打印操作,并有规定的电脑档号及存档目录记录;
2)物业管理公司管理费收缴情况
3)物业管理公司管理费财务报告
4)物业管理公司物业管理处运作报告;
物业管理公司物业管理处会议记录(包括内部会议及与发展商或业主委 员会的会议)
*物业管理公司物业管理处值班记录
*保安值班记录
*设备值班与巡检记录
*管理工作计划与报告
*工程设备管理计划与报告
*物业管理公司物业管理处往来信函
*用户报修与投诉处理记录
*承包商维修或保养工作情况记录
第3篇 某某物业公司差旅费报销制度
某物业公司差旅费报销制度
一、凡因公出差必须填写《出差审批单》,部门负责人签字同意,报行政与人力资源部、计划财务部审核签字,总经理批准有效(《出差审批单》必须注明出差事由及往返时间)。
二、车费报销:因公出差交通工具火车,汽车,轮船。长途火车过夜可乘硬卧,不过夜乘硬座;轮船三等舱以下(含三等);汽车可乘公交,中巴,大巴。规定之内实报实销,超过部分员工自理。各类交通票据一律由行政与人力资源部统一购买(提前2天通知行政与人力资源部)。
三、住宿费报销:
1、差旅过夜住宿费凭正规发票报销,报销金额严格按照规定执行,无正规发票不予报销,超过标准部分员工自理,发票金额不足标准规定,按发票金额报销。
2、同性员工出差人数为双数者,只报单数住宿费,金额可上浮40元。
3、因公出席有关会议、学习,住宿费可按会务安排据实报销,由接待单位免费接待的,不予报销住宿费。
4、住宿费标准:上海,北京,深圳地区:200元/晚
其它地区:150元/晚
四、出差补贴:
1、因工作需要,市内(含郊县)当天来回者,不享受出差补贴;超过工作时间可按加班计算,办理相关手续。
2、公费会议包膳者不享受出差补贴;因工作需要宴请的,需先报总经理批准后方可宴请。每宴请一次,扣发当日补贴的50%。原则上公司不报销电话费,如有工作需要请示或汇报,
应有电话费报销单,如无电话费报销单,应说明情况,说明何时打电话,何人接。
3、项目顾问因公出差:长期项目顾问享受相关规定补贴,市区(含郊县)短期顾问和顾问培训尽量安排当日进行,不得过夜,如特殊情况需经总经理同意后方可享受出差补贴、住宿费报销。
4、出差补贴标准:上海,北京,深圳地区:50元/天,其它地区:40元/天
五、市内交通费用已实行个人补贴,不再另行报销。
六、公司车辆只限市区内(含郊县)使用,市外按第二条款执行。
七、出差天数计算:
24小时以内按1天计算;24小时~36小时之间按1.5天计算;36小时以上,48小时以内按2天计算,以此类推。
第4篇 物业公司档案保密制度
附件2:
档案保密制度
为了做好档案保密工作,根据**工业区、**地产控股有关规定,结合自身实际,特制定本制度。
一、档案管理工作人员和档案使用者必须严格遵守《**地产控股有限公司档案保密制度》等规定,严守档案秘密。
二、本公司的档案保密工作由公司分管行政副总、综合管理部具体负责,保密的文件要在其左上角加盖密级章。
三、严格控制秘密档案的利用范围和查阅手续,有密级的档案无论以何种方式利用,均需公司分管行政副总批准,并只能在档案室或秘书室内查阅,不得外借使用,未经许可不得擅自复印。
四、如因工作需要摘录或复印密级档案内容时,必须经公司分管行政副总批准,摘录或复印的材料必须签注'与原件核对无误'的字样,并加盖公章。由公司秘书进行使用登记,严加管理,限期使用,及时收回销毁。
五、对外提供资料,公布数据,发表文章等不得系统引用公司尚未解密的档案。
六、经鉴定确认已无保存价值的档案,必须限期销毁。销毁档案时,必须详细列明销毁清单,经公司分管行政领导审核后,由公司行政经理主持销毁,防止泄密。
七、公司设专用档案室保存档案,非档案管理人员不得随便进入。
八、凡违反以上规定造成泄密者,视情节轻重,追究责任。
第5篇 z物业公司员工考核制度
一、员工日常考核
为客观地评价员工的日常工作表现,提高公司对员工奖惩的准确性,更好调动员工的工作积极性,特制定本制度。
(一)公司以部门为单位进行考核,由领班(包括主任、工程师)对员工每天工作表现考核评分一次(综合部分由部门主管直接考核),部门主管每周审核一次,人事部每月汇总一次。公司将根据考核的累积成绩奖惩员工。
(二)考核内容
考核以考核标准为依据,内容包括通用部分和业务部分。通用部分包括普通员工考核通用部分,领班及领班以上职位员工考核通用部分。
对普通员工考核的通用部分内容包括:服务意识、仪容仪表、行为举止、考勤、纪律五方面。
对领班及领班以上职位员工考核的通用部分内容包括:服务意识、责任心和工作态度、管理能力、以身作则、表达能力、团结协调、出勤率七方面。
业务部分考核以各部门的考核标准为依据。
(三)评分比例
每天考核满分为100分,通用部分占30分,业务部分占70分。
(四)奖惩
1、处罚
当天考核扣分10至19分,扣当月浮动工资20%;当天考核扣分达20分,扣当月浮动工资40%;当月考核扣分达30分,扣当月浮动工资20%(已扣浮动工资的不重复扣分)。考核实行当天考核连带责任制。
(1)负连带责任的范围(注:甲、乙、丙类过失见后附的奖励制度)
因下列原因之一,员工犯乙类或丙类过失,或因员工过失造成重大事故,如停水、电、空调,爆水管,重大设备事故,治安消防事故,重大投诉,公司财物重大损失等,该员工直接上级、间接上级直至公司主领导均应负连带责任:
a、应对员工培训的,主管没有培训好,员工工作技能差;
b、主管责任心不强,巡查不到位,监管不力;
c、主管指导无方或指导不当;
d、一天内两个员工重复犯同样错误。
(2)应负连带责任的按直接责任人平均被扣金额的30%扣罚。
(3)管理层级别越高,发现问题时对当事人扣分的分值越高,部门主管加1倍扣分,公司领导(包括人事部检查人员)加2倍扣分(甲、乙、丙类过失分别扣5、10、20分不加倍)。
(4)管理层员工如发现并已处理下属的违纪或工作失误,其本人不负连带责任。
2、奖励
符合公司奖励标准的,可以按奖励程序进行奖励。奖励分为即时奖励和每半年的固定奖励:
(1)即时奖励。员工有出色表现的,给予部门加分(所有加分可以冲减被扣分数),也可以填写“奖励建议书”建议公司给予通报表扬,发奖励金、晋升工资或职位,经人事部核实,公司领导批准后执行。
(2)半年奖励。公司每半年根据考核,按员工的积累成绩奖励成绩突出者。
a、优秀员工奖。公司结合每半年例行考核奖励成绩突出的优秀员工(比例约占部门人数10%),除颁发荣誉证书并通报表扬外,还将给予物质奖励。
b、表扬奖。公司每半年对考核成绩较突出的员工,(比例约占部门人数15%~20%)给予通报表扬并颁发奖金。
c、部门成绩突出的,该部门奖励比例可适当提高。
(五)考核步骤
(1)领班(包括正副主任、工程师)每天对下属员工做考核评分,在员工考核记录表上填写考核分并说明扣分或加分的原因。
(2)部门主管每周核定总分并签名,如有不同意见应在备注栏中说明。
(3)考核员工记录表要每周交被考核人签名确认。被考核人如有不同意见,也可以在备注栏中说明。
(4)领班(包括正副主任、工程师)由部门主管下接考核。
(5)部门每月汇总考核记录表,于21日交人事部。
(6)人事部汇总各部门考核的分数并提出奖惩意见。
员工考核标准
普通员工通用部分(30分)
项目工作要求分值考核细则
一、服务意识
主动热情
对用户要真诚微笑,起立相迎,主动服务
①对用户不面带微笑每次扣1分
②不主动服务每次扣1分
③见了用户不主动起身每次扣1分
文明礼貌
见到用户或上级领导要面带微笑主动问好,语言规范,谈吐文雅,举止文明
①不主动问好每次扣1分
②举止不文明、不礼貌每次扣1分
③语言不规范每次扣1分
耐心周到
为用户服务要问多不烦,事多不烦,耐心解答,有求必应
①对用户的提问不耐烦每次扣1分
②敷衍用户每次扣1分
③对用户要求无动于衷每次扣1分
二、仪容仪表
服装
按职务穿工衣,保持衣冠整洁
①不按规定穿工衣每次扣1分
②衣冠不整每次扣1分
③无故卷起衣袖或裤脚每次扣1分
员工证
员工证佩戴在左胸口袋上方,保持水平状态或外面略高
①忘记佩戴员工证每次扣1分
②员工证佩戴不符合要求每次扣1分
头发
头发梳剪整齐,不做怪发型;男士头发不盖耳,不遮衣领,不留鬓发;女士头发不过背
①头发梳剪不整齐每次扣1分
②做怪发型每次扣1分
③头发盖耳或遮衣领每次扣1分
④蓬头垢面每次扣1分
领带
领带束紧摆正,大箭头指向皮带扣处
①领带不束紧摆正每次扣1分
②大箭头过长或过短每次扣1分
鞋袜
员工统一穿黑皮鞋,鞋面干净光亮,鞋带系紧,不穿花袜
①不穿黑皮鞋每次扣1分
②皮鞋不干净每次扣1分
③不按要求穿袜每次扣1分
容貌
不留胡须和长指甲,不浓装艳抹
①留较长胡须和指甲每次扣1分
②浓装艳抹每次扣1分
仪态
不在大庭广众下化妆、挖鼻孔、搔痒、打哈欠、伸懒腰、插裤袋、叉腰抱臂
①当众化妆、挖鼻孔、搔痒每次扣1分
②对人打哈欠、伸懒腰每次扣1分
③插裤袋或叉腰抱臂每次扣1分
三、行为举止
站立
站立时挺立自然,眼睛平视,双臂自然下垂或在体前交叉
①站立时东倒西歪每次扣1分
②手臂叉腰每次扣1分
坐立
坐立时上身挺直,手自然放在双膝上,不得前俯后仰或摇腿翘脚
①坐立时上身不挺立,左摇右摆,前俯后仰每次扣1分
②坐立时摇腿翘脚每次扣1分
行走
行走时肩平身直,双臂自然下垂摆动,不左顾右盼或互相拉手,搂腰搭背,对用户和上级领导要礼让
①行走左摇右摆每次扣1分
②与人搂腰搭背每次扣1分
③对用户和上级领导不礼让每次扣1分
爱护财物
爱护大厦设施,不损坏公司财物
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p; ①损坏大厦设施每次扣1分
②损坏公司财物每次扣1分
入室
进入上司或用户办公室前要先轻敲门三下,得到同意后再进入,不得随意翻动室内物品
①入室前不敲门随意闯入每次扣1分
②随意翻动室内物品每次扣1分
乘电梯
乘电梯要文明礼貌,先出后进,禁止在电梯内喧哗
①乘电梯不文明礼貌每次扣1分
②在电梯内喧哗每次扣1分
接听电话
接听电话要在三声响之内接答,先说“您好!某某大厦”,要记清楚电话内容和联络方式
①不按礼貌用语接听电话每次扣1分
②不记清楚电话内容和联络方式每次扣1分
处理投诉
处理投诉要听清楚、问清楚、记清楚、跟清楚、复清楚、并及时向上级领导汇报
①不耐心听用户投诉每次扣1分
②未听清用户投诉内容每次扣1分
③对用户投诉的问题不做好书面记录每次扣1分
④对用户的投诉不及时跟进每次扣1分
⑤对用户的投诉不及时回复每次扣1分
⑥不及将用户反映的问题向上级领导汇报每次扣1分
服从安排
服从上级领导的安排,积极配合公司工作
不服从上领导的工作安排每次扣1分
四、考勤
签到
上下班要亲自打钟卡,更换工服后到各部门签到,是否迟到以到岗时间为准,不得早退
①漏打卡每次扣1分
②漏签到每次扣1分
③迟到每次扣1分
④早退每次扣1分
交接班
岗位交接班要准时,不得无故拖延,交接班要签名
①不准时接岗每次扣1分
②交接班不签名每次扣1分
出勤出力
要积极主动做好工作,不擅离岗位
①出勤不出力,有偷懒现象每次扣1分
②擅离工作岗位每次扣1分
请假
请年假、事假必须按公司规定提前申请的事后须及时交回医院的病假单并解释原因
①请年假、事假不按公司规定提前申请每次扣1分
②当月事假超过3天每次扣1分
外出活动
积极参加集体活动,做到文明礼貌,遵守纪律
①参加活动不文明礼貌每次扣1分
②参加活动不守纪律每次扣1分
五、纪律
一、遵守纪律
遵守公司各项规章制度
①遵守制度有偏差,每次扣2分
②甲类过失每次扣1分
③乙类过失每次扣1分
④丙类过失每次扣1分
二、抽查考核
除各部门对员工每日考核外,人事部门每周不少于两次对各部门工作进行抽查,抽查内容包括部门办公室环境卫生、员工考核、员工仪容仪表、员工工作状况、部门工作计划、工作总结,其作用在于帮助、指导、监督各部门工作规范化,及时发现员工工作中的问题等。
部门评比检查评分细则
项目标准内容分值评分细则
考勤纪律共24分
准时上下班,按时打钟卡和签到8
①代打钟卡或代签名,每人次扣3分
②因迟到早退累计无全勤奖,每人次扣2分
③无故不参加公司业务培训,每人次扣2分
当值无擅自离岗及串岗现象4
发现一次不合要求扣2分
当值无睡觉、看报纸、吃零食等6
发现一次不合要求扣2分
无严重违反纪律行为6
发现一次不合要求的扣3分
部门工作共23分
部门有工作例会(每月2次)4
①无工作例会扣4分
②每月只有1次例会扣2分
③会议记录不完全扣2分
工作记录完整、整洁、便于查找5
①记录不完整每次扣1分
②记录脏乱每次扣1分
③查找不便每次扣1分
每周和月度工作计划及实施内容4
缺一项扣2分
每周总结和月总结,有考核和培训小结4
缺一项扣2分
按工作程序完成各项任务6
不按规程工作一项扣2分
礼貌仪容仪表共25分
制服整齐、干净,上班时间佩戴员工证5
①发现不按规定穿制服,每人次扣2分
②发现衣冠不整,每人次扣1分
③发现员工未佩戴员工证,每人次扣2分
礼貌用语,无粗言秽语4
发现一次不合要求扣2分
行为举止端庄得体,无随地吐痰、乱丢垃圾现象4
发现一次不合要求扣2分
上班精神面貌好,立岗姿态规范4
发现一次不合要求扣2分
对用户服务热情、耐心周到8
遭用户投诉,每人次扣2分
内务共18分
办公室物品摆放整齐6
发现一次不合要求扣2分
地面及墙壁整洁,无乱贴乱画现象6
发现一次不合要求扣2分
办公室下班时,人走灯灭、窗关、门锁6
发现一次不合要求扣2分
加分
员工受公司表扬(包括拾金不昧、好人好事等)每人次加2分
部门工作成绩突出受公司表扬每次加2分
因工作态度认真受公司表扬每人次加5分
为公司增收节支提合理化建议被采纳每人次加5分
三、员工年度考核
为全面客观地评估公司在职员工的工作情况及综合素质,公司每年两次(年中、年底)对全体员工进行考评,具体实施办法如下:
(一)考评目的
; 全面了解公司全体员工半年来的工作和学习,提供人事决策及管理依据,确定员工培训方向。通过考评,肯定员工所取得的成绩,表扬先进,同时找出工作和学习中存在的不足,以期改正,达到共同提高的目的。充分调动员工的工作积极性,使员工以正确的态度和饱满的热情投入到工作和学习中。
(二)考评内容
考评分两大部分,其一为(年中、年底)工作考核。各部门根据本部员工的实际工作表现进行科学的考核。考核结果以量化形式给出每位员工的实得分数。其二为理论知识考核。理论知识考核采用闭卷笔试形式进行,考核试题由综合服务知识题和岗位专业知识题两部分构成。综合服务知识题涵盖服务工作的各方面,如礼貌知识、行为规范、治安消防知识、公司人事福利制度和其他规章制度等。年度工作考核成绩占本次考核总分的70%,理论知识考试成绩占考评总分的30%。
(三)考评方法
(1)为保证考评的公正和民主,公司成立考评领导小组,负责监督、评估和审批各部门考核结果。领导小组成员:组长由总经理担任,组员由副总经理、总经理助理、人事经理担任,具体考评工作由人事部负责。
(2)各部门的工作考核由部门主管、主任或系统工程师组成考核小组,全面负责本部门员工具体考核工作。
(3)普通员工的工作考核由所属部门主管负责;部门主任的工作考核由公司分管领导和部门主管负责;公司总经理负责对副总经理、部门主管的考核。
(4)理论知识考核由公司统一组织,考试题目分a、b卷,为体现公正、公平原则,考核试题在开封之前严格保密。理论知识考核成绩(s)满分为100分,其中综合服务知识题目占50分,岗位专业知识题占50分。
(四)工作考核步骤
(1)员工首先对自已半年来的工作进行总结,写出总结报告,报告包括半年来成绩及不足,并提出下半年的工作和学习思路。总结报告应按规定期限交本部门考核小组统一评审。
(2)各部门考核小组应组织本部门员工召开总结大会,要求每位员工做会议发言,汇报半年来的工作学习情况(当值员工可委拖他人宣读个人总结)。
(3)考评小组根据考核标准及员工半年来的实际工作表现、工作总结汇报情况,客观地为每位员工评分。各部门考核小组将本部门考核结果整理汇总,于规定期限交公司考评领导小组。
(五)考评分类
工作考核分普通员工和管理层员工两个层次。理论知识考核中,所有员工综合知识题目相同,不同员工岗位专业知识题不同。
(六)考核顺序
每次考评先进行工作考核,各部门工作考核结束后,考核成绩汇总上报考评领导小组,然后进行理论知识考核。理论知识考核结束后,按照规定的百分比计算出每位员工的考核总分。
(七)考评时间
(1)年中(年底)工作考核:每年7月初(12月初)开始进行工作考核,人事部向各部门发放考核内容表格及成绩记录表,在规定期限内各部门将本部门考核结果上报公司考评领导小组。
(2)理论知识考核:每年7月中旬(12月中旬)进行理论知识考试,考试结束后由公司统一组织评卷。
(八)考评总分结构图
工作考核分m(70%) 部门考核小组分
考评总分(t)
综合知识题(50分)
理论知识考核分s(30%)
岗位专业知识题(50分)
(九)考评评估
公司考评领导小组将对各部门的考核结果进行综合评估,员工的评估结果分出“优”、“良”、“中”、“差”四个等级。
(1)评优方法:每次评优按部门员工人数的10%为标准,即:部门员工人数×10% =评优基数(n),取考核总分的前n名为“优”;评“优”员工考核总分须在85分以上。
(2)每次考评不规定“良”、“中”、“差”的比例数。
(3)未评上“优”且考评总分在75分以上者为“良”,考评总分在75~60分之间者为“中”,60分以下者为“差”。
(4)考评结果为“中”者,将被列为考察对象。公司将针对这部分员工进行再教育,帮助提高。对考评结果为“差”的员工列为换岗或淘汰对象,若每年两次考核仍居“差”者,则予以解雇。
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p; (十)考评范围
已签订劳动合同的员工都参加考评。试用期员工不在考评范围内。
(十一)考评仲裁
第6篇 物业公司安全管理类标准制度怎么写
物业公司安全管理类标准1.目的建立物业统一的安全管理标准,进一步规范各地区物业公司住宅服务项目的安全管理。
2. 范围本规定适用于公司物业商业和住宅服务项目。
3. 管理标准分项内容 服务标准交接班管理:岗位交接班时,接班班长应整队进行班前会,整队着装,检查bi,并将前一天值勤中存在的问题进行重述,强调存在的问题,并对当日的工作作出安排交班前10分钟需进行岗位清洁工作;
认真做好值班记录,收集整理好相关的工作证据交班人员应将未完成工作及岗位物品与接班人员进行交接,确保交接清楚,双方签字确认交班后,交班班长应进行班后会,主要总结岗位值勤情况,对当日值勤工作予以点评,对存在的问题要指出,好的地方,要进行表扬交接班时两人成行三人成列列队交班时符合岗位交班标准交班后,班会结束后,班下员工要列队回宿舍,换着便服或迷彩服,禁止穿着工服综合管理:主管负责每周至少对秩序维护员的夜间工作状态进行二次以上查岗,并将查岗情况在秩序维护部内部进行通报管理处负责人和公司品质部每月至少对秩序维护部的夜间工作状态进行一次查岗,并将查岗情况在管理处范围内进行通报公司应每季度对各管理处的秩序维护部夜间工作状态进行一次查岗,并将查岗情况在公司范围内进行通报秩序维护岗位实行24小时值班及巡逻制度,并有交接班记录对危及人身安全的地方应设有明显标识和具体的防范措施秩序维护部门对所服务区域内所有设施设备有台帐记录,发现异常及时上报,确保存在故障设施设备得到及时维修,且保证消防等设施在有效期内秩序维护部门所用的质量记录完整,按规定时间保存,无遗漏及缺页现象秩序维护部门有各类突发事件的处理预案,并定期进行演练秩序维护岗亭内物品摆放整齐有序,客户寄存物资有寄存及领走记录夜间业主报事接待,紧急事件当晚处理,一般事件第二天及时反馈至客服部门岗服务:业主进出时,需三米内见微笑、问好,当来访人员到达,敬礼后应礼貌的询问来访人员的来访对象门口应设置门禁,对未带卡业主核对业主资料有效控制外来人员,经与业主确认后,对来访人员应进行登记管理对临时施工人员、供方人员的进出应实行登记,小区内装修施工人员应凭证出入有效控制物品的出入,危险品应委婉拒绝进入小区,如系业主必须物品,应通知巡逻人员及监控人员予以跟进对于大件物品的运出应严格审核相关手续,做到可追溯到用户本人对携带重物的客户应予以帮助,门口应设置雨伞、手推车等设施,以供客户借用业主报刊杂志的收转应有记录巡逻服务:管理处制订两套以上的巡逻路线,并不定时的进行替换对行迹可疑的人员进行盘问,确保此类人员不在小区内逗留注意公共部分的清洁卫生,发现异常,通知清洁人员及时清洁并进行记录对小区内的施工现场进行监控,施工现场必须放置标示牌,圈好警戒带,对高空作业要求施工方上下设置安全监护人,并对其安全带进行检查检查公共区域的照明开起时间或灯具是否异常,发现异常进行记录,并通知工程人员/服务中心处理每月对空置房进行巡查,发现问题及时报告客户服务中心成品、设施保护与巡视,防止破坏,发现问题及时制止、报修巡逻线路要签到,重点部位满足每小时一次的巡逻频次归集服务设施,如购物车等巡逻中文明礼貌,同时提供客户服务消防管理:成立义务消防队伍,有效落实消防安全责任制度,定期进行检查,并保存相关记录,并协同工程部进行计划性检查及随时抽查消防设备设施完好无损且在有效期内,可随时启用,严禁挪作他用须与业主签订治安消防责任书消控人员持证上岗消防通道畅通,无阻碍物和无不符合消防规定的门等设施每半年至少一次消防知识的普及和宣传火警发生通报后紧急救援队成员应携带相应消防器具应在2分钟内赶到现场,各岗位能熟练地按照规定的灭火流程投入灭火工作设备房配置的消防设施功能完好,可随时启用备有消防斧头、消防扳手、铁撬、铁锤等消防工具,以及警戒带、医疗箱及常用医药、防烟防毒工具等对燃油(气)罐储备时,进行隔离管理,区域内严禁烟火,附近配置足够灭火器材有公司内部、外部的紧急联系方式开消防结合器的扳手要在附近存放,开启地下消火栓的钥匙和大闸应放在固定位置紧急广播系统应处于完好状态,随时可用监控服务:监视摄像机设置位置、摄影范围合理、画面清晰。
重要场所、停车场和出入口应设有录像,并作好硬盘刻录机留存备查(至少半月),制定监控资料查阅管理制度遇突发事件应及时调整摄像镜头进行录像,并保存录像备查监控中心应按消防管理标准配置消防设施及干湿温度计,同时监控中心应设有防鼠板、鼠虫药盒、消防应急包及降温措施或设备,监控中心管理制度上墙监控中心应控制无关人员进出,来访人员需主管陪同或同意后才能进入监控中心,并进行登记如采取停车场智能管理而无人执守的出入口,监视摄像应能清晰录制驾车人体貌特征消防中心和监控中心实行24小时不间断值勤,对信号随时作出反应,并做必要记录红外报警系统等护卫防范系统确保能全天侯布防的需要,信号接受和反应灵敏,并定期检验建筑区划周界基础设施完好,无人员潜入隐患红外、监控、灯光联动使用系统周边植物要及时清理发现红外报警,应在3分钟内赶到现场红外系统有损坏时,须立即采取有效人防措施,并及时维修,恢复正常监控系统交班时要每日检查一次公共区域的钥匙需在监控中心统一备份、保管,明确公共区域钥匙名称,并有钥匙管理制度内务管理:床架摆放必须整齐,做到床架之间横平竖直同一直线,床板、床单、凉席、被子应摆平放好成同一直线,并做到干净整洁,棱角分明。
帽子放置于被子之上,帽子前沿与被子前端取齐并居中有条件应在园区内设置员工宿舍,用于备勤床下摆放的鞋,鞋尖须朝外,并保持干净整齐成一直线,床铺下不能有任何杂物牙刷、毛巾,脸盆、水桶等日常用具统一配置,摆放并保持整齐干净衣服及其他生活用品必须存入指定的地方或柜内,不能乱摆放,任何时候床头不准晾挂衣物任何时候休息间、起居室和卫生间,包括存放其间的任何物品都必须保持整洁、无尘污及痰、便迹,烟缸、纸篓应及时清倒,不准在宿舍内就餐或把容易变质食物留在宿舍内不得在宿舍内接待客人,不得高声喧哗和做其它影响他人休息的事情或不正当的娱乐、赌博每周至少安排一次内部沟通,并保存记录每个项目须保证足够处理突发事件的力量,原则上秩序维护员外出人数不超过不当班秩序维护员总人数的50%(不含50%),特殊时期外出人数不超过不当班秩序维护队员总人数的20%,留守秩序维护队员外出需向班长请假,返回后进行销假秩序维护员宿舍应配备有效的紧急召集设施,如对讲机、电话、警铃等有卫生、值日安排装修管理:装修审批手续齐全,装修备案登记表贴于门外装修施工人员有统一识别标志装修现场 通向公共通道内的门窗,禁止灰尘影响其他业主。
阳台禁止堆放装修物品和其他易燃易爆物品。
装修现场禁用明火,禁止乱拉电线,禁止使用大功率电器,特种作业需取得相关资质证装修现场配备一定的消防器材,灭火器压力表显示正常,原则上每50平方米至少配备1台2公斤灭火器,不足50平方米的,按50平方米计算。
动用明火时需办理动火许可证装修期无破坏周边环境现象,规定装修垃圾在指定时间,搬运到指定地点对违规装修现象(装修时间、装修噪音、装修垃圾排放)有制止、书面整改告知,有过程存档。
对影响外观整体形象等装修行为做出统一要求每天到达装修停止时间时,需对装修现场清场工作装修房屋内不得留宿、动火交通管理:秩序维护员应熟练掌握交通指挥的动作、手势,用标准的动作、手势指挥车辆无牌机动车辆(新车除外)及携带危险品车辆严禁进入管理服务区域内停车场应有清晰、有效、规范的护卫、交通标识,在入口显眼处公示《停车场管理规定》项目内严禁机动车鸣笛,有明显的限速标志。
禁止通车的道路应有禁行标志或措施所有机动车(不含摩托车)实行一车一卡的封闭管理,对纸制凭据和电子凭据的至少保持1个月的追溯根据机动车出入口设有减速装置和防强闯设施,并能有效发挥功能机动车停车场地应有标识明显的车位线,车位、交通线路、出入口规划合理机动车停放整齐有序,指挥车辆动作标准规范,每月占用他人车位的比例控制在两起以下在机动车场值勤的人员应着反光衣车场进出岗秩序维护员在车辆进出时,双手接递业主客户停车卡非机动车管理有序,停放整齐,存取方便,无乱停、乱放、叠放现象,原则上非设计为停车地方的架空层严禁停放任何非机动车辆恶性交通事故发生数为0,车辆遗失率为0制止车辆乱停放,车卡不相符时出入需登记车场现金应和票据相吻合,每日移交清楚临时停车:采用硬件设施规避违规停车,访客设置临停区
第7篇 某物业管理公司人力资源管理制度--员工离职
物业管理公司人力资源管理制度--员工离职
一、员工离职:
1、员工离职须按照《员工离职会签单》要求,到各有关部门办理离职手续,并经有关部门主管签字确认后交回人力资源部。
2、员工办理离职手续时,交还所配发的公物、工具、工作服等劳保用品和胸卡、工牌等有关证件。
3、员工离职必须交接清楚。管理层员工离职时应填写交接清单,注明移交材料、设备、工具,各项工作进展情况,并经部门领导确认签字,方可办理结算。
二.工服费用:
员工离职结算时应扣除工服制作费用:
1、员工辞职:离职日期距领用工服日期不足六个月的,结算时扣除工服制作费用的50%,离职日期距领用工服日期超过六个月的,结算时不再扣除工服制作费用。
2、公司辞退:被辞退员工结算时扣除工服制作费用的比例,按照上述规定酌减。
三、费用结算:员工办妥离职手续,人力资源部给予费用结算:
1、支付员工在公司工作期间的应得薪金;
2、计发至离职日止应享受的有薪假期补偿;
3、代扣税金及有关费用;
4、经济补偿金按公司制度及国家有关政策、法规执行。
第8篇 某物业公司采购管理制度
1.0 总则
1.1目的
为了规范公司采购行为,兼顾效率及成本,在保证公司日常运营所需物资按时、按质、按量交付使用的前提下,降低风险,减少交易成本,保持并保证对供应商的谈判能力,以获得较优性价比的采购物资,特制定本制度。
1.2 适用范围
本制度适用于**物业管理有限公司经营活动所需的所有物资的采购管理。
2.0 采购职能部门划分
2.1物资使用部门:负责《申购单》的申报及物资质量的把关。
2.2采购部门:负责物资具体的采购以及采购资料的管理。
2.3仓库管理部门:负责采购物资的数量、外观质量的验收。
2.4财务部门:负责采购货款的支付结算。
2.5总经理:负责权限内的采购、货款的审批和超出权限范围的审核,以及采购的监督。
2.6集团采购部:对采购的监督和检查。
3.0 采购管理
3.1采购物资分类
3.1.1a类物资:办公用品类物资。为满足公司正常办公而所需的it设备、备件、网络设备及备件、开发工具、软件产品、::计算机外设与耗材及其维护服务;公司用车辆、家具、办公设备、办公文具、办公耗材、印刷类产品、礼品、财产保险、场地修饰、设施维护以及其它行政类物资及服务。
3.1.2b类物资:工程水电类物资。为满足各小区物业维护而需要的各种水电配件、土建施工常用品。
3.1.3c类物资:清洁绿化类。包括小区清洁所需常用设备、工具、消耗品;小区绿化所需的设备、工具、消耗品、补种的花草、树木以及维护。
3.1.4d类物资:劳保类物资。包括办公室、保安、绿化、工程、清洁等全集职工的工服及劳动保护用品。
3.1.5e类物资:固定资产类物资。会同集团采购部统一采购。
凡本制度定义范畴内的采购物资类型,均按照本制度执行。未包括物资管理应参照本制度逐步统一集中管理。
3.2购方式
3.2.1计划采购:各部门根据正常经营活动、以及工作计划于每月25日编制申购计划,并填写《申购单》报主管经理、管理处经理审核后,报总经理审批,如超出审批权限,上报集团审批。
3.2.2紧急采购:采购人员得到总经理口头允许,可以先行采购,而后补办《申购单》手续。
3.3采购流程
申请人填写《申购单》--主管审核--区域经理审核--总经理审批--采购人员按计划采购--物资使用部门和仓库验收接受--采购人员办理财务等相关手续并登记管理。
3.4采购审批权限
3.4.1为提高工作效率,采购在2000元以下的,由总经理审批权后,可进行采购;
3.4.2采购在2000以上的由总经理审批后,报集团总经理或总经理授权人审批,方可进行采购。
3.5采购价格管理
3.5.1采用货比三家的方法:由采购人员与使用人员对市场价格进行调查,向几家供应商发放询价表,进行比价、议价到最后定价,并做好询价、定价表的管理。
3.5.2由集团采购部提供价格参考表,再进行市场询价、定价。
3.6采购实施
3.6.1采购人员根据审批的《申购单》,依据实际情况,进行询价、定价后,确定供应商,进行采购。
3.6.2大宗用品或长期需用物资,与有关厂家、供应商签订长期供货协议,以保证质量以及合理的价格供应。
3.6.3与集团采购部保持信息共享,做好物资采购保障工作。
3.6.4原则上采购人员应寻找至少三家以上的供应商,进行各方面的比较后再确定最终供应商。
3.7采购货款的支付与报销
3.7.1采购人员报销时,必须具备正式发票、手续齐备的《申购单》、送货单、仓库的《入库单》。
3.7.2由经办人在发票上签字确认、主管经理审核、财务经理审核、总经理审批后,由财务部负责支付结算工作。
3.8采购协议和合同以及各种采购资料的管理
3.8.1长期供应商。要求其提供营业执照复印件,都要与公司签订供货协议(合同),以确保其供应物资的质量、规格以及价格的合理性。
3.8.2临时供应商。要求与其达成口头协议,保证物资质量、规格以及价格的合理性。
3.8.3表格管理。规范各种表格,做好各种表格的管理
4.0 供应商管理
4.1建立供应商档案。做好原始询价表的管理,以及对供应商定期评价,包括产品质量、价格、送货时间观念等各项评价。
4.2不达标的供应商。及时调整,减少对公司的损失。
5.0 采购的监督和检查
5.1采购人员每月5日向集团采购部上报《月度采购报告》,每年1月20日向集团采购部上报《年度采购报告》。
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6.0 采购人员职业规范
6.1本规范适用于采购人员及公司其它部门直接或间接参与采购工作人员(以下统称为采购人员)。
6.2采购人员应以公司利益为己任,不允许向供应商索要礼品或接受礼品,以及私自收受其它个人利益,一经发现,公司::将根据有关规定处理直至予以辞退。
6.3采购人员只有在合理的工作原因情况下,经主管经理认可后,方可接受供应商的宴请;在采购谈判过程中,无论任何原因,都不允许接受供应商的邀请。
6.4采购人员只有在有利于商业合作及协调工作的前提下,方可接受供应商的邀请,前往参观公司、观摩产品展示公开商务活动。
6.5采购人员代表公司形象,对于供应商方面的工作人员,应当做到有礼有节,公平对待,不允许傲慢的举止和不公平的态度。
6.6采购人员在与供应商的谈判过程中,应严格遵守保密制度,杜绝任意或无意的泄密行为。
6.7对违反本制度的行为,公司有权进行处理,包括必要时对严重违反本制度的员工解聘,情节严重的移交司法机构处理。
7.0 附则
7.1本制度由公司办公室负责解释;
第9篇 某物业管理公司员工保密制度
物业管理公司员工保密制度
第一条为切实维护物业管理有限公司的商业利益,强化广大员工的保密意识,避免因故意或无意泄密给公司正常经营活动所造成的负面影响,特制订本制度。
第二条保密工作由行政与人力资源部负责日常工作。
第三条公司各职能部门和所属公司的主管领导负责本单位的保密工作。
第四条企业秘密的范围和保密措施:
(一)范围:凡影响公司商业利益和长远发展,不宜对外宣扬的事项、信息,均属商业秘密。
1、公司未公开的重要经营活动策划方案;
2、公司财务资料;
3、大宗采购的有关事宜;
4、项目招投标的;
5、公司内部掌握的合同、协议、意向书、可行性报告及重要会议记录;
6、不宜对外的员工分配方案;
7、生产流程、独创技术;
8、公司内部会议与会人员的观点、意见及决策过程;
9、其它根据经营需要确定的保密事项。
(二)企业秘密密级的划分及确定
公司秘密依据泄露后给公司利益带来的损失程度分为:'a密级'、'b密级'、'c密级'三级。
1、a密级是公司最重要的秘密,泄露后会使公司的权利和利益遭受特别严重的损失;
2、b密级是公司重要的秘密,泄露后会使公司权利和利益受到严重损害。
3、c密级是公司一般的秘密,泄露后会使公司权利和利益受到损害。
企业秘密密级确定由该项工作的主管单位负责。
(三)保密措施
1、密件应明确标明'单位名称+密级',保密期限一般为一年,如需延长要加以说明;
2、公司各级组织及员工都有保守企业秘密的义务;
3、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由相应行政办公部门专职人员执行,并采用相应的保密措施;
4、对于涉及公司秘密的文件、资料和其它物品,非经主管领导或拟制单位批准,不得擅自复制和摘抄;收发、传递和外出携带,由指定人员担任,并采取必要的安全措施;在设备完善的保险装置中保存;
5、流转过程中的文件需要加强控制,有关人员签署意见的文件面单,不得让与流转环节无关人员接触,领导签署意见的面单不得复印(本人、上级要求除外),对外联系工作要通过正式文件、函件,不得展示文件流转面单;
6、在对外交往与合作中需要提供秘密事项的,应当事先经主管领导批准;
7、不准在私人交往和公共场所谈论公司企业秘密,不准在未采取保密措施的通讯中泄露和传递企业秘密;
8、涉及公司秘密的文件、资料和其它物品使用完毕后,或交档室存档,或进行销毁;
9、公司员工发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时,应当立即采取补救措施并及时报告主管领导的有关部门,该领导和有关部门应立即做出处理。
第五条关于文件的传递
(一)文件传递人
1、公司各类文件的传递人,必须是本公司员工,不得将文件交给外单位人员传递。
2、公司的文件传递人主要包括公司办文员、各部门办文员和经手人。
(二)上行文和下行文的传递
1、上行文和下行文均分为两类,公司内上行文、下行文和公司外上行文、下行文。
2、上行文的传递:公司内上行文即按照公司办文规定提请上级批示的有关文件应区分类别,由公司的文件传递人传递;公司外上行文即上报政府主管部门和上级公司的文件,原则上只能由公司办文员传递,特殊情况下,可由公司经手人传递。
3、下行文的传递:公司内下行文即公司经理所做的批示、公司下发的文件由公司的文件传递人传递;经由办公自动化系统下发的文件只能由公司办文员和文件打印管理员操作发布;公司外下行文即政府主管部门和上级公司的批示、文件,只能由公司办文员传递。
4、在传递文件时,传递人应做好登记交接。
第六条关于文件信息的披露
1、文件传递人和文件签阅人,不得向无关人员特别是公司外人员披露文件的任何内容。
2、在接受问询、需要披露文件内容时,文件传递人、文件签阅人和经手人只能将公司或部门的决定结果答复有知情权的问询人,任何人不得将无关的内容(包括作决定的过程、参与决策的各级人员的相同或不同意见等)在回复时透露给问询人。绝对禁止未经授权或批准将除结果之外的任何文件给问询人或不相关的人员。
3、在答复问询人或请示人时,可以口头答复,也可以书面回复;书面回复时,须报有权审批人审批,并加盖公司或部门业务联系章。
第七条各单位要严格执行保密纪律,指定专人负责保密工作,并定期检查,堵塞失密漏洞。一旦发现失密应立即制止,采取补救措施,并及时上报公司对于造成失密的单位和个人根据情节依纪严肃处理。
第八条各单位要通过多种手段,经常性地开展保密纪律教育,特别要利用正、反两个方面的事例加强保密纪律教育。
第九条对严格遵守保密规定,在防范失窃密中做出突出成绩者,应给予奖励。奖励由行政与人力资源部提出,总经理办公会议决定。
第十条本规定由公司行政与人力资源部负责解释。
第十一条本规定自发布之日起施行。
第10篇 物业管理公司保密制度8
物业管理公司保密制度(八)
第一条 为了维护中心利益,特制订本规定,全体员工必须严格遵守。
第二条 秘密分为三等级:绝密、机密、密。
第三条 严守秘密,不得以任何方式向公司内外无关人员散布、泄漏公司机密或涉及公司机密。
第四条 不得向其他公司员工窥探、过问非本人工作职责内的公司机密。
第五条 严格遵守文件登记和保密制度。秘密文件存放在有保密设施的文件柜内,计算机中的秘密文件必须设置口令,并将口令报告公司经理。不准带机密文件到与工作无关的场所。不得在公共场所谈论秘密事项和交接秘密文件。
第六条 严格遵守秘密文件、资料、档案的借用管理制度。如需借用秘密文件、资料、档案,须经经理批准。并按规定办理借用登记手续。
第七条 秘密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。因工作需要翻印、复制时,应按有关规定经办公室批准后办理。复制件应按照文件、资料的密级规定管理。不得在公开发表的文章中引用秘密文件和资料。
第八条 会议工作人员不得随意传播会议内容,特别是涉及人事、机构以及有争议的问题。会议记录要集中管理,未经办公室批准不得外借。
第九条 调职、离职时,必须将自己经管的秘密文件或其他东西,交至办公室,切不可随意移交给其他人员。
第十条 公司员工离开办公室时,必须将文件放入抽屉和文件柜中。
第十一条 发现失密、泄密现象 ,要及时报告,认真处理。对失密、泄密者,给予 50-100元扣薪;视情节轻重,给予一定行政处分;造成公司严重损失的,送有部门处理。
第11篇 物业公司收发文及档案管理行政工作制度
物业公司行政工作制度:收发文及档案管理
3收发文及档案管理
3.1文件定义
3.1.1本规定所提的文件是指:证照、合同、函件、图纸、传真、以部门/管理处/物管公司名义发出的电子邮件等文件。
3.1.2公司正式文件不可以电子邮件方式传递,即收到和发出的电子邮件不具有法律效力。
3.2收发文管理
3.2.1收文
3.2.1.1收到的文件(包括通过前台之外来文件,以及内部各部门/管理处文件(密件除外),由物管公司秘书或各管理处行政人员负责收文登记;另物管公司秘书必须在项目管理中心内部网页进行收文登记。无具体收文部门的文件,由资源部负责收文登记。
3.2.1.2收文登记后,及时报公司总经理/管理处主任或授权人签署意见,再转交收件人/跟进人处理。无总经理/管理处主任签署意见的文件,可不予处理。
3.2.1.3文件执行或处理完毕后,由收件物管公司秘书/管理处行政人员存档,重要的文件正文(如有)物管公司秘书须定期交到档案室归档。
3.2.1.4管理处行政人员负责每月填写《收文登记表》。
3.3发件
3.3.1起草:由需要发件的部门/管理处起草文件。
3.3.2编号:对外公文由物管公司秘书上公司网登记索取编号。管理处内部发文由管理处行政人员负责统一编号及填写《发文登记表》。
3.3.3打印:由发文部门/管理处负责。
3.3.4校对、签署
由发文部门/管理处负责,部门/管理处/物管公司归档的文件需有发件人、管理处主任及物管公司总经理的签名;以管理处名义发出的电子邮件,则打印后由管理处主任签名,留作归档。
3.3.5申请盖章
由物管公司秘书负责申请盖物管公司公章,按项目中心有关图章的管理规定执行,文件的审批件由项目中心行政及信息管理部负责归档。
3.3.6发出:由发件部门/管理处负责,并作出发文、签收登记。
3.3.7内部传阅
收件人依据传阅批示尽快传阅,不应拖延。传阅并签名后的文件,交回归档。
3.3.8归档
具有保存价值的文件物管公司秘书应及时移交给项目中心资源部档案室;其他文件由物管公司秘书和各管理处行政人员负责保管和处理,做好文件类别、保存份数、存放方式和存放地址等情况的登记。
3.3.9管理处行政人员负责每月填写管理处的《发文登记表》。
3.4文件保管及处理
3.4.1物管公司秘书及各管理处行政人员负责文件的保管工作。
3.4.2管理处秘书/各管理处行政人员将所有收、发的文件按不同的类别进行分类,具体类别根据各自的具体情况制定,做到科学、系统、方便查阅和处理。并需将各自的文件分类的类别规则,每年一次或有改变时报物管公司资源部备案。
3.4.3文件必须存放在文件柜等安全的地方,不得随意或杂乱地堆放。
3.4.4定期组织清理文件(每年的6月和12月)。由各管理处指定专人负责,根据文件的内容和重要性,界定文件的存放期限和处理方法,例如:
3.4.4.1对于保管期限已到的文件,集中销毁,并做好注销的登记手续,包括文件名称、文件日期、来文单位/收文单位、文件编号、存放期限、注销日期、注销负责人、注销批准人(管理处主任/物管公司经理)等;
3.4.4.2对于保管期限未到、但不是经常使用的文件,按类别进行钉装、打包,集中存放到另外指定的位置上;
3.5档案管理
3.5.1文件的移交
3.5.1.1对于各部门/管理处在工作中形成的、具有保存价值的文件材料应在规定期限内由物管公司秘书移交至项目管理中心档案室,具体移交期限如下:
3.5.1.2重要文件如公司/管理处证书、合同、及其他法律文件,应在办妥后一周内由物管公司秘书移交项目管理中心档案室。
3.5.1.3一般工作性文件,可按工作进度作阶段性定期移交。
3.5.1.4文件移交人将符合归档条件的文件整理后,填写申请,交到项目管理中心档案管理员处,档案管理员清点无误后,予以签名确认。
3.5.2档案的保管
公司的档案由资源部指定专人进行保管,一般雇员不得私自保留档案。资源部根据公司档案编号的规则,将文件进行编号,分类存放。
3.5.3档案信息的使用
3.5.3.1复印档案
公司规定可按暨定的权限进行复印档案,但必须填写《档案复印记录表》。如所复印的文件属公司证照类,由物管公司秘书统一向项目中心行政及信息管理部办理。
3.5.3.2档案原件的借用
1)原则上公司档案原件不外借,但因工作需要必须外借的档案原件(例如办理公司年审所需资料等),可凭政府部门的通知填写《档案原件借用申请表》,交物管公司经理签批后由物管公司秘书向项目中心行政及信息管理部借出。
2)档案原件外借期一般不得超过一个月。如因工作需要未能及时归还的,须将其原因和档案的存放地点知会项目中心档案管理员,并由档案管理员作出追踪。
3)档案借用人应有高度责任感,保持档案的整洁和完整,不得涂污及损坏。
3.5.3.3档案原件的归还
1)借用人将档案归还时,须经项目中心档案管理员检查所归还之档案是否完整,并签名确认。
2)档案管理员将《档案原件借用申请表》复印件退回借用人,证明已归还档案,完档案归还手续。
3.5.3.4档案原件的处理
由物管公司秘书统一交项目中心档案室存档。
4月报制度
4.1月报制度:每月25日前,各管理处以规定书面格式上报该管理处各部门工作情况至物管公司秘书。
4.2香港月报制度:每月28日前,各管理处以规定书面格式上报该管理处工作状况至物管公司秘书及项目。
第12篇 某物业公司财务管理制度怎么写
f物业公司财务管理制度
第一条 为了加强公司财务管理,规范公司财务行为,合理控制成本费用支出,根据《企业财务通则》规定,结合公司经营性质,特制定本财务管理规定。
第记账,做到会计账、出纳账、银行账三账余额三符。
(2) 出纳员每月初要及时从银行取回存款对账单,逐笔勾对。对未达账或银企余额不符的,要查明原因,编制银行调节明细表进行调节。调节表一联留存一联返馈银行。
第八条 往来账的管理
(1) 项目部要对本部正在执行的往来单位合同进行清理,对过期或收费金额、收费方式发生变化的合同原则上应重新签订,并提供给财务部新的收费合同及清单。如不能重新签订的合同,应在清单中注明双方认可的收费金额和收费方式,便于财务部门敦促催收。
(2) 应收款的增加和确定必须要素取价款的凭据,如:合同、收据、发票、借款条,禁止凭空挂账和销账。
⑶ 根据合同预付款时,需提供合同、协议书等有关资料和付款申请,经办人签名、部门负责人签字、总经理批准后财务方可付款。
(4) 应付企业的账款和代收的应付的款项支付时应由经办人提出付款申请,总经理签字,财务方可支付。
(5) 财务部门应建立往来单位客户档案信息,应收款和应付分别设置明细账核算,定期对账。
第九条 本制度适用公司全体员工。f
